教學秘書隊伍建設探究

張櫪心

(伊犁師范學院藝術學院，新疆伊寧 835000)

教學秘書隊伍建設探究

張櫪心

(伊犁師范學院藝術學院，新疆伊寧 835000)

教學秘書隊伍是高校教學管理的中堅力量，是疏通各項教學工作的紐帶，有著不可替代的作用。本文從教學秘書的角色及作用入手，分析伊犁師范學院教學秘書隊伍現狀，探究切實可行的教學秘書隊伍建設意見，完善教學秘書隊伍建設，使得日常教學管理更好更高效地運行，從而促進學院教育教學質量穩步提升。

教學秘書；教學管理；現狀；隊伍建設

伊犁師范學院旨在為北疆地區培養高素質師資人才，教學管理的水平和質量直接影響著教學工作的好壞，進而影響人才培養質量的優劣。教學秘書作為高校各項教學工作的具體實施者之一，始終處在教學管理工作的前沿，是保證各教學單位教學工作順利實施、正常組織、有效管理的重要紐帶，是教務處與院系之間、教師與教師之間、教師與學生之間開展教學活動的橋梁，發揮著咨詢反饋、后勤服務保障、上傳下達等重要職能。由此可見，要有較高的教學管理水平和質量，關鍵在于配備高水平、專業化的教學秘書隊伍。

1 教學秘書工作角色定位及其作用

1.1 教學秘書的角色定位

角色定位即在一定的系統環境下(包括時間)，在一個組合中擁有一個相對的不可替代的地位。教學秘書的角色定位是指教學秘書在高校教學管理中所扮演的角色。教學秘書的工作十分繁雜，如執行教學計劃、各類考試編排、組織好教學活動能夠正常運行、編排課表等。隨著伊犁師范學院辦學規模不斷擴大，學生人數逐年增多，教學秘書的工作復雜性和重要性更為顯著。教學秘書作為一種工作崗位，既有一般秘書崗位的普遍性，又具有其崗位的特殊性，即成就的隱蔽性、角色的輔助性、工作的務實性。教學秘書只有明確定位才能處理好各種關系，才能做好教學管理各項工作。

1.2 教學秘書在教學管理中的作用

1.2.1 參謀與助手的作用

協助院系領導處理好日常的教學管理工作是教學秘書作為參謀與助手的主要體現。教學領導通常都屬于“雙肩挑”的干部，既要主抓學院的教學管理工作，同時還承擔著較為繁重的教學、科研工作，在教學管理工作中教學領導不可能所有的事情都親力親為，實際上大量的日常教學管理工作是由教學秘書來完成的。這就要求教學秘書思路縝密，統籌安排各項日常教學管理工作。

1.2.2 橋梁與紐帶的作用

教學秘書在日常工作中需要與教務處、院系之間以及其他職能部門進行密切聯系，尤其是各教研室、辦公室、任課教師以及全院學生。“上令下達”、“下情上奏”在教學工作中起著橋梁與紐帶的作用。使得教務處教學工作與本院(系)的教學工作實際相結合，把各項教學任務安排落實好，營造一個較為和諧愉悅的教學環境，從而穩定和提高教育教學質量。因此，教學秘書作為教學管理部門與教學院系之間的紐帶與橋梁，在整個管理過程中有著不可替代的作用。

1.2.3 促進提高教學質量的作用

教學秘書工作是為了通過日常的教學管理促進提升教學質量。作為教學領導的參謀與助手，教學秘書要協助教學領導進行課堂教學質量檢查，深入教學一線，了解一線教學情況。召集教學信息員召開專題教學信息反饋會議，及時掌握教學工作中存在的問題，找準解決辦法，提升課堂教學質量。同時協助教務處、教學領導開展教學評價工作，不斷改進完善教學督導評價體系，使得教學工作能夠一直處于有效的監督和掌控之下，向著明確的培養目標有序開展。

1.2.4 管理教學信息的作用

教學領導對教學工作的指導以及決策都依托于教學信息。教學信息的主要內容包括歷任教師對教學經驗的總結、教學方法的探討、教學內容的研究以及有關教學資料等。教學信息都是若干年來累計下來的寶貴財富，對深化教學改革和維護教學秩序都有重要的借鑒和繼承價值。所以，在教學管理工作中，教學秘書編制和整理大量的教學信息及教學文件或相關資料，存在著極其重要的作用。

2 教學秘書隊伍現狀

2.1 對教學秘書工作性質和重要性認識不足

目前，伊犁師范學院一些管理機構和師生對教學秘書工作內容及其性質的理解，往往停留在教材征訂、登錄成績、考試安排以及編排課表等簡單工作方面，在意識和言行中把教學秘書看作人人可勝任的崗位，教學秘書工作不會對教育教學質量造成影響。

2.2 教學秘書隊伍年齡結構、職稱結構以及職業生涯規劃面臨困境

我院教學秘書平均年齡31歲，有工作熱情，但缺乏教學管理經驗，在一定程度上影響了工作效率及工作質量，且在從事教學研究和教學管理研究時存在一定困難。同時，教學秘書職稱結構偏低，初級職稱10人，中級職稱1人，無高級職稱。教學秘書工作往往時效性很強，而且較為繁雜瑣碎，與專任教師相比較，從事科學研究的時間非常少，科研成果比較匱乏，從而導致晉升職稱較為困難。

教學秘書和輔導員所處的環境基本相仿，然而輔導員隊伍有著較為明確的發展階梯，通過努力工作，爭當優秀輔導員，可晉升為管理學生工作的學工辦副主任、學工辦主任，之后可晉升為分管學生工作的書記(副書記)，而教學秘書想要在行政職務上有所發展相對是比較困難的。教學秘書工作發展前途不容樂觀，辛勤的付出與反饋的不平衡，個人的發展需求與辛勤工作只為他人作嫁衣的現狀形成強烈反差。

