淺議企業合同的財務管理

鄭曉燕

淺議企業合同的財務管理

鄭曉燕

企業合同管理的重要性越來越明顯,財務部門作為合同管理的重要一環,應積極參與企業的合同管理。本文從財務管理的角度分析了合同管理中存在的問題，并討論了企業如何加強合同管理，從而不斷提高經營管理水平。

合同；合同管理；財務管理

一、加強合同財務管理的意義

隨著市場經濟的蓬勃發展，企業間的交易越來越頻繁，也越來越規范，更多地采用訂立合同的方式來進行。在這種大背景下，企業合同管理的重要性也越來越明顯。通常意義下的合同管理指的是企業對于與交易對手的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。

加強企業合同的財務管理具有非常重要的意義。首先，企業合同本身蘊含了大量的財務信息。常見的企業合同包括銷售合同、采購合同、轉讓合同、租賃合同等，構成了財務會計核算與財務報表編制的原始憑證，加強合同的財務管理有助于保證信息的準確。其次，由于企業與外部單位和個人的交易通常是通過合同來進行，所以加強合同的財務管理可以在一定程度上降低企業交易的風險，有利于維護企業的經濟利益。第三，加強合同的財務管理，可以增強合同在財務上的合規性，更準確地滿足企業自身財務制度以及外部監管部門的要求，維護企業形象，避免聲譽受損。

財務部門參與合同管理應該是全流程的，從合同簽訂前的起草與談判，到合同的簽訂，再到合同執行階段變更事項管理，最后到合同的后評價等各個環節都需要積極參與。財務部門需要做的工作包括但不限于參與合同管理辦法的制定、合同簽訂時的財務合規性審核，合同檔案的整理、合同變更事項的財務管理等。

二、企業合同中管理中存在的問題

1.財務人員不能充分參與企業合同管理

財務人員應參與到企業合同管理過程中，但很多企業并沒有很好的做到這一點。造成這種局面的原因有兩方面：財務人員自身的原因。包括財務人員參與合同管理的意識不強，對業務知識掌握不足，無法有效了解合同內容等；合同歸口部門的原因。包括沒有認識到財務管理對企業合同管理的重要意義，擔心財務人員的介入會影響業務拓展等。種種原因的背后其實是企業文化的問題，認為財務人員就只做會計核算工作，但事實上對于以盈利為目的的企業來說，財務管理涉及到企業管理的方方面面，當然也包括合同管理，財務人員可以從財務的角度保證業務合規，并為企業積極爭取經濟利益，降低企業經營風險。

2.缺乏有效的財務管理制度

企業合同涉及財務管理內容一般包括企業合同管理制度、委托授權制度、合同審查制度、印章管理制度、檔案管理制度和統計報表制度等。有效的企業合同管理應該是制度規定明確，執行落實到位，監督問責機制健全。但很多企業根本就沒有制定這些制度規范，或者制定的內容很不系統，導致實際操作中做不到有規可循、有據可依，且在實際工作中對制度的監督和落實不到位，導致制度流于形式，效果大打折扣。

3.合同管理不規范

很多企業在合同管理方面做得不夠系統和科學，隨意性比較強，缺乏統籌安排。比如有的企業合同沒有統一的格式，各個部門在簽訂合同時以對方企業的文本為主，條款不全面，容易遺漏本企業關注的重要條款。有些企業的經濟業務早已經發生然后來補簽合同，使合同簽訂流于形式。有些企業的合同分類管理做的不好，比如所有的合同沒有按照銷售合同、采購合同、轉讓合同、租賃合同等類型進行分類，甚至對合同都沒有登記編號，這樣就無法形成比較成體系的合同檔案，無法及時提供給使用者查閱。也有的企業對合同的保管不當，在交易完成后遲遲不轉交合同副本給財務部門，使財務人員無法及時登記交易信息，及時進行會計處理，并向決策者傳遞相關信息，向稅務機關及時納稅。還有的企業合同財務管理的信息化水平比較低，財務人員對合同進行登記、變更事項管理時全部依賴手工，這樣不僅會使得管理效率低下，出錯的概率也會大大提高。

三、加強企業合同管理的措施

（一）實施有效的財務管理

1.合同審核制度

企業財務部門要參與合同的審核，包括前期的制定和后期的執行，審核內容包括涉及企業經濟利益的財務關鍵問題以及合同是否符合國家和企業財務制度規定。其中涉及企業經濟利益的財務關鍵問題包括：價格是否合理以及企業在稅務方面的考慮、支付方式及發票的開具與收取等。涉及財務合規性的問題包括：合同內容是否符合國家投資要求，是否符合監管部門的行業限制條件，是否符合企業上級部門及自身的管理要求，合同的具體細節是否滿足會計核算要求等。在合同的具體執行過程中，財務人員也要審核承辦部門是否按照合同的相關規定執行，并保留好相關財務會計核算憑證。

