醫(yī)療設(shè)備檔案管理的探索

王 巖,吳浙君

(1如東縣中醫(yī)院，江蘇如東226400；2余杭區(qū)第五人民醫(yī)院，浙江杭州311100)

醫(yī)療設(shè)備檔案管理的探索

王 巖1,吳浙君2

(1如東縣中醫(yī)院，江蘇如東226400；2余杭區(qū)第五人民醫(yī)院，浙江杭州311100)

本文對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案包含的具體內(nèi)容作了詳細(xì)介紹，對(duì)檔案編號(hào)提出了見(jiàn)解，敘述了醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性。

醫(yī)療設(shè)備；檔案；管理

近年來(lái)，隨著醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的種類(lèi)、數(shù)量的增加和使用頻率的增長(zhǎng)，在醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置、使用、維護(hù)和報(bào)廢管理等方面的問(wèn)題也隨之而來(lái)。醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院對(duì)設(shè)備進(jìn)行正常使用、維護(hù)等方面不可缺少的資料。醫(yī)療設(shè)備檔案應(yīng)當(dāng)做到真實(shí)、完整、動(dòng)態(tài)，從而達(dá)到無(wú)論人員交接、設(shè)備更迭，均能從檔案中了解到設(shè)備的實(shí)際情況，使設(shè)備維護(hù)、保管符合要求，使用期限性能良好，以最好的性能為臨床一線(xiàn)服務(wù)。下面就醫(yī)療設(shè)備檔案管理的過(guò)程與大家共同探討。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案的建立

醫(yī)療設(shè)備的檔案可分為兩部分：運(yùn)行前期的檔案和運(yùn)行后期的檔案。從申購(gòu)醫(yī)療設(shè)備到安裝、調(diào)試、運(yùn)行、驗(yàn)收完畢這一過(guò)程形成的運(yùn)行前期的管

理性文件及技術(shù)性文件均為前期的檔案；工程技術(shù)人員及使用人員對(duì)設(shè)備的使用、維修、保養(yǎng)的記錄及計(jì)量器具的檢定合格證、年檢報(bào)告等，為運(yùn)行后期的檔案。按照醫(yī)療設(shè)備的金額大小、其購(gòu)置方式也不同，檔案內(nèi)容的要求也不同。一般情況下萬(wàn)元以上醫(yī)療設(shè)備必須建檔。檔案具體內(nèi)容包括：(1)使用科室的醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)。(2)醫(yī)療設(shè)備管理學(xué)術(shù)委員會(huì)所做的設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃及會(huì)議記錄。(3)根據(jù)設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃向政府采購(gòu)辦申報(bào)的材料及批復(fù)文件。(4)大型醫(yī)用設(shè)備需衛(wèi)生資源配置許可資料及大型醫(yī)用設(shè)備配置批文(甲乙類(lèi)設(shè)備)。(5)購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備的論證報(bào)告(包括擬購(gòu)置設(shè)備的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益、系統(tǒng)的可靠性、技術(shù)要求及培訓(xùn)、是否重復(fù)購(gòu)置同類(lèi)設(shè)備以及先進(jìn)性分析等)。(6)購(gòu)買(mǎi)設(shè)備時(shí)的談判紀(jì)錄。(7)所購(gòu)設(shè)備的廠(chǎng)家宣傳資料，包括彩頁(yè)、同類(lèi)產(chǎn)品不同廠(chǎng)家的性能對(duì)比表、報(bào)價(jià)單等。(8)如為招標(biāo)購(gòu)買(mǎi)的產(chǎn)品，應(yīng)有招標(biāo)文件(包含相關(guān)資質(zhì))和中標(biāo)通知書(shū)。(9)如不是招標(biāo)購(gòu)買(mǎi)的產(chǎn)品，應(yīng)單獨(dú)索要相關(guān)資質(zhì)，包括設(shè)備的注冊(cè)證和注冊(cè)登記表、生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)許可證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照。屬于“強(qiáng)制性產(chǎn)品認(rèn)證目錄”的，要有3C認(rèn)證證書(shū)；屬于計(jì)量器具的，要有計(jì)量器具許可證；屬于壓力容器的，要有壓力容器制造許可證；屬于消毒產(chǎn)品的，要有消毒產(chǎn)品衛(wèi)生許可證及批件、各種委托授權(quán)并加蓋供貨單位公章。(10)設(shè)備的購(gòu)置合同或協(xié)議書(shū)及配置清單。(11)機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口登記表(外貿(mào)進(jìn)口醫(yī)療設(shè)備)。(12)海關(guān)進(jìn)出口貨物免稅證明(免稅醫(yī)療設(shè)備)。(13)外貿(mào)合同(外貿(mào)進(jìn)口醫(yī)療設(shè)備或免稅醫(yī)療設(shè)備)。(14)外貿(mào)公司代理協(xié)議(外貿(mào)進(jìn)口醫(yī)療設(shè)備或免稅醫(yī)療設(shè)備)。(15)商檢證明(外貿(mào)進(jìn)口醫(yī)療設(shè)備或免稅醫(yī)療設(shè)備)。(16)產(chǎn)品合格證(國(guó)產(chǎn)設(shè)備)。(17)發(fā)票復(fù)印件。(18)大型醫(yī)用設(shè)備配置許可證復(fù)印件(甲乙類(lèi)設(shè)備)。(19)設(shè)備布置平面圖、線(xiàn)路圖及相關(guān)資料。(20)設(shè)備到貨后的裝箱單和安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及開(kāi)箱過(guò)程中留存的照片等資料(包含設(shè)備的中、英文使用說(shuō)明書(shū)及光盤(pán)等資料；設(shè)備的維修手冊(cè)及光盤(pán)；設(shè)備的應(yīng)用軟件及說(shuō)明書(shū)；操作規(guī)程)。(21)醫(yī)療設(shè)備重要維修或保養(yǎng)的工作單。(22)維修保管制度、維修和改進(jìn)工作中形成的材料。(23)計(jì)量明細(xì)清單和計(jì)量部門(mén)檢定合格證書(shū)、年檢報(bào)告、安裝申請(qǐng)、批復(fù)報(bào)告。(24)保修合同。(25)維修保養(yǎng)記錄。(26)醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表(報(bào)廢設(shè)備)及調(diào)劑記錄。

