中小企業檔案管理信息化建設思考

劉 捷

（中核深圳凱利集團有限公司，廣東 深圳 518033）

21 世紀由于計算機技術和企業辦公自動化的不斷發展，中小企業活動中的交流、溝通正在發生著巨大的變化：由傳統的紙張形式向以文字、圖片、音頻、視頻為形式的電子媒體轉變。這種轉變使得企業全面進入信息化時代，檔案信息化是企業信息化的一大組成部分，檔案信息化的建設應該依托于企業信息的一體化發展并促進企業信息一體化發展[1]。

中小企業的“短命”問題一直在困擾著眾多的國內外學者、企業家，檔案作為記錄企業發展的重要資料對推進解決這一問題有著重大的意義。中小企業的檔案資料，是正確認識中小企業的有效資源，是科學分析中小企業競爭優勢的可靠依據，是顧客充分了解中小企業的有效途徑。對于中小企業來說，建立完善、高效的信息化檔案不僅是市場經濟條件下企業的必經之路而且是促進我國中小企業不斷成長的前提和保障。

一 中小企業檔案管理信息化發展的必然性

（一）社會與檔案事業發展的需要

21世紀已經進入了信息化社會，信息和知識已經成為企業不斷發展的重要資源，同時也為生產力的發展和社會的不斷進步起到越來越重要的作用。因此，檔案部門作為信息資源的收集、處理、保存、提供利用的專門機構，要不斷學習，采用先進的技術和設備，以便盡快實現檔案管理信息化。如果檔案事業長期處于落后狀態，不能卓有成效的為社會服務，檔案事業在未來信息業的競爭中將處于不利地位，檔案信息資源的開發也將受到不良影響[2]。因此，我們應該積極推進檔案信息化建設，通過運用現代化的管理方式和手段提高檔案工作的效率和質量，通過檔案信息化建設來提高企業的工作效率，發揮檔案部門應有的作用。

（二）檔案管理理論的需要

隨著企業辦公自動化系統的全面普及應用，檔案管理信息化建設已經成為一種必然趨勢。同時企業檔案管理信息化的建設使得檔案部門的工作不在只是像以前那樣的企業資料存儲，而是一個具有文件收集、鑒定、查詢、共享等功能的綜合性的以數據庫為主的系統。另外，由于企業間的交流、溝通方式已由傳統的檔案接收方式轉化為現代的網上傳輸等方式，因此傳統的檔案紙質管理也已轉變為電子化管理，這對檔案管理、利用也提出了更高的要求，如快速查找、網絡信息共享等。

（三）工作效率及工作成本的需要

傳統的檔案管理工作不僅在資料收集時需要大量的人力、物力、財力，同時在資料應用時會浪費工作人員大量時間，在查詢檔案信息時路途遠、耗時長、滿足不了企業各單位利用者的快速查詢、利用檔案的需求。另外，隨著企業的不斷發展，檔案的數量不可避免的增加，而無限地擴大檔案儲存室面積、設備以及增加檔案管理人員并不能從根本上解決問題，企業成本也會大幅上漲。而信息化的檔案不僅可實現工作人員的及時查詢、充分共享，更能夠為企業在檔案室擴建等方面節省開支。

（四）中小企業管理的需要

隨著中小企業的不斷發展，規模的不斷擴大，為更好地管理企業的各種資源，企業要求檔案機構要實現多復合型功能，要具有統一的標準規范來對檔案進行信息錄入，同時也要求實現檔案管理工作的及時性、有效性、效率性。企業總公司和各分公司的檔案數據集都應存儲在總公司檔案管理信息系統中，以便企業總部能及時了解各分公司的運營情況，同時當各分公司需要本公司數據庫時，在得到授權許可時，可進行訪問。另外，信息化的檔案管理可以在一定程度上提供企業與顧客的溝通平臺，有助于企業了解消費者的消費習慣、消費能力、消費意向等，同時企業可以利用這個平臺很好的宣傳產品服務等，有效地為企業帶來經濟效益。

二 中小企業檔案管理信息化的積極作用

（一）資源共享、提高效率

所謂的信息化時代最主要的標志就是資源的共享，很多學者已經指出信息資源的戰略地位，信息資源已成為社會經濟發展的重要組成部分[3]。隨著計算機技術的進步，信息化的檔案有利于實現中小企業的資源共享。同時信息化的檔案極大地減少了檔案管理人員的工作量，工作人員可以有效完成檔案檢索和立卷歸檔，提高檔案工作質量的同時有效減少建檔時間，極大提高了中小企業檔案工作人員的工作效率。

