秘書時間統籌策略分析

董長春

(常州工學院人文社科學院，江蘇 常州 213002)

“統籌學”所包含的通盤策劃、協調統一、全局觀念等思想，突破了傳統時間管理理論的局限性，有助于主體更好地適應客體的復雜多樣，對龐雜機構和工作的系統運籌很有裨益。如果說時間管理針對的是任何個人或組織從事的所有工作，那么時間統籌針對的則是特殊的組織、職業、崗位等所承載的復雜的工作任務?？梢哉f時間統籌是時間管理向特殊化、差異化、精細化發展的必然走向，是時間管理的更高層次，體現了時間管理的更高要求。

秘書職業具有非行業化特點，服務領域日趨寬泛，工作內容錯綜繁雜，針對時間所進行的自我管理和組織管理必須突出統籌兼顧。從時間統籌的角度來看，具有秘書性質的工作大致可分為兩類。一類是連續不斷、周而復始的業務型活動，如匯報征詢、接打電話、收發郵件和傳真等。這類工作千頭萬緒，繁雜瑣碎。另一類是具有時限性、整體性的項目型活動，如組織會議、安排商旅活動、調查研究、接待計劃中的來賓等，這類工作情況復雜多變，含有諸多不可控因素和關系。面對如此復雜的管理內容和“雙重”(自身與領導)時間管理對象，要做到忙而不亂，有條不紊，抓住重點、以點帶面，必須運用統籌學的理論及方法來進行“時間統籌”。

一、秘書時間統籌的維度

造成秘書時間浪費和利用低效的因素是多方面的，主要包括主體、客體、環境三方面，秘書時間統籌也對應這三個維度。

(一)主體因素

主要指秘書自身及其輔助服務對象(包含直接領導及其所在的領導團隊、秘書職能場輻射的相關人員)具有的時間哲學觀、價值觀、財富觀、資源觀。

從秘書自身來看，具體表現有:第一，工作目標不明確。不能準確區分時間的類型和層次，與輔助服務對象未充分溝通、等指示。第二，工作計劃不清晰。無法理清各項工作的先后順序，整天疲于應付。第三，執行任務不到位。工作時間未能抵制干擾，辦事拖泥帶水、缺乏連貫性，考慮事情過于細致、事必躬親、奉行完美主義等。

從秘書輔助服務對象來看，具體表現有:第一，領導者時間觀念陳舊，未真正認識到時間就是財富，未充分意識到時間的價值。第二，領導者未樹立正確的時間管理習慣，常常將自己的時間凌駕于秘書的時間之上，甚至任意侵占秘書的時間，講排場、走過場、做虛功，造成秘書疲于奔命。第三，“多頭領導”導致時間混亂，直接領導與其他領導之間的時間安排矛盾，常令秘書無所適從。

(二)客體因素

客體指基于秘書工作性質、內容和特定的秘書職位(崗位)的責權利所劃分的秘書工作時間。

按照時間的屬性標準，秘書的時間大致可以歸為三類:安排自身工作時間，輔助領導管理時間，處理非職責事務的時間。前兩類占據主體地位，而由于秘書部門具有“不管部”的特性，其工作界限相對模糊，因此非職責范疇的事務經常侵占秘書的時間。又因為秘書部門具有“協調性”的特征，常常需要將很多時間分配到其他部門，而這種協調性往往使其“趨于被動”，不易準確把握預留時間。這些都導致了秘書時間的專注度低、整塊性弱，很難明晰工作與業余、他人(上司)與自我、公務與私務、內部與外部等時間范疇，很難把握好常規與非常規，可控與不可控等關系，造成時間管理的混亂。

(三)環境因素

環境主要指所在組織(機構)的時間相關制度環境、空間物理環境和虛擬信息環境。

相關的工作程序、時間期限等方面的制度不完善(如復雜或易變的工作程序、不確定的承辦期限等)都容易造成時間拖延。辦公環境的雜亂無章、混亂無序，則會使人浪費大量時間去找尋物品。秘書面臨太多信息時，在選擇上需要花費時間;信息不足時，在尋找上又要花費時間。信息輸入無度與輸出滯緩等都將對秘書時間利用的行為傾向、工作效率產生不良影響。