2.3 教學秘書普遍感到工作強度大、精神壓力大而成就感低

隨著工作重心的下移，教學秘書身上的擔子越來越重，背負的責任也越來越大。面對時效性很強且繁雜細瑣的教學工作，教學秘書身心疲乏。教學秘書的工作細瑣，編排課表、辦理調(停)課手續、安排落實教學計劃、征訂教材以及編排各類考試等都需要教學秘書本人操作，稍有疏忽就有可能導致教學事故，從而嚴重影響教學秩序。長期處于高強度的工作狀態下，教學秘書難免對其工作產生倦怠。

2.4 教學秘書隊伍存在職業倦怠，缺乏激勵機制

教學秘書工作強度大、精神壓力大、個人成就感較低以及職業聲望低致使其產生職業倦怠，加之沒有配套的評價機制，工作得不到有效量化，不能及時得到工作上的認可及勉勵，長此以往會逐漸失去工作熱情，從而不能全身心地投入到工作中。造成教學秘書工作出現上述問題的原因，主觀上有秘書人員自身學歷、職稱、工作經驗等因素，有師生觀念滯后的影響；客觀上，也有教學制度的問題，牽涉教學秘書隊伍建設、崗位定性、激勵機制，牽涉體制和管理諸多層面的工作。倘若繼續漠視教學秘書隊伍的建設，缺乏管理和評價的機制，這些問題將進一步惡化，對教學秘書隊伍的穩定、教學秘書常規工作的實施和可持續發展，乃至教學質量的提升，造成一定程度的負面影響。

3 教學秘書隊伍建設的幾點意見

3.1 提升對教學秘書工作重要性的認識

在高校教學管理工作中，教學秘書隊伍是教學管理隊伍中的重要組成部分，是促進教學管理和各項教學工作有序開展的中堅力量，是受教育者與教育者之間的樞紐，起著重要且不可代替的作用。教學秘書有著咨詢反饋、后勤服務保障、上傳下達等重要職能，所以教學秘書的工作質量與效率，將會直接影響學校教學秩序的有效運行和教學工作的完成。因此，應在教學和科研、學校和師生等整體情境中認識教學秘書的工作性質和工作內容，切合實際地對教學秘書的角色職能進行歷史的描述。

3.2 提升教學秘書業務素養，拓展其學習方式

根據伊犁師范學院實際，制定教學秘書培訓計劃，為教學秘書提供培訓方式，如短期業務培訓班、兄弟院校之間的學術交流(參觀學習)、繼續教育、座談會(經驗交流)、專家召開專題講座以及教學管理工作研討會等，使教學秘書的視野和知識面得以拓寬，提高他們的管理水平和創新能力，在教學秘書隊伍中樹立“終生學習”理念。

3.3 提升教學秘書研究素養

根據實際情況，一方面考察教學秘書個人科研方向和知識結構轉向的問題；另一方面考察教學秘書所在院系的科研環境對其課題申報、論文撰寫、成果轉化等的影響因素。創造條件努力為教學秘書提供時間和經費保障，引導教學秘書積極參與到科研項目和教育教學改革項目，探索教學管理工作的新思路和新方法，為學院的教學管理隊伍培養既有理論水平又有實踐經驗的高素質管理人才，從而使得教學秘書由原先的“事務性工作者”逐漸向“教學管理者”轉變。

3.4 完善教學秘書管評機制和激勵機制

結合伊犁師范學院教學秘書隊伍實際，進一步明確崗位責任制，使得責、權、利相結合，建立符合實際、切實可行的管評機制。完善對教學秘書評價及考核標準，加強競爭，引入激勵機制，實行崗位聘任制、責任制，將考核與增資、聘用、晉級、職稱晉升等掛鉤。同時，需注重精神物質雙向肯定與獎勵。

3.5 提升教學秘書自身職業素質

教育事業不斷發展對教學秘書工作提出了更高要求，同時也對教學秘書的綜合素質提出了進一步的要求。院系的教學秘書，由于日常教學管理工作繁雜細瑣，更應牢固樹立“管理即服務”的工作理念，全心全意為教師和學生服務。還需掌握溝通協調能力和科學的管理方法，知曉各項工作的輕重緩急，從而統籌安排。另外，除掌握以上技能外，教學秘書還需熟練操作辦公自動化，科學有效地提高工作效率。

教學秘書在教學管理中發揮著重要作用，應引起各級領導的重視，將教學秘書工作放在學校教學管理的重點核心位置，突破二級行政管理角色，提倡教學秘書專業化管理和行政管理的雙重角色和職能，對其工作性質、工作內容及工作水平予以合理考量，為教學秘書的管理和評價提供理論依據。建立有效的管理和評價機制，激發教學秘書工作熱情，建設一支辦事能力強、專業素質高、可持續發展的教學秘書隊伍。

[1]劉學政.加強高校教學管理隊伍建設的思考與對策[J].教學研究,2011(12):12-15.

[2]洪艷媚.高職高專院校教學秘書隊伍建設可持續性發展探析[J].哈爾濱職業技術學院學報,2011(4):28-30.

[3]韓召.重視高校教學秘書工作培養教學秘書創新素質[J].遼寧科技學院學報,2010(9):85-86.

2014-02-06

伊犁師范學院2013年度教育教學改革項目。

張櫪心(1985- )，女，河北棗強人，伊犁師范學院藝術學院研究實習員，碩士研究生，從事教學管理研究。

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2095-7602(2014)04-0130-03