（二）快速查詢、高效利用

檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務，企業檔案存儲和記憶了企業的各項活動，是企業文化、知識的歷史積累[4]。信息化的檔案明顯縮短了二次文獻信息編著的時間，同時傳統檔案管理下的檢索方式是檔案管理人員從檔案目錄中找出所需的檔案，然后根據記錄到庫房中查找，費時費力[5]。檔案管理信息化以后，企業工作人員可以即時查詢，可以通過模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式迅速查找到所需要的大量資料。這不僅將檔案管理人員從以前繁重的勞動中解脫出來同時也極大地提高了各部門工作人員的工作效率。

（三） 快速備份、高效管理

由于火災、地震、蟲害、鼠害方式對企業檔案的損害越來越重，企業通常會采取檔案備份的手段來盡量減少檔案損傷，傳統檔案在備份時不僅大量的增加了檔案管理人員的工作量，同時也增加了企業在檔案室面積、設備等方面的壓力。信息化后的檔案信息備份，檔案工作人員可以通過簡單地系統內數據讀取，然后根據企業數據的需要進行定位、存儲、編輯、修改等工作，實現了企業檔案信息的快速備份，讓檔案管理人員更加簡便快捷的對檔案信息進行管理。

（四）利于決策、增加效益

中小企業的檔案資料詳細記載著的企業發展至今的經營理念、管理經驗、活動失誤等資料，企業通過對完整、有效信息的整理和分析，有利于企業在發展中計劃、組織、管理、控制、創新等工作的有效進行，以達到企業的決策及時、管理得當。這也使得企業的資源合理配置，極大提高了企業的經濟效益，并為不斷提高企業文化軟實力奠定了堅實的基礎。

三 企業推進檔案管理信息化的支持體系

檔案信息系統建設時，要在前期調研與分析的基礎上，根據用戶需求，將復雜的軟件、硬件、業務工作等有機結合連接成完整、可靠和有效的整體，達到滿足用戶要求的完整體系[6]。

（一）網絡系統的建設

網絡系統是檔案信息化管理的存在環境，網絡信息系統包括外部網絡系統和內部網絡系統。檔案管理信息化建設對于外部網絡系統的要求是具有穩定、可靠、相對安全的網絡運行環境；對于企業內部的網絡環境要求則是具有穩定的內部網站、郵件系統、數據庫、局域網等，以確保檔案管理信息化的安全運行。

（二）硬件設備的配置

企業應盡快為檔案管理部門配備信息化管理所需的計算機、掃描儀以及各種互聯網設備等現代化檔案管理設施，充分利用現代科學技術在檔案管理中的作用，加速開發相關應用軟件[7]。并根據企業的實際情況確定檔案管理部門各種硬件設備的數量、型號以便充分利用檔案信息資源的優勢，挖掘企業在各個方面的潛力，為企業帶來更多的經濟效益。

（三）應用系統開發

目前建設成的數字檔案館應用系統主要包括：信息采集、日常管理、信息服務、系統設置、權限和數據安全、檔案數字化工作管理、配套軟件產品設計七個部分[8]。這些應用系統完成檔案資料的收集、鑒定、分類、存儲、利用等功能，但由于各個企業的經營理念、所在行業、產品服務等的不同，企業應該根據自身需要在這些應用系統上建立獨屬于自己的應用系統以便更好地為企業服務。

（四）安全系統的開發

在電子文檔的形成、處理、歸檔、電子檔案的保管、利用等各個環節，電子檔案面臨的安全威脅是來自多個方面的，而不再是單一的某一個因素在起作用[9]。因此，為了檔案資料的安全管理企業應該配備網關、防火墻、入侵檢測等安全保障設施，保證計算機網絡系統、信息系統、檔案資料的安全。

四 中小企業檔案管理信息化建設面臨的問題

（一）檔案管理工作備受冷落

檔案管理工作歷來都不被企業重視，尤其是中小企業。近年來，國內外許多企業選擇進行組織扁平化，通過削減管理層次、精簡管理機構、裁減管理人員，來達到降低管理成本、提高市場應變能力的目的，以至與許多企業都視檔案管理部門為裁員增效的最佳部門，這種思想嚴重阻礙了企業檔案部門的生存和發展[10]。

