企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)淺析

趙龍

摘 要：信息時(shí)代，知識(shí)成為重要財(cái)富來源，知識(shí)管理系統(tǒng)越來越受到企業(yè)的重視。在分析知識(shí)管理及知識(shí)管理系統(tǒng)定義的基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的功能進(jìn)行詳細(xì)剖析，給出企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)建立的步驟。同時(shí)，針對(duì)中國企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)現(xiàn)狀，提出未來研究的意見和建議。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理系統(tǒng)；企業(yè)管理；知識(shí)

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2014）04-0021-02

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人類進(jìn)入信息時(shí)代，信息逐日呈幾何倍數(shù)增長。信息的高速增長為企業(yè)探尋商機(jī)、發(fā)現(xiàn)問題、提高效率提供了可能性。挖掘信息中的有用知識(shí)并加以合理利用，將為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展帶來巨大動(dòng)力。越來越多的企業(yè)管理者認(rèn)識(shí)到，知識(shí)和知識(shí)工作者就是最有生命力的資產(chǎn)，組織和個(gè)人的最重要任務(wù)就是對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理。通過建立高效實(shí)用的知識(shí)管理系統(tǒng)，挖掘固有知識(shí)、實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享、引導(dǎo)知識(shí)創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)成長。

一、知識(shí)與知識(shí)管理

（一）數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)的定義

要正確理解知識(shí)的涵義，就必須對(duì)數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)等幾個(gè)相近名詞的定義進(jìn)行區(qū)別。數(shù)據(jù)是指關(guān)于事件的一組離散的客觀的事實(shí)。它是數(shù)字、圖像、文字或者其他有代表作用的符號(hào)，只是一種描述，并沒有特定的背景和意義。數(shù)據(jù)自身無法發(fā)揮其本身價(jià)值，要想使數(shù)據(jù)更有用，需要對(duì)它和其他數(shù)據(jù)進(jìn)行聯(lián)系、組織，驗(yàn)證或精確測(cè)試來形成信息。

信息是一種消息，是通過對(duì)決策者有意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理后所得到的內(nèi)容，可使接受者從中領(lǐng)悟到某些東西，調(diào)整對(duì)事務(wù)的看法，并影響其判斷。事實(shí)上，有價(jià)值的信息必須能夠準(zhǔn)確地反映數(shù)據(jù)的本質(zhì)，即準(zhǔn)確性。

關(guān)于知識(shí)的概念，彼得·德魯克指出，“知識(shí)是一種能夠改變某些人或某些事情的信息，這既包括使信息成為行動(dòng)的基礎(chǔ)方式，也包括通過對(duì)信息的使用使某個(gè)個(gè)體（組織）有能力進(jìn)行改變或者進(jìn)行更為有效的行為方式”。知識(shí)可以被分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)兩種。顯性知識(shí)是可以用規(guī)范化或者系統(tǒng)化的語言來表達(dá)的知識(shí)；隱性知識(shí)是一種高度個(gè)人化的知識(shí)，往往存在與人腦和組織行為當(dāng)中，可被定義為一種主觀的、基于長期經(jīng)驗(yàn)積累的知識(shí)。

根據(jù)上述分析，數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)幾個(gè)概念相互區(qū)別而又緊密聯(lián)系，它們的關(guān)系逐層遞進(jìn)形成鏈接，即數(shù)據(jù)→信息→知識(shí)。數(shù)據(jù)是形成信息的基礎(chǔ)，也是信息的組成部分，數(shù)據(jù)只有經(jīng)過處理、建立相互關(guān)系并給予明確的意義后才形成信息。通過數(shù)據(jù)挖掘等方式對(duì)雜亂無章的事實(shí)和數(shù)據(jù)中尋找到有用的信息，則進(jìn)一步形成人們可以利用的知識(shí)。

（二）知識(shí)管理

關(guān)于知識(shí)管理的定義，不同學(xué)者有不同的見解，比較有代表性的有如下幾種：

1.加特納集團(tuán)認(rèn)為：“知識(shí)管理是為發(fā)現(xiàn)、管理和分享企業(yè)資產(chǎn)所提供的一條途徑。這些信息資產(chǎn)包括數(shù)據(jù)庫、文獻(xiàn)、策略、程序和未成文的存在與職工中的技能與經(jīng)驗(yàn)。”

2.斯威比認(rèn)為，“知識(shí)管理是一種從組織的無形資產(chǎn)中創(chuàng)造價(jià)值的藝術(shù)。”

