淺談辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理的特點(diǎn)和建議

杜建民

（水利部水利水電水規(guī)劃設(shè)計(jì)總院 北京 100120）

淺談辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理的特點(diǎn)和建議

杜建民

（水利部水利水電水規(guī)劃設(shè)計(jì)總院 北京 100120）

隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普遍應(yīng)用及信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，文書檔案管理在辦公自動(dòng)化環(huán)境下呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。辦公自動(dòng)化和檔案管理聯(lián)系更加緊密，文檔一體化管理水平不斷提高，建檔、歸檔和檔案利用更加快捷、高效。相應(yīng)要求我們要積極探索文檔一體化管理的有效措施，確保電子文件的安全，提高文書、檔案和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。

辦公自動(dòng)化 文書檔案管理

隨著辦公自動(dòng)化應(yīng)用的普及和信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，文書檔案管理正經(jīng)歷著一場前所未有的變革，從管理方式、管理理念到管理手段，都在接受著新的考驗(yàn)。筆者結(jié)合自己的工作實(shí)踐，就辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理談?wù)勛约旱拇譁\認(rèn)識(shí)。

1 辦公自動(dòng)化文書檔案管理的新特點(diǎn)

1.1 辦公自動(dòng)化為實(shí)現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件

文件是形成檔案的基礎(chǔ)，檔案則是文件的精華，是文件的組合。但文件與檔案又有所不同，文件是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料; 檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的。檔案和文件是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實(shí)效、功用、離合等個(gè)性差異。從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證運(yùn)動(dòng)過程，從時(shí)效、價(jià)值和系統(tǒng)性上來說，檔案是對(duì)文件的不斷揚(yáng)棄，是辦理完畢的文件中具有保存價(jià)值的部分，只有把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而集中保存起來的文件，才能最后成為檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的必要程序和條件。

隨著計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的發(fā)展及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷應(yīng)用，專業(yè)的軟件公司在設(shè)計(jì)開發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)一般會(huì)考慮與檔案管理系統(tǒng)的銜接問題，有條件的甚至?xí)n案管理系統(tǒng)的所有功能全部嵌套在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中。這種情況下，文件與檔案同存在一個(gè)大系統(tǒng)中，他們之間的時(shí)空距離被縮短，界限被淡化。在辦公系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)結(jié)束后的文件，通過系統(tǒng)本身具備的功能進(jìn)行簡單操作，就可以將文件轉(zhuǎn)入檔案庫，再進(jìn)一步整理完成電子歸檔，這樣就可做到隨時(shí)歸檔，使歸檔時(shí)間提前，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

1.2 辦公自動(dòng)化有效提高文檔一體化管理水平

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內(nèi)容的正確性、完整性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。包括：文檔實(shí)體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規(guī)范一體化。辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，無疑使這一辦公活動(dòng)呈現(xiàn)全新的局面。在以往的文書處理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，在文件資料的收集整理過程中，既要求資料完整、齊全，又要書寫規(guī)范、清楚。既費(fèi)時(shí)費(fèi)力又容易出錯(cuò)。而在辦公自動(dòng)化平臺(tái)下，這些環(huán)節(jié)都是在系統(tǒng)

設(shè)定的環(huán)境下操作的，使得這個(gè)過程變得十分方便、有序，簡單易行。因此，辦公自動(dòng)化不僅有利于文書工作和檔案工作的對(duì)接，而且有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)文書工作與檔案工作的全過程管理。

1.3 辦公自動(dòng)化使文件管理更加快捷、高效

檔案信息檢索問題一直是檔案手工管理的難題，如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準(zhǔn)確地查詢用戶所需要的信息，是傳統(tǒng)檔案管理難點(diǎn)之一。辦公自動(dòng)化在檔案管理中的應(yīng)用，較好地解決了這一問題，它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用，文書處理人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中完成了文件的流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需轉(zhuǎn)一下庫，就可以完成文件從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。文書人員就可以選擇所需要的文件進(jìn)行歸檔，滿足了隨時(shí)歸檔的要求。在使用檔案時(shí)，只需按指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到需要的信息，瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢檢索功能，如信息按處室、項(xiàng)目、流轉(zhuǎn)過程分類等，使得檔案檢索利用變得更加快捷、高效。

1.4 安全、可靠的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有利于電子文件穩(wěn)定保存

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)操作人員的使用權(quán)限加以限制，根據(jù)各級(jí)工作人員的崗位不同，賦予不同操作人員不同的處理權(quán)限，且憑密碼登陸，這樣，就防止了其他人員進(jìn)入系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更改，確保了系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)安全可靠。

