高校密級(jí)檔案管理問題探析

梅業(yè)新

（安徽工程大學(xué) 綜合檔案室，安徽 蕪湖 241000）

密級(jí)檔案指按涉密程序制作或簽收，并標(biāo)有“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”字樣的公文以及其他在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍閱讀的文稿、圖表、統(tǒng)計(jì)資料、會(huì)議記錄、刊物等已歸檔保存的信息載體[1]，本文所指的高校密級(jí)檔案特指高校檔案館（室）內(nèi)保管的標(biāo)有“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”字樣的公文。

1 各高校密級(jí)檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

1.1 密級(jí)檔案管理現(xiàn)狀

以安徽省高校為例，筆者通過對(duì)省內(nèi)高校調(diào)查發(fā)現(xiàn)，幾乎每個(gè)學(xué)校都存有一定數(shù)量的密級(jí)檔案，這些密級(jí)檔案的整理方法大致相同，具體表現(xiàn)為對(duì)以卷為單位立卷的密級(jí)文件都與非密級(jí)文件混亂組卷、保管，以件為單位立卷的密級(jí)文件大多數(shù)高校依然采用混合歸檔和存放的方式。密級(jí)檔案的借調(diào)閱方式上各高校都有自己的規(guī)定，大多需要領(lǐng)導(dǎo)同意或?qū)徟惖模珜?duì)密級(jí)檔案的管理專門制定了制度并以紅頭文件下發(fā)的卻很少。

1.2 原因分析

究其原因，主要是國家對(duì)處理完畢的密級(jí)文件如何歸檔保存沒有作明確的說明，筆者通過對(duì)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）及實(shí)施辦法、《中華人民共和國保守國家秘密法》（以下簡稱《保密法》）及實(shí)施辦法、中共中央保密委員會(huì)辦公室和國家保密局共同制定的《關(guān)于國家秘密載體保密管理的規(guī)定》（以下簡稱《保密規(guī)定》）等法律法規(guī)的研讀，發(fā)現(xiàn)相關(guān)條款非常籠統(tǒng)含糊，如《檔案法》第十四條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理”；《保密法》第二十一條規(guī)定：“國家秘密載體的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存、維修和銷毀，應(yīng)當(dāng)符合國家保密規(guī)定。絕密級(jí)國家秘密載體應(yīng)當(dāng)在符合國家保密標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施、設(shè)備中保存，并指定專人管理”；《保密規(guī)定》第三十一條規(guī)定：“需要?dú)w檔的秘密載體，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)檔案法律規(guī)定歸檔”。缺少具體法律法規(guī)明確規(guī)范性的說明要求，致使各高校檔案部門在整理密級(jí)文件時(shí)沒有將其與非密級(jí)文件分開，習(xí)慣性放在一起歸檔整理和保管。

2 當(dāng)前高校密級(jí)檔案管理存在的問題

2.1 密級(jí)檔案的信息安全和實(shí)體安全存在隱患

第一，由于密級(jí)文件與非密級(jí)文件混亂組卷、存放、管理，在檔案提供利用過程中，容易造成內(nèi)含密級(jí)文件的案卷作為普通檔案被查閱、復(fù)印甚至借出，對(duì)密級(jí)檔案的實(shí)體安全和信息安全造成威脅。

第二，檔案管理制度不完善及利用審批手續(xù)不嚴(yán)格，將密級(jí)檔案在聯(lián)網(wǎng)情況下進(jìn)行系統(tǒng)錄入甚至全文掃描，在查閱手續(xù)不完備的情況下提供查閱服務(wù)，使密級(jí)檔案的實(shí)體安全和信息安全存在隱患。

第三，檔案人員的保密意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)密級(jí)檔案缺少安全防范意識(shí)，在整理查閱過程中隨意放置、復(fù)印密級(jí)檔案，從而對(duì)密級(jí)檔案的實(shí)體安全和信息安全造成威脅。

2.2 密級(jí)檔案的密級(jí)調(diào)整工作嚴(yán)重滯后

依據(jù)《保密法》的有關(guān)規(guī)定：“國家秘密的密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三級(jí)，其保密期限除另有規(guī)定外，絕密級(jí)不超過三十年，機(jī)密級(jí)不超過二十年，秘密級(jí)不超過十年”，也就是說密級(jí)檔案的保密期限并不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹落實(shí)情況的變化而變化的，其基本變化是升密、降密、解密[2]。而筆者在對(duì)各高校調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)高校都沒有對(duì)密級(jí)檔案的保密期限作出調(diào)整，原因有以下幾個(gè)方面：

第一，由于密級(jí)文件與非密級(jí)文件混合組卷，對(duì)達(dá)到解密期限的密級(jí)文件查找起來非常不便，因此就不作處理，繼續(xù)按密件保存。

