醫療集團人力資源信息系統建設的實踐

□ 林平平 LIN Ping-ping

隨著醫療行業的快速發展，醫院對信息化建設的要求越來越高，但目前全國并沒有集團型的醫療衛生信息管理系統。因此我醫療中心與商用軟件公司合作開發以我醫療集團為基礎的客戶HRP項目，系統將實現在醫療集團內部財務、物流、人力資源統一管理的功能。此項目建設經過雙方多年的努力，目前功能使用基本趨于穩定，并在進一步優化建設中。

本文就HRP項目中人力資源信息系統建設的實踐探索過程，主要從前期調研、實施情況、已實現的功能、存在問題與預期需求的差距，以及后期的改進建議四個方面進行闡述。

前期調研及實施情況

1.詳細的前期調研及報告。因集團型醫療衛生人力資源信息系統目前為開發型項目，并沒有直接可參照的原型系統，為使系統在投入后能滿足我醫療集團發展需求，在前期調研時公司與院方投入了大量的精力與時間，調研從集團到醫院再到部門，甚至到具體負責的崗位，各個層級逐級逐個的展開，詳細了解各項人事業務的流程。內容涵蓋了組織機構、人員變動管理、人事信息管理、時間管理、薪酬管理、績效考核、培訓管理、合同管理、檔案管理、預警管理、員工自助以及報表統計分析等方面，并將醫務、質改、護理、科教等多個職能部門的部分需求也整合在內，希望利用網絡信息技術更好的管理醫療集團人力資源，實現網絡的管理控制功能，做到內部嚴密控制[1]。經過25天的全面深入的了解，雙方將前期調研情況做了分析，整理和總結后歸納為八個部分，從33個方面進行了詳細的說明，形成了具有建設性意見的需求報告書，該報告順利通過了各調研對象的驗收。

2.確定實施方案。如果沒有系統的觀念和系統的思考能力，管理不僅不會產生積極的效果，而且會導致重大的災難[2]，因此項目合作雙方就調研報告中的需求展開全面的討論，結合財務、物流調研情況，確定了人力資源信息系統分步實施的總體實施方案。對必須先構建以及目前急需使用的功能在第一期先行開發實施，比如組織機構、人員變動管理、人事信息管理、薪酬管理、績效考核、時間管理等模塊功能。對屬流程優化改善的功能模塊如培訓管理、合同管理、預警功能、員工自助等在第二期研發實施。雙方共同制定了詳細的實施計劃，并將責任落實到人，以倒逼機制來保證計劃按時完成。實施計劃以工作日為單位，明確各計劃的開始時間、完成時間、所需資源以及責任人，一期總體計劃為213.5工作日，分六大步進行，包含調研分析、實施方案制定、HR系統準備、客戶數據準備、上線前準備、新舊系統切換。

3.系統上線實施。在實施計劃制定并通過雙方確認后，用友公司派駐實施顧問長期駐扎院方進行現場實施并指導。在實施上線前，進行為期1個月的測試系統試運行，并對關鍵用戶進行實施前的操作培訓，以確保使用過程的準確性，避免因用戶使用不當造成系統數據的混亂。經測試系統運行較為穩定，于2012年11月正式實施上線。為保證信息的安全性，在上線后的一個月內仍實行新舊人事系統的并行運行，重點關注集團型醫院特有的信息功能類型如院區間調動、調配等，對存在的問題及時記錄整理并反饋給公司方。至此一期計劃實施基本順利完成。

4.問題跟蹤及總結。系統雖已實施上線，但在使用過程中肯定會存在一定的問題，為此雙方確定了問題跟蹤單的反饋模式。對出現的問題，由院方填寫問題跟蹤單，跟蹤單中明確問題的緊急程度，提交給用友公司，公司根據輕重緩急逐項處理問題。至今，院方在使用過程中提交了40余次問題跟蹤單，雙方共同努力逐個解決，將問題歸類整理形成問題庫，對各類問題進行分類討論，確定是系統bug問題，還是系統功能問題等，可對二期研發實施起到一定的參考作用。

一期已實現的功能

1.下屬組織機構由集團統一管理。人力資源系統利用不同的角色設置，限制了下屬醫院在組織機構上的自主設置權，集團及下屬所有院區的組織機構均需由集團統一配設，有效實現了中心（集團）對下屬各個醫院權限的分配控制功能，在組織架構上實現統一管理。

2.人事權限分等級掌控。中心（集團）對各個院區在用人上必須做到權限控制，嚴格掌控各個院區人員配備情況。系統根據人員類別的不同，利用審批流審批權限的大小，分成專技類、工勤類兩類設置，專技類人員必須經過集團審批才能進行人員的進出，工勤類人員各醫院可根據實際情況由院區自行審批，進行分類管理。

