中小企業(yè)信息化實施方案

劉洋

（內(nèi)蒙古師范大學(xué)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010022）

中小企業(yè)信息化實施方案

劉洋

（內(nèi)蒙古師范大學(xué)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010022）

本文首先分析了我國中小企業(yè)管理中普遍存在的問題，然后設(shè)計了信息化分步實施方案，意在逐步提升中小企業(yè)管理水平，實現(xiàn)精細(xì)化管理.以期對我國中小企業(yè)信息化建設(shè)起到參考指南作用.

中小型企業(yè)；管理問題；信息化；解決方案

1 緒論

中小企業(yè)占我國企業(yè)總數(shù)的大多數(shù)，是國民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分.其特點是規(guī)模小、管理簡單、抗風(fēng)險能力差，如果沿用大中型企業(yè)的信息化解決方法及手段，采取一步到位式的策略，無疑猶如拔苗助長，有百害無一利.中小企業(yè)的信息化建設(shè)應(yīng)著手提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和競爭力，利用信息技術(shù)先進(jìn)的平臺，為企業(yè)經(jīng)營管理者提供大量的信息資源，從而進(jìn)行科學(xué)的分析與評價，根據(jù)中小企業(yè)規(guī)模與行業(yè)特點，逐步實現(xiàn)信息化.[1]

2 中小企業(yè)管理中的問題

隨著越來越激烈的市場競爭發(fā)展，中小企業(yè)的平均壽命在逐年縮短[2].與大型企業(yè)相比，中小企業(yè)無論在規(guī)模還是業(yè)務(wù)發(fā)展水平上，都不可與之相比.從一個企業(yè)的生命周期看，處于成長期的中小企業(yè)組織結(jié)構(gòu)簡單、資金虧乏，存在的問題日益突出：數(shù)據(jù)管理混亂；財務(wù)賬目不清、信息失真；財務(wù)與業(yè)務(wù)管理相脫節(jié)；生產(chǎn)運(yùn)營隨意性大，管理方式和手段落后；我國中小企業(yè)人員素質(zhì)整體不高.[3]管理方式主要是以主的粗放式管理為主導(dǎo).

3 諾蘭階段模型

上個世紀(jì)70年代，美國管理信息系統(tǒng)專家諾蘭通過對200多家企業(yè)信息系統(tǒng)的實踐和經(jīng)驗總結(jié)，提出了著名的信息系統(tǒng)進(jìn)化的階段模型，即“諾蘭模型”，也被稱為企業(yè)信息化建設(shè)的階段劃分理論.[4]80年代，查理諾蘭將該模型進(jìn)一步完善，把企業(yè)信息化建設(shè)的成長過程總結(jié)為初裝、擴(kuò)展、控制、集成、數(shù)據(jù)管理、成熟共六個階段.該諾蘭階段模型總結(jié)了發(fā)達(dá)國家信息系統(tǒng)發(fā)展的經(jīng)驗和規(guī)律，具有明顯的地區(qū)局限性和時代局限性.在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，無論在確定開發(fā)管理信息系統(tǒng)的策略，或者在制定管理系統(tǒng)規(guī)劃的時候，我國中小企業(yè)信息化首先明自己處于哪一生長階段，有目標(biāo)地進(jìn)行信息化建設(shè).

4 中小企業(yè)信息化分步實施方案

4.1 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”.我國中小企業(yè)信息化水平低的主要原因是信息化基礎(chǔ)薄弱，缺乏完善準(zhǔn)確的數(shù)據(jù).俗話說“輸入的是垃圾，輸出的是垃圾”.數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)組織生產(chǎn)、經(jīng)營活動的依據(jù).準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)共享，便于企業(yè)系統(tǒng)的應(yīng)用集成.[5]

企業(yè)信息化首先應(yīng)該依次符合國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)，然后根據(jù)自己企業(yè)實際情況制定相應(yīng)的編碼方案.企業(yè)所制定的相關(guān)技術(shù)、管理及工作要求標(biāo)準(zhǔn)在企業(yè)內(nèi)需要協(xié)調(diào)、統(tǒng)一.對每一項需要統(tǒng)一編碼的項目要事先規(guī)定其長度、級別.編碼包括會計科目編碼、部門人員編碼、物料編碼、設(shè)備編碼等.

4.2 財務(wù)信息化

對于中小企業(yè)而言，資金是企業(yè)的命脈.財務(wù)信息化最早起源于美國企業(yè)里運(yùn)用計算機(jī)輔助財務(wù)人員設(shè)計思想，后來相繼出現(xiàn)了會計電算化等體現(xiàn)信息化思想的企業(yè)管理流程.目前，國內(nèi)成熟的財務(wù)軟件已經(jīng)很多，比如用友財務(wù)軟件、金蝶財務(wù)軟件、管家婆財務(wù)軟件、速達(dá)財務(wù)軟件等，這些財務(wù)操作簡單，易于實施.以財務(wù)信息化作為管理基礎(chǔ)，有利于中小企業(yè)理清內(nèi)部財務(wù)信息，從而提升管理水平.

圖1 財務(wù)各子系統(tǒng)關(guān)系圖

財務(wù)信息化可以減少人為干預(yù)，減輕財務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，為管理者提供準(zhǔn)確、及時的財務(wù)數(shù)據(jù).財務(wù)軟件主要立足于企業(yè)財務(wù)賬目，企業(yè)資金賬戶，企業(yè)收支狀況等方面的管理，財務(wù)軟件一般包含總賬管理子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)、現(xiàn)金管理子系統(tǒng)、應(yīng)收應(yīng)付管理子系統(tǒng)等，[6]如圖1所示.

