完善交通運輸行業事業單位辦公室工作的思考

李小黎

（交通運輸部科學研究院，北京100029）

0 引言

辦公室是事業單位保持政令暢通、實現組織目標的中樞機構。“綜合、協調、參謀、服務”是辦公室的職能定位，“參與政務、辦好事務、搞好服務”是辦公室的職責重點。作為領導決策的支持中心、信息交流的處理中心、會議文件的運轉中心、綜合協調的服務中心，辦公室具有承上啟下的作用，在管理鏈條中處于關鍵環節。因此，辦公室工作牽一發而動全身，直接關系到事業單位的工作效能和對外形象。

在交通運輸行業致力于“四個交通”建設的新形勢下，作為事業單位的樞紐部門，辦公室應服務行業發展大局，完善管理職能、提升服務水平，為事業單位的改革與發展保駕護航，助力事業單位支持行業發展的職責與目標。

1 交通運輸行業事業單位辦公室工作特點與不足

1.1 辦公室工作的特點

事業單位的管理體制決定了辦公室工作的特性。結合交通運輸行業特點，具體說來有以下幾個方面。

一是行業特色突出。交通運輸行業絕大多數事業單位是以腦力勞動為主體的知識密集型組織，專業性強，技術人員居多，單位領導多半也是相關技術專業出身，而且還兼顧專業技術工作。辦公室人員如果只懂行政而不了解本單位實際業務，服務很難精準到位。

二是職能綜合多元。受人員編制的限制，職能部門的設置不可能細致全面。辦公室除大量文字工作外，有些事務統歸辦公室負責，使得辦公室需兼容各方面的事務，職能具有多元性。

三是面向全體員工履行管理與服務職能。交通運輸行業的事業單位一般沒有下屬獨立單位。辦公室面向全體員工，直接辦理事務、處理問題，難度較大，沒有回旋的余地。因此，就要求辦公室人員在日常工作中必須掌握政策、把握原則，熟悉業務，靈活工作，服務周到。

四是工作內容“繁、急、細”。即“工作繁雜、急事急辦、事無巨細”。辦公室的工作概括起來就是“辦文、辦會、辦事”。對內綜合協調、對外展示形象，說話、處事、行文代表單位和領導，政策性、原則性、嚴謹性要求極高。

1.2 辦公室工作的不足

新形勢下，事業單位辦公室管理過程中存在的問題日益突顯，辦公室管理面臨著許多挑戰。目前比較突出的問題主要有以下幾個方面。

一是缺乏戰略思考，職能規劃不到位。日常事務管理只是辦公室職能的一個組成部分，然而當前許多行業事業單位中，日常事務管理卻成了辦公室最主要的職能，辦公室人員以處理各類瑣碎事務為主要工作，主動反思和創新工作意識不強，導致辦公室管理效能低下，無法充分發揮領導的參謀助手作用。

二是管理體系不健全。事業單位辦公室內部管理制度有所缺失、辦事程序不規范，容易造成人力、成本浪費；缺乏相應的激勵機制，辦公室人員工作積極性不高，辦事效率低；素質培訓力度不夠，導致工作人員服務理念方式滯后[1]。

三是常年處于辦公室的封閉環境，滿足于完成領導交辦的任務，注重面上不出問題，深入基層調查研究不夠[2]。

四是積極進取的學習氛圍不夠濃厚。辦公室工作任務繁重，工作人員往往忽視理論與技能學習。無法準確把握國家政策方針，業務知識面狹隘，服務意識淡薄，文字處理工作水平有待進一步提高。

2 提升事業單位辦公室管理水平的思考與建議

我國事業單位改革的不斷深入給辦公室工作帶來了新的機遇與挑戰。事業單位辦公室建設也應緊跟改革步伐，解放思想、開拓進取，以加強隊伍建設為根本，以深化改革、理順工作程序、強化制度建設為保證，注重管理職能升級與業務能力提升，努力使事業單位辦公室工作跨上新臺階。

2.1 把握規律，堅持創新，不斷提高辦公室工作水平

辦公室工作綜合性、專業性很強，集事務和政務于一身，有著自身的特點和內在規律。辦公室工作人員應注意從具體事務中擺脫出來，努力探討和把握辦公室工作規律，處理好幾個重要關系，提升工作層次與水平。

（1）處理好事務與政務的關系

事務和政務是辦公室工作不可分割的兩個方面。所謂事務，是指辦公室日常的服務性工作，包括辦文、辦會、辦事、接待來訪、后勤服務等。所謂政務，是指出謀劃策，當好參謀助手。辦公室事務繁雜，頭緒眾多，但不能成為“留聲機”、“收發室”和“傳聲筒”，也不能僅僅局限于公文辦理，迎來送往和上傳下達。事務與政務兩者既有區別，又緊密聯系，相輔相成。當前，要突出政務這個重點。只有這樣，辦公室工作才能真正提升水平。要強化政務，辦好事務，做好服務。善于在具體事務中深入挖掘，從而發現帶有規律性的東西。辦公室在政務工作方面，要參在點子上，謀在關鍵處，為領導抓大事、議大事服務。衡量辦公室工作的標準，既包括處理日常事務的能力，又包括出謀獻策的水平。如果只陷入事務性圈子，即使服務得再好，也是低層次、缺乏深度的。

（2）處理好對內服務與對外服務的關系

辦公室工作應牢固樹立“三服務”的指導思想，即為上級機關服務、為單位領導和職能部門服務、為基層服務。當前，特別要強調積極、負責地做好對上服務。事業單位辦公室要加強為本單位大局服務的意識，通過政務信息等方式積極主動地向上級機關反映情況、提供信息。通過扎實有效的工作，爭取上級部門的支持。

