淺談企事業單位辦公自動化網絡的建設

翟松青

(泰州市高新技術創業服務中心，江蘇 泰州 225300)

1 重點加強辦公自動化網絡建設

要建立辦公自動化網絡建設的領導體制，把辦公自動化網絡建設方案納入國家和各行各業自動化建設的發展規劃，與其同步發展，并從人力資源、投資力度上得到優先保證。

2 以人為本-加強人才隊伍建設

要針對辦公自動化網絡建設的需要，建立高水平、高技能的現代化管理機制，培養出一支能夠適應新形勢要求，掌握計算機操作、數據的錄入、數據庫管理、多媒體和網絡管理等基本技能的高素質的專業隊伍。

3 有法可依-加強管理體系制度建設

數據庫建設的標準化、規范化決定了辦公自動化、網絡化。因此，有計劃的建立各種數據庫是一向重要而艱巨的任務。各單位必須做好數據庫的數據錄入工作，減少數據的丟失、重復和分散，提高信息含量，實現資源共享等，都必須有嚴格的規章制度作保證。隨著辦公自動化的逐步實現，文檔工作僅靠傳統的管理制度管理已經完全無法適應，應該根據國家有關電子文件管理方面的規章制度，結合單位工作中的實際情況重新制定或修訂各類辦公自動化管理制度，以適應辦公自動化網絡建設的需要。

4 靈活運用-使辦公自動化網絡的左右發揮到極致

由于網絡應用的推廣，促進了辦公自動化的進一步發展，人們將要逐步實現無紙化辦公。機關、企事業單位辦公室是信息的產生地點，要把公務、商務、經濟信息資源用活、用足，就需要及時進行信息編輯.在單位內部實施網絡化管理。為解決傳統辦公模式中由于紙質文檔進行傳遞所造成的信息交流不暢，大量辦公文件歸檔后存放困難以及對多部門進行工作協調時效率較低等問題，要加大對辦公自動化設備和技術的投入，引進開發辦公自動化系統。辦公自動化系統不僅能對—般文件進行管理，也能夠對圖表、圖像、聲音等非結構化數據進行管理檢索，還可以由管理人員直接在計算機屏幕上審閱積存的文件，對電子文件中不具有保存利用價值的進行刪除，對具有保存價值的文件確定保管期限，并在各份文件上注明。由于計算機隨時可以迅速對電子檔案中的單份文件從任務角度進行檢索，既省時又省力，所以在電子文件轉化為電子檔案過程中，管理人員不必再去分類、組卷。

5 居安思危-加強電子檔案的技術保護

眾所周知，光盤，優盤、軟盤等電子檔案存儲載體的存儲容量很大，構架占用空間很小，檔案庫房管理相對比較方便。但電子檔寨在保管條件上與紙質檔案相比要求嚴格，必須存放在專用庫房中，對庫內溫度、濕度進行嚴格控制，并配置防高強度磁場、電場等設施設備，還要嚴格防范計算機病毒等等。

6 嚴格管理-提高工作效率及使用水平

要加快實現辦公自動化的步伐，就必須在各行各業廣泛運用科學技術。科學技術的進步和管理水平的提高將從根本上決定我國現代化的進程。主要表現在以下三個方面：一是運用計算機網絡技術，建立不同程度的網絡。如建立單位局域網、地區范圍內的局域網，全省、全國范圍的廣域網等，實現資源共享。隨著辦公自動化網絡建設的進程，文件不再以紙質形式運轉，而是以數據的形式通過網絡發送，以電子文件形式歸檔，檔案館(室)變為檔案信息的控制中心，網絡中單個信息中心所能提供的信息，不再僅僅是一個信息庫中的信息，而是網絡系統中所連接的所有信息庫的信息，信息數字化已成為辦公自動化網絡建設的必然結果。二是運用多媒體技術提高辦公自動化的水平。多媒體技術能夠對文字、照片、圖像、聲音等多種媒體進行綜合處理，能使檔案由分散管理變為集中管理，使檔案的服務手段實現現代化。多媒體信息檢索與普通檢索相比，增加了許多檢索點和檢索要求，用戶可按自己的需要，向系統提出圖形、圖像、聲音等多媒體信息的檢索要求，提高檔案的查全率和查準率。三是運用計算機技術加快辦公自動化的步伐。隨著辦公自動化的進展，計算機將從輔助性工具逐漸成為現代化管理的技術支撐，文檔工作的重點將從文檔實體管理逐漸轉移到信息管理上來，使傳統的手工管理向自動化管理轉變，將使檔案館(室)、辦公室的信息更趨精確、完善，文件、檔案從整理、編目、檢索到提供利用等，都通過計算機技術運用實現了辦公自動化。

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