（二）硬件設施落后，資金不到位

企業檔案信息化建設需要硬件和軟件的支持，而硬件和軟件的建設將會消耗大筆資金。中小企業尚處于發展階段，大量資金用于企業的產品開發與市場擴大，檔案管理信息化作為一種新生事物，目前并沒有得到大多數人的認可和重視，許多中小企業目前從領導到員工一直忽視檔案管理工作，這就使得檔案管理信息化一直止步不前。作為企業優秀的人才，應該學會高瞻遠矚地看到檔案信息化的價值并在人力、物力、財力等方面給予支持，才能為檔案管理信息化建設提供必要條件。

（三）檔案管理人員知識單一

目前大多數中小企業在薪酬方面，檔案管理人員的薪酬遠遠低于同企業的其他部門工作人員的薪酬，這不利于檔案管理人員提升工作積極性和樹立職業自豪感，最直接的結果是高學歷、高能力、高層次的人才極力避開檔案管理的工作。檔案管理信息化建設與傳統的企業檔案管理工作相比，需要檔案管理人員不光熟悉掌握檔案管理的基本原理、方法和手段，還要掌握計算機管理和網絡管理等新技術和新知識，并利用這些新技術和新知識完成企業的檔案管理工作[12]。這就要求企業需要一直具有綜合能力、高素質的檔案管理人員。而目前大多數企業檔案管理人員知識結構單一，不能滿足檔案管理信息化建設的需要。

（四）檔案信息安全有待提高

檔案信息安全是檔案管理信息化建設中一個重要的環節，這要求企業應該配備網關、防火墻、入侵檢測等安全保障設施，保證計算機網絡系統、信息系統、檔案資料的安全。檔案信息安全首先要求設備安全，例如2008年4月東方航空公司設備故障導致數據丟失，導致了6架飛機未能獲得譯碼數據，由此造成的飛機不能按正常航班進行飛行，給該企業造成了巨大的信譽損害以及經濟利益的損失[13]。其次，檔案信息化安全還要求網絡環境安全、操作安全等方面。由于目前檔案管理信息化建設還處于不完善階段，檔案信息安全還有待提高。

五 推進中小企業檔案管理信息化建設的主要措施

為改善目前中小企業檔案信息化建設中的相關問題，需要從觀念、設施、知識、安全性等方面進行，不斷與時俱進，接受新觀念、學習新知識，進而解決檔案管理信息化建設中的根本問題。

（一）加強宣傳檔案信息化建設及增強全體員工的檔案意識

首先，鑒于中小企業全體員工對檔案管理信息化工作重要性認識的薄弱，政府、社會應加強相關宣傳，普及檔案管理信息化相關的知識，強化檔案管理的法律、制度，提高企業員工對檔案管理工作的重視程度，認識檔案管理信息化工作的價值和意義。其次，加強企業內部宣傳工作，讓企業各級領導意思到，信息化的檔案資料不僅僅是企業歷史的記載，通過及時、有效地對檔案資料的記載和分析對企業適應時代潮流、適應發展需求有很大的作用。最后，加強檔案管理部門員工培訓，舉行定期檔案工作交流、總結會議，增強檔案人員的工作重要性的意識，提高檔案管理工作人員的業務能力。

（二）及時更新檔案管理信息化相關的設備

與傳統的紙質檔案相比，信息化的檔案資料需要媒體設施的配合。第一，中小企業應配備計算機、掃描儀、復印機、服務器、文件數字化等先進的硬件設備。第二，企業要在通用、可靠、節約、高效、成熟的基礎上配備必須的軟件設備，并在應用系統是兼顧開放性、安全性。第三，優化內部網絡系統、防范外部網絡系統，借鑒已有的成果和經驗，將檔案與互聯網、 辦公自動化等系統連通， 完善計算機網絡和數據庫系統，擴大現代信息設施覆蓋面， 積極推廣相關管理軟件[14]。

