做好財務檔案管理工作 提升財務管理水平

丁愛華

（中州大學財務處，河南 鄭州 450044）

做好財務檔案管理工作 提升財務管理水平

丁愛華

（中州大學財務處，河南 鄭州 450044）

當前財務檔案管理中存在諸多問題，比如保管責任意識淡薄、管理制度不完善、管理人員缺乏專業的知識和技能等。要提升財務檔案管理水平，需要強化財務檔案管理意識，引入信息化管理手段來完善財務檔案管理制度，提升財務檔案管理人員素質。

財務檔案管理；財務管理水平

財務檔案管理工作對于任何企事業部門的發展都有至關重要的作用，它記錄了企事業單位在市場經濟發展中的各項業務活動，為各機關和企事業單位決策的制定和管理活動提供了直接的原始數據。隨著我國社會主義市場經濟改革的不斷深化，各個企業和機關部門都致力于實現其社會效益和經濟效益的最大化，面對著市場經濟的大背景，做好企業的財務檔案管理工作就顯得格外重要。但我國的財務檔案管理工作體系還不夠完善。目前除了一些較為大型的企業會有專門的財務檔案管理部門和人員以外，一些中小型的企業和機構對財務檔案進行管理的意識還比較薄弱。企業內部財務檔案管理工作存在著嚴重的漏洞和不足，造成了檔案資源的損失和浪費。

一、財務檔案管理工作存在的問題

（一）保管責任意識淡薄

對財務檔案管理的管理責任不夠分明，是大多數單位所存在的問題，其根本原因是檔案到底是歸屬財務部門還是管理部門沒有明確的標示，導致經常出現檔案亂堆亂放的問題。

財務檔案可以對社會活動進行客觀的反應，特別是對于事業單位來講，可以在糾紛出現時和糾紛解決時提供非常重要的依據。除此之外，其也可以對違法犯罪活動的打擊以及管理提供非常有力的證據。但是就目前的財務檔案管理工作情況來講，大多數事業單位里的財務管理人員對財務檔案的管理工作并沒有足夠的重視，即使是領導干部也是如此。大部分人由于受傳統思想觀念的影響，均會認為財務信息應該是較為保密的部分，對其應該采取保密的管理措施，所以會對相關票據以及賬簿進行封存，但卻不會設立檔案來對其進行管理；有些單位在財務信息的管理方面沒有進行建檔以及分類，僅僅停留在傳統的管理層面，有些單位即使對財務信息檔案進行了建立，但仍然存在分類模糊等問題，使得整個管理較為混亂。綜上所述種種現象，我們不難看出，造成財務檔案管理的根本原因便是相關的工作人員對財務檔案管理沒有足夠的重視。

（二）管理制度不完善，管理工作缺乏系統性

隨著經濟全球化步伐的進一步邁進，財務工作的開展對管理制度的依賴性越來越大。但我國多數財務檔案管理部門的規章制度不夠健全和完善，缺乏統一的指導和協調，財務工作的開展條理性差，賬務混亂甚至出錯的情況層出不窮。比如，有些事業單位內部監督機制存在漏洞，對財務人員缺乏制度上的約束，假賬、賬外設賬的違法行為屢禁不止。另外，由于缺乏規章制度的引導，有些單位甚至在處理最基本的賬務時基本上憑經驗辦事，工作上缺乏系統性，從而導致日常性工作無章可循。而會計檔案中很多事項的基本程序是統一的，具有較強的程序性和規范性，比如憑證、賬簿、報表等的制作。因此，規章制度的缺失會直接影響會計檔案工作開展的情況，嚴重的甚至會影響一個事業單位的正常運行。

《會計檔案管理辦法》和《檔案法》雖然已經實施多年，但由于對其缺乏重視和深刻的認識，在實際的操作過程中就難以真正的落實。一方面，某些領導忽視了單位內的財務檔案管理工作，從而無法及時地指導開展相關的財務檔案建設管理工作。另一方面，單位各個層面對于財務檔案管理法律法規的認識仍停留在較淺的層面上，積極性不高，尚未進行嚴格的執行，形同虛設。再加上財務檔案管理并沒有一個統一的管理標準，各個單位或單位內部部門在具體的落實上都存在一定的差異，統一性和規范性不足，管理制度亟需完善。

