淺述淮北礦業(yè)集團檔案工作的管理與創(chuàng)新

嚴 方

（淮北礦業(yè)集團公司檔案館，安徽 淮北 235006）

淮北礦業(yè)集團是以生產(chǎn)煤炭和煤化工產(chǎn)品為主，多種經(jīng)營、綜合發(fā)展的大型企業(yè)集團。前身為淮北礦務(wù)局，始建于1958年5月，1998年3月改制為淮北礦業(yè)(集團)有限責(zé)任公司。目前已經(jīng)形成組織結(jié)構(gòu)合理、投資主體多元、經(jīng)營機制靈活、內(nèi)部運作規(guī)范、管理手段科學(xué)的母子公司管理格局。50多年來，淮北礦業(yè)集團累計生產(chǎn)原煤6.3億噸，創(chuàng)利稅210多億元，創(chuàng)匯近6億美元。曾先后榮獲中國企業(yè)最佳形象“AAA”級企業(yè)、全國煤炭工業(yè)優(yōu)秀企業(yè)、全國“五一”勞動獎狀、中國煤炭工業(yè)優(yōu)秀企業(yè)金石獎、中華環(huán)境友好能源企業(yè)等多項榮譽稱號。在企業(yè)轉(zhuǎn)型跨越發(fā)展中，檔案管理工作也不斷創(chuàng)新。目前，淮北礦業(yè)集團公司共設(shè)有綜合檔案機構(gòu)37個，其中國家一級企業(yè)檔案館1個，國家二級企業(yè)檔案室28個，?。ú浚┘墮n案室1個，檔案管理工作取得了扎扎實實地成效。

1 檔案管理規(guī)范化創(chuàng)新

1.1 健全組織結(jié)構(gòu)

健全的組織結(jié)構(gòu)是工作開展的有力保證。筆者所在淮北礦業(yè)集團及下屬各廠礦均成立了以黨政一把手為組長、總工程師為副組長、黨政有關(guān)副職和業(yè)務(wù)部門負責(zé)人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)做好本單位檔案管理具體工作，從組織結(jié)構(gòu)上形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，做到事事有人管，處處有人抓。

1.2 完善管理制度

健全完善的制度是實現(xiàn)檔案科學(xué)規(guī)范管理的基礎(chǔ)?；幢钡V業(yè)集團先后制定了檔案收集、保管、借閱、利用、保密、鑒定銷毀以及“三納入”、“四參加”等一系列制度、規(guī)定；重新制定下發(fā)《淮北礦業(yè)集團公司機關(guān)檔案工作管理辦法》《集團公司科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》《集團公司招投標(biāo)檔案管理辦法》《集團公司項目（工程）籌備期間檔案工作指導(dǎo)意見》，并嚴格按照國家檔案局8號令要求，修訂了機關(guān)材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，狠抓落實；建立健全了礦區(qū)各級檔案管理人員的崗位責(zé)任制度，做到了凡是與檔案工作有關(guān)的人員都明確各自承擔(dān)的責(zé)任，凡是檔案需要記載的企業(yè)活動都有章可循。

1.3 夯實管理基礎(chǔ)

企業(yè)以加強對二級單位檔案工作的指導(dǎo)作為夯實礦區(qū)檔案管理基礎(chǔ)，提高礦區(qū)檔案工作整體水平。依據(jù)《檔案法》《安徽省檔案條例》和省檔案局、省國資委《關(guān)于進一步加強省屬企業(yè)檔案工作的意見》，制定了《淮北礦業(yè)集團公司檔案工作評估標(biāo)準(zhǔn)》。按此標(biāo)準(zhǔn)，一方面加強對二級單位檔案檢查監(jiān)督，總結(jié)經(jīng)驗，表彰先進，幫助落后單位制定改進措施；另一方面充分調(diào)動基層檔案管理機構(gòu)的積極性，對照標(biāo)準(zhǔn)自查、自糾，有效促進了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理整體水平的提升。

1.4 加大資金投入

淮北礦業(yè)集團公司歷來十分重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。近年來，先后共投入專項資金100多萬元，購置電腦、空調(diào)、去濕機等設(shè)備，安裝自動防火報警系統(tǒng)、密集架。為確保檔案資料的安全，防患于未然，加大對消防安全管理的投入，安裝了自動防火報警系統(tǒng)，配備了足夠數(shù)量且符合檔案安全保管要求的滅火器材，檔案人員經(jīng)常參加消防安全知識培訓(xùn)?；幢钡V業(yè)集團公司自建館以來未發(fā)生一起水火災(zāi)和重大安全責(zé)任事故。

2 推進檔案管理專業(yè)化創(chuàng)新

2.1 強化學(xué)習(xí)培訓(xùn)

