淺析高校聲像檔案管理工作中的問題及對策

余丹

(湖北科技學院檔案館，湖北咸寧437100)

聲像檔案、實物檔案和文書檔案是高校檔案管理工作中不可缺少的重要組成部分。一般情況下，各高校都非常重視文書檔案的收集、整理，同時文書檔案的利用率也是非常高的。相對于文書檔案，高校聲像檔案和實物檔案的收集、整理就有所不足了。本人就聲像檔案在高校檔案管理工作中出現的問題及解決辦法，談談淺薄之見。

什么是聲像檔案?顧名思義，聲像檔案是指人們在各項活動中，通過拍照、錄像等形式形成的，以底片、磁帶、錄影帶、光盤等不同材料為載體的主要以影像、聲音為主要反映形式，并輔以文字說明，能真實、客觀的再現歷史，具有保存價值、利用價值的歷史記錄。在高校，聲像檔案能夠生動具體的再現學校教學、科研、學生管理等各方面的工作情況，比文書檔案能更直接的反映歷史，有一定的表現優勢。大多數高校的聲像檔案的形成主要是由學校的組織、宣傳部門和各院部負責。正因為聲像檔案形成的分散性特點，造成了聲像檔案收集、整理工作中存在以下困難和問題。

問題一:聲像檔案的創建人員的歸檔意識不強

學校和各院部、各部門參加的重大活動和發生的大事件中所產生的聲像檔案資料一般都存放在學校組織部、宣傳部或各院部負責該活動的負責人手中。因此，經歷的人員多，又沒有收集、整理、歸檔的意識，導致活動結束后或事情發生后未及時移交學校檔案管理部門，使聲像檔案資料遺失或不完整。還有一些是因為要方便本部門的工作，沒有及時或不愿意向檔案部門移交，因此時間一長，造成遺忘或遺失。還有一部分是因為人員變更或機構調整，相關人員沒有及時移交聲像資料，也造成了聲像檔案資料的流失。這些都增加了高校聲像檔案的收集的難度。

問題二:聲像檔案資料的不完整

高校聲像檔案有著較強的時效性和特殊的歸檔要求，一個活動的完成或一件事情的發生，要在相應的聲像資料如照片、攝影帶、底片等載體上注明時間、人物、地點、內容。在實際工作中，由于聲像檔案形成者個人素質或對聲像檔案歸檔要求不了解，往往造成一些聲像檔案形成后，沒有注明聲像檔案產生的時間、地點、人物、基本內容等信息，進而影響利用者的需求。

問題三:聲像檔案管理不規范

聲像檔案在很多高校都沒有統一的管理。很多高校有聲像檔案管理制度，但落實不到位。造成高校檔案管理部門對聲像檔案缺乏統一的管理。聲像檔案資料的載體是以感光材料、化學磁性材料制成，很容易受光、熱、潮等外部因素的影響，而失去其保存價值和利用價值。比如:照片檔案必須存放于專用的照片檔案冊，錄影檔案保管必須用專門的防磁柜。而恒溫、恒濕是必須的保存環境。在很多高校，聲像檔案材料一般是由學校組織部、宣傳部和各院部產生，因此時間一長，就容易造成聲像檔案基本信息的遺失或不完整，學校組織部、宣傳部和各院部都沒有相應的管理條件，聲像資料隨處亂放。在學校檔案管理部門收集文書檔案材料的時候，這些聲像檔案材料應一起移交學校檔案管理部門。但由于時間長，經手的人多，還有溫度、濕度的變化等等原因，導致聲像資料不全，或毀或遺漏。

問題四:聲像檔案的利用率少

聲像檔案保管、利用技術的缺失直接影響了聲像檔案的開發利用。隨著檔案數字化、信息化工作的推進，聲像檔案的開發利用也益發被重視。目前，高校檔案部門都已基本配置了刻錄機、掃描儀、數碼相機、打印機等各項硬件設施，但軟件的配置沒有跟進，這就嚴重阻礙了聲像檔案的開發利用，造成了“重藏輕用”的問題。同時，高校檔案管理人員對聲像檔案的利用意識不強，同時由于管理人員專業知識缺乏，造成接收的聲像檔案只限于保管和個別單位、人員的借用，大部分聲像檔案束之高閣，這也使聲像檔案的開發利用工作停滯不前，使聲像檔案失去了應有的價值。