二、秘書時間統籌的策略

要使秘書實踐活動達到如意期望，首先要確定所做的是正確的事，然后才是正確地去做。前者講目標合理，講適度、適應、適當。后者講計劃優化，講更快、更省、更高。秘書時間統籌的本質是用合理指導優化、以效用決定效率，目的是追求管理期望的極值，即最短的時間，最高的質量，最佳的效果，核心是人、時間、空間相統一的優化。因此，必須講求:用時的科學性，符合身心發展的規律;用時的功效性，提高利用時間的效益;用時的系統性，有計劃、有步驟全面安排;用時的環保性，控制與優化環境要素。

(一)以人為本，統籌生理節奏和心理情感

從主體層面來說，時間統籌的前提是要在保持自身韻律的基礎上，與他人韻律相協調。一是保持秘書自身韻律。應注意研究自己的內部和外部黃金時間，內部黃金時間即精力最充沛、腦子最清醒、智力活動最佳的時段，在此時段做最重要、最有價值的事。外部黃金時間則是用來跟其他人交往的最佳時間，利用這段時間充分表達自身的優勢。同時通過變換工作內容、休息放松、暫時封閉等方式進行適度調節，保有工作熱情。二是要與他人(輔助服務對象)的韻律相協調。秘書應熟悉上司的生物鐘，考慮其思想狀態和休息，例如:上司外出回來的第一天不要安排會議、約會等活動，要專用于處理內部事務;不要一件重要的事情做完后立即安排另外一件重要的事情等。要了解他人的行為習慣，預先與對方聯系，不隨意打擾別人，不唐突拜訪對方。

保持自身和他人韻律統一的最大障礙莫過于打擾和請托。主動的態度、充分的溝通、理智的分析是解決難題的三大利器，既可避免打擾、不得罪他人，又體現出秘書不卑不亢的氣節和理性的思維;既能保持自己的生理韻律，又會讓秘書的“情感賬戶”充實圓滿，達到時間統籌的最佳期望。

1．主動地削減打擾

首先將打擾“定型化”，形成定時匯報和反饋制度，盡量采用打擾性不強的溝通方式(如便條、電子郵件)，對于常規事項制作簡明易懂的書面說明。其次要分析經常因“何事”打擾。對秘書來說，來自上司的打擾(臨時交辦事項)最常見，也最難控制，因此要同上司充分溝通，說明自己的態度和工作方式，探討如何做好時間管理，且達成共識。最后要思考中斷情形無法受控的主觀原因，逐步改善自身行為習慣。

2．明智地接受請托

請托大致有三種:一是職務所系而責無旁貸;二是雖系職務所系，但不合時宜或不合情理;三是無義務履行之請托。秘書不加分析地接受他人的請托(尤其是后兩類)而擾亂自己的步伐，是不合理、不明智的，應進行成本/效益分析，進而提出恰當建議(或拒絕、轉移，或推遲、暫停)。否定性的策略容易對秘書的業緣關系造成消極影響，保持自身韻律前提下的轉移是最佳策略，應充分利用崗位權限(領導授權)及非指揮權限，實現“分身有術”。但由于受傳統秘書文化中講情重義的思想影響，涉及情感、人員發展的請托相較于純事務請托更應慎而轉之。

(二)講求功效，統籌目標與標準的關系

目標就是期望達到的結果，是時間統籌行動的歸宿。這里的目標主要指與提升工作素養、發展事業相關的目標，目標與時間應該是高度統一的，隨著時間的不斷消耗，日愈趨近于目標。一般來說，短期時間消耗對應預期的效果，中期時間消耗對應效益，長期時間消耗對應最終效用。