3.邱均平和段宇峰認(rèn)為，知識(shí)管理的概念可以從狹義和廣義的角度理解。狹義來講，主要是對(duì)知識(shí)本身的管理，而廣義的知識(shí)管理則還包括對(duì)于知識(shí)有關(guān)的各種資源和無形資產(chǎn)的管理，涉及知識(shí)組織、知識(shí)設(shè)施、知識(shí)資產(chǎn)、知識(shí)人員的全方位管理。

根據(jù)上述定義，從企業(yè)的角度出發(fā)，將知識(shí)管理的定義界定如下：知識(shí)管理是將組織可得到的各種資源的信息轉(zhuǎn)化成知識(shí)，加以收集、傳播、和共享來增強(qiáng)組織核心能力和核心競爭力的活動(dòng)。

二、企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)

（一）企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的概念

目前對(duì)于企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的定義總體上分為兩種觀點(diǎn)：技術(shù)與工具觀和系統(tǒng)觀。

技術(shù)與工具觀認(rèn)為知識(shí)管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的工具。系統(tǒng)觀則認(rèn)為知識(shí)管理系統(tǒng)不單單是工具、技術(shù)和軟件等的集合，而是融合了現(xiàn)代先進(jìn)管理思想和方法，將技術(shù)、企業(yè)文化、人和知識(shí)運(yùn)動(dòng)的過程等集成考慮的綜合系統(tǒng)。以此為基礎(chǔ)來整合組織知識(shí)學(xué)習(xí)過程，實(shí)現(xiàn)組織組織資源共享，提高組織競爭力，為企業(yè)構(gòu)建的具有先進(jìn)信息技術(shù)的集成化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

本文將企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)定義為：知識(shí)管理系統(tǒng)是融合現(xiàn)代管理思想來對(duì)知識(shí)收集、組織和傳播的管理技術(shù)集合，是使知識(shí)可以脫離個(gè)體而具備專家性、綜合性、完備性和系統(tǒng)性的系統(tǒng)。

（二）企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的功能

1.企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)應(yīng)能夠以企業(yè)實(shí)際需求為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)企業(yè)需求目標(biāo)。功能要覆蓋核心的流程和環(huán)節(jié)，要幫助解決組織的現(xiàn)實(shí)問題、幫助組織達(dá)到經(jīng)營或運(yùn)作的戰(zhàn)略目標(biāo)，以此幫助組織形成核心競爭力。假如一個(gè)知識(shí)管理系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)上述功能，或不能支持解決這些問題，那么這樣的知識(shí)管理系統(tǒng)即使正常運(yùn)行，也并無其存在的價(jià)值。

2.良好的知識(shí)獲取途徑和開放性。首先，知識(shí)管理系統(tǒng)知識(shí)來源很大程度上取決于使用者，他們積累的知識(shí)構(gòu)成了知識(shí)管理系統(tǒng)知識(shí)中核心的內(nèi)容。因而，知識(shí)管理系統(tǒng)必須為使用者提供便捷而豐富的知識(shí)導(dǎo)入手段（包括文字、圖表、語音），從而使包含在上述幾種表現(xiàn)形式中的信息。其次，在企業(yè)內(nèi)外部建立可互動(dòng)的知識(shí)倉庫與發(fā)布平臺(tái)來進(jìn)行信息采集。有效挖掘利用企業(yè)內(nèi)部知識(shí)信息資源的同時(shí)將網(wǎng)上有用信息通過智能提取工具企業(yè)納入知識(shí)庫，建立網(wǎng)上協(xié)同工作平臺(tái)，以此實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的實(shí)時(shí)知識(shí)共享。

3.具備較強(qiáng)的檢索和發(fā)布能力。知識(shí)管理系統(tǒng)需要能夠根據(jù)用戶所限定的搜索范疇，從知識(shí)倉庫的一個(gè)子集（符合某種特性的知識(shí)的集合）到整個(gè)知識(shí)庫，到與知識(shí)管理系統(tǒng)相嵌聯(lián)的其他應(yīng)用（外部數(shù)據(jù)庫、文檔集等），進(jìn)行關(guān)鍵字、全文及附件等內(nèi)容的檢索，并將搜索結(jié)果關(guān)聯(lián)、標(biāo)引、分類，使顯性知識(shí)和隱性知識(shí)得以補(bǔ)充、匯集、序化，從而將最符合用戶需求的知識(shí)在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候提供給其用戶，以達(dá)到智能搜索的目的。

4.易操作和個(gè)性化的可視界面。知識(shí)管理系統(tǒng)必須能夠把知識(shí)以一種簡潔明了的方式進(jìn)行展現(xiàn)，讓用戶能夠清晰準(zhǔn)確地查閱到自己所需要的知識(shí)。同時(shí)，由于不同用戶關(guān)心的內(nèi)容不一樣，知識(shí)管理系統(tǒng)有必要提供可設(shè)置的個(gè)性化的導(dǎo)航界面。endprint