（三）管理人員缺乏專業的知識和技能

由于大多數事業單位人力資源管理觀念淡薄加上節省支出的需要，在招聘上對財務管理人員的專業水平要求比較低，從而造成了管理人員普遍不具備系統性、專業性知識儲備的現象。另外，在知識高速膨脹的社會里，知識的更新速度快，行業對職員的技能水平要求越來越高，管理人員自身能力水平低下與工作的實際需要所產生的矛盾也越來越尖銳。

現有的財務管理人員的學歷偏低，沒有接受過相關的培訓，服務意識不強，工作的方法和工作的手段陳舊且落后，難以適應高強度、多樣化的工作需要。管理人員職業化水平偏低直接導致管理工作的開展缺乏科學性。另外，由于管理人員的文化素質水平良莠不齊，大多數人員尚未接受過思想道德教育和職業道德教育，專業素質和職業素養差，自我約束和自我反思的能力缺乏，無法及時有效地解決工作過程中出現的新的問題，職能得不到完全的的發揮，反而加重了事業單位內部的人員管理。

其次，由于財務人員工作的封閉性較大，加上自身對“終身學習”的認識不足，接受新鮮事物的能力差，接受信息的渠道較狹窄，無法跟上時代的潮流，這主要就體現在信息化方面。隨著信息技術的發展，目前信息化背景下的會計環境發生了很大的變化，僅僅依靠一紙一筆是遠遠不夠的。財務信息化的發展要求各個事業單位不斷實現在財務管理上的創新，要求財務管理人員掌握一些基本的信息技術，比如財務軟件的操作。但目前傳統的財務管理人員一方面自身缺乏與時俱進、學習先進技術的意識，另一方面事業單位很少能夠提供相關的培訓，在新的技術的沖擊下就顯得相形見絀了。

二、做好財務檔案管理工作的幾點建議

（一）強化財務檔案管理意識

提升財務檔案管理水平，意識為先。明確認識到財務檔案管理在企業經濟活動以及生產過程中的重要性，了解其對企業生產、決策制定起到的重要意義，是提升檔案管理相關人員意識的前提。應該把強化財務檔案管理意識納入財務管理的工作中去，這樣才能重視財務檔案管理工作。

在加強自身意識的同時，財務檔案管理人員，應該在工作中多思，多想，以主人翁意識去完善財務檔案管理工作。只有這樣，檔案管理工作人員才能發現目前檔案管理工作中的不足，才會提出相應的解決措施。比如用心的財務檔案管理人員，會將日常的檔案管理文檔制作為模板表格，方便后續工作的使用；雖然網絡信息技術的發展，加快了雙方的交流，但是有安全意識的工作人員，不會將企業內部的相關數據，共享到微博上，不會將內部財務數據公布到網絡；有主人翁意識的工作人員，不會認為自己只是財務檔案的工作人員，而且還知道自己是財務工作的監督者和參謀者。

（二）完善財務檔案管理制度

以《檔案法》、《會計法》等法律法規為依據，建立并完善財務檔案管理所涉及的制度及規則，并將其納入整體企業工作的規劃中。通過建立《財務檔案管理制度》、《財務檔案查閱制度》、《財務檔案工作人員守則》等管理制度，并引入信息化管理，使財務檔案的收集整理、歸檔分類以及保管利用規范，有章可循、有法可依。

