研究生培養(yǎng)過程中差錯預防對策研究

周 彬 陳南坤

(哈爾濱工業(yè)大學深圳研究生院1．教務(wù)處;2．機電工程與自動化學院，廣東深圳 518055)

“缺陷預防”被引入工業(yè)管理后，工業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量迅速提高。此后，“缺陷預防”理念得到廣泛的應(yīng)用。研究生培養(yǎng)管理工作中難免會出現(xiàn)差錯。借鑒工業(yè)管理中的“缺陷預防”理念，預防這些差錯的產(chǎn)生，有助于提高管理效果和研究生培養(yǎng)質(zhì)量。

一、缺陷預防的概念

20世紀60年代初，管理大師Crosbyism提出了“零缺陷”思想(Zero Defects)，也稱為“缺點預防”。他強調(diào)“第一次就把事情做對”，而不是工作出錯后不停地補救。Crosbyism認為:“質(zhì)量的定義就是符合要求，而不是好;產(chǎn)生質(zhì)量的措施是預防而不是檢測;工作的標準是零缺陷，而不是差不多就好。”［1］該理念在美國、日本的制造業(yè)進行了廣泛的推行，并取得良好效果。

1989年，美國卡內(nèi)基·梅隆大學軟件工程研究所受美國國防部委托，研究出的一種用于評價軟件承包商能力并幫助改善軟件質(zhì)量的方法集［2］，稱為“軟件能力成熟度模型(Capability Maturity Model for Software，簡稱 CMM)”。“缺陷預防”(Defect prevention)作為CMM中的一個過程標準，在軟件開發(fā)行業(yè)得到廣泛的應(yīng)用和推廣，并取得巨大的成果。

無論“零缺陷”思想(Zero Defects)，還是CMM中的“缺陷預防”思想，其核心內(nèi)容都是:與其問題發(fā)生后才去解決問題，不如在以往的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，分析問題可能發(fā)生的原因，針對這些原因采取相應(yīng)的措施和預防機制，從而避免問題發(fā)生。

為了預防問題的發(fā)生，首先要確定什么是“缺陷”。Crosbyism對“缺陷”的定義是“不符合要求”，這與我們通常認為的“差”是完全不同的。而“缺陷預防”指查找缺陷的原因并防止它們出現(xiàn)，著眼點在于“以往的缺陷原因分析，歷史數(shù)據(jù)的量化分析，以及規(guī)劃并實施一定的措施來減少項目的缺陷”［3］。

二、研究生培養(yǎng)過程中的可預防差錯識別及分析

(一)培養(yǎng)過程的定義

培養(yǎng)過程也稱為培養(yǎng)運行過程，即培養(yǎng)工作的日常運作，主要包括培養(yǎng)管理規(guī)章制度、培養(yǎng)方案、教學計劃和教學運行表等的制定;對培養(yǎng)過程各主要環(huán)節(jié)的工作狀態(tài)進行管理和監(jiān)控;對研究生的科研實踐活動以及畢業(yè)論文過程進行綜合管理等。培養(yǎng)工作的日常運作為研究生的培養(yǎng)質(zhì)量達到期望的目標提供了保證［4］。

(二)培養(yǎng)過程中的差錯及類型

按照工業(yè)中“缺陷”的定義，培養(yǎng)過程中的“差錯”應(yīng)指培養(yǎng)過程中不符合相關(guān)要求的工作缺陷。學者閔杰將培養(yǎng)過程中的差錯分為系統(tǒng)差錯、人為差錯和隨機差錯等三大類［5］。系統(tǒng)差錯指的是由于管理架構(gòu)設(shè)計、辦事流程、管理規(guī)定的設(shè)計不符合實際要求而產(chǎn)生的缺陷，如“評估結(jié)果的統(tǒng)計規(guī)則不合理”、“評估指標片面性”、“論文評閱過程程序設(shè)計不科學”、“教學資料內(nèi)容缺項簡單”等。人為差錯指因人的主觀原因出現(xiàn)的不符合規(guī)定要求的缺陷。學生論文導師、授課教師或各級管理人員由于觀念、能力、方法、身心健康等因素影響，都可能產(chǎn)生缺陷，如教學資料內(nèi)容不符合要求、教師因私調(diào)換課、因個人產(chǎn)生的教學事故、培養(yǎng)進度慢等缺陷。隨機差錯指因為不能預見、不能避免的突發(fā)事件引起的缺陷。隨機差錯大多因客觀因素產(chǎn)生，比如，因科研立項、研討會議等原因造成的調(diào)課;因交通事故、地震臺風自然災(zāi)害等突發(fā)性事件引起的教學計劃變更。也有部分因人為的、社會因素引起，如政府或?qū)W校組織的大型慶典活動引起的管理工作變更等。