把事情做好僅僅是有效率;做正確的事情才會有效果;首先考慮效果，然后才考慮效率。而何為正確、何為重要本身就是一個體系問題，包括如何對待要素、上下、左右、先后、主從等關系。例如一般認為關乎群眾利益、領導關系的事情是重要的事情，但是有時會因為顧及一些所謂的群眾利益而把原本重要的事情擱置一邊。又如準時、按質完成上司交代的任務是衡量秘書工作水平的通常指標，而對時限、成本、質量本身的過分關注，容易造成對既定人選和方法的依賴，使人惰于思考改善和優化的思路。按時高質完成工作是秘書的職責，但在完成所有工作之余，秘書更需廣闊的思考空間，去深入思考完成工作的效益和事業全面協調可持續發展的效用。

衡量工作任務有三個標準:重要程度、緊急程度和耗費時間。“輕重”是對實現目標的貢獻程度的衡量，“緩急”是對時限要求的靈活程度的衡量，“長短”是對完成任務耗費時間的衡量。圍繞目標開展的、有助于實現目標的重要之事應優先考慮已為人所共識，而時限要求和耗費時間同樣會影響秘書時間統籌目標的實現。

在重要程度和緊急程度一致的情況下，“重要且緊急”的事情成為首選;兩者矛盾的情況下，“緊急而不重要”的事情往往會被選擇。秘書工作中經常會出現這樣的場面:領導一聲令下，秘書不得不放下所有工作，完成這些緊急的交辦事項。這樣一來，恐怕就無時無力去做那些影響更深遠的“重要不緊急”之事。這看似平常無奇卻實為統籌不夠。秘書應避免習慣于“緊急”狀態，避免習慣于經常去做那些“緊急不重要”的事情，避免掉進“嗜急成癮”的陷阱中。其實，大多數緊急之事都能夠提前預知并做好準備，也即“緊急”和“不緊急”之事是相通的。將大部分時間用以確定及實施重要之事，實現緊急向非緊急的轉化，事情變得緊急后才疲于應付的狀況自然會得到控制。

傳統的“ABC”分類法和“四象限”法等幾乎都放大了前兩個標準，忽略了耗時長短標準，時間統籌則要求綜合考慮三個標準。比如將比較緊急、比較重要而只需要較少時間就可以辦完的事項，甚至不太緊急、不太重要但很快就可以辦完的事項，排在非常緊急、非常重要但需要較長時間才能辦好的事情之前。這樣可以花很少時間集中優先處理好那些不是最緊急最重要的事情，防止在處理重要而耗時較多的事項中受到干擾，便于集中精力高效處理最緊急、最重要但較費時的工作。

(三)系統用時，統籌計劃和變化的關系

秘書時間統籌的重點在于有計劃、有步驟地分配時間，最充分地節約時間，更高效地開發資源。規劃不足和規劃過度都不利于時間管理，秘書一天的時間安排應松弛有序，不要100%地計劃，一般情況下計劃中所有工作所需時間總計不應超過75%，其余25%用于處理突發事件或做些緊張工作的調劑。對于具體工作主要有以下幾種統籌策略。

1．集中與分散結合

如果個別處理或出現就處理會把自己的時間切割成很多的片段，可以將多件累積到一定數量(在時限要求不緊急的情況下)，集中時段合并處理同質同類事務。這種整批處理的方法主要適合于業務型的活動。比如，將所有要復印的文件、要打的電話、要讀的郵件、外出事項等集中處理;設置留言電話，告訴別人在固定時段打來電話;給對方限定談話時間(門上貼“請勿打擾”標牌)。分散有三層含義:一是將項目型活動中的各項任務合理地分散到每天的工作中;二是在等待的時間里穿插一些業務型活動，如閱讀資料、收發郵件、打電話等;三是在處理涉及外部的事務(會計銀行事務、辦公采購等)時恰當地運用逆勢操作，即當別人沒做或較少做某件事的時候去做，避免高峰，節省時間。例如選擇下班前通話，利用對方急于下班的心理，減少客套和閑聊，言簡意賅。