3.實現集團掌控各院區人員信息的功能。通過系統設置，實現了集團能隨時讀取各醫院人員信息的功能。院區如想逆向查看集團本級或橫向查看其它醫院信息的功能需提交審批，此設置便于集團的統一管理。

4.院區間調動，實現信息的共享功能。員工在進行院區間調動時可在系統中做相應的調動審批流，調動前的信息能自動帶入調動后的醫院，實現院區間信息的共享，免去了重新搜集錄入員工信息的工作，提高了工作效率。

5.信息的存儲功能。系統通過個人信息、工作信息以及各類子集的分類存儲功能，能將各個職能部門涉及的信息進行分類存儲，有效的集中匯總了各類人事信息，便于職能部門的利用，實現了院區內的信息共享。

一期功能存在的主要問題以及與預期的差距

1.系統的安全性、穩定性問題。系統目前的使用情況并未達到預期的100%安全性，還存在一定的不穩定性。比如人員信息的個別字段信息會有丟失情況，系統數據在2013年6月17日時曾經出現大量信息前臺不能顯示的情況，也有部分人員在做了離職或院區間調動時審批流不通等情況。

2.信息更新維護的問題。目前個別人員的基本信息修改時會出現報錯情況，但具體的原因現無法查出。因我中心（集團）目前有員工6000余人，信息的變更量非常巨大，所以數據的批量修改，批量導入、導出功能在調研時也重點提出要能夠實現，但目前系統批量信息變更時，在導入時有時會出現報錯情況，以及歷史數據的導出也存在一定的問題。

3.數據查詢統計問題。系統在查詢統計時對最新信息的判定還存在一定的問題，不能準確的定位最新的信息數據，導致查詢出的報表名單很多時候會存在重復的數據。數據查詢統計功能是基本信息使用功能中非常重要的部分，包含了關鍵字、復合條件、模糊查詢等多種查詢方式，各類報表也要求能按需設計，包含二維統計報表、圖形報表、員工崗位等變動統計表、離職分析報表、一定時期內的人員統計表等，且均能按照要求的格式以Excel格式導出，目前這塊功能還存在較大的差距。

4.部分明顯的無用信息無法清理。系統在使用過程中難免會偶爾出現錯誤或冗余的信息數據，因人力資源信息系統是整個HRP系統的一部分，還涉及物流與財務環節，部分冗余或錯誤信息因涉及賬務問題卻不能進行自由清理，這給人力資源信息準確性帶來一定的影響。

系統后期改進建議

作為人力資源信息系統建設的參與者之一，在系統的建設中更加深切的體會到了信息系統建設的難度，特別是原型客戶的開發系統，雖然目前一期計劃已實施上線，但還是存在不少的問題需要改進。現提出以下幾點個人的改進建議。

1.在進行系統建設的過程中，因工作分工及專業特長不同，用友公司在調研、需求分析、實施等環節會派不同人員參與，這做法有其優勢，但也在一定程度上浪費了資源且增加了雙方溝通的環節。同樣的需求雖然調研時做的很好，但因為研發及實施人員未參與，并不了解具體流程，會給研發或實施帶來一定的影響。實施是將前面所有理論轉化為應用程序，從一期的經驗來看，這個環節非常關鍵和重要，所以個人認為這種研發型的原型項目系統，編制程序等人員在調研開始就應全程參與整個過程。

2.用戶培訓時不能只考慮關鍵用戶，對普通用戶同樣重要。要編寫培訓操作手冊，固化操作方法，以避免因用戶操作錯誤形成系統冗余數據，影響系統使用的準確性。

3.對于報表統計類的功能應多了解BI或者其它此類功能較強的系統，部分功能可以相互借鑒。

4.因HRP項目是財務、物流、人力資源集合的系統，在眾多設置上，人力資源這塊要受控于財務及物流功能，在設置上過于死板，限制了人事管理的靈活性。在二期開發時建議應適當加強人力資源功能設置的靈活性。

5.雖然集團及各院區都經過詳細的前期調研，但在上線前測試時，因數據庫等問題是以個別醫院作為樣板醫院，在實施后其它院區還是出現不少個性化問題。在二期實施前的測試，必須做到各個醫院要共同測試。

6.加強醫院信息系統安全管理的制度建設。建立有效的信息系統管理機制，建設高速的安全網絡和切實有效的服務器數據庫災備體系等數據安全機制，以及行之有效的應對突發事件的應急措施是醫院信息系統應用安全保障的關鍵環節[3]。

1 黃一洪.醫院網絡信息技術應用及信息技術人才的培養與管理初探[J].中國衛生人才，2012,(10):72-74

2 馮志仙，徐紅，沈麗娜，等.我院護理管理信息系統的構建[J].中國醫院管理雜志，2013,29(6):441-444

3 王云軍，陳坤，葉永斌.醫院信息系統安全機制的建立與完善[J].醫院管理論壇，2012,29(12):57-58