辦公自動(dòng)化中形成的電子文件，是記錄信息、傳達(dá)信息、留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比，有著體積小、壽命長，便于保存等優(yōu)點(diǎn)。我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD、移動(dòng)硬盤等。 這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。

2 對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理工作的建議

2.1 要將檔案管理系統(tǒng)納入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)統(tǒng)籌考慮，做好系統(tǒng)設(shè)計(jì)

在設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，檔案部門要參與其設(shè)計(jì)規(guī)劃，避免辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中文件管理的設(shè)計(jì)功能與檔案管理系統(tǒng)的歸檔不銜接、不兼容，這就要求檔案管理人員必需提前介入，與系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，做好流程和總體框架設(shè)計(jì)，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中設(shè)計(jì)與檔案管理部門相聯(lián)系與偶同，使得前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個(gè)不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來，以提高文件傳遞的安全性、準(zhǔn)確性、可靠性和時(shí)效性。

2.2 要確保電子文件的安全

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子文件和檔案信息安全問題變得日益重要。例如在實(shí)際運(yùn)用中經(jīng)常出現(xiàn)電子文件在運(yùn)行過程中易于數(shù)據(jù)丟失，造成檔案保存不完整的問題；從安全方面看，如何保障網(wǎng)絡(luò)不受病毒或黑客的攻擊；在使用中如何合理設(shè)置權(quán)限，避免人為對(duì)電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件安全等等。因此，實(shí)行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。保證電子文件的信息安全，一是要靠系統(tǒng)完善的軟硬件功能設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，運(yùn)用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等，確保系統(tǒng)安全的功能完備性；二是要建立健全安全管理的規(guī)章制度作為保障，并由保密部門、文秘檔案人員和其他相關(guān)部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實(shí)落實(shí)安全責(zé)任制，必要時(shí)對(duì)系統(tǒng)所在的重點(diǎn)場所進(jìn)行防盜處理，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)施整體安全防護(hù)；三是要加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)，規(guī)范操作，精心維護(hù)，并建立身份認(rèn)證，設(shè)定用戶權(quán)限等措施；四是要進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，使所有系統(tǒng)使用者熟悉系統(tǒng)的使用和操作規(guī)程，正確使用。因此，在關(guān)注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術(shù)因素，也要注意非技術(shù)即人為因素，建立全過程的安全防護(hù)體系。

2.3 提高文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平

傳統(tǒng)的文書檔案的歸檔主要是紙質(zhì)文件的立卷歸檔，立卷人根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和理解進(jìn)行組卷，對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)的把握很難做到完全統(tǒng)一，進(jìn)而影響到歸檔案卷質(zhì)量。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)環(huán)境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔與紙質(zhì)文件的歸檔兩部分，關(guān)鍵是電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔。其中所有的電子文件都在設(shè)定的系統(tǒng)下產(chǎn)生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號(hào)、掃描、上網(wǎng)、運(yùn)轉(zhuǎn)、結(jié)束等各個(gè)環(huán)節(jié)的流程中，必須按照系統(tǒng)要求，規(guī)范操作，確保流轉(zhuǎn)文件的信息準(zhǔn)確、完整；同時(shí)還要明確由電子文件轉(zhuǎn)入檔案庫、整理歸檔的流程和環(huán)節(jié)，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，明確各歸檔部門的歸檔職責(zé)、范圍和管理權(quán)限，確保電子檔案的質(zhì)量。因此，辦公自動(dòng)化環(huán)境下文檔一體化水平效率的提高。

2.4 要提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)

做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術(shù)人員的共同參與和緊密配合，而且還需要提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。這就要求文書管理人員在公文收、發(fā)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)按標(biāo)準(zhǔn)操作，確保檔案信息的正確、完整、規(guī)范；檔案管理人員在掌握本專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)盡可能多地學(xué)習(xí)掌握信息技術(shù)，熟練操作辦公和檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)操作實(shí)踐，對(duì)系統(tǒng)的進(jìn)一步完善提出建設(shè)性意見；信息技術(shù)人員應(yīng)盡可能了解相關(guān)的文書檔案管理知識(shí)，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強(qiáng)與文書檔案人員溝通，才能做好系統(tǒng)設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)和改進(jìn)等工作，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)促進(jìn)文檔一體化管理的順利實(shí)施。

3 結(jié)語

辦公自動(dòng)化為做好文書處理和檔案管理工作提供了新的契機(jī)，檔案管理者應(yīng)該抓住這一機(jī)遇，針對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理工作的特點(diǎn)，探索文檔一體化管理的有效措施，把文書檔案管理工作做得更好。

10.3969/j.issn.1672-2469.2014.09.020

G271

B

1672-2469(2014)09-0064-02

杜建民（1964年—），女，經(jīng)濟(jì)師。