(三)可預防差錯的特征及其數(shù)學模型

“缺陷預防”的工作步驟包括識別缺陷、找出缺陷產(chǎn)生的根源、制訂預防計劃、采取預防措施從而防止缺陷產(chǎn)生等四個方面。據(jù)此，研究生培養(yǎng)過程中的可預防差錯應(yīng)具有可識別性和可持續(xù)性兩個特征。“缺陷”指“不符合要求”，而“質(zhì)量”指“符合要求”，研究培養(yǎng)過程中可預防差錯應(yīng)至少可被清晰地識別出來。可識別性包含兩方面內(nèi)容:其一，當評價主體不同時，評價結(jié)論應(yīng)具有一致性;其二，評價方法應(yīng)是明確的、無爭議的。以“授課質(zhì)量不高”為例，授課質(zhì)量通常由學生或?qū)＜业慕虒W評估結(jié)果來衡量，當學生評價人數(shù)少于15人時其結(jié)果不可信［6］，不同的評價主體可能會產(chǎn)生較大的評價結(jié)果差異，因此“授課質(zhì)量不高”是不可識別的差錯，只能通過改進措施改善。可持續(xù)性指差錯本身在一定時期內(nèi)反復發(fā)生。以“不可抗力因素導致教學延遲”這一差錯為例，它屬于隨機差錯，一般不會反復發(fā)生，這類差錯在分析其成因時，很難明確地找到其產(chǎn)生的根本原因，根據(jù)缺陷預防的工作步驟，此類缺陷既無法找到成因，更無法制訂預防計劃，因此，具有可持續(xù)性的特點，是可預防發(fā)生的培養(yǎng)過程差錯又一必要特征。

針對可識別性和可持續(xù)性這兩個特征，設(shè)計研究生培養(yǎng)過程中的可預防差錯的識別數(shù)學模型(見公式1):

式中，P表示研究生培養(yǎng)過程中差錯的可預防度:0表示差錯不可預防，1則表示差錯為可預防差錯;

Ci表示評價主體的一致性識別程度:當Ci=0表示評價主體不同時，差錯識別的結(jié)果也存在不一致性;Ci=1表示評價主體不同時，其差錯識別的結(jié)果是一致的;

Cj表示差錯識別的方法可信(準確)程度:當Cj=0表示差錯識別的方法不準確，Cj=1表示差錯識別的方法是準確可信的;

S表示差錯的可持續(xù)程度，也表示對后繼工作的影響程度:S=0表示差錯不是可持續(xù)的，S=1表示差錯是持續(xù)出現(xiàn)的，對后繼工作有直接影響。

(四)培養(yǎng)過程中差錯的可預防度分析

根據(jù)可預防差錯的特征及其識別數(shù)學模型，對研究生培養(yǎng)過程中的三類差錯進行數(shù)學模型分析(見表1)。

1.系統(tǒng)差錯對管理工作影響巨大，但此類差錯或較為隱蔽，檢測手段和方法有待研究(Cj=0)，或在一定時期內(nèi)不重復發(fā)生(S=0)，故培養(yǎng)過程中的系統(tǒng)差錯可預防度P=0，即系統(tǒng)差錯是不可預防的。

2.人為差錯中的部分缺陷不僅可識別(Ci=1，Cj=1)，且具有可持續(xù)性特征(S=1)，故部分人為差錯可預防度P=1，即部分人為差錯是可預防的。

3.隨機差錯因其產(chǎn)生原因——突發(fā)性事件不可預測的特征，可持續(xù)度S=0，由此隨機差錯可預防度P=0，即隨機差錯是不可預防的。

表1 教學過程中差錯的可預防度分析

三、工程碩士培養(yǎng)過程中的差錯預防措施

缺陷預防的本質(zhì)是預防差錯(缺陷)的發(fā)生。在設(shè)計研究生培養(yǎng)過程的差錯(缺陷)預防措施時，應(yīng)遵循如下四個步驟:一是可預防度分析;二是培養(yǎng)過程中差錯產(chǎn)生的根源分析;三是設(shè)計預防計劃;四是實施預防措施。以下的幾種差錯(缺陷)預防措施舉例，已在哈爾濱工業(yè)大學深圳研究生院的研究生培養(yǎng)過程中應(yīng)用，并取得良好的效果。

(一)調(diào)課預警

1.可預防度分析。教學實施依賴于良好的教學秩序。教學秩序的穩(wěn)定是教學賴以順利實施的一個基本前提，是影響教學質(zhì)量的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時也是高校教風和學風的直接體現(xiàn)。調(diào)課率是教學秩序穩(wěn)定性的一個常用衡量指標，高校對調(diào)課一般都制定了較為詳細的規(guī)定，目的是通過降低調(diào)課率保障教學秩序的正常運行。大多數(shù)高校還通過教學月報或?qū)W期通報的方式對各院系調(diào)課情況進行通報。針對“調(diào)課”缺陷進行可預防程度分析——Ci=1，Cj=1，S=1，故可預防度 P=1，即“調(diào)課”是一個典型的可預防差錯。