第二，密級(jí)文件的解密缺乏告知程序，有些文件正在按保密規(guī)定正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而新華社或網(wǎng)上卻已經(jīng)公開了。如2005年12月29日國務(wù)院辦公廳印發(fā)的機(jī)密件《國家中長期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要（2006～2020）》（國辦發(fā) [2005]44 號(hào)）， 新華社 2006年2月9日、國務(wù)院公報(bào)2006年第9期分別作了公布。由于對(duì)此類密級(jí)文件的解密缺乏告知程序，檔案部門只能繼續(xù)按原定密級(jí)管理[3]。

第三，上級(jí)有關(guān)部門下達(dá)的關(guān)于密級(jí)文件密級(jí)調(diào)整的通知涉及文件太多，時(shí)間跨度很大，對(duì)涉及到的文件查找工作量非常大，尤其是在密級(jí)文件與非密級(jí)文件混亂組卷且沒有編制相關(guān)索引目錄的情況下，對(duì)密級(jí)檔案保密期限進(jìn)行調(diào)整的工作很難開展。

3 密級(jí)檔案的實(shí)體安全和信息安全

3.1 解決好密級(jí)文件與非密級(jí)文件混卷問題

3.1.1 對(duì)已經(jīng)混卷歸檔的密級(jí)檔案處理方法 如何處理已經(jīng)混卷整理的密級(jí)檔案目前存在以下兩種觀點(diǎn)：

觀點(diǎn)一：為徹底解決密級(jí)文件與非密級(jí)文件混卷問題，堵塞因混卷在提供利用中可能造成泄密的漏洞，以及密級(jí)文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題把館藏的所有的密級(jí)文件抽出來單獨(dú)存放。

觀點(diǎn)二：對(duì)以件為單位整理的密級(jí)文件抽出來單獨(dú)存放。對(duì)早期以卷為單位整理的密級(jí)文件存放位置和所在案卷保持不變，但要對(duì)所有含密級(jí)文件的案卷和文件進(jìn)行登記，編制目錄或卡片，建立密級(jí)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和存放地點(diǎn)索引[4]，并在所有含密級(jí)文件的案卷封面上蓋紅色“涉密”印章，以作標(biāo)記。

兩種觀點(diǎn)對(duì)比，筆者認(rèn)為第二種觀點(diǎn)更合理、更具有可操作性。首先，早期的文書檔案采用以卷為單位混卷整理保存的，如果從一卷里抽出密級(jí)文件會(huì)造成案卷的不完整，并且對(duì)文件本身造成了一定的損壞。其次，對(duì)所有案卷進(jìn)行破卷并重新組卷，涉及到重新編寫案卷題名，打印案卷封面、備考表及卷內(nèi)目錄，重新裝訂和編制案卷目錄，對(duì)抽出的密級(jí)文件還要重新進(jìn)行立卷、整理、裝訂等，工作量非常大，程序繁瑣，需要集中人員花費(fèi)大量的時(shí)間才能完成。最后，高校館藏的密級(jí)檔案大部分為秘密級(jí)，小部分為機(jī)密級(jí)，極少數(shù)為絕密級(jí)。根據(jù)《保密法》有關(guān)規(guī)定，一般情況下絕密級(jí)保密期限不超過三十年，機(jī)密級(jí)不超過二十年，秘密級(jí)不超過十年，因此，十年前的密級(jí)文件大多數(shù)都已經(jīng)解密，這部分檔案則無需全部抽出單獨(dú)存放。

3.1.2 今后密級(jí)文件的歸檔方法 今后的密級(jí)文件歸檔方法應(yīng)該是以件為單位立卷，將密級(jí)文件和非密級(jí)文件分開整理，整理方法相同，不同保管期限的密級(jí)文件分別接在非密級(jí)文件相應(yīng)保管期限之后連續(xù)編號(hào)，并和非密級(jí)文件一起編制歸檔文件目錄，在目錄的備注欄標(biāo)明密級(jí)，密級(jí)文件單獨(dú)裝盒并在檔案盒背脊的最上端標(biāo)明涉密字樣，這樣既可以實(shí)現(xiàn)集中保管，也可以實(shí)現(xiàn)單獨(dú)保管[1]。

3.2 完善管理制度，規(guī)范利用審批手續(xù)并嚴(yán)格執(zhí)行

第一，完善庫房管理制度，在沒有檔案管理人員許可并陪同的情況下非檔案專職人員一律不準(zhǔn)進(jìn)去庫房。

第二，完善密級(jí)檔案查閱審批制度，查閱上級(jí)文件時(shí)首先要先檢索密級(jí)檔案目錄索引，看是否屬于密級(jí)文件，如是密級(jí)文件要經(jīng)過嚴(yán)格的審批手續(xù)，并填寫密級(jí)文件查閱單,上面要作詳細(xì)的記錄,查閱人、查閱經(jīng)手人都要簽字,以備查詢和明確責(zé)任。一般情況下密級(jí)文件只能當(dāng)場查看，不提供借出和復(fù)印。因工作需要確需復(fù)印的做好登記,用完后及時(shí)收回銷毀。