建立一支高素質(zhì)的檔案管理干部隊伍，是推進檔案管理專業(yè)化的重要保證。淮北礦業(yè)集團公司積極組織檔案人員參加省、市檔案主管部門及淮北礦業(yè)集團公司檔案館舉辦的各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)及專業(yè)知識，進一步深化了大家對檔案管理權(quán)力、義務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)的認識，提高了檔案人員的法律意識和業(yè)務(wù)能力，提升了淮北礦業(yè)集團公司檔案管理專業(yè)化水平。

2.2 擴大法規(guī)宣傳

淮北礦業(yè)集團公司檔案館、下屬各廠礦檔案部門，經(jīng)常利用廣播、電視、板報、櫥窗及報紙、雜志等各種宣傳手段，深入宣傳檔案知識。有計劃、有步驟地組織開展專項活動，加強對《檔案法》《安徽省檔案條例》及各項檔案管理制度的宣傳學(xué)習(xí)，營造濃厚的宣傳氛圍，促進全員檔案意識的提高。通過對檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳，增強了檔案工作者的檔案意識，檔案工作已作為一項基礎(chǔ)工作納入企業(yè)管理正常軌道。

2.3 增強服務(wù)意識

淮北礦業(yè)集團公司檔案部門始終樹立“工作就是服務(wù)”的觀念，以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。在實際工作中，不僅制定了詳細的服務(wù)公約，而且落實在檔案查閱過程中的每一個步驟，檔案人員對來訪者熱情接待、百查不厭，并有針對性地對查閱者提供引導(dǎo)和咨詢，幫助查閱者快速正確地找到所需的資料，提高效率，以認真負責(zé)的工作態(tài)度，為淮北礦業(yè)集團公司各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，創(chuàng)造了較好的經(jīng)濟效益和社會效益。

3 推進檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)新

3.1 豐富的檔案內(nèi)容

檔案內(nèi)容廣泛，涉及企業(yè)生產(chǎn)、基本建設(shè)的方方面面，對每一卷或件檔案收集，都力求系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確，文書檔案、科技檔案、會計檔案、特殊載體檔案等陸續(xù)收集完成。特別是近年來，淮北礦業(yè)集團公司跨越式發(fā)展步伐快，重點工程項目多，基本建設(shè)工程檔案收集管理工作量大。對此，我們依據(jù)《檔案法》規(guī)定，注重前期控制。一方面通過檔案部門的努力工作，把基本建設(shè)工程檔案管理納入淮北礦業(yè)集團公司基本建設(shè)管理范疇，列為工程驗收依據(jù)，實行利益與責(zé)任掛鉤；另一方面，在基建工程驗收中，執(zhí)行檔案一票否決權(quán)。

3.2 科學(xué)的分類方法

淮北礦業(yè)集團的檔案分類原則是以企業(yè)全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于保管利用，同時又考慮了企業(yè)檔案分類的包容性、延伸性和可操作性。

3.3 齊全的檢索工具

多年來，淮北礦業(yè)集團公司檔案工作始終堅持以服務(wù)企業(yè)安全生產(chǎn)為宗旨，積極參與、融入、滲透到礦井各項工作中去，切實發(fā)揮了檔案應(yīng)有的作用。檔案人員還經(jīng)常深入基層進行調(diào)查研究，了解其需要，以此來確定工作的重點和服務(wù)方向，努力做到超前編研，充分挖掘檔案的內(nèi)在潛能。目前，淮北礦業(yè)集團公司檔案館共有案卷目錄285本，全引目錄134本，歸檔文件目錄29本，機讀案卷級目錄17777條，機讀文件級目錄94859條。

3.4 良好的案卷質(zhì)量

一直以來，淮北礦業(yè)集團公司的檔案管理工作都能做到收集齊全、完整，歸檔及時、準(zhǔn)確，案卷保存完好，紙張無霉變、無蟲蛀、無字跡褪色等現(xiàn)象。歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率均達到標(biāo)準(zhǔn)要求。

4 推進檔案管理信息化創(chuàng)新

檔案是企業(yè)重要信息資源，檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面，也是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。積極適應(yīng)信息化帶來的文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲數(shù)字化、文件管理動態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢，成為檔案管理工作的重中之重。一是，與有關(guān)部門密切配合，全力抓好檔案電子信息的開發(fā)、硬件安裝調(diào)試和人員操作培訓(xùn)，實現(xiàn)檔案電子信息系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫接口。二是，加大文檔一體化管理軟件推廣力度，指導(dǎo)各立檔單位開展檔案著錄、電子文件管理和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)等工作。三是，指導(dǎo)各單位認真抓好電子公文的收集和整理工作，確保實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案完整歸檔。四是，加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐，加大錄入工作力度，對館藏檔案進行著錄。

由于企業(yè)檔案工作水平不斷提升，淮北礦業(yè)集團公司檔案館于1991年晉升為國家一級檔案管理單位；并先后被煤炭工業(yè)部、安徽省評為“七五”、“八五”、“九五”檔案工作先進單位；多次被評為全國煤炭檔案工作先進單位；2003年被評為全國檔案工作優(yōu)秀集體；2005年至2008年連續(xù)被評為安徽省檔案先進單位。