（3）處理好效率由與質量的關系

針對當前辦公室工作的實際，特別要強化精品意識。活動組織、公文辦理和會議安排均應嚴謹高效、精益求精。辦公室工作應把質量放在首位，絕不能“大概”、“差不多”。

（4）處理好虛與實的關系

辦公室是綜合服務部門，表面看“虛”而“忙”，但實際上辦公室的每項工作都非常具體。如果處理不好，每天看起來忙忙碌碌，但工作成效不大，能力提高不快。要做到虛實結合，虛中有實。同時，在實干之中勤于思考，在忙碌之余善于總結，力求做到政治上清醒、政策上明白、工作上內行。

（5）處理好繼承與創新的關系

繼承是創新的前提，創新是最好的繼承。辦公室工作重在創新，創新是辦公室工作的持久動力。事業單位辦公室要結合實際，找準服務全局的切入點，在工作思路、工作機制和工作方式的創新上下功夫。

2.2 突出重點，狠抓落實，努力開創辦公室工作新局面

（1）著眼全局，當好參謀助手

一是做好信息服務。辦公室是信息的集散地，占有豐富的信息資源，是領導獲取信息、了解全局的主渠道。要充分利用這個優勢，以“領導要知道的”和“需要領導知道的”為重點，主動收集整合信息，深入挖掘。要緊密結合單位工作實際，創辦多種形式的信息刊物，開展多層次的信息服務交流，為領導和本單位服務。這是辦公室發揮參謀助手作用、拓展職能、提升水平的具體體現。

二是做好督促檢查。督促檢查是辦公室工作的重要職責，它的出發點和落腳點都是為了推動決策的落實。督查工作要緊緊圍繞中心，突出重點，著力抓好上級領導交辦事項、會議議定事項、文件辦理事項的督查。要完善督查工作機制，層層落實督查責任，對上級領導關注的重大問題指定專人負責，全程跟蹤督辦；對會議議定事項要狠抓落實，注重辦理實效；對會簽、請示等辦件，要按時限完成，通過督辦確保每一件事情都有結果。

三是做好綜合協調。綜合協調能力的高低體現辦公室工作的藝術和水平，在日常工作中辦公室需要協調的事項，涉及到領導關系、部門關系、上下關系和內外關系，矛盾多、難度大，綜合協調應講究協調藝術，注重工作策略；應堅持以大局為重，客觀公正，抓住主要矛盾，緊緊圍繞單位工作重點，找準工作著力點以達到事半功倍的效果。

（2）完善制度，規范工作程序

制度是指要求大家共同遵守的辦事規則、行為準則以及人們應普遍遵守的行為規范[3]。科學合理的制度對規范辦公室各項工作、順利貫徹決策層意圖至關重要。辦公室工作涵蓋面很廣，事情繁雜，要做到“不缺位，不越位、不錯位”就必須有一套完善的規章制度體系作為辦公室規范化運作的保障。

首先，從崗位職責出發，明確辦公室職權范圍，確保每個環節均有章可循；其次，注重制度的完善和創新，根據新形勢新情況不斷完善辦公室制度，確保管理的科學化與合理化；再次，完善考核激勵機制，提升辦公室人員的工作積極性、主動性和創造性；最后，要嚴格執行制度，做到規范、公開、透明，對執行不力的人員給予相應的懲罰，增強制度的約束力，實現管理效果。

（3）搞好隊伍建設，提高工作效率

辦公室工作有它的獨特性，對于其工作人員的素質有很高的要求。面臨新形勢和新任務，事業單位辦公室必須重視自身建設，努力提高自身素質和業務能力，樹立快、準、嚴、細、實的工作作風，建成一支政治素質強、業務技能精、作風形象好的高績效學習型工作團隊。重點加強對四種素質的培養：一是政治素質，即樹立正確的世界觀、人生觀，樹立全心全意為人民服務的思想，具備廉潔自律的道德品格；二是業務素質，即具有過硬的文字和口頭表達能力，以及綜合分析、參謀服務的能力，積極參與組織管理；三是協調能力，即必須學會處理復雜事件的能力，敢于承擔責任，為領導和職工排憂解難；四是執行能力，即必須提高工作效率，充分貫徹領導意圖，力求做到“召之即來、來則能戰、戰則能勝”。

3 結語

交通運輸行業事業單位深化改革的新形勢對辦公室工作提出了更高的要求。研究辦公室工作，就是要自覺地把它放在國家和行業改革發展的大局中來衡量。

事業單位辦公室應繼續秉承“精心辦文，悉心辦會，細心辦事”的工作宗旨；同時注重對外展示形象，對內苦練內功；以“協調高效的組織者、遠見得力的參謀者、勤勉盡責的執行者、現代化管理體系的建設者、任勞任怨的服務者、富有激情的鼓動者”的角色定位，全面拓寬工作職能、提升服務水平。

[1] 新華網.十八大報告[EB/OL].(2012-11-09)[2014-03-01]http://www.xj.xinhuanet.com/2012- 11/19/c_113722546_5.htm.

[2] 周民.完善事業單位辦公室管理職能的幾點思考[J].海峽科學，2014（8）：59-61.

[3] 江建軍，陳歡歡.對科研事業單位辦公室工作的思考[J].辦公室業務，2014（6）：6.

[4] 余路. 事業單位改革的五點思考[J]. 中國行政管理，2011（5）：38.

[5] 孫榮.辦公室管理[M].上海：復旦大學出版社，1999.