2.根源分析。調(diào)課差錯的產(chǎn)生有申請人和審批程序兩大方面的因素。申請人的調(diào)課原因諸如工作、身體變動等，緣由多種多樣，難以一一預防。而審批程序原因較為簡單:高校調(diào)課審批程序一般多為二級審核，即教師所在院系領(lǐng)導審批和研究生院相關(guān)處室審核。而在實際運作中，某些高校的研究生院處室可能僅備案調(diào)課申請，實際上并不審批，因此，院系領(lǐng)導對調(diào)課的審批環(huán)節(jié)至關(guān)重要。調(diào)課申請原因的合理性基本依賴院系領(lǐng)導的審查，而院系領(lǐng)導在審批調(diào)課申請時，因為教學通報的滯后，一般無法實時掌握院系當前調(diào)課總體情況;個別院系領(lǐng)導甚至可能抱著“不得罪人”的態(tài)度，在審核調(diào)課申請時“只簽字不審核”。針對院系領(lǐng)導在審批調(diào)課申請中不了解整體調(diào)課情況，制訂預防計劃。

3.預防計劃設(shè)計。研究生院教務(wù)處在接收或備案調(diào)課申請時，實時統(tǒng)計各院系當前調(diào)課率，并設(shè)立一個全校調(diào)課率預警閾值，當某院系的調(diào)課率一旦超過該閾值，立即對相關(guān)院系領(lǐng)導、教學負責人或相關(guān)管理者發(fā)布書面預警提示。調(diào)課預警機制的設(shè)計重點之一是設(shè)立合理的可行的調(diào)課率預警閾值:當閾值設(shè)置太高時，各院系實時調(diào)課率不會超過預警閾值，無法起到預防作用;當閾值設(shè)置太低時，又會頻繁預警，同樣無法起到警示的作用。建議將調(diào)課率預警閾值設(shè)置為低于上年全校平均調(diào)課率的10% －20%，調(diào)課率的計算建議不區(qū)分調(diào)課原因是因公還是因私。

4.實施。調(diào)課預警機制在哈爾濱工業(yè)大學深圳研究生院的日常教學管理中已得到應(yīng)用，實施后全院平均調(diào)課率相比未實施缺陷預防措施前降低了十多個百分點，取得了顯著效果。該機制實施幾年后，調(diào)課率將保持在一個基本范圍，但相比預防措施實施前，調(diào)課率將會有顯著降低。

(二)論文進度預警

1.可預防度分析。非全日制工程碩士的學習年限最長一般不超過5年［7］，大部分非全日制工程碩士一般在第三年完成學習并取得學位，但是仍有部分非全日制工程碩士因工作、家庭等原因，會將學習時間延長至4年甚至是5年，甚至有些人將選擇放棄學業(yè)。如何在保障培養(yǎng)質(zhì)量的前提下，督促他們的學習步伐，加快論文工作進度，使學校日常培養(yǎng)工作順利進行，同時降低工程碩士流失率?“論文進度慢”這一差錯的預防措施將能在一定程度上解決此問題。該差錯Ci=1，Cj=1，S=1，故可預防度P=1。

2.根源分析。部分工程碩士學生論文工作進度緩慢，工作繁忙只是其問題的表面，通過對學生的電話采訪和面談，其實質(zhì)原因是工程碩士對論文工作重視程度不夠和對學校相關(guān)培養(yǎng)制度不熟悉所造成。在實際培養(yǎng)過程中，學生“等、靠”現(xiàn)象嚴重，即等待導師主動聯(lián)系，而不是主動聯(lián)系導師;靠校方管理者或者導師督促提醒論文進度要求等。針對學生對論文的重視度不夠，以及對學校培養(yǎng)制度不了解的原因，設(shè)計預防措施。

3.預防計劃設(shè)計。將論文進度超過正常進度的工程碩士納入預警管理，一旦學生進入預警名單，院系管理者首先用書面方式警告學生論文進度過慢，并抄送其論文導師，同時應(yīng)書面告知學生一些學校的相關(guān)培養(yǎng)規(guī)定。院系管理者還可統(tǒng)計一些相關(guān)培養(yǎng)進度數(shù)據(jù)，抄送院系領(lǐng)導。學生進入預警名單后，院系管理者定期跟蹤學生論文工作進展，并定期持續(xù)地發(fā)送預警信息給學生和其導師。預警制度使得管理方、教師和學生對論文進度緩慢的情況都引起高度重視，從而提高工程碩士的論文進度。

