事業單位檔案工作人員檔案意識現狀與對策

李 雯

（云南省民族信息中心，云南 昆明 650032）

事業單位是國家為了社會公益目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的社會服務組織。[1]隨著國家綜合改革的不斷深入，事業單位管理職能、管理理念、管理方式等都發生了很大變化。在這一改革進程中，檔案管理為保障事業單位協調、高效運轉發揮了基礎性作用。檔案是社會實踐的產物、集體記憶的信息庫、民族文化的資源庫，又是民族文化的紐帶和階梯。[2]檔案是用于單位建設、發展、提供服務以及記錄各項活動等的資料，具有憑證、參考和借鑒作用，是事業單位管理工作的重要組成部分，在單位發展建設工作中發揮著不可替代的作用。因此，事業單位檔案工作人員對待檔案工作的認識和態度，即檔案意識的高低，直接關系著檔案的內在質量。檔案工作人員是事業單位辦公室工作的重要抓手，由于多種原因，大多存在重視辦公室業務工作，忽視檔案管理工作的現象。因此，加強事業單位檔案工作人員的檔案意識尤為重要。

檔案意識是社會意識的一種,指社會成員對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀印象和能動制約的精神系統。具體地說，就是人們對檔案的性質和價值的認識，它包括全社會對檔案和檔案工作的認識，以及檔案工作者對檔案和檔案工作的認識。[3]檔案工作人員是檔案開發利用的主體，其思想觀念和素質直接影響著檔案開發利用的成效，直接影響著檔案事業的發展。

1 事業單位檔案工作人員檔案意識現狀

1.1 檔案工作人員對檔案的重要性認識不足

檔案中所含有的信息要轉化成為現實價值，需要一定的時間和過程，但通過對大多數事業單位檔案工作進行調查可以發現，檔案大部分來自于單位的辦公室或綜合部門，辦公室或綜合部門的工作人員，大多成為了檔案工作的兼職人員，除了檔案之外的其他工作往往會需要其投入更多的工作時間和精力，很難全心全意的從事檔案工作。同時，目前許多檔案工作人員不是專業出身，對檔案及檔案工作的重要性認識不足，僅僅把一些文件材料一并歸入“石屋金匾”之內，秘不示人，不加以立卷歸檔，對單位建設發展的基礎性作用也就很難體現，最終影響了檔案價值的真正所在，使很多有開發利用價值的檔案成為了被收藏的擺設。

1.2 檔案工作人員歸檔意識不強

盡管目前許多事業單位都承認檔案的重要，加強了檔案管理工作，但檔案工作人員更多的還只是把處理完畢的文件進行轉化后就歸為了檔案，對檔案形成的要素概念模糊，歸檔意識薄弱。重視黨政文件、紅頭文件及干部人事等文件，而忽視了一些在單位建設發展中有保存價值的文件材料，如教育、科技、文化、衛生、建筑等檔案資源。在事業單位文件向檔案轉化的過程中，查考利用價值是檔案形成的關鍵因素和條件，因此“有文必檔”或對文件價值的無法鑒定會導致檔案質量的良莠不齊和管理資源的浪費，反之不重視積累檔案則會造成工作的被動和歷史的空白。

1.3 檔案工作人員的服務意識、創新意識及整體素質還不高

檔案工作人員是事業單位檔案工作中不可缺少的、最有活力的、最關鍵的要素之一。[4]檔案工作人員能否正常發揮其整體功能，不僅取決于檔案工作人員之間的協調狀況，同時還取決于檔案工作人員的主動服務意識、創新意識及其所具有的文化素質、技能素質及職業道德修養等整體水平和結構狀況。目前，一方面，事業單位從事檔案工作的檔案人員多數為兼職，業務能力不強，工作壓力大精力不夠，檔案管理缺乏專業性。另一方面，大部分事業單位對檔案的利用具有很大的隨機性，這在某種程度上使檔案工作人員的勞動得不到體現，導致對檔案工作人員存在的價值無法充分認識，致使檔案工作人員的地位長期以來得不到提升，從而檔案工作人員的主動服務意識、創新意識逐漸減退，整體素質提升越發困難。

以筆者所在的云南省民族信息中心檔案工作為例，從2008至今，單位承擔的各類信息化建設項目20余項。如云南省民族工作信息化建設項目，具體實施了云南少數民族資源數據庫和云南民族關系監測系統的一期項目等，其中云南省世居少數民族文化資源數據庫項目是以信息資源利用為核心，立足民族工作需要，利用信息化手段有效收集、整理、保存、展示云南省世居少數民族物質和非物質文化資源，整合采集民族文化、民族教育、民族人才、民族經濟以及社會事業發展等多種數據源。該項目自立項至今已6年多，其數據分類、錄入時間長，形成的文件、圖片、音頻視頻等資料數量大，記錄的載體類型多，對專業性要求較高。在項目進展過程中，對前期原始記錄材料、資料的收集，對材料的歸檔等等都迫切需要檔案工作人員的主動介入，全身心投入，并提供積極有效的幫助。因此，檔案工作人員的檔案意識直接影響到一個單位檔案工作的連續性、準確性和完整性。

