改進科技計劃項目檔案工作適應資源匯交與共享的幾點思考

宋崢嶸，唐寶蓮，王佳瑩，熊 鷹

（江蘇省科技情報研究所，江蘇南京 210042）

0 引言

在建設創新型國家的過程中，科技計劃項目作為政府組織科學研究和技術開發活動的基本形式，是促進科技進步和經濟社會發展的有效手段。科技計劃項目檔案作為科技計劃項目管理的依據，不僅全面客觀地記錄了科技計劃實施的全過程，而且也是國家重要的科技儲備和信息資源。

近年來，科技部基于科技計劃項目相繼開展的科技資源匯交和科技報告呈交工作，則是在促進科技產出共享交流、改進現有科技管理和展示科技投入績效考評的重大舉措。

1 科技計劃項目檔案的概念及特點

江蘇省科技計劃項目檔案是指列入江蘇省科技計劃并由江蘇省財政撥款支持的科技項目在立項、研究、驗收、成果轉化等全過程中形成的，應該歸檔保存的各種類型及載體的原始記錄。主要包括科技計劃項目管理檔案和科技計劃項目科研檔案2大類。

科技計劃項目管理檔案為科技計劃項目全生命周期的管理提供了及時、有效的信息，成為對省科技計劃執行、管理、監測、評價的依據。近年來，江蘇省加大了對科技創新的支持力度，大幅增加了每年的科技經費投入。為了保證公共資金的有效使用，為實現科技計劃項目的預期目的，政府加強了科技計劃項目的監管力度，從立項的公開、公平，科研經費的合理使用，到最終項目成果的認定，科技計劃項目檔案成為重要的佐證材料。因而完整、真實的科技計劃項目檔案信息將有助于加強對科技計劃項目全過程的管理。

此外，科技計劃項目中的科研檔案凝聚了廣大科研人員在科學研究和技術開發中產生的知識、技術和經驗，而科技創新從本質上說是一種繼承與發展的過程，它以知識的儲備和經驗的積累為基礎。因此，科技計劃項目檔案為人們了解最新的科技發展和科研進展提供大量有價值的信息資源和知識資源，為科技創新奠定基礎，成為科技創新的重要支撐條件。

再者，省科技計劃項目的政府財政在科技方面投入的見證性（主導、前瞻性投入、關鍵技術研究性質），與計劃項目檔案對江蘇省科技發展的記實性（真實歷史記錄、核心技術內容的承載），兩者決定了對江蘇省科技經濟發展具有永久的價值。

2 資源匯交工作的開展

國家科技計劃代表著我國科技發展的方向，科技計劃項目執行過程中產生的科技資源是國家重要的科技創新成果，是具有基礎性、戰略性、創新性的國家科技資源。整合開放共享這些科技計劃資源，必將對我國科技創新與社會經濟發展起到重要的支撐作用，同時提升科技計劃管理科學化和精細化水平。

2010年，依托國家科技基礎條件平臺，科技部首先啟動了國家科技計劃執行過程中形成的科技資源向國家科技平臺進行匯交的工作，匯交內容包括項目（課題）執行過程中產生的科學數據、研究實驗報告、論文論著、專利標準、大型儀器設備信息以及實物資源等。按照“試點先行、穩步推進、制度保障、常態發展”的工作原則，首先在人口健康領域進行試點，之后擴大至農業領域和重大專項（按電子與信息、能源與環保、生物與醫藥、先進制造4個板塊），目前正在進行高技術領域的資源匯交工作。至此，初步建立了科技資源匯交工作機制，形成了由科技部計劃司、平臺中心統籌協調、地方科技廳督促指導、項目承擔單位具體負責的三級工作體系，收集了一大批科技資源信息和資源實體，已匯交課題近2000個，累積數據量近十萬條，匯交數據經審核后通過國家科技資源共享網開放服務，初步形成了科技資源匯交與共享工作體系。

2012年7月，中共中央、國務院印發《關于深化科技體制改革加快國家創新體系建設的意見》，提出要對財政資金資助的科技項目和科研基礎設施，加快建立統一的管理數據庫和統一的科技報告制度，并依法向社會開放。

2013年科技部在國家科技計劃中又進一步開展科技報告呈交工作，于當年4月啟動科技報告試點，首先開展“十一五”以來科技計劃立項項目（課題）的科技報告回溯與呈交工作，同時對于在研及新立項目，將科技報告呈交任務完成情況作為中期檢查和結題驗收的必備條件?？萍紙蟾媸敲枋隹蒲谢顒拥倪^程、進展和結果，并按照規定格式編寫的科技文獻，類型包括專題報告、進展報告、最終報告和組織管理報告。世界各國每年投入大量資金用于科技項目研究，每年產生大量的科技報告。如美國政府早在1945年就開始搜集和管理政府各部門產生的科技報告，每年產生約60萬份科技報告，其中公開發行約6萬份，至今已經形成世界上規模最大、內容最豐富、管理最完善的科技報告管理體系?？萍紙蟾娴某式贿M一步完善了現有科技資源匯交與共享的資源體系。

3 匯交資源與科技檔案的聯系與區別

匯交資源與科技檔案都是對科研活動的過程及產出的記錄，兩者既有聯系，又有所不同。尤其是科技報告的收錄范圍很廣，所有伴隨科研生產計劃而產生的科學技術成果都可以作為科技報告的要素，科技報告是對科技檔案的文獻化，兩者之間有著密切而錯綜復雜的聯系。

