企業(yè)財務(wù)信息化與內(nèi)部控制

張霞

在企業(yè)財務(wù)管理過程中，要提高會計信息質(zhì)量、使其資產(chǎn)的安全性、完整性得到有效保護(hù)，內(nèi)部控制起著關(guān)鍵的作用?？刂婆c會計有著并存的關(guān)系，財務(wù)信息化是一種有別于其他內(nèi)部控制形式的特殊方法，此方法已得到普遍的認(rèn)可，應(yīng)用范圍也越來越大，同時其對傳統(tǒng)的會計內(nèi)部控制程序和方法也產(chǎn)生了較大的影響。企業(yè)在充分發(fā)揮財務(wù)信息化體現(xiàn)出來的及時性和準(zhǔn)確性等優(yōu)勢的同時，如何保證財務(wù)信息化的安全性，需要對新形勢下的會計內(nèi)部控制作

深入研究。

一、財務(wù)信息化對會計內(nèi)部控制的影響

財務(wù)信息化實施過程中，會計處理過程、環(huán)節(jié)、方式上均有所改變，會計核算組織結(jié)構(gòu)、運行機(jī)制以及對會計人員的管理也發(fā)生了全新的變化。我們分別從控制形式、控制內(nèi)容、稽核機(jī)制以及會計信息存貯方式等方面簡述財務(wù)信息化環(huán)境對企業(yè)會計內(nèi)部控制要素的影響。

內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化。對會計信息控制而言，實施信息化后與原手工會計存在很大的差異，下面分析財務(wù)信息化核算下會計內(nèi)部控制形式的變化。

財務(wù)信息化下的工作流程：

原始憑證→授權(quán)批準(zhǔn)→財務(wù)審核→對合格憑證進(jìn)行憑證輸入（制單）→主管審核→計算機(jī)系統(tǒng)處理→賬表輸出。財務(wù)信息化的實現(xiàn)，會計人員的工作內(nèi)容得到大大的減輕，可以實現(xiàn)會計賬務(wù)的集中化處理。

內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了改變。財務(wù)信息化系統(tǒng)是由人與計算機(jī)相互結(jié)合運行的一個系統(tǒng)，控制的內(nèi)容比較復(fù)雜，這是由于計算機(jī)系統(tǒng)的隱蔽性決定的，綜合來說可以概況為以下幾個方面：分配會計人員工作時需要重新整合以及形成新的內(nèi)部牽制；有關(guān)系統(tǒng)的安全性控制與開發(fā)、資料需要文書化控制；管理控制系統(tǒng)的組織與操作；系統(tǒng)的輸入、輸出以及處理控制。

內(nèi)部稽核機(jī)制發(fā)生變化。手工模式下的財務(wù)信息系統(tǒng)執(zhí)行的是一套復(fù)雜的內(nèi)部牽制制度，每一個經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都必須經(jīng)過很多的重復(fù)手續(xù)而且要嚴(yán)格按照制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作，如業(yè)務(wù)辦理與授權(quán)批準(zhǔn)、收付款項與會計記錄等都要由相關(guān)的審查機(jī)制嚴(yán)格審查之后才可進(jìn)行操作，這樣對于提高工作效率方面帶來很大瓶頸。財務(wù)信息化的實施，可在較大程度上簡化這些工作程序，因其工作的自動化和控制的自動化使很多業(yè)務(wù)程序都由計算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一的處理，從而使會計工作人員的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生變化。

內(nèi)部控制的重點發(fā)生了變化。信息化的運用使得很多的內(nèi)部控制程序都可以通過軟件來實現(xiàn)，不再依靠會計人員作為控制的主體。在計算機(jī)會計中，人不再是控制的重點，首先控制的是人工處理，其次是原始數(shù)據(jù)輸入計算機(jī)，再次就是會計信息輸出，人機(jī)交互處理，最后計算機(jī)系統(tǒng)之間連接控制方面以及其他等等。

會計信息存儲介質(zhì)、存儲方式的改變。在手工會計核算模式下，會計業(yè)務(wù)所記錄的數(shù)據(jù)都是體現(xiàn)紙張上面，包括企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，而且會按照會計處理數(shù)據(jù)的不同，分為原始憑證、記帳憑證、會計帳薄以及會計報表，該文原載于中國社會科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//www.ems86.com總第577期2014年第45期-----轉(zhuǎn)載須注名來源可將所有的數(shù)據(jù)記錄為所用所見的文字呈現(xiàn)形式，紙張文件上的數(shù)據(jù)如果是被修改過之后，可容易識別出修改過后的線索和痕跡，具有較好的直觀性，通過筆記來控制也是一種控制手段，這也算是傳統(tǒng)紙張元件的一個最基本的特征。

與原來紙質(zhì)存貯的數(shù)據(jù)相比較，運用財務(wù)信息化系統(tǒng)情況下，被儲存在磁盤和光盤上的數(shù)據(jù)很容易被刪除或者篡改，而不易找到線索和痕跡，缺乏直觀性，手工會計信息系統(tǒng)在別人修改過的文件比信息化系統(tǒng)要明確，包括文件上的印章，而印章在財務(wù)信息化系統(tǒng)中無處可尋。紙張容易實施簽字和蓋章程序，在而信息化系統(tǒng)則不易實現(xiàn)，并且磁介質(zhì)容易被改動，且容易損壞，因此財務(wù)信息化系統(tǒng)也存在著丟失與毀壞的危險。

目前，我國的財務(wù)信息化的整體水平還不高，在對人員職責(zé)分工、數(shù)據(jù)備份和保管、軟硬件使用及維護(hù)等方面的重要性及安全性還缺乏正確的認(rèn)識，建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度勢在必行。