檔案管理人員應(yīng)該參與到設(shè)備驗(yàn)收的過(guò)程中，做好設(shè)備的清點(diǎn)和資料的收集整理工作。檔案收集和整理完畢后，要認(rèn)真填寫(xiě)歸檔目錄，裝入檔案盒，按照規(guī)定進(jìn)行保存。醫(yī)療設(shè)備檔案建立是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。如果有部件缺失，還要進(jìn)一步追討，并將相關(guān)文件存入檔案。醫(yī)療設(shè)備經(jīng)常要進(jìn)行軟件升級(jí)，或根據(jù)臨床需要加裝一些功能模塊，就要求檔案管理能夠及時(shí)將這些升級(jí)軟件的光盤(pán)和硬件的使用說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程等補(bǔ)充進(jìn)檔案，并注明“軟件升級(jí)”或“硬件加裝”等字樣和歸檔時(shí)間，確保醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行后期的技術(shù)文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

2 檔案的編號(hào)管理

醫(yī)療設(shè)備編號(hào)是為了方便各種醫(yī)療設(shè)備管理模式而編制的一系列號(hào)碼的統(tǒng)稱(chēng)，一般包括設(shè)備流水號(hào)、檔案號(hào)等，設(shè)備流水號(hào)是管理過(guò)程中根據(jù)設(shè)備建檔的次序產(chǎn)生的連續(xù)編號(hào)，而檔案編號(hào)是人為編制的，與設(shè)備流水號(hào)一一對(duì)應(yīng)。設(shè)備檔案號(hào)編制應(yīng)以方便、易用、簡(jiǎn)章、通行為原則。比如先根據(jù)醫(yī)療設(shè)備的價(jià)值進(jìn)行分類(lèi)管理：定義D類(lèi)<1000元；1000元≤C類(lèi)<10000元；10000元≤B類(lèi)<800000元；800000元≤A類(lèi)。其中A、B、C類(lèi)醫(yī)療設(shè)備必須建檔，根據(jù)醫(yī)療設(shè)備購(gòu)買(mǎi)日期和醫(yī)療設(shè)備價(jià)值再加上當(dāng)年醫(yī)療設(shè)備的順序號(hào)，編制成醫(yī)療設(shè)備檔案號(hào)，便于設(shè)備檔案的電子化管理和查閱。

3 建立嚴(yán)格的借閱制度，保證案卷完整、安全

對(duì)于查閱資料的，要有檔案管理人員陪同，當(dāng)時(shí)翻查資料，當(dāng)時(shí)回收。對(duì)于借閱資料的，非經(jīng)批準(zhǔn)，不得外借；非借不可的應(yīng)填寫(xiě)借閱表，包括借閱文件的名稱(chēng)、借閱時(shí)間、借閱人所屬科室，并由借閱人簽字，留下可以聯(lián)系的電話(huà)號(hào)碼。同時(shí)，檔案管理人員要向借閱人明確借閱時(shí)間，并在借閱規(guī)定時(shí)限前督促歸還。

4 報(bào)廢醫(yī)療設(shè)備的檔案管理

醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢后，應(yīng)將全部檔案轉(zhuǎn)入技術(shù)檔案室，由檔案管理人員按規(guī)定年限繼續(xù)留存，并在檔案中注明該設(shè)備“已報(bào)廢”和“檔案繼續(xù)留存”的字樣及設(shè)備報(bào)廢時(shí)間；設(shè)備報(bào)廢一年后，經(jīng)科室領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)院檔案管理人員確定該報(bào)廢設(shè)備的資料沒(méi)有留存價(jià)值就進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀檔案登記本上注明報(bào)廢設(shè)備名稱(chēng)、生產(chǎn)廠(chǎng)家、購(gòu)置金額、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢時(shí)間和檔案銷(xiāo)毀時(shí)間，參與人員簽字確認(rèn)。

5 結(jié)論與探索

醫(yī)療環(huán)境是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理要與之相適應(yīng)。隨著醫(yī)療設(shè)備檔案管理的逐步完善，建立以臨床一線(xiàn)為主線(xiàn)，設(shè)備檔案管理為中心的全方位的綜合的管理系統(tǒng)，提升醫(yī)院醫(yī)院綜合管理水平，全面推動(dòng)醫(yī)院診冶能力的提升。

[1]趙洪彬主編.醫(yī)療器械設(shè)備質(zhì)量安全管理規(guī)范與器械設(shè)備維修保養(yǎng)必備手冊(cè)[M].62-64.

[2] 湯黎明，趙海陽(yáng)，主編.醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科技術(shù)管理規(guī)范[M].154-157.

[3] 劉欣.淺談醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作[J]中國(guó)醫(yī)療設(shè)備，2009[7]：89-90.

2014-06-08

R197.323.1

B

1002-2376(2014)11-0064-02