匯交資源是科技檔案的重要組成部分，其中的科技報告更是強調技術內容的規范化描述和記錄?？萍紮n案的基本目的是歸檔保存和備查，作為一種原始憑證，涵蓋內容相對寬泛，側重保存研究過程中形成的管理性文件和研究結果的依據性材料；而匯交資源則是以積累、傳播和交流為目的，匯交內容側重于科研活動中產生的各種科學數據、論文論著、知識產權、標準規范、新產品新工藝等研究成果及大型科學儀器等可共享設備，其中科技報告是按照規定的格式編寫，側重描述研究的技術過程、內容和結果，更具有參考價值?？萍紮n案主要服務于科研實施單位和管理部門的科研管理，通常不允許外借和交流，而匯交資源主要面向公眾或特定群體提供開放共享。當然，由于匯交資源不可避免會涉及一些不能公開發布的技術信息，必須明確標注密級或授權使用范圍，一般由政府部門或其授權的科技信息機構管理發布，使用非公開發行的匯交資源需經嚴格的授權管理和審批程序。

匯交資源極大地豐富了現有科技檔案的館藏內容，同時科技資源匯交與共享工作的展開，也有利于加強科技檔案的建設和管理工作，扭轉科研人員檔案意識淡薄、不愿提交科技檔案、基層科技檔案管理力度不夠的局面。

4 改進現有計劃項目檔案管理的思考與建議

科技計劃項目檔案屬于科技檔案中的一種，專指以國家或地方政府財政投入為主，并列入國家或地方科技計劃的科研項目，在其管理和實施全過程中形成的，具有保存價值的各類型和載體的原始記錄。根據形成單位的不同，可將計劃項目檔案分為管理檔案和研發檔案。目前，科技廳檔案館主要收藏的是項目管理檔案，而項目研發檔案散落在項目承擔單位。

由于項目管理檔案的主要服務對象是科研管理部門，盡管其中也收藏了部分涉及科研活動本身的一些技術資料，如工作總結報告、技術總結報告，但較之具體的研發檔案而言顯然過于簡略，這些內容即使開放服務對科技人員的借鑒作用也不是很大。由此可見，目前的科技檔案收藏內容是無法滿足社會公共服務的需要，資源匯交工作的展開正是將散落在具體項目承擔單位、詳細記載項目研發全過程的科研檔案集中起來，進行全面、系統、規范化地整理，然后對社會公眾開放服務，使之能夠為廣大科技人員更有效地再利用。

為適應當前科技資源的開放共享和高效利用的需要，同時提升自身的社會地位，科技檔案管理工作應主動與資源匯交工作相結合，具體建議如下：

4.1 改進現有計劃項目檔案管理辦法

通過制度保障，伴隨科技資源匯交工作的開展，將科研檔案的收集納入現有科技檔案收藏體系。從完善全省現有的科技計劃項目管理辦法入手，將科技資源匯交工作納入科技計劃項目合同管理，在計劃任務書中明確規定承擔單位匯交科技資源的數量、類型及時限，包括過程中產生的專題技術報告，將資源匯交任務完成情況作為中期檢查和結題驗收的必備條件，作為后續支持的重要依據。從制度上確保享受省財政資助的各類科技計劃項目必須承擔科技資源匯交的責任和義務。

承擔單位在提出項目驗收申請時，應首先提交匯交方案作為驗收的補充材料，檔案館則依據匯交方案檢查匯交工作是否實際完成。如果完成將出具相關證明，項目承擔單位依此證明方可向項目主管部門提出驗收申請。

4.2 制定相關標準規范

圍繞江蘇省科技資源匯交與開放共享工作的特點與需要，建立相關匯交規范與標準，明確匯交范圍、匯交方式、匯交的資源領域與資源類型等，根據資源類型的不同制訂資源匯交元數據標準，提交數據的著錄要求、文件格式、報告模板等。標準規范的制訂可確?？萍假Y源匯交工作的規范化實施。

4.3 建設資源匯交與共享服務系統

資源匯交主要采用網絡方式匯交，因此建設一套具備兼容性、擴展性、實用性、運行穩定的匯交系統平臺是這項工作順利開展的基礎。該系統除了具備基本的檢索瀏覽、資源填報、資源審核、用戶管理、基礎數據管理、訪問權限管理、系統管理等功能外，還應開發與原有檔案系統的數據接口，實現2套系統間的交互操作。

4.4 提升檔案工作人員業務素質

由于資源匯交的最終目的是對社會服務，因此匯交資源數據質量的審核工作就非常重要，尤其科技報告更是強調規范化描述。因此，檔案工作人員需要提升在文獻加工方面的素養，切實掌握元數據規范與科技報告撰寫方面的各種技能，承擔起科技報告培訓、傳播的重任。

［1］石蕾，袁偉.建立科技計劃資源匯交長效機制的思考［J］.中國科技資源導刊，2012（7）：2-5.

［2］鄒大挺，沈玉蘭，張愛霞.關于建設中國科技報告體系的思考［J］.情報學報，2005（4）：131-135.

［3］安小米.我國科技計劃項目檔案管理研究［J］.山西檔案，2007（4）：14-17.

［4］霍振禮，尹建.美國為什么不存在科技檔案和科技檔案工作的專門概念［J］.檔案學通訊，2003（5）：70-71.