1.檔案保管制度的信息化。信息化管理的引入，革新了保管檔案的方式。國家檔案局規定對財務檔案信息化的管理，要從信息化管理以及傳統手工管理兩方面著手進行。信息化的財務管理，并不意味著傳統手工管理被歷史淘汰，實際來說，許多原始單據都是紙質形式的，因為該種形式穩定性較高，所以在一段時期內，其仍是重要的財務活動憑證，所以對其進行妥善的保存以及管理是財務管理人員的重要工作內容。除此之外，還應該做好防火、防塵、防壓以及防磁等信息化財務數據的保管工作。對于一般企業來說，對財務檔案進行一次性清理的時間大概為一到兩年，在整個過程中，一旦發現原始憑證發生損壞，要對其進行及時的修補。對于嚴重的例如數字媒介發生損壞等問題，要第一時間找專業機構對其進行修復，使得財務數據不至于丟失。

2.檔案借用制度的信息化。信息化管理，除了包含檔案本身數據存儲的信息化外，圍繞財務檔案相關性工作也應實現信息化管理。財務檔案數據的借閱應該實行信息化管理。將目前的檔案借用制度，以信息管理系統的形式實現。

檔案的相關數據的訪問，需要具有一定的權限，在檔案的存儲過程中，將檔案數據進行分級存儲，方便權限調用，不同的權限用戶，可訪問其對應的檔案數據，以此來控制檔案數據的流通與使用。從原則上來看，非財務管理人員，無權訪問相關財務檔案數據。如果單位內部檔案人員需訪問數據，需經財務管理部門領導的批準，而對于借閱相關財務檔案文件，需要進行日志備案。將整個過程以信息管理系統的形式表現出來，以此來實現檔案借用制度的信息化管理。

為了防止企業財務檔案數據的泄露，對于財務管理工作人員，必須嚴格律己，禁止將財務數據上傳到微博或者相關網絡平臺。

（三）提升財務檔案管理人員素質

財務檔案管理工作人員，應該具備財務管理從業資格以及檔案人員從業資格。為了將自己的本職工作做好，提升財務檔案管理工作質量，財務檔案管理工作人員應該在工作中提升個人素質，可定期參加相關檔案或者財務知識培訓，以此來提升自身業務水平。

隨著信息技術的發展，財務管理逐漸走向電算化管理，所以掌握信息技術，學會應用網絡，提升財務管理水平已經成為一種趨勢。合理的應用信息技術，是財務檔案管理者必備的技能。現在的財務檔案管理，應該以電子化為主。所以檔案管理者需要對計算機網絡設備有一定的了解，能夠自行配置打印機，能夠自行解決檔案管理系統中出現的小問題。

在利用信息技術的同時，財務檔案工作人員應該具有安全意識，雖然智能手機的出現，給數據訪問帶來一定的快捷性，但是其安全性也讓人擔憂。財務檔案，是企業的命脈，其中的數據，包含了企業的市場信息，人事信息，所以具有一定的信息安全意識也是財務管理人員必備的素質。

三、結束語

財務檔案管理工作，是一個系統化的工程，因為財務檔案數據的特殊性，導致了財務檔案管理工作的特殊性。目前檔案管理，只是檔案信息化管理的應用階段，其間也凸顯出檔案信息化數據管理的安全性等問題，這些需要進行有效的防治。作為檔案管理的工作者，我們不應該局限于檔案數據的管理，還應該向檔案數據挖掘方向發展，從檔案數據中挖掘出有用的數據信息，為企業的決策提供數據支持，是財務檔案管理工作的價值體現。

總之，在財務檔案管理工作中，要多思多想，才能為領導的決策做好數據服務，才能提升財務檔案管理工作質量。

[1]秦紅梅.加強科研檔案管理促進科研事業健康發展[J].四川檔案，2007，(5).

[2]秦素萍.企業財務檔案管理與企業經濟的關系[J].行政事業資產與財務，2013，(8).

[3]孫濤.電算化模式對會計檔案管理的影響[J].黑龍江檔案，2011，(2).

[4]盛夏.淺談如何做好電算化會計檔案工作[J].蘭臺內外，2006，(5).

（責任編輯:胡忠任）

F275；G275

A

2095—7416（2014）01—0082—03

2013-12-09

丁愛華（1966-），女，河南輝縣人，大學學歷，中州大學財務處檔案館員。