（三）培養優秀的檔案管理人員

企業檔案管理信息化的建設需要優秀的管理人員，信息化建設中的企業檔案管理者應該具有多方面的的知識和技能，不僅要掌握檔案管理的知識，如檔案學等關于檔案收集、鑒定、錄入等有關方面，還要掌握現代科學技術的管理，如計算機、信息化工具等。首先，企業應清除已有的綜合素質不能滿足工作要求的員工，招聘專業的檔案管理人員，徹底解決企業內部檔案管理人員綜合素質問題以實現檔案管理工作的科學化。其次，定期為檔案管理人員提供學習新知識、新技能的專業培訓課程，以加強檔案管理人員的職業道德、業務水平、技術能力等，以更好的服務企業、挖掘優勢。最后，建立完善的企業檔案管理人員績效考核程序，檔案管理人員進入企業后的工作內容、工作量、所管理的資源利用率、為企業帶來的經濟效益應作詳細考核，以作為以后工作晉升、薪酬水平的依據。只有一支優秀的檔案管理隊伍，從而推進中小企業檔案管理信息化建設的進程。

（四）建立檔案信息安全保障系統

檔案的原始性、唯一性、文化傳承性，以及廣泛的社會參考與利用價值，決定了檔案信息安全管理的特殊性，不僅要保障檔案內容信息的真實、完整、有效、可讀及不被竊取或泄露，而且要保障檔案文件的原貌與歷史痕跡，更重要的是需要長期地、持續地獲得安全保管[18]。因此在檔案管理信息化的建設中要求工作人員：首先，建立檔案管理風險評價體系，采取切實有效方法和措施來預測風險，以提前建立健全安全防范體系，努力維護檔案信息的安全性。其次，建立技術保障體系，以提高系統免疫力，這是增強檔案信息安全的“硬”手段；采取防偷竊、生物識別身份認證措施，這是增強檔案信息安全的“軟”手段。最后，采取加密措施，安全管理的最終目的，就是保障網絡上傳輸的、系統中存儲的、用戶訪問到的檔案信息真實、完整和有效，數據加密、硬盤加密、容災備份等，都是保障信息安全的有效措施[16]。

（五）建立規范制度體系，規范檔案管理信息化的操作流程

檔案信息安全的持續性措施是建立程序化、制度化模式并強化落實。需要針對網絡、系統、數據和應用操作等方面制定制度與規范[15]。第一，中小企業應根據自身特點在前瞻性、兼容性、開放性、系統性的原則上完善制度體系，檔案管理的規范體系應包括：定義、鑒別、儲存、數據、查閱等方面，規范的制度體系是檔案管理信息化健康、迅速發展的必要保證。第二，根據檔案信息的安全級別和保密程度，分門別類地制定不同的管理規范，確定相應數據的組織和存儲方案[17]。第三，規范檔案管理中的操作，如制定保障網絡設施、交換機、服務器、主機房內等支持檔案信息化系統安全運行的綜合管理制度、操作規范。

[1]趙璐.企業檔案信息化管理模式探討[J].冶金經濟與管理,2009,(3):3.

[2]嚴朝虹.大連港檔案管理信息系統建設研究[D].南京理工大學,2010.

[3]丁鄭南.推進檔案管理信息化建設的思考[J].中國科技投資,2013,(6):180.

[4]項玉玲.企業檔案管理信息化建設的思考[J].沿海企業與科技,2007,(4):70-72.

[5]周予峰.企業檔案管理信息化建設[J].機電兵船檔案,2010,(5):62-63.

[6]中國軟件評測中心.計算機信息系統集成項目管理基礎[M].北京:電子工業出版社,2004.

[7]李丹.淺析企業檔案管理模式的發展方向[J].經營管理,2013,(8):99.

[8]黃曉強.企業檔案管理創新與服務模式研究[D].天津大學,2010.

[9]胡秀杰.信息時代下電子檔案管理的問題與對策研究[J].辦公室業務,2012,(10):77.

[10]宋暖.中美企業檔案工作比較[M].上海檔案,2001,(2):49-50.

[11]陶麗萍.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用[J].露天采礦技術,2010 (4):92.

[12]王淑改.信息時代企業檔案管理工作實踐研究[J].北京檔案,2013,(2):25-26.

[13]和夢吉.企業檔案信息化建設對策研究[D].山東大學,2012.

[14]張文麗.認清形勢 與時俱進——加快推進檔案管理信息化建設[J].辦公室業務,2013,(6):140.

[15]薛四新.文件檔案信息安全管理對策研究——風險識別與應對方法[J].理論探討,2011,(1):4-7.

[16]陳志強.基于網絡環境下的檔案信息安全對策[J].科技管理研究,2010,(16).

[17]項文新.檔案信息安全保障體系框架研究[J].檔案學通訊,2010,(2).