2．并行與串行結合

業務型活動的理想狀態是串行模式，即一項任務完成之后開始另一項任務，但這幾乎是不可能的，秘書的工作任務一般都是“被并行”完成的。項目型活動一般都采用并行和串行相結合的模式。如完成一次調研，需要查閱資料、實地調研、統計數據、草擬報告。查閱資料和實地調研可以并行完成，之后的統計數據和擬寫報告有明確的先后次序，須串行完成。對這類復雜的項目型活動可以運用項目管理中的“網絡圖法”(AOA)、“關鍵路徑法”(CPM)、“項目評審術”(PERT)等，得到最佳時間進度計劃，通過優化組合，用最少的時間完成預定的目標。

3．常規與變例兼顧

秘書工作帶有規律性，其中大部分是常規工作，可由自己主導，如每日整理責任區、處理郵件、與上司溝通(提示和匯報、征詢和確認)，定期參加例會、分發辦公用品等。常規工作的時間、質量可以把控，也能夠按計劃有步驟地完成，而不可控因素和不確定因素經常出現在涉及外部的事務中，導致整個時間計劃需調整甚至重新編制。因此，一方面，秘書應積極主動地為自己和領導謀求盡可能多的可控時間，盡量將不可控轉化為可控;另一方面，要加強與其他相關人員的聯絡以便能預先獲得相關信息，盡量將不確定轉化為確定。秘書必須統籌兼顧、精心安排，既出色完成突發工作，又盡量把突發工作給常規工作帶來的沖擊降低到最小;提前準備應變計劃，在保證突發工作能順利開展的前提下，盡可能控制突發事件的時空與人員規模，做到常規工作不斷線，突發工作不失時，以收到兩全齊美之功效。

(四)優化環境，統籌輸入和輸出的關系

外部環境的特點及其變化必然會影響秘書的行為傾向和工作效率，必須發揮適應、影響、改變、塑造、控制環境的反作用，凈化、美化和優化環境，使其向滿足秘書實踐要求的方向發展。完善的工作程序和時限制度是秘書時間統籌的制度保障。要建立科學合理的文件處理程序、檔案管理程序、會議組織程序、信訪處理程序、物品采購程序等，尤其對一些內外交接事務(如財務)，因其關乎組織形象和效能必須規定承辦時限，如信訪回復時限、電話回復時限、商務費用報銷時限等。

秘書辦公室的空間設計，視覺、聽覺、保健與安全等方面的環境都會不同程度地影響秘書的工作時效，尤其是視力所及范圍內的物品數量和顏色會嚴重影響秘書工作的專注度，因此必須使環境整潔有序，美觀和諧。如掛上醒目的時鐘有助于建立時間觀念、樹立速度意識;桌上只配電話、電腦、常用文具、現行文件夾、必需的參考工具書等核心物品，以減少用于尋找物品的時間;慎用太艷麗的小便箋、太漂亮的裝飾物等，以防“喧賓奪主”，分散注意力。

秘書工作環境中的實物和信息并非多多益善，合理的做法是在總量基本保持不變的前提下，控制輸入和及時輸出。一方面應控制甚至阻斷環境中無關信息的輸入，堅決清理與工作無關的信件和文件、沒用的名片、無用的紙張等，設置外網的訪問權限，安裝廣告過濾程序，禁設聊天工具等;另一方面，根據文件信息的價值大小、使用頻率、運用時效，及時輸出至相應的位置和載體，使其各就各位、各司其職，營造出時間暢行的“綠色空間”。現行文件應進行合理分類并使用恰當工具使其由虛擬形態固化為實體形態;半現行文件可存于辦公室的文檔柜中，按照先入先出原則依次移出;具有查考和利用價值、需永久保存的非現行文件應轉化為檔案存于辦公室之外的專門機構，如企業內部文檔室和專門檔案館。總之，整潔、有序的環境會對秘書的情緒、行為產生積極的影響，有助于提升工作效率。

［1］ 董長春．秘書統籌試探［J］．江蘇技術師范學院學報，2011(5):30－33．

［2］ 李家強．職業化員工必修的10堂課［M］．北京:機械工業出版社，2008．

［3］ 楊樹森．有效管理時間:“三維綜合分類法”例解［J］．秘書，2008(10):32－34．