4.實施。哈爾濱工業(yè)大學深圳研究生院論文進度預警制度的實施，不但預防了工程碩士論文進度緩慢的問題，而且極大地提高工程碩士的教育滿意度。該缺陷預防措施配合其他的論文階段預防措施，將學生的三年按期畢業(yè)率提升了50%，效果明顯。

(三)論文日志過程管理

非全日制工程碩士的學位論文一般在工作單位完成，這在一定程度上給高校論文導師指導論文帶來了許多困難。目前，大多數(shù)學生開題完成以后就在本單位開展研究工作，直到論文答辯前才將論文提交給導師審閱，研究過程缺乏有效的交流溝通模式，往往是指導教師發(fā)現(xiàn)論文研究出現(xiàn)問題，但是由于時間的限制，顛覆性地修改論文已經(jīng)不太可能，只能是做些格式或補救性的修訂，這勢必會影響學位論文的質(zhì)量［8］。“論文寫作過程中學生與導師溝通不足”這一差錯，因Ci=1，Cj=1，S=1，故可預防度P=1。引入了論文日志過程管理制度，預防此類差錯發(fā)生。

論文工作日志是學生與導師之間的交流溝通的記錄，保障每位工程碩士都受到導師的充分指導。論文日志管理制度要求從選題選導到開題期間，工程碩士需提交2篇以上論文工作日志;從開題到中檢期間，工程碩士需提交6篇以上論文工作日志;從中檢到正式答辯期間，工程碩士需提交4篇以上論文工作日志。該制度在實際實施過程中，需要明確論文日志的監(jiān)督人分工和日志時間檢查點的合理安排。這項預防措施保障了師生間的正常溝通，量化了導師對學生的指導工作量，也提升了學生的滿意度。

值得一提的是，缺陷預防措施的設(shè)計原則應(yīng)強調(diào)“無懲罰性”——各級管理者必須達成共識:采取的預防措施是為了防止差錯產(chǎn)生，而不是為了追究相關(guān)人的責任進行處罰。無懲罰性原則避免“多干活多出事，少干活少出事，不干活不出事”的現(xiàn)象，有利于調(diào)動相關(guān)人員工作改進的積極性，并減少工作推行阻力。缺陷預防措施是研究生教育質(zhì)量管理體系的一部分，最終目的是為了提升培養(yǎng)質(zhì)量。

四、結(jié)語

學生培養(yǎng)質(zhì)量是高校教育的生命線，研究生教育質(zhì)量管理體系是各高校一直以來研究的重點。近年來，隨著管理理論的發(fā)展，各種非教育行業(yè)的先進管理理念先后被引入到高校管理中，譬如，曾衛(wèi)明和孫冰提出將項目管理理念引入到培養(yǎng)工作中，以實現(xiàn)立體多元的研究生培養(yǎng)機制［9］;黃曙林和杜紅琴探討了CMM理念在培養(yǎng)工作中的應(yīng)用，提出了教學過程管理的 CMM模型［10］。本文中給出的一些預防措施舉例及其在哈爾濱工業(yè)大學深圳研究生院的實際應(yīng)用說明，將工業(yè)管理中的“缺陷預防”理念引入研究生培養(yǎng)過程，可以對避免培養(yǎng)過程中差錯的產(chǎn)生起到積極作用。

［1］盧顯林．零缺陷管理［M］．北京:中國商業(yè)出版社，2006:6－10．

［2］雷劍文．CMM:軟件過程的管理和改進［M］．北京:清華大學出版社，2009:4－5．

［3］王 磊，祝振宇．CMM關(guān)鍵過程域剖析:缺陷預防［J］．科技廣場，2010(5):243－245．

［4］熊 玲，李 忠．全日制專業(yè)學位碩士研究生教學質(zhì)量保障體系的構(gòu)建［J］．學位與研究生教育，2010(8):4－8．

［5］閔 杰．高校教務(wù)管理中的差錯因素及監(jiān)控策略［J］．湖北社會科學，2011(6):154－ 156．

［6］朱迎春．高校發(fā)展性教師教學評估的理論研究［D］．天津:天津大學碩士學位論文，2007．

［7］全國工程碩士專業(yè)學位教育指導委員會．工程碩士培養(yǎng)要點［EB/OL］．(2011－6－21)［2011－09－15］．http://www．meng．edu．cn/htm ls/xxfb/notify_detail．jsp?fbsj=20110915＆tzxh=003．

［8］張士峰．工程碩士培養(yǎng)存在的問題與思考［J］．高等教育研究學報，2008(1):81－82．

［9］曾衛(wèi)明，孫 冰．項目管理在研究生培養(yǎng)中的應(yīng)用探索［J］．學位與研究生教育，2010(12):34－36．

［10］黃曙林，杜紅琴．CMM理念在教學過程管理中的應(yīng)用［J］．高等函授學報:哲學社會科學版，2009(1):44－46．