角色理論視閾下的高校院系教學秘書的工作分析*

曾玲艷,郭春珍

(龍巖學院 經濟與管理學院,福建 龍巖 364012)

角色理論認為管理者承擔著人際關系的角色、信息傳遞的角色和決策者的角色，這些角色在管理過程中對于管理者高效履行職能有著重要的促進作用。學習角色理論并運用到實踐工作中，有利于工作職能得到更好地實施。在新的形勢下，現代教學管理工作有了新的特點，對教學秘書的素質和要求也有了新的變化。高校教學秘書更應該加強角色理論學習，充分了解工作內容和性質，運用現代化辦公技術，創造性地開展工作，充分發揮職能，適應新形勢下的要求，使自己具備在新形勢下做好教學秘書工作的職業素養和業務能力。

一、明茨伯格的管理者角色理論概述

明茨伯格將角色運用到管理學中，將角色定義為屬于有一定職責或者地位的人而具有一套有條理的行為。他將管理者的工作角色分為三類，即人際關系角色、信息傳遞角色和決策制定角色。

人際關系角色基于管理者的地位和職責，其中聯絡者角色理論要求管理者要專門建立自己的非正式的信息系統，這種信息系統建立在柔性管理的手段中，并對促進管理職能的實施非常有效。

信息傳遞角色理論要求管理者拓展信息來源渠道，確保信息能夠支撐工作的順利開展。而信息傳遞角色包括信息監督者角色、信息傳播者角色和發言人角色。其中信息監督者角色的管理者需要通過各種內外部渠道主動收集、甄別和整理信息；信息傳播者角色的管理者必須分享并分配信息，即內外部信息擴散傳播，并在必要情況下，還需要分別向成員傳遞信息。

決策制定角色即管理者作出抉擇活動，它包括企業家、危機處理者、資源分配者和談判者四種角色。危機處理者角色的管理者要非自愿地回應壓力，及時應對突發事件。資源分配者角色負責在組織內部分配責任、設計組織結構、決定分工和協調工作。

二、高校教學秘書的工作內涵

高校教學秘書是高校教學管理工作的一線管理者，是院系分管教學領導的有力助手。在日常的工作中，教學秘書需要聯系教務處及各院(系)協調有關教學事務，需要協調老師、學生和師生之間的各種關系，需要做好學校各部門領導和院系領導、領導與老師、領導與學生、老師與學生之間“上傳下達”的溝通工作。教學秘書既是服務者、組織者，又是管理者，他們需要通過一定的組織形式、管理方式促使教學活動正常進行，并在教學工作中起著監督管理的作用。

(一)教務管理

教務管理是教學管理中的關鍵環節，也是高校教學秘書工作的重要內容。主要包含以下幾點：

1．參與制(修)訂、匯編、校對各專業人才的培養方案。培養方案是教學工作開展的綱領性文件，方案的科學性可以促使教學工作順利開展。但在實際工作中，方案的制定總有存在著諸多問題，這便要求教學秘書要充分了解各專業教學特點，及時提出修訂、調整人才培養方案的建議或措施，進而使人才培養方案更為合理。

2．編排課程表。在編排課程表之前需充分了解老師們的個人需求，這就需要與每個老師進行充分溝通，才能盡量滿足老師的需求。同時編排課程表還要注意：教室和老師上課時間不能沖突、課程性質要求3節連上還是分單雙周教學和兩次課時之間需間隔多長等問題。

3．實踐教學安排與管理。著力于培養應用型人才的高校，他們在專業教學內容上實踐教學學時需達到20%以上。因此，實踐教學也是此類高校教學管理工作的重要組成部分。而創新實踐教學的工作安排和管理，是提高教學質量的重要抓手。

(二)學務管理

學務管理與學生的切身利益休戚相關，是教學管理中備受關注的環節。主要包括學生信息管理、組織學生網上選課、重修課程的網上報名、學籍異動處理(學生休學、復學、轉學、退學的處理等)、學生成績管理(整理、變更、歸檔等)、畢業資格審核以及畢業生檔案歸檔等工作。

(三)考務管理

考務管理是教學管理中要求較高、相對復雜的部分。主要包括期中、期末考試安排、課程重修或補考安排、畢業班大清考安排以及協助教務處組織各種等級考試(大學英語四、六級考試，省或國家級計算機等級考試)和各種職業技能的鑒定等工作。

(四)教學常規管理

教學管理工作是務實且又繁重復雜，而要使教學管理工作有序地開展，就需要將教學管理工作常規化，即進行教學常規管理。教學常規管理的工作主要有期初、期中、期末的教學常規檢查，調、停課安排，教師工作量統計，教師聽課評課等教研活動，教師獎勵和處分的材料等。教學常規檢查由院系自查和教務處檢查組成，檢查可以召開學生座談會、老師座談會等形式，也可以按照教學工作目標體系來檢查教學材料。