2.合同檔案管理制度

企業合同檔案是企業非常重要的商業機密，是企業經營管理的重要參考資料，也是企業進行財務會計核算的重要原始憑證。企業應該高度重視合同檔案管理，承辦部門應該在合同簽署后的第一時間將合同副本送交財務部門；如果公司規定由財務部門歸檔的，財務部門則應該做好合同的登記、編號、建檔工作，歸檔時要注意分類的原則，具體分類標準可按照合同承辦部門、簽署合同主體、合同業務類型、合同簽署時間、合同生效時間、合同履行進度等。企業還應該對合同檔案的查詢、借閱、復印等工作做出明確規定，并做好查詢登記工作。

3.合同變更事項管理制度

很多時候，企業合同會由于各種原因導致原合同無法繼續履行，需要進行合同變更或者終止。如果出現這種情況，財務人員需要快速反應、迅速行動，詳細了解合同變更事由，判斷變更的性質及其對企業經濟利益的影響。如無正當理由，不得隨意變更合同；如理由恰當，審批手續完備，則要及時更新合同檔案，并做好登記工作，涉及會計處理變更的要及時恰當處理。

（二）強化合同執行中的財務管理

1.銷售合同的管理

企業的銷售合同一般有現貨交易、賒銷、分期收款等多種結算方式。其中最需要關注的就是賒銷合同。因為賒銷合同中雖然與貨物相關的經濟利益和風險已經轉移，但是企業并沒有收到實際的現金，有一定的壞賬風險。在銷售合同的管理中，財務部門要做好以下工作：一是提醒業務部門催收貨款，把企業的經營成果落袋為安；二是認真審核相關合同憑證是否與真實的交易背景相符，并及時恰當地進行賬務處理；三是根據企業財務制度的規范和客戶的要求準確開好發票。

2.采購合同的管理

企業的采購合同一般有現貨交易、預付貨款、分期付款等多種結算方式。其中最需要關注的就是預付貨款合同。因為預付貨款合同中企業并沒有收到實際的貨物，有一定的違約風險。在采購合同的管理中，財務部門要做好以下工作：一是提醒業務部門催收貨物，確保企業采購的物資在規定的時限內運輸到位；二是認真審核相關合同憑證是否與真實的交易背景相符，并及時恰當的進行賬務處理；三是催促交易對手開好發票，并審核發票真偽、金額、科目、抬頭等關鍵要素的準確性。

3.轉讓合同的管理

企業的轉讓合同需要關注兩種，一種是預付交易款但沒有收到對價資產的合同，這一點與采購合同中的預付貨款合同類似，財務人員要做好提醒業務部門催收對價資產、認真審核相關合同憑證并及時恰當進行賬務處理、催促并審核發票等工作。另一種是發出對價資產但沒有收到交易款項的合同，這一點與銷售合同中的賒銷合同類似。財務人員要做好提醒業務部門催收貨款、審核合同憑證并進行賬務處理、及時準確開好發票等工作。

（三）提高合同管理水平

企業要努力提高合同管理的系統性和科學性，要盡量統一合同格式，規范簽署流程，實現對合同的分類管理，并做好合同檔案的整理和保管。企業要努力提高合同管理的信息化、自動化水平，建立起合同管理的數據庫。企業的合同管理應該達到這樣一種水平，就是財務人員能隨時根據相關要求，按照合同承辦部門、簽署合同主體、合同業務類型、合同簽署時間、合同生效時間、合同履行進度等維度統計并查詢到每一個合同，形成電子化的合同檔案，并可對每一個合同進行實時執行追蹤和后評價。合同到期時，能自動提醒續簽，避免企業重大業務因為沒有簽訂合同而導致的經營風險和稅務風險。財務部門可定期對數據庫進行橫向或縱向對比分析，為企業決策層提供智力支持。

四、結束語

企業要切實加強合同的管理，一是財務人員積極參與企業的合同管理，發揮出應有的專業作用；二是制定嚴格規范的合同管理相關制度，并且加強監督落實，保證實際執行到位；三是企業要提高合同財務管理的系統性和科學性，以及合同財務管理的信息化、自動化水平。從根本上講，就是要形成企業財務部門積極參與合同管理并發揮充分作用的企業文化。企業財務人員不僅僅要做好合同的會計核算工作，還要審核合同的經濟效益和合規性，并監督合同的進度執行，還要能夠通過研究分析合同相關數據，為管理層提供決策支持。

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（作者單位：深圳市深航貨運有限公司）