5.具備知識(shí)挖掘和知識(shí)發(fā)現(xiàn)的功能。越來越多的企業(yè)需要知識(shí)管理系統(tǒng)對(duì)知識(shí)進(jìn)行深加工，形成組織所需的具有綜述性、研究性和預(yù)測(cè)性報(bào)告和情報(bào)。這就對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)提出了更高的要求，即對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)知識(shí)挖掘。通過運(yùn)用最新的智能工具將海量顯性知識(shí)進(jìn)行關(guān)聯(lián)與分析，從而發(fā)掘其中的隱性知識(shí)，將隱性知識(shí)顯性化并給予管理、利用，并形成專業(yè)知識(shí)庫和知識(shí)倉庫。

（三）企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的構(gòu)建

1.系統(tǒng)目標(biāo)確立及可行性評(píng)估。知識(shí)管理系統(tǒng)構(gòu)建初期，應(yīng)設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)所要達(dá)到目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)可行性進(jìn)行研討。確認(rèn)實(shí)施目標(biāo)和可行性后，由知識(shí)管理專家小組負(fù)責(zé)知識(shí)結(jié)構(gòu)分類，建立知識(shí)管理系統(tǒng)的運(yùn)作模式和流程。

2.系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)。知識(shí)管理專家小組對(duì)系統(tǒng)原型進(jìn)行設(shè)計(jì)，定義知識(shí)管理系統(tǒng)的功能需求，發(fā)展知識(shí)管理地圖和知識(shí)結(jié)構(gòu)，制定知識(shí)管理政策及詳細(xì)流程，明確系統(tǒng)知識(shí)來源，建立知識(shí)管理系統(tǒng)運(yùn)行制度及規(guī)則，確立仲裁機(jī)制。

3.系統(tǒng)開發(fā)測(cè)試。技術(shù)部門在專家領(lǐng)導(dǎo)小組及規(guī)劃設(shè)計(jì)思想指導(dǎo)下進(jìn)行系統(tǒng)功能的細(xì)部設(shè)計(jì)、系統(tǒng)原型的開發(fā)和發(fā)展，并給出知識(shí)導(dǎo)入計(jì)劃。系統(tǒng)開發(fā)完成后，進(jìn)行范圍內(nèi)性能測(cè)試。根據(jù)應(yīng)用效果及功能實(shí)現(xiàn)程度，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整，以保證其實(shí)用性、易操作性和安全性。

4.系統(tǒng)實(shí)施。系統(tǒng)開發(fā)測(cè)試完畢后，在企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門實(shí)施系統(tǒng)。對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)操作人員進(jìn)行知識(shí)導(dǎo)入及輸出等相關(guān)培訓(xùn)，普及知識(shí)管理系統(tǒng)運(yùn)行制度及規(guī)則，履行仲裁機(jī)制。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)實(shí)施成果進(jìn)行階段性評(píng)價(jià)。

5.系統(tǒng)維護(hù)反饋。根據(jù)實(shí)施階段所得到的反饋內(nèi)容對(duì)系統(tǒng)功能及流程進(jìn)行取舍，根據(jù)實(shí)際需求豐富系統(tǒng)的功能組成，實(shí)現(xiàn)新功能的增添，完善存在不足的舊功能，確保各項(xiàng)規(guī)則和制度的認(rèn)真執(zhí)行。

三、結(jié)束語

近年來，中國學(xué)界對(duì)于企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的研究涉及知識(shí)管理系統(tǒng)的構(gòu)建、應(yīng)用等多個(gè)方面，研究內(nèi)容和方法呈現(xiàn)多樣性。但是，中國知識(shí)管理系統(tǒng)研究起步比較晚，目前仍處于初始階段。在未來要積極借鑒國外知識(shí)管理系統(tǒng)研究的成果，加強(qiáng)對(duì)國外知識(shí)管理系統(tǒng)企業(yè)實(shí)踐的研究。同時(shí)，企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的研究深度和寬度應(yīng)進(jìn)一步擴(kuò)大。要加強(qiáng)對(duì)新形勢(shì)下知識(shí)管理系統(tǒng)的集成模式的研究，不同類型企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計(jì)研究，企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的具體組織實(shí)施研究，以此來開發(fā)具有實(shí)用性、符合不同類型企業(yè)以及當(dāng)前中國具體國情的知識(shí)管理系統(tǒng)。

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[責(zé)任編輯 吳高君]endprint