現代企業檔案管理信息化創新研究

馬俊英 沙 潔

（邯鄲市第二醫院，河北邯鄲 056001）

一、檔案管理信息化創新的背景和意義

現代信息社會日新月異，中國企業檔案信息化不斷發展，眾多企業對于檔案信息化的理解和認識不斷深入，企業檔案信息化建設面臨眾多的機遇與挑戰。但是隨著新技術及相關學科理論的不斷滲透，企業檔案管理信息化建設的過程中，不斷出現新情況、新問題。思想觀念的落后，開放和創新意識缺乏，信息資源開發不足等現象，成為制約檔案信息化建設的重要因素。這就要求檔案工作者積極探索，勇于創新，促進檔案事業的健康發展，開創檔案工作的新局面。

檔案信息化是一種全新的檔案管理模式，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，以檔案實體的數字化信息為主要形式，以向社會提供服務為重心，對檔案信息資源進行處置、管理，加速實現檔案管理現代化的進程。21世紀是網絡信息現代化的新時代，檔案信息化是信息化建設的一部分，是檔案事業適應社會發展需要的必由之路。檔案資源只有通過信息化，提升檔案工作的公共服務能力，才能真正實現檔案資源的使用價值。服務是檔案工作的本質屬性和根本目標，新時期，只有創新和服務，以服務謀發展，把檔案工作廣泛地融入企業，才能實現其經濟效益和社會效益。

可見，檔案信息化是歷史發展趨勢，然而，在檔案管理部門，檔案信息化管理和服務手段守舊，嚴重影響著檔案信息資源的開發和有效利用，難以滿足社會發展對檔案服務的多種需求，亟待尋找檔案管理工作創新的方向。因此，檔案管理工作的最迫切的任務，就是利用信息技術，不斷創新，拓寬服務領域，加快檔案管理信息化建設步伐，更好地發揮檔案信息資源的服務價值，為和諧社會建設創造更大的經濟效益和社會效益。檔案信息化建設創新研究在理論和實踐上都有重大意義。

二、企業檔案管理創新的概念和面臨的問題

（一）檔案管理創新的概念

1912年，美籍奧地利經濟學家熊彼特出版了《經濟發展理論》，從此誕生了管理創新的概念。在國內，著名的管理學者認為管理創新就是創造一種新的或更有效的資源整合范式。

檔案管理創新是指用科學的原則和方法管理檔案，為企業和社會經濟發展提供服務的工作，其基本內容包括檔案的收集、保管、利用以及信息化背景下的信息加工和信息輸出。管理創新能激發創造力，可以不斷地開發出做事的新方式以及解決問題的新辦法。檔案管理信息化創新，即不斷根據市場和社會的變化和發展，在知識創新的基礎上，滿足檔案服務需求，達到檔案工作服務經濟效益和社會責任的目標。

（二）檔案管理面臨的新問題

現代科技的廣泛應用，既為檔案管理工作帶來了方便，也產生了一些新問題。

首先，網絡流通使檔案管理的保密性和安全性不強。主要原因有:人為因素和技術因素。檔案部門工作人員的安全和保密意識淡薄，對發布的信息缺少嚴格的審查和管理;再有當前電腦病毒橫行，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

其次，電子檔案的大量存在。電子檔案是一種新型檔案載體，它的存在，使我們必須對電子檔案的概念、數據處理和網絡安全等諸多方面認真研究，整合利用，擴大審視視角，逐步形成一套科學的電子檔案管理方法，確保檔案管理信息化建設健康、有序的發展。

第三，競爭、協作理念。當今社會的各個領域既存在競爭也存在協作，檔案管理工作也不例外。只有引進競爭機制和團隊精神，加強部門間的交流和協作，普及檔案信息自動化處理和管理技術，檔案信息資源才能實現有效開發和利用，才能更好地服務于企業和社會經濟發展。

三、檔案管理信息化創新的內容

在當今這個信息時代，檔案管理工作要與時俱進、開拓創新，以便更好地適應信息化時代快速發展。檔案管理創新的內容很多，本文著重探討管理理念、管理技術管理機制和管理服務四個方面的信息化創新。

（一）檔案管理信息化理念創新

檔案管理信息化工作的創新，首先是信息化管理理念的創新，要解放思想，轉變觀念，增強檔案管理信息化意識。

一是服務大局的理念。服務先行、以人為本是做好檔案工作的重要理念。在新時期，我國的主要任務依然是加快經濟發展，檔案管理信息化建設工作亦應以經濟發展為中心，轉變傳統觀念，樹立服務大局的意識，使檔案管理有利于檔案信息資源的開發和利用，全方位地為經濟建設發展服務。

二是改革、開放理念。在信息化的新形勢下，檔案管理工作要加大改革力度，以開放和服務為基本思路，克服因循守舊的思想意識，樹立改革創新意識，采用社會化開放式管理模式，充分發揮檔案信息化的社會化服務功能。