如何解決高校聲像檔案管理工作中出現的問題，筆者從以下幾個方面提出對策。

一、領導重視，加強制度建設

聲像檔案是高校檔案管理工作的一個非常重要的組成部分，由于其形成的特殊性，收集、整理、保管等環境比文書檔案(紙質檔案)具有更高的要求，這就使聲像檔案管理比一般檔案管理難度更大，要求更嚴。因此，高校檔案管理部門應向學校領導反映聲像檔案工作的重要性，爭取學校領導的支持、重視，以期在資金、設備、專業技術、人員等方面增加投入。同時，要以國家檔案行政管理機關出臺的聲像檔案管理辦法、技術規范為基礎，結合高校聲像檔案管理工作的實際情況，制定高校聲像檔案管理制度，為高校聲像檔案管理工作奠定堅實基礎。

二、加強高校聲像檔案管理人員的歸檔意識

一是加大宣傳高校聲像檔案的重要性，普及歸檔意識，要讓手上持有高校聲像檔案資料的教工及時的將檔案資料完整的移交到學校檔案管理部門進行歸檔保存;二是實行專人專項負責制，避免聲像檔案資料的遺失，同時要做好聲像檔案資料的移交。一項活動或一件事情相對應的攝錄人及攝錄的所有的相關資料都要一一登記，做到無遺漏;三是學校檔案管理部門的檔案管理人員要主動積極的參與到學校各項重大活動中，及時的與攝錄人員聯系，直接拷貝他們手中的聲像資料，確保在各項重大活動中產生的聲像資料能夠及時、完整的歸檔。另外，還要及時掌握學校發生的各項重大活動的資料的收集，對珍貴聲像檔案則要復制保存。如:籌備校慶及校慶活動中征集的老照片，照片，能夠反應學校不同歷史時期的有一定價值的圖片、照片等，全部都應該復制保存。

三、對收集的高校聲像檔案資料進行科學的分類、整理保存

由于聲像檔案資料的載體的特殊性，也決定了它的重要性。高校檔案管理部門應該對收集到的聲像檔案資料進行一個科學的分類。參照《高校檔案實體分類法》，按聲像檔案資料載體的不同，分為照片資料、錄影資料，再按年度分開。在整理的過程中要認真鑒別，重點存放。按照載體、類別、保管期限分別編目錄排放。對照片、錄影帶、錄音帶、光盤等根據內容、數量進行編目。如照片檔案資料的整理，按內容時間的順序進行編目，同時標上文字說明。而其他載體的聲像檔案資料也應該在整理好后進行標示說明，并標注編號，方便查找利用。聲像檔案資料的保管環境也非常重要，由于聲像檔案的載體的特殊性，使其對保管的溫度、濕度、磁場、塵埃等方面有特殊要求，按照國家有關聲像檔案保管的規定，要有專門的聲像檔案柜存放聲像檔案資料，并保持適宜的溫度(14℃—24℃)和濕度(40%—60%)，磁帶、磁盤要避開30奧斯特以上的磁場，要獨立保存，盡量延長聲像檔案資料的保存時間。

四、加強高校聲像檔案的開發利用工作

高校聲像檔案的開發利用對于學校檔案管理部門的檔案管理的工作人員來說，也有非常高的要求。隨著檔案數字化、信息化、網絡化工作不斷推進，要求高校檔案管理人員必須掌握扎實的檔案管理理論知識、科技知識，還要有熟練運用現代化設備的能力。所以，加強對高校檔案管理人員定期進行專業培訓是非常重要的。需要通過各種形式的培訓，讓高校檔案管理人員能熟悉聲像載體的有關知識及防護措施。同時還要讓高校檔案管理人員提高運用現代化科學技術的能力:通過把聲音、文字、圖形、動畫、影像視頻等聲像檔案資料進行數字化加工、處理、編輯，形成聲像檔案信息，在校園網等網絡上建立相關的網絡鏈接，方便師生查找、了解學校的發展進程，發揮生聲像檔案的宣傳作用。

高校的聲像檔案真實的記錄了高校各個時期的發展面貌，是高校檔案的重要組成部分，是高校檔案不可或缺的珍貴資源和財富。做好高校聲像檔案的管理工作，使聲像檔案在高校檔案管理工作中發揮重要作用，為宣傳學校做出應有的貢獻。