2 提高事業單位檔案工作人員檔案意識的對策

2.1 提高認識，從根本上重視事業單位檔案工作

檔案工作不直接創造物質財富，也不直接從事社會管理、科學研究和文藝創作等活動，而是以間接的形式（主要是向社會傳遞檔案信息）為社會提高經濟效益服務，以此來推動社會進步。[5]在事業單位管理工作中，單位領導、辦公室人員、檔案工作人員及相關部門人員的思想意識影響著單位檔案管理工作的成效，通過提高這部分人員對檔案工作的重視力度，全面理解檔案工作對單位建設發展的作用，檔案意識就更容易輻射到單位全體職工，形成一定范圍的檔案觀，讓強烈使命感和責任感的檔案意識占主導地位。同時，將檔案工作納入到單位日常的議事日程中，切實解決檔案工作中的實際問題，保證檔案工作資金充足、設備到位與人員齊全。

2.2 依法建檔，健全事業單位檔案工作制度

《檔案法》是在《中華人民共和國憲法》有關原則精神的指導下，制定的唯一的一部專門的檔案法律。也是增強全社會的檔案意識，維護檔案的完整與安全的可靠法律保障。事業單位的檔案是單位的重要資產和信息資源，要在單位大力宣傳建立檔案的重要性和必要性，利用各種新聞媒體網絡等現代輿論工具，對檔案法律法規進行宣傳，增強檔案人員依法建檔的法制意識。作為檔案工作人員要根據單位實際制定具有可操作性的管理制度，將檔案管理納入單位日常管理中，并制定有效的監督反饋機制，做到檔案工作有章可循，有規可依。如每個部門配備專人負責檔案，嚴格收集移交程序，嚴格歸檔具體時限等，從制度的角度，讓單位職工認識到檔案對全局工作和自身工作的重要性，使每個人都能成為檔案資源的創造者和利用者。

2.3 提高檔案利用，強化服務創新意識

檔案工作的目的在于為各項工作提供利用，有效發揮檔案的參考、憑借作用，促進各項工作的開展。檔案工作人員要始終關注檔案的開發利用工作，因為檔案提供利用工作，不但是衡量檔案工作開展的程度及質量高低的指標，更是對檔案工作最實際、最有效的宣傳，能讓廣大職工提高對檔案工作的重視，而且能在檔案的收集等方面得到更多的資料來源，促進單位檔案意識的形成和良性發展。將檔案工作服務于單位的中心工作放在重要位置，可增強檔案工作人員的事業心、責任心，大力加強工作中的主動性，通過多樣化的主動服務來滿足單位日益增長的檔案需求。隨著社會的日益發展，檔案利用工作的多樣化，也更加需要檔案工作人員通過創造性的學習，面對檔案管理模式的改革，研究新方法，拿出新辦法，全面提高創新意識。

2.4 加大培訓，提升檔案人員專業素養

目前，事業單位檔案隊伍不穩定，人員素質偏低，知識更新緩慢，需要從創設制度的角度對檔案人員素質的培養提出新要求，以提高檔案從業人員素質，推動檔案事業的發展。[5]事業單位的檔案工作內容涉及到古今中外和社會生活的各個方面，涉及的知識面很廣，各個領域的專業化水平越來越高，管理手段越來越先進的情況下，也就要求檔案工作人員成為既具備檔案專業知識又了解其他門類專業知識的復合型人才。如在《云南省檔案條例》中就規定檔案工作人員應當經過培訓，具備檔案專業知識，如每年云南省檔案局都會組織多期檔案基礎知識培訓班或檔案人員繼續教育培訓班，以提升檔案工作人員的綜合素養，推動檔案事業的發展。

3 結語

事業單位檔案來源于事業單位建設發展工作中，服務于事業單位人員，檔案工作人員檔案意識的高低，直接影響到事業單位檔案的準確、完整和規范。隨著經濟社會的快速發展，事業單位對檔案的需求也加劇增長，加強事業單位檔案工作人員對檔案工作的認識，提高事業單位檔案工作人員整體的檔案意識，調動檔案工作人員的主觀能動性、積極性，是事業單位檔案管理工作的迫切要求。事業單位檔案是單位的寶貴財富，我們要重視檔案工作，增強檔案工作人員檔案意識，進而為檔案收集、整理、立卷、保管、利用等奠定基礎，為事業單位各項管理工作的開展提供好服務利用。

［1］事業單位登記管理暫行條例實施細則[M].國家事業單位登記管理局,2005,4.

［2］侯志東.高職院校兼職檔案管理員檔案意識缺失與對策的思考[J].教育理論研究,2013(30).

［3］何訖.檔案意識與檔案信息化建設[J].蘭臺世界,2005(6).

［4］劉耿生.檔案開發與利用教程[M].北京：中國人民大學出版社,2006,6.

［5］黃鳳平.檔案工作崗位培訓教程[M].昆明：云南民族出版社,2008,4.