信息化背景下加強檔案平時歸檔的具體實踐和理論探討

王羽佳

摘要：本文以提高檔案平時歸檔工作效果為目標，從檔案信息化背景為檔案平時歸檔工作提供技術保障，健全檔案平時歸檔制度為檔案平時歸檔奠定基礎、檔案管理績效考核制度為檔案平時歸檔提供驅動力、檔案部門主動意識為檔案平時歸檔注入活力四個方面結合單位具體實踐展開論述。

關鍵詞：檔案管理檔案收集檔案歸檔

檔案收集工作是一切檔案工作的開端，是檔案工作八大環節之首，沒有全面、準確的檔案收集，就如巧婦難為無米之炊，無論檔案整理、利用做得再好，也不能滿足檔案利用者的實際需要。機關檔案工作條例中規定，機關文書部門或業務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案。筆者在檔案收集具體工作中，常常因為文書部門或業務部門檔案人員工作變動快，對檔案平時歸檔不夠重視等原因導致需歸檔文件沒有及時歸檔，最終導致檔案部門年終收集歸檔工作困難重重，尤其是重大活動、重大事件、會議形成的文書檔案、聲像檔案最不易收集齊全。實踐證明，在檔案信息化背景下，雖然檔案實體歸檔工作一般按年度進行，但不是所有工作一定要等到每年年終才開始著手，如果重視檔案的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的檔案實體及其電子文件隨辦隨歸、妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理工作變得十分輕松。

筆者單位在今年檔案信息化建設取得初步成果，建設成檔案網絡化收集、整理、利用通道之后，結合制定月度檔案歸檔工作制度，在探索加強檔案平時歸檔的方法上做出了一些具體實踐，在此跟同行交流和探討。

一、信息化背景為電子文件平時歸檔提供技術保障

在檔案信息化背景下，檔案平時歸檔應包括兩方面內容，檔案實體的歸檔和電子文件的歸檔。其中，電子文件的歸檔是在檔案數字化背景下應運而生的，數字檔案管理系統在文件收集狀態下能夠實現電子文件的登記、修改、刪除、文件分類鑒定等功能，用戶在此狀態下完成平時需歸檔電子文件的收集工作后，為年終歸檔移交工作做好準備。北京市檔案局在全市檔案業務培訓中指出電子文件應當在辦理完畢后實時或定期歸檔，定期歸檔應當在第二年6月底前完成。實時或定期歸檔可根據各單位實際情況確定，一般來說，采取邏輯歸檔方式的單位可進行實時歸檔，采取物理歸檔方式的單位可進行定期歸檔。因此，信息化背景為電子文件平時歸檔提供了必要的技術保障，使電子文件實時歸檔成為可能。

筆者單位檔案數字化項目于2013年4月份完成。該項目完成檔案網絡版軟件安裝并將1950年以來形成的單位全宗檔案通過錄入、掃描、圖像處理等程序掛接到系統中。目前檔案網絡利用覆蓋全園，用戶數為178人。因此，筆者單位在2013年平時檔案收集工作中充分利用數字檔案管理系統實時歸檔電子文件，同時檔案部門也可通過系統監督各業務部門檔案員歸檔電子文件的具體情況，要求各業務部門檔案員按照單位檔案部門下發的檔案保管期限表及每月度的歸檔索引（由當月大事記、信息等整理而成）在每月中旬完成上月的電子文件平時歸檔工作，包括電子文件條目的錄入工作及電子文件掃描圖像的上傳，同時要求業務部門檔案員及時收集、妥善保管檔案實體。這種歸檔方式尤其適用于一文一件管理模式的文書檔案、聲像檔案、榮譽檔案。平時歸檔給這些無需組卷的電子文件的收集工作帶來極大方便。

二、健全檔案平時歸檔制度為檔案平時歸檔奠定基礎

有了信息化建設的技術支持，建立一套規范實用性強的檔案平時歸檔制度是十分必要的。筆者單位今年在以往檔案年終歸檔方式的基礎上創新提出檔案月度歸檔和年終歸檔相結合的檔案收集方式，并制定了詳細的檔案平時歸檔制度，在平時歸檔工作中取得了較好的效果。檔案月度歸檔制度具體內容包括：一是檔案部門的工作，每月檔案部門收集上月單位大事記、信息，制作檔案收集索引，索引條目為本單位重大活動、重大會議、重大事件中形成的可隨時歸檔的文書檔案、聲像檔案、榮譽檔案等，落實具體責任部門，要求各部門檔案員在每月15日前將索引上標注的上月需歸檔的電子文件條目和圖像按電子文件歸檔要求掛接到檔案系統中，而業務部門檔案員在文件收集過程中的執行情況也通過檔案系統接受檔案部門的監督。二是各業務部門的檔案工作，各業務部門檔案員在每月15日前將索引上標注的上月需歸檔的電子文件條目和圖像按電子文件歸檔要求掛接到檔案系統中，但不履行移交手續，不履行移交手續是為了便于各業務部門檔案員在年終歸檔時按文件聯系、時間等調整順序、編制檔號，同時，業務部門檔案員及時收集、妥善保管索引目錄中需歸檔的檔案實體，整理順序和編號與上傳的電子文件順序相對應。具體索引目錄示例如下：

檔案平時歸檔制度規范了電子文件和檔案實體平時歸檔流程，保障業務部門檔案員在檔案部門的指導下有效組織、開展平時歸檔工作，并為檔案部門監督、檢查工作提供了依據。

三、檔案管理績效考核制度為檔案平時歸檔提供驅動力

檔案平時歸檔工作要求各業務部門檔案員付出更多的時間和責任心保證電子文件及時歸檔、文件材料實體完整齊全，同時也需要更嚴格有效的檔案管理績效考核方式作為執行具體工作的動力和目標。筆者單位在實行2013年檔案月度歸檔以后，就將各業務部門檔案月度歸檔的效果納入到業務部門檔案工作的績效考核中，由檔案部門每月通過檔案系統對照檔案保管期限表和檔案收集索引檢查科室電子文件收集齊全率、完整率，對沒有及時把電子文件錄入系統的部門進行催繳，限時催繳仍不能上傳的部門扣除當月的績效分數。年終時，每月的績效分數和年終文件材料實體歸檔情況評分相加就成為評選優秀歸檔部門和優秀檔案員的依據。由此既鼓舞了檔案員的工作積極性，又保障了檔案平時歸檔工作的順利開展。

四、檔案部門主動意識為檔案平時歸檔注入活力

加強檔案平時歸檔要求檔案部門積極探索主動收集檔案的有效方式，深入業務部門了解各部門的工作流程，熟悉掌握具有保存價值的歸檔文件形成渠道，主動加強與各部門溝通聯系，知曉本單位近階段發生的大事要事，做到這些需要檔案部門提升主動歸檔意識。筆者單位檔案平時歸檔索引目錄是根據每月大事記、信息整理而成，由以往被動依靠業務部門主動歸檔變為主動查找線索歸檔，保障單位重大活動、重大事件、重大會議的文件材料從其生成就在檔案部門的掌控之中，這項措施尤其在保障電子文件實時歸檔方面發揮了重要的作用。每月的電子文件歸檔過程同時也是檔案部門與各業務部門檔案員主動溝通交流的過程，做到具體問題具體分析，例如有些需要歸檔的文件類別在實際事件中并沒有形成文字材料或者形成的文字材料沒有辦理完畢不能當月歸檔，檔案部門會將具體情況進行記錄，在合適的時候進行催繳或備注。

作者單位：北京動物園endprint