4.3 財務(wù)業(yè)務(wù)一體化

財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的基本思想是將企業(yè)經(jīng)營中的三大主要流程，即業(yè)務(wù)流程、財務(wù)會計流程、管理流程有機(jī)融合，借助網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、管理軟件平臺等要素，建立基于時間驅(qū)動的財務(wù)一體化信息處理流程，使財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體.中小企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化可以使企業(yè)實現(xiàn)以物流為依據(jù)、以信息流為核心、以商流為主體的全新運(yùn)作方式.“進(jìn)、銷、存”集成管理可以優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)自動產(chǎn)生會計信息，使業(yè)務(wù)與財務(wù)有機(jī)銜接，，規(guī)范了業(yè)務(wù)處理過程，極大提高了業(yè)務(wù)和管理工作的效率.如圖2所示.

圖2 財務(wù)業(yè)務(wù)一體化應(yīng)用流程

4.4 計劃管理

計劃管理就是計劃的編制、執(zhí)行、調(diào)整、考核的過程.“計劃、生產(chǎn)兩層皮”是中小型生產(chǎn)企業(yè)普遍存在的問題，管理者迫切需要根據(jù)準(zhǔn)確的市場需求和企業(yè)內(nèi)外環(huán)境和條件變化，并結(jié)合長遠(yuǎn)和當(dāng)前的發(fā)展需要，合理地利用人力、物力和財力資源，組織籌謀企業(yè)的生產(chǎn)活動，以提高企業(yè)競爭力.

圖3 計劃管理流程圖

首先，企業(yè)根據(jù)發(fā)展需要與市場需求依次制定企業(yè)生產(chǎn)規(guī)劃、主生產(chǎn)計劃，同時進(jìn)行生產(chǎn)能力與負(fù)荷分析.然后根據(jù)主生產(chǎn)計劃、企業(yè)物料庫存信息、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)清單等信息來制定物料需求計劃；再由物料需求計劃、產(chǎn)品生產(chǎn)工藝路線和車間各加工工序能力數(shù)據(jù)生成對能力的需求計劃，通過對各個加工工序的能力平衡，調(diào)整物料需求計劃.采購與車間作業(yè)按照平衡能力后的物流需求計劃執(zhí)行，并進(jìn)行能力的控制，根據(jù)作業(yè)執(zhí)行結(jié)果反饋到計劃層，整個過程如圖3所示.

4.5 全面實現(xiàn)信息化

全面信息化體現(xiàn)在企業(yè)的所有信息可能并應(yīng)該集中于一個單一的企業(yè)數(shù)據(jù)庫中；企業(yè)的所有經(jīng)營流程全面在線完成，沒有手工作業(yè)進(jìn)程；所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)經(jīng)過系統(tǒng)處理，快速形成管理層所需商業(yè)網(wǎng)智，提高企業(yè)整體管理水平.

企業(yè)信息化的優(yōu)勢在于“集成效益”，中小企業(yè)根據(jù)自身的行業(yè)特點、業(yè)務(wù)流程，設(shè)計一套符合企業(yè)自身管理習(xí)慣的信息化解決方案，隨著業(yè)務(wù)規(guī)模逐步擴(kuò)大和經(jīng)營管理逐步規(guī)范，必然要過渡到信息集成階.筆者認(rèn)為在上一階段的計劃管理基礎(chǔ)上，逐漸引入資金管理、預(yù)算管理、質(zhì)量管理、產(chǎn)運(yùn)管理、設(shè)備管理等，可以增加信息化應(yīng)用的深度和廣度，實現(xiàn)精細(xì)化管理，從而實現(xiàn)企業(yè)全面信息化.

5 小結(jié)

本文設(shè)計了中小企業(yè)信息化建設(shè)分步走實施方案.首先，從最需要信息化的財務(wù)管理流程作為切入點，實現(xiàn)財務(wù)信息化透明化.然后引入企業(yè)最基本的常用業(yè)務(wù)（“進(jìn)銷存”業(yè)務(wù)），實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)同步，從而達(dá)到企業(yè)的物流、資金流和信息流三流統(tǒng)一.再引入計劃管理，使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理便于實時調(diào)整與控制.最后引入質(zhì)量管理、設(shè)備管理、預(yù)算管理等全面實現(xiàn)信息化，最終實現(xiàn)企業(yè)管理者的管理駕駛艙.

〔1〕劉佩倉.中小企業(yè)信息化之路 [M].北京大學(xué)出版社，2003.5-8.

〔2〕國家發(fā)改委中小企業(yè)對外合作協(xié)調(diào)中心.中國中小企業(yè)手冊[M].中國經(jīng)濟(jì)出版社，2009.

〔3〕曹國法，樊勇（英）.中小企業(yè)信息化問題研究[M].鄭州大學(xué)出版社，2003.61.

〔4〕范玉順，高展.企業(yè)建模理論與方法學(xué)導(dǎo)論[M].北京:清華大學(xué)出版社，2010(1)：30.

〔5〕張松.論信息化與企業(yè)管理組織的變革[J].遼寧大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)），2011（5）：8-9.

F276.3

A

1673-260X（2014）01-0060-02