淺談福建安諾集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理

岳彩霞

摘要：合同管理是防范企業(yè)涉外經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的必要手段，在合同管理過程中目前還存在著諸多不足之處，本文擬從我公司目前合同管理現(xiàn)狀出發(fā)，探討在合同管理過程中如何加強(qiáng)內(nèi)控制機(jī)制建設(shè)以及合同執(zhí)行后評(píng)價(jià)制度等項(xiàng)工作，借以防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：公司 合同 管理

一、目前公司在合同管理過程中存在的問題

《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理》對(duì)合同管理流程進(jìn)行了專門、詳細(xì)的規(guī)定。旨在幫助企業(yè)規(guī)范合同雙方當(dāng)事人的經(jīng)營(yíng)行為，維護(hù)自身合法權(quán)益，防控交易過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)。

本文擬從實(shí)際出發(fā)，淺談合同管理在我公司實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中存在的一些問題。

（一）市場(chǎng)調(diào)查不足

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中涉及的合同比較繁雜，涉及的事項(xiàng)也各種各樣，但在合同訂立前，普遍存在市場(chǎng)調(diào)查不足的現(xiàn)象。這里存在的問題主要是對(duì)合同當(dāng)事雙方不了解，沒有充分了解對(duì)方的資質(zhì)或民事權(quán)力能力和行為能力，或者是真實(shí)代理權(quán)問題。實(shí)際造成合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)資質(zhì)虛假、轉(zhuǎn)包、非法代理等現(xiàn)象的發(fā)生，給合同執(zhí)行帶來很大風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

解決這類問題，也非常簡(jiǎn)單，那就是“現(xiàn)場(chǎng)了解”，但在實(shí)際過程中出于成本費(fèi)用考慮，往往做得很不到位，道聽途說、網(wǎng)上詢查、或者僅限于電話溝通等。這樣造成的后果很可能是對(duì)公司對(duì)當(dāng)事人的真實(shí)情況和能力的誤判。

從我集團(tuán)各分公司的工程招標(biāo)和采購(gòu)過程來看，在這方面我們也同樣存在著一定的不足，比如在非主要材料及促銷物料的采購(gòu)中，過多的依賴一般性的了解和網(wǎng)絡(luò)信息，往往忽視實(shí)質(zhì)性的調(diào)查，以致部分采購(gòu)物料存在資料問題。設(shè)備采購(gòu)過程中個(gè)別存在的廠家業(yè)務(wù)人員私自承接業(yè)務(wù)的現(xiàn)象，造成這種現(xiàn)象的原因是我們?cè)跇I(yè)務(wù)溝通過程中不夠細(xì)致所致，沒有通過正常業(yè)務(wù)聯(lián)系渠道進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通，結(jié)果可能導(dǎo)致我們?cè)谑酆蠓?wù)方面不能得到廠家的支持。

（二）合同談判環(huán)節(jié)把握不足

初步確定合同談判對(duì)象后，承辦部門應(yīng)本著公正、公平的原則明確雙方的權(quán)利義務(wù)，以及違約責(zé)任等事項(xiàng)。

這里存在的主要問題一是信息不對(duì)稱條件下的不當(dāng)讓步；二是權(quán)利義務(wù)等條款過于寬泛不夠細(xì)致；三是違約責(zé)任不明確，隨意示好。

解決這類問題，一要加強(qiáng)市場(chǎng)了解，特別是價(jià)格信息的了解，在目前同質(zhì)化趨同的市場(chǎng)化環(huán)境下，價(jià)格的把握還是比較容易的；二要關(guān)注合同核心內(nèi)容，條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，涉及質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等條款絕不能讓步；三要加強(qiáng)紀(jì)律約束，防止泄密、舞弊等現(xiàn)象的發(fā)生，避免人情合同。

目前，我公司在這方面存在的不足之處主要還是一般性的交易合同方面，隨便使用對(duì)方的格式合同，對(duì)一些技術(shù)性的條款沒有充分表達(dá)己方意見，同時(shí)也存在著對(duì)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識(shí)不清，進(jìn)而造成保修、退換貨等方面的障礙。

（三）合同執(zhí)行過程中的幾點(diǎn)不足

首先是合同傳遞不及時(shí)或部門的單方面留滯問題。

由于公司內(nèi)部門協(xié)調(diào)問題，合同的簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督部門往往不能第一手掌握合同材料，進(jìn)而形成事后合同，造成內(nèi)控失效，合同監(jiān)管執(zhí)行不到位的后果。主要體現(xiàn)在工程施工合同方面。在平時(shí)的簽單過程中可以看到個(gè)別零星工程沒有合同沒有設(shè)計(jì)，工程結(jié)算時(shí)才匆匆做個(gè)合同去應(yīng)付，事前沒有合同作為支撐，對(duì)于可能存在的質(zhì)量問題沒有一個(gè)明確的約束條款，5%的質(zhì)保金根本解決不了質(zhì)量損失造成的風(fēng)險(xiǎn)。這一點(diǎn)應(yīng)從加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)調(diào)與監(jiān)督機(jī)制入手予以解決。

其次，合同執(zhí)行部門執(zhí)行意識(shí)不足的問題。

在合同執(zhí)行過程中，由于雙方各自的原因往往會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問題，在此情況下，執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)根據(jù)合同條款向?qū)Ψ桨l(fā)函督促履約，決不能以漠視的態(tài)度任事態(tài)發(fā)展，造成履約風(fēng)險(xiǎn)。

二、合同管理過程中的內(nèi)控建設(shè)

加強(qiáng)合同執(zhí)行部門與財(cái)務(wù)部門的溝通與協(xié)調(diào)，在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，合同執(zhí)行部門與財(cái)務(wù)部門往往是各行其是，在合同的執(zhí)行管理上協(xié)調(diào)溝通不夠，特別是存在應(yīng)付賬款或保證金的情況下尤為如此。

合同執(zhí)行部門也應(yīng)加強(qiáng)應(yīng)付款和保證金管理意識(shí)，保證企業(yè)權(quán)益和防范履約風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)信譽(yù)。

最后，應(yīng)建立合同執(zhí)行后評(píng)價(jià)制度。

公司審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)合同以及合同履行臺(tái)賬進(jìn)行相應(yīng)的審計(jì)評(píng)價(jià)工作，從合同的調(diào)查、談判、文本起草、審核、簽署、履行等環(huán)節(jié)著手，分析評(píng)估合同履行中存在的不足，并提出整改意見，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。在此方面，我公司目前的內(nèi)部制約機(jī)制還不夠健全，后評(píng)價(jià)制度的建立應(yīng)該說還有一段路要走，但從內(nèi)控制度建設(shè)的角度來看，我們必須建立起相應(yīng)的審計(jì)評(píng)價(jià)機(jī)制，從過程管理上防范不規(guī)范的做法及不規(guī)范的合同可能給企業(yè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)。endprint