高校校長信箱的功用分析及建設方向研究

汪慶華，蒲沿洲

（華北電力大學 校長辦公室，北京 102206）

現代學校制度是一種以學生發展為核心的制度安排，現代學校制度主要是為學生更好的發展搭建舞臺，系統構建學校教育的各項制度，也就是說學校管理的所有規則體系都是圍繞更好地促進學生發展來構建的。學校管理者根據時代發展的要求，掌握學生的直接需求，設計和構建能反映和解決師生主體的現實問題的管理模式，實現自主管理、民主監督成為其核心要素。

校長信箱作為聯接學校管理者與服務主體的紐帶，是了解教職員工心聲、傾聽廣大師生對學校改革與發展的寶貴建議和意見，及時解決學校發展過程中出現的實際問題的重要途徑；是健全校務公開制度，接受師生員工和社會的監督的重要手段；是推動建設依法辦學、自主管理、民主監督、社會參與的現代學校制度的有效途徑。

一、高校校長信箱建設的現狀

高校校長信箱的建設大致經歷了兩個發展階段。第一個發展階段是以紙質書信為載體，投放到固定地點設立的校長信箱中，由校長辦公室專人負責聯絡并最后給予書面或是口頭答復；第二個階段是以網絡為媒介，在校園網或是校園辦公平臺上設立校長信箱欄目，通過網絡互動提出問題和解決問題的形式。這兩個發展階段大致以千禧年為分界線，之前以紙質版校長信箱為主要管理形式，而后各個高校基本上都加快建設了基于校園網或是辦公平臺的校長信箱建設。

從當前各個高校正在使用的校長信箱來看，其基本功能形式為提問、流轉、答復和查看等四個主要功能模塊，訪問者登錄校長信箱頁面后，可以看到寫信提問題、查看校長已經回答的問題、信箱使用管理辦法和相關信件搜索等內容。在提問欄目有主題、姓名和內容，時間會自動生成；查看已經解決的問題則按時間順序列出已經答復的問題，能看到主題、內容和回復內容及回復人姓名等；信箱使用管理辦法則是對校長信箱的使用方法、權限等作出了規定；搜索欄目是為提問人或是查看同類性質的來信提供查詢。從校長信箱來信內容來看，包含了教育教學、后勤網絡、黨建基建、學生獎助貸等校園生活的方方面面，涉及生活服務的如食、住、行、水、電、網等內容占70%以上，涉及學風、教風等方面的各占20%左右，其他的為校園環境、黨建宣傳、人事資產等；從來信主體看有學生、教師、家長和社會人員等，一般情況下學生來信占80%以上，教師來信占15%，學生家長和社會人員來信占5%左右。從來信數量來看，每日校長信箱的來信量平均約為5封左右，一年來信量約在一千封左右，周末兩天的來信量明顯高于工作日來信量。

二、高校校長信箱具有的功能性分析

隨著高校的辦學規模日益擴大，高校的管理難度也在不斷加大，而且師生對高校的管理要求也越來越高，這就進一步要求高等學校要利用自身的優勢加強管理的信息化與網絡化建設，通過辦公自動化等系統來促進校內部門之間、師生之間的協調統一，通過校長信箱等來促進政務公開和民主辦學，從而提高工作效率，提升管理的滿意度。

（一）校長信箱是及時發現問題并解決問題的有效渠道

校長信箱利用網絡的便捷和高效，及時把師生身邊發現的問題在第一時間轉達到學校相關管理部門和負責人手中，高校領導以及各級部門管理人員根據來信內容，對信件進行及時回復，并對反映的問題做出及時的處理。比如一些本碩連讀學生通過校長信箱詢問能否提前安排住宿的問題，學校公寓管理部門在得到信件后，立即聯合學工部門統計同類學生的數量，然后根據學校公寓維修安排等制定出一套方案，及時解決了上本校研究生同學假期住宿難題。同時，校長信箱也有利于克服高校管理體制上逐層逐級上報帶來的低效率和行政化弊病，解決了高校管理人員不足、覆蓋面不寬等問題，極大地延伸了管理范圍和辦公手段。

（二）校長信箱是收集師生和社會各界建言獻策的平臺

學校師生可以通過給校長信箱寫信，把對學校各項工作的建議和意見反饋給學校管理層；關心學校發展的社會人員也可以通過校長信箱把對學校的建議傳達給學校管理者。如針對當前普遍存在的嚴峻就業形勢，學生和家長包括一些企業把對人才的需求和專業的設置等信息通過校長信箱反饋給學校，學校收集信息后，再進一步調研并作出相應調整。通過校長信箱，學生可以對學校的教學與生活管理等提出意見、建議，對校園管理的一些重大決策進行探討、辯論，不但發揮了師生參與學校管理和公共政策制定的積極性，也進一步密切了學校與師生及社會各界的聯系，對推進高校校園的和諧、民主、科學發展起到重要的推動作用。