（二）檔案管理信息化技術創新

信息化技術的迅猛發展是一把雙刃劍，既是檔案管理工作的發展機遇，也是一種新的挑戰。檔案信息化建設應該運用信息化、網絡化的優勢和手段，充分整合信息資源，推動檔案管理信息化建設。

第一，建立科學、完善的電子檔案管理制度。技術是檔案信息化建設的生命，檔案管理工作應抓住機遇，迎接挑戰，在檔案載體、收集和利用等方面進行技術創新，提高服務質量，使信息技術在檔案管理信息化創新中發揮有效技術支撐作用。在紙質檔案的基礎上，利用電子檔案信息技術，實現信息資源的深度開發和廣泛應用，建立科學、完善的電子檔案管理制度。這樣會增強服務手段，擴大服務內容，以整體優勢實現企業內部信息資源共享。

第二，建立開放式、交互性的檔案服務平臺。隨著電子計算機的出現和現代通信技術的發展，信息技術在檔案管理技術創新中起著重要作用。檔案管理信息化技術創新，就是要運用先進的信息技術，積極推進檔案網絡建設，為企業和社會提供一個開放式、交互性的檔案服務平臺。通過這個服務平臺，完善電子檔案管理系統，提高檔案的使用效率和信息輸出量，從根本上改變傳統的檔案管理與利用方式，推行檔案資源信息化建設。

（三）檔案管理信息化機制創新

在新形勢下，檔案管理機制需要創新，創新檔案管理工作機制，有利于調動檔案工作者積極性和創造性，有利于檔案信息資源的開發和利用。

第一，加強檔案信息安全保障體系的建設。檔案信息安全保障體系是關系到檔案實體與信息安全的重要保證。企業檔案管理部門應該逐步完善檔案信息安全管理體制，落實信息安全責任制度，加強計算機網絡硬件、軟件的管理，明確安全防范重點，打造切實可行的檔案信息安全保障體系，確保數據的安全及檔案信息系統安全。

第二，建立高效的獎懲機制和科學的崗位責任制。為了形成積極的工作氛圍，檔案管理部門應該建立高效的獎懲機制，按照崗位責任制，制定詳細的考核和獎懲辦法，做到獎罰分明，激發檔案工作者積極性和責任心。同時，還要建立科學的崗位責任制，即依據檔案管理工作的規律和要求，把各項檔案工作任務細化，合理分配，確保每個部門和每個工作者責任清晰、目標明確，并與獎懲機制緊密結合，提高工作效率和質量。

（四）檔案管理信息化服務創新

根據檔案發展的形勢和服務需求，檔案管理工作應更新服務觀念，完善檔案管理服務內容。

第一，檔案信息化服務應與時俱進。信息化時代，發展迅速，檔案信息化服務應突顯與時俱進，通過檔案信息的網上檢索，實現信息資源共享，是檔案工作得以可持續發展的必由之路。

企業信息量的急劇增長，檔案部門不可能獨自完成知識和信息的收集、整理、保存和利用等工作，企業間應該協作競爭，結盟雙贏。可以充分利用信息化手段，建立電子文檔中心，實現電子文檔的自動上傳，這樣信息覆蓋面廣，檔案內容豐富。通過電子文檔中心的檔案網站，向客戶提供有限制性的電子文件查詢、利用服務。同時，企業各部門也可以通過建立自己的網站，提供檔案查詢和資信服務，讓利用者與檔案部門實現網上信息交流。

第二，檔案信息化服務內容要創新。一是服務職能的創新，由單純的保管型轉變為利用型。信息系統用戶越多，對信息服務的要求就越多、越廣，檔案工作人員必需樹立信息服務的理念，變被動式服務為主動式服務，變封閉式服務為開放式服務，使檔案管理工作更好適應經濟社會發展的需要。

二是服務主體的創新，實現社會化服務。服務主體的變化要求加強服務合作的創新，通過協作和交流，實現館際互補和聯機檢索，達到服務主體多元化。同時也可以為有遠程信息需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。

三是服務方式的創新，由實體型轉變為信息型，實現深層次開發，高層次利用。一方面要充分考慮用戶利用信息的需求，提供面向用戶的信息利用平臺，保護用戶信息利用的效果;另一方面，服務要做到主動熱情、準確快速，提高服務質量，縮短用戶與檔案工作的距離，體現檔案服務工作人性化特點。

四是服務手段的創新，信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源，因此，檔案服務手段也由手工型轉變為技術型，信息技術的廣泛利用已經把人工收集、整理、檢索和存貯等工作，用計算機工具實現了一條龍服務。

總之，企業檔案管理信息化建設是一個大工程，是一項長期而又具體的工作，檔案工作者應樹立創新意識和服務觀念，克服困難，適應社會和時代發展的需要，實現檔案管理工作理論與實踐的不斷深化和進步，更好地服務社會。

［1］彭榮.檔案信息化建設的幾點思考［J］.檔案學通訊，2004，（1）

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［4］王傳宇.科技檔案管理學（修訂本）［M］.北京:中國人民大學出版社，1998