(五)教學檔案管理

教學檔案的收集與管理是教學管理工作的重要內容。檔案資料主要有教學管理文件(學校的和院系的，主要是學籍管理規定、學分制管理規定、學位授予細則、學生違規處罰條例、教師教學要求等)、培養方案、教學計劃、教學進度表、教學課表、考試安排表、學生花名冊、學生成績匯總表、往年的試卷或實驗報告、畢業實習材料、畢業論文或設計、教師業務檔案和課程檔案等等。

三、高校教學秘書的工作特征

(一)服務性

教學秘書工作主要是為教學管理服務、為領導服務、為教師服務和為學生服務。這表明教學秘書工作的根本特征是服務性。教學秘書服務的對象是老師和學生，但由于個體差異性，情況復雜性，常常會有不同的情況需要教學秘書幫忙解決。因此，教學秘書必須認真對待，全心全意做好服務工作。

(二)綜合性

教學秘書既要負責院系全部的教務、學務及考務工作，又要承擔教務處和院系領導管理教學的協助性工作，還要處理教學的具體事務和突發事件，有時還要完成領導臨時交辦的工作，而這些工作涉及教學工作的方方面面，涉及教師和學生的切身利益，工作繁重、難度較大、責任重大，因此教學秘書工作是綜合性的工作。

(三)時效性

教學秘書的工作是服務和綜合的，所以很多工作都要未雨綢繆，這也要求教學秘書工作的時效性。主要體現在所有的教學準備工作必須在新學期開學前完成，否則就會影響教學工作的正常開展，同時考務準備工作也要及時。從而保證了教學資源的有效配置和獲取最佳的教學效益。

(四)周期性和靈活性

教學秘書的日常工作是有規律性的，每學年一個周期，工作量和工作內容呈現周期性特點，同時又具有靈活性。而在教學工作中難免會發生突發事件，這就要求教學秘書要在繁瑣復雜的日常事務和突發事件之間尋求平衡點，靈活處理兩者關系，找到最佳的解決方式。

四、高校教學秘書職業素養和業務能力拓展的途徑和方法

(一)提升人文素養，增強人際溝通能力

人文素養就是“以人為對象、以人為中心的精神”，即以人為本。這就要求教學秘書在日常的工作中秉持服務意識，具有良好的職業道德素養，全心全意為教學服務，關心老師，尊重學生，為師生創造和諧的工作學習環境。良好的人際關系有利于工作的順利開展和進行，能起到事半功倍的作用。

(二)提升科學素養，提高業務工作能力

科學素養是指不斷學習創新，運用科學知識，解決工作問題，不斷提高業務工作能力的素養。當今世界，知識和科技日新月異，教學秘書應當自覺關注和學習教育改革和發展的新動態、新趨勢、新思想和新理念，學習工作所需的相關知識和技能，不斷提高業務能力。

(三)提升管理素養，提高合作協調能力

管理素養是指管理者應具備的素質和能力。有的學者將管理素養概括為十種基本的管理能力，有的著作將管理素養歸納為五種基本的管理能力。但就教學秘書而言，應具備四種基本的管理能力，即敏捷的思維能力、合理利用時間的能力、分析歸納能力和溝通協調能力。教學秘書的工作紛繁復雜，整個過程必須保持清醒的頭腦、敏捷的思維，能從錯綜復雜的關系中抓住重點，合理利用時間，分清主次，分析歸納有用的資訊，為領導決策提供可靠的信息，能夠跟相關部門和人員溝通合作，做好“上令下達”和“下情上報”工作。

(四)提升資訊素養，增強創新工作能力

資訊素養是指“使人能夠更有效地選擇、查找及評估傳統或網上資源的技巧”，是確認信息、檢索及尋獲信息、組織及整理信息、使用及創造信息和評估信息的能力(張臺隆，2004)。在信息自動化的新形勢下，數字化校園、校園一卡通、無紙化辦公、教學管理系統化和網絡化等新事物的不斷涌現，對教學秘書的工作提出了更高更新的要求。教學秘書要提高資訊處理能力，利用現代化辦公條件及網絡社交工具，及時搜集、加工、處理和合理運用資訊，更好地為教學管理服務。

教學秘書是高校教學管理隊伍中最基層的組織者和管理者，是各項教學管理工作的執行者。教學秘書的工作順利與否直接影響到教學工作的水平的高與低以及質量的好與壞。教學秘書是高校教學工作不可缺少的工作人員。而教學秘書的工作具有綜合性、周期性、靈活性等特點，這就要求教學秘書不斷學習，培養創新精神和能力，擁有工作所需的業務知識和能力，為高校的教學和育人工作貢獻力量。

參考文獻：

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[3]劉瑩.高校教學管理工作初探[J].金融科學,1997,(3).