（三）校長信箱是交流展示學校形象和發展成果的窗口

學校管理部門通過信箱答復，把學校的發展規劃、學科布局、科學研究和教育教學成果等傳達給關心學校發展的來信者，同時，瀏覽校長信箱的其他人員也可通過瀏覽各類信件，閱讀和了解學校在科研管理、人才招聘和服務社會、招生就業等方面的新動向、新舉措，不僅有利于宣傳學校的優勢和特色，增進社會對學校的全面了解，更有利于學校吸引優秀生源和優秀人才，有利于加快產學研一體化進程，提升學校服務社會的能力。

三、高校校長信箱發揮的作用詮釋

校長信箱作為師生日常學習工作生活中最直接、最便利的表達意見、尋求幫助的平臺，是廣大師生員工可以依賴和信任的渠道；同時，校長信箱也是學校傾聽廣大師生對學校改革發展的寶貴建議和意見、發現問題并解決問題的重要途徑，是推動學校民主建設和促進學校發展的重要手段。

（一）校長信箱是高校改進工作作風密切聯系群眾的良好途徑

中共中央關于改進工作作風密切聯系群眾的規定》要求領導干部要到基層調研，要深入了解真實情況，總結經驗、研究問題、解決困難，多到困難和矛盾集中、群眾意見多的地方去。校長信箱無疑是高校中群眾反映問題最直接、也是最多的地方。認真處理好校長信箱中的各類來信，切實解決來信反映的各類問題，不僅是落實中央規定改進工作作風的具體表現，也是高校領導密切干群關系、師生關系和提升管理工作的現實需要。

（二）校長信箱是高校民主辦學，體現公平、公正的重要形式

校長信箱通過公開的意見反映渠道，人人都可以把自己關心的問題反映上來，而學校主管領導和相關部門也本著公平、公正、公開的原則，對每一封來信有針對性的給予回復，對于反映比較集中的問題，則有主管校領導督辦并給與答復。這樣廣開言路、加強溝通的形式不但增強了師生間的信任感，也調動了師生參與學校管理的積極性。

（三）校長信箱是促進高校管理自律、提高辦學水平的有益實踐

隨著高等教育的快速發展，進一步提高管理水平成為高校亟需解決的問題，而管理的提升需要管理者自覺的做到以師生為本，并依靠師生員工的自律達到服務的提升。校長信箱正是依靠師生員工來為師生員工服務的有效方式，參與者以主人翁的姿態建言獻策、答復者以解決問題、服務師生為出發點，本著提升服務、提高管理的目的，不流于形式，共同創造出和諧文明的校園文化。

四、高校校長信箱建設的方向探析

高校校長信箱是高校依法辦學、民主治校的重要形式，對建設和諧校園發揮著重要作用，與時俱進的建設好高校校長信箱，使其在新形勢下發揮更大的作用是提升高校管理的重要內涵，不僅需要堅持不懈的強化管理、督辦落實，更需要加強對校長信箱的探索研究，拓展功能、提升服務。

（一）加強對校長信箱來信處理情況的監督，進一步提升校長信箱在廣大師生中的公信力。給校長信箱寫信的人是基于對校長信箱的信任，希望所反映的問題或建議能盡快得到管理部門的重視和答復。因而，對每一封來信的及時答復和處理，不僅關系到來信人對學校當前管理能力的信任與否，也影響其群體對學校未來管理水平的看法。因此，校長信箱的管理部門要盡可能地加快對來信的流轉批示，要積極和相關部門協商處理問題，要加大對來信的督辦力度，不斷提升校長信箱在師生中公信力。

（二）加強對校長信箱系統的升級維護，落實相關責任人員以保證校長信箱的正常運行。隨著網絡信息技術的更新發展，許多便捷的交互方式出現在人們的工作中，不斷地改變著人們的工作模式。依存于網路信息平臺的校長信箱也要與時俱進，在模塊設計、界面友好、功能改進等方面不斷改進適應新技術發展的要求做出調整，使校長信箱充滿生機和活力。同時，要有專人來維護系統的穩定，確保校長信箱每日的正常運行。

（三）加強對覆蓋面廣、反映比較集中的熱點問題的歸納，會同相關部門召開專題會等形式予以徹底解決。對校長信箱中涉及多個部門處理的問題，不能簡單地由分管領導答復完事，必要的時候要由一方牽頭，召開相關部門的座談會、協調會、工作會等形式來分工解決。對一時難以解決的問題，要與來信者當面溝通并說明情況；對于處理需要較長時限的問題，要給出解決問題的具體進度表等，讓提問者感覺受到重視和尊重，也能在師生中起到共鳴的效果和作用。

（四）加強對校長信箱來信的分析總結，對反映比較集中的問題和建議等可作為學校今后發展規劃的依據。校長信箱的管理人員對每個月的來信要做認真的統計分析，并與對上月來信對比，找到師生關心的熱點問題進行分析和總結；學期結束時可對本學期的來信總結，把建議、意見和問題歸類處理，作出詳細的分析報告，提交學校領導辦公會或是黨委中心組學習及教代會等討論，為領導謀劃學校發展決策提供參考和依據。

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［4］陳金蘭，淺論校長信箱在師生互動中的地位和作用［J］．讀與寫，2008（8）．

［5］李婷婷，王天兵．以主頁“信箱”建設為抓手促進校園和諧發展——以北京大學為例［J］．思想教育研究，2012（10）．