高校檔案管理工作現狀與發展策略

馮秀清 劉 洋

(黑龍江生態工程職業學院，黑龍江哈爾濱150025)

1 高校檔案管理工作具有重要意義

高校檔案是指高校從事招生、教學、科研、黨政管理等活動中形成的對學生、高校和社會具有保存價值的文字、圖標、聲像等載體。高校檔案不僅僅在學校管理、教學活動的開展上發揮著積極作用，在推動教學改革中更是發揮了不可替代的作用。同時高校檔案也能為編史修志收集全面資料，為教學評估提供原始數據，為宣傳教育等工作整理相應素材。國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》中明確指出:“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，并切實加強對檔案的領導和管理。”由此可見，不斷優化檔案管理工作，完善高校檔案管理體系，對高校的長遠發展有著極為重要的作用。

2 當前高校檔案管理工作普遍存在的問題

雖然高校檔案管理對高校建設和發展具有十分重大的意義，但目前高校檔案管理中依舊存在一些比較突出的問題。

2．1 管理意識薄弱，管理手段相對落后

我國高校的檔案管理工作尚未形成統一標準，部分高校對新形勢下檔案工作的重要性缺乏認識。首先領導不夠重視，從機構設置到經濟投入上都難以滿足高校檔案工作發展的條件;其次教職工參與意識淡薄，導致一些文件資料不能及時歸檔，各科室檔案存放分散化，造成檔案積壓甚至丟失，這些都一定程度上影響了整個高校檔案的完整性;再次，高校檔案管理工作存在著管理手段陳舊的問題，部分高校仍采用手工作業方式，勞動量大，耗時多。這些都在一定程度上制約了高校檔案管理工作的發展。

2．2 管理人員素質參差不齊，信息技術應用能力相對較差

目前我國高校檔案工作人員數量基本充足，能夠滿足日常工作需要。學歷層次較之以前也有所提高，基本達到本科或以上學歷。但是檔案專業出身、精通檔案業務、熟練運用現代信息技術的人員較少，能對檔案信息內容進行深層次開發利用的高素質人才更是匱乏。隨著科技發展，高校檔案室

2．3 數字化建設發展滯后

高校檔案多以紙質文件為主，檔案形式較為單一，照片、光盤、錄音、縮微膠片等數字化檔案形式相對較少。隨著網絡技術、聲像技術的飛速發展，高校檔案數字化成為適應高校檔案發展的大趨勢。但是由于檔案數字化是需要多專業配合、各部門協作的系統工程，由于領導認識不夠、經費不足、基礎設施建設不配套等原因，我國高校數字化檔案的開發還停留在初期，在很多方面顯得比較被動，制約著高校檔案工作的正常發展。

2．4 高校傳統檔案安全管理模式亟待改善

檔案安全管理作為檔案管理工作中重要的一環越來越受到重視，相關部門制定了一系列制度與監督檢查方案。高校檔案室配備了自動報警、防火、去濕、消毒等必要的檔案安全保護設備和器材。對重要檔案文件實行異地備份管理，防止檔案資料的丟失。但是隨著近幾年檔案信息化發展，原本的安全管理模式很難適應新發展的要求，數字化檔案管理中存在的安全問題越發凸顯。如:電子檔案傳輸中的安全性，音像檔案的有效性和合法性，計算機病毒，各種人為因素對檔案信息的危害問題，這些都對高校檔案安全管理工作形成較大的沖擊。

3 提升高校檔案管理工作發展策略

3．1 增強管理意識，實現管理手段現代化

建立高校的檔案管理工作統一標準，充分認識到高校檔案管理工作的重要性。加強管理模式的創新就應該健全目標管理機制，制定檔案管理目標，定期進行檢查，并引進激勵機制，將其與人事聘用和干部任免相聯系，激活檔案管理工作，開創新局面。轉變管理手段，就要轉變觀念，加強管理手段的創新，就應該采用現代化的科學的管理手段，以網絡技術和計算機技術作為工作平臺，建立數字檔案和電子文件系統，并實現資源共享。

3．2 提高檔案人員業務素質和信息技術應用能力

高校要將熟悉檔案基本業務、適應檔案管理現代化需要的復合型人才選配到檔案管理工作崗位上來，為檔案事業發展注入新的活力。同時為檔案管理人員盡可能多地創造交流機會，定期組織參加專業技能培訓和繼續教育培訓，使檔案工作人員在掌握檔案工作的法律、法規及檔案管理專業基礎知識，熟練運用檔案管理工作基本方法和技能的基礎上，積極學習現代信息技術，能夠熟練運用現代信息技術開展檔案管理工作，運用信息技術，挖掘信息資源，對各類檔案信息資源進行深層次整合，建立各種檔案數據庫，以提高工作效率，優化服務質量。

3．3 加快檔案數字化建設步伐

要實現高校檔案數字化建設這一目標，首先高校領導要認識到高校檔案數字化的重要性，開拓思想，更新觀念，在檔案數字化建設方面，繼續完善檔案管理工作基礎設施建設，加大資金投入，采購先進的計算機軟、硬件系統，建立電子檔案接收體系、傳統檔案數字化體系以及數字檔案編目、存儲、服務體系;完善檔案網站平臺的開發利用，實現檔案信息資源的有效整合;同時還可利用已建成的數據庫資源和網絡設施為社會服務，從而獲得一定的收益，彌補經費不足的問題，加快檔案數字化建設的步伐。

3．4 完善安全管理保障體系

加強宣傳教育，堅持科學檔案信息安全觀，樹立正確保障檔案安全的思想。高校應嚴格執行國家頒布的有關信息安全的法律法規，制定相應的電子檔案安全管理的標準與規范。堅持利用和保密并重的原則，加大檔案網絡化的開放和利用力度，增強檔案信息安全和網絡安全意識。特別針對數字載體檔案的特點，應專門建立新型載體檔案的借閱利用制度并嚴格審批手續。有效地應用身份識別認證、重要文件加密、病毒庫更新防護、文件異地備份等安全技術，以確保檔案信息的安全。

4 結語

總之，高校檔案管理工作需要經歷不斷探索、不斷革新、不斷發展的過程，必須把滿足高校的需求作為檔案管理工作的價值取向，設立科學的目標，采取正確的方法，才能開辟檔案管理工作發展的新途徑，才能充分發揮高校檔案管理為高校教學、科研和管理等工作的服務作用。

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