第三，對(duì)外提供普通檔案借閱服務(wù)時(shí)，要查看所提供的案卷封面是否有“涉密”的印章標(biāo)記，如有印章標(biāo)記則該案卷一律不準(zhǔn)借出或直接提供查閱，應(yīng)由檔案人員將所要查閱的非密級(jí)文件復(fù)印后交查閱人。

第四，建立密級(jí)文件銷毀保密制度。銷毀應(yīng)在做好登記、鑒定并經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后由二人或二人以上共同執(zhí)行并履行簽字手續(xù)。可用碎紙機(jī)或人工燒毀的方式,但要切碎、燒盡、燒透[5]。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)和保密意識(shí)

檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵，因此在任用、聘用檔案人員時(shí)嚴(yán)格按《保密法》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審查，要求政治可靠，思想品德優(yōu)良，并對(duì)檔案人員進(jìn)行上崗前的保密教育培訓(xùn)，同時(shí)與之簽訂保密承諾書，定期對(duì)檔案人員的職責(zé)履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查[6]。

4 檔案密級(jí)情況的變化如何得到及時(shí)的調(diào)整

4.1 整理方式上要分開組卷，單獨(dú)保管

為了日后的查找及進(jìn)行密級(jí)調(diào)整方便操作，密級(jí)文件在整理時(shí)要采用以件為單位立卷，并與非密級(jí)文件分開整理，不同保管期限的密級(jí)文件分別接在非密級(jí)文件相應(yīng)保管期限之后連續(xù)編號(hào)，并單獨(dú)裝盒存放。

4.2 管理手段上要編制密級(jí)文件檢索工具

對(duì)館藏所有密級(jí)檔案進(jìn)行登記并按年度編制目錄，詳細(xì)記錄每份密級(jí)文件的字號(hào)、密級(jí)、保密期限（如果文件已標(biāo)明）、印發(fā)時(shí)間、該文件檔號(hào)（采用混合組卷的要標(biāo)明所在案卷的檔號(hào)）及存放的地點(diǎn)，建立完整的密級(jí)文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和目錄索引，讓每一份密級(jí)文件都在監(jiān)管之中并能快速找出。

4.3 管理程序上專人負(fù)責(zé)，定期檢查核對(duì)，及時(shí)調(diào)整

高校檔案部門要安排專人負(fù)責(zé)密級(jí)檔案的密級(jí)調(diào)整工作，采取定期對(duì)密級(jí)檔案的目錄進(jìn)行檢查、核對(duì)，對(duì)照《保密法》的有關(guān)規(guī)定，對(duì)達(dá)到解密條件的密級(jí)文件在重新經(jīng)過鑒定后確定可以解密的進(jìn)行解密，具體做法為在文件處理單上面蓋“已解密”印章標(biāo)記，同時(shí)在索引目錄和歸檔文件目錄備注欄進(jìn)行備注。對(duì)上級(jí)有關(guān)部門下達(dá)的密級(jí)文件的密級(jí)調(diào)整通知單自收到文件后，要及時(shí)對(duì)照通知單的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行密級(jí)調(diào)整，并在文件上作相應(yīng)的調(diào)整標(biāo)記，同時(shí)在索引目錄和歸檔文件目錄備注欄進(jìn)行備注。

5 結(jié)語

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展以及QQ、微博、微信等新媒體的廣泛應(yīng)用，保密工作形勢變得更加嚴(yán)峻，高校檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到新形勢下保密工作的重要性和緊迫性，牢固樹立保守國家秘密就是保國家安全，保社會(huì)穩(wěn)定，保家庭和個(gè)人幸福的理念，著重加強(qiáng)對(duì)密級(jí)檔案的監(jiān)督管理，確保密級(jí)檔案的實(shí)體和信息的絕對(duì)安全，同時(shí)也要處理好檔案保密和利用的關(guān)系，兩者不可偏頗。

[1]翟霣遠(yuǎn).涉密文件該怎樣歸檔[J].檔案管理，2009（6）：70-70.

[2]張蔚.涉密檔案信息的合理利用[J].中國檔案，2012（4）:66-67.

[3]繆齊貴.國家密級(jí)文件定密和解密應(yīng)講求規(guī)范[J].秘書之友，2007（2）：14-14.

[4]王紅梅，張佳迪.檔案密級(jí)的調(diào)整和管理問題[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2007（4）：17-18.

[5]馬漩.涉密文件管理中存在的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2002（2）：34-35.

[6]曹宇.新《保密法》對(duì)涉密檔案工作的影響[J].檔案學(xué)研究，2011（1）:35-38.