二、財務(wù)信息化下會計內(nèi)部控制的對策與措施

通過在財務(wù)信息化的實踐工作中可得出這一結(jié)論：計算機(jī)本身出錯的頻率幾乎為零，人為原因造成的出錯和舞弊卻一直發(fā)生著，這給企業(yè)帶來一定的損失。所以，制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度是相當(dāng)有必要的，會計信息真實可靠必須建立在嚴(yán)格內(nèi)部控制當(dāng)中。這樣也有利于防止違法行為的發(fā)生。

明確職責(zé)分工，加強組織控制。財務(wù)信息化知識與功能的相對集中，所以必須制定與之相對應(yīng)的組織和管理控制制度，使得職責(zé)分工明確，組織控制得到進(jìn)一步加強。

將財務(wù)信息化部門與用戶部門的職責(zé)相分離是職責(zé)分工中首先要考慮的。也就是產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員是用戶部門。之所以要職責(zé)分工，目的是盡可能保持不相容職能的分離和在信息化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。

加強會計核算控制。要高度重視會計核算，它的結(jié)果是進(jìn)行會計預(yù)測、管理層進(jìn)行決策和分析的基礎(chǔ)。強化會計核算環(huán)節(jié)的控制，要使業(yè)務(wù)處理合法、有效、賬務(wù)處理正確，保證輸入數(shù)據(jù)的規(guī)范性、真實性、完整性以及安全性。

加強操作程序的控制。為了有效的保證財務(wù)信息化的安全運行，除了軟件本身對操作方面做了一些內(nèi)部控制以外，企業(yè)內(nèi)部也需要制定一些操作管理制度并嚴(yán)格要求執(zhí)行。

為確保財務(wù)信息化系統(tǒng)安全可靠的運行，以及所有進(jìn)入財務(wù)信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)真實、有效。會計人員操作應(yīng)嚴(yán)格遵照會計業(yè)務(wù)和處理流程來執(zhí)行，財務(wù)信息化系統(tǒng)操作管理制度的內(nèi)容包括系統(tǒng)使用管理、上機(jī)操作規(guī)程、帳務(wù)處理程序，操作管理制度。從內(nèi)容上看，可包括以下幾點：

會計操作人員工作職責(zé)與工作權(quán)限的劃分；防止原始憑證與記賬憑證未經(jīng)過審查就輸入計算機(jī)內(nèi)的措施。因此要嚴(yán)格制定輸入計算機(jī)的信息要經(jīng)過審查后方可；預(yù)防輸入計算機(jī)的信息未經(jīng)過審核及核對，輸入計算機(jī)的信息必須由相關(guān)的核對人員審核后方可登記入帳薄等；建立相關(guān)的上機(jī)操作制度，規(guī)定每天上機(jī)要操作的內(nèi)容和操作控制程序，還應(yīng)在軟件中設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏以及誤操作的控制程序。

加強系統(tǒng)安全控制。為確保計算機(jī)系統(tǒng)的安全運行，需要加強環(huán)境控制，目的是為了避免因外部環(huán)境因素而導(dǎo)致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。相關(guān)措施主要有：明確上機(jī)操作人員的操作內(nèi)容及權(quán)限，對操作人員可實行密碼控制；對上機(jī)操作人員要嚴(yán)格限定。對系統(tǒng)軟件要定時的進(jìn)行檢查，預(yù)防軟件出問題，使機(jī)器能保持良好的運行狀態(tài)，機(jī)房的環(huán)境也很重要，盡量的減少外界因素對計算機(jī)的損壞與影響，還要定時的檢查電源、接地線的安全等措施，使機(jī)房環(huán)境得到有效地保護(hù)。

加強會計檔案控制?！稌嬰娝慊芾磙k法》對企業(yè)的電子信息檔案管理做如下規(guī)定，實施財務(wù)信息化的企業(yè)要堅持對每天輸入計算機(jī)的信息要做備份或者雙備份，保管存檔手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員蓋章，要想到各種保障措施，例如用保護(hù)簽貼在備份盤上，存放位置保持安全、干凈，防止磁盤受外界的因素導(dǎo)致受潮，或者磁性介質(zhì)損壞。由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)借閱的資料歸還時，要嚴(yán)格按照相關(guān)借閱手續(xù)，經(jīng)手人簽字記錄，歸還時，要進(jìn)行殺毒處理，預(yù)防病毒侵入磁盤。這樣才能保證會計資料的完整性。

加強內(nèi)部審計。內(nèi)部審計不僅是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，同時對完善內(nèi)部會計監(jiān)督制度有重要意義。在實施信息化系統(tǒng)情況，對內(nèi)部審計工作也提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面：

對會計資料定期進(jìn)行審計，檢查信息化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》的有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字程序并檢查是否符合公司內(nèi)控制度、憑證附件是否規(guī)范、完整；審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料是否保持一致性，及時處理那些不妥或者錯誤的帳表，要做到及時調(diào)整，嚴(yán)格審核賬冊內(nèi)容；對保存的數(shù)據(jù)要確保安全、合法，嚴(yán)防對保存數(shù)據(jù)私自修改現(xiàn)象的發(fā)生；對各個系統(tǒng)環(huán)節(jié)做好審查工作，防止遺漏。

綜上所述，財務(wù)信息化是企業(yè)信息建設(shè)的重要組成，內(nèi)部控制水平的發(fā)展決定著財務(wù)信息化實施效果是否真正提升企業(yè)的財務(wù)管理水平，同時對企業(yè)能夠更好的組織會計工作、提供準(zhǔn)確及時的會計信息，對提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益是非常有益的，對實現(xiàn)現(xiàn)代化企業(yè)管理起著重要的促進(jìn)作用。健全和完善內(nèi)部控制制度是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。

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