高校等級考試電子檔案的管理學解讀——以全國計算機等級考試為例

董傳奇

(南京審計學院教務處，江蘇南京 211815)

改革開放尤其是2001年底正式成為世界貿易組織(WTO)成員以來，中國逐漸融入世界經濟體系，與世界全面接軌.同時，隨著計算機的普及、信息科學與計算機技術日新月異的發展，計算機在人類社會各個領城發揮著越來越重要的作用.在此背景之下，國際通用語言——英語與現代通用技術——計算機技術愈來愈受到重視.

為推動計算機技術和英語知識的學習，使中國培養的人才以共同語言和通用技術與世界發展保持同步，國家教育行政主管部門立足長遠，從戰略高度發起并主辦以計算機和英語考試項目為主、以在校大學生為主要服務群體的等級考試，旨在培養具有國際性和現代性特征的人才，為國家經濟社會發展和參與國際競爭服務.等級考試是指由國家教育考試管理部門舉辦的、旨在檢測和考查考生計算機應用技能與英語知識、考試成績以等級為區分要素的考試項目，主要包括全國計算機等級考試(National Computer Rank Examination，以下簡稱NCRE)、全國大學英語四六級考試、專業英語四八級統測與專業英語四八級口試、省級計算機等級考試(如江蘇省高等學校計算機等級考試)等.等級考試成績為學校頒發畢業證書和學位證書、“為用人部門錄用和考核工作人員提供了一個相對統一、客觀、公正的標準”[1].其中，以1994年由原國家教委考試中心推出的NCRE較具代表性.

自推出之日起，NCRE就受到了高校和大學生的重視.從普及計算機知識，提高高校畢業生就業能力和辦學質量出發，不少高校將NCRE成績列為授予學位的基本資格，幾乎所有在校大學生都參加過NCRE.2010年全國NCRE報考總人次約500萬，一定程度上說明了NCRE的火爆.與此同時，高校等級考試管理中存在工作思路不清晰、實際工作盲目、被動、不可控等問題.

本文以NCRE為例，以2013年下半年NCRE考試模式為研究對象，以電子檔案為主線，以考試管理部門為管理主體，以考生、考場、監考教師等要素為管理客體，從管理學角度對高校等級考試電子檔案的建設和利用提出建議，旨在推動等級考試管理工作走向科學化.

1 等級考試管理是一項系統的管理活動

管理學是適應現代社會化大生產的需要而產生的、系統研究管理活動的基本規律和一般方法的科學.高校等級考試管理是一項正式、系統、嚴肅的管理活動.

從管理客體角度出發，等級考試管理難度較大，需要科學化管理，需要找到科學化管理的突破口.一則考試數據量大，僅一名考生的關鍵數據就包括身份證號碼、學號、報名號、準考證號、考試項目等，在考生人數增多、特別是部分高校考點設置多個校區分考點的情況下，考試數據重疊，涉及面更寬，存在較大的管理風險.曾有一考點NCRE當日千余考生準考證號出錯.2013年下半年NCRE改革后，同一名考生可以同時報考多門考試科目，更增加了考試管理出錯的幾率.“教務管理中的等級考務工作責任重大，涉及面廣，一旦麻痹造成疏忽，會產生嚴重的社會影響”[2].二則考試違紀作弊現象屢禁不止.這都說明了等級考試管理的難度和復雜性，從側面反映了等級考試的高要求.從管理主體角度講，等級考試管理者的工作思路要清晰，而不可混雜、模糊、盲目.對等級考試進行科學管控，是提高考試管理工作質量的客觀需要.

管理一級組織需要科學的管理理念和規范化的操作流程，管理一場大型考試同樣需要引入科學概念.一場NCRE少則幾千人，多則上萬人甚至幾萬人，考試數據量大、考試管理責任大，是一個名副其實的系統管理工程.“高校考試管理是一門系統科學，是學校管理中的一個重要環節，是反映學校教學質量和管理水平高低的窗口”[3].等級考試管理要實現經驗化向科學化轉變，粗放型向精細化轉變，不可控向可控轉變.系統、科學、規范的管理策略，對提高NCRE管理水平有一定指導意義.

2 考試數據鏈是等級考試科學化管理的體現

考試數據鏈是按一定規則有機排布的等級考試電子檔案數據系統.等級考試電子檔案是留存在電腦上的與等級考試全流程相關的記錄.等級考試周期性、流程化、系統性、規范性的本質特征，是考試數據鏈得以建立運行和利用的基礎[4].

在建立考試數據鏈之前，先要對數據鏈中所有文件和文件夾的名稱進行標注，以便于區分、識別和管理.從某種程度上講，管理文件就是管理文件名.其中，標注文件(Word、Excel、Powerpoint、Access、Txt等文件類型)名稱時要遵循“五個標明”原則，即標明序號、按序排列;標明文件名稱、明晰內容(亦可簡寫，能明白即可);標明版本、便于區分;標明作者、明確責任;標明寫作時間、易于追溯.如文件名稱可標注為“1－2013年上半年NCRE報名考生明細表(原始版)張三/20130218”，意為張三于2013年2月18日制作的《2013年上半年NCRE報名考生明細表》，版本為原始數據，系文件夾內第一份表格.其中，版本名稱要嚴格區分原始版與正式版、錯誤版與正確版，不應混淆，亦不能刪除.在“五個標明”基礎上，對所有考試數據建立數據鏈.從等級考試內在邏輯和考試流程連貫性兩個角度出發，考試數據鏈可分為以下九個步驟或九個環節.

2.1 報名數據

報名數據包括集體報名、社會報名與其它報名相關數據三部分，要特別區分報名的原始數據與正式數據.在校大學生通過學校教務管理平臺報名產生的數據為集體報名數據，社會考生在上級考試管理機構等級考試管理平臺產生的報名數據為社會報名數據.從學校教務管理平臺下載的考生報名數據和各二級單位上報的報名數據是原始報名數據，上傳到上機考試管理機構管理平臺的報名數據是正式報名數據.正式報名數據建立在對原始數據加工和編輯的基礎之上.考生報名信息(身份證號碼、性別、學號、報名項目、考生照片等)有誤的說明材料等屬于其它報名相關數據.

2.2 報名費用

報名費用包括學校財務管理部門接收的報名款項與上報給上級考試管理機構的報名款項兩部分.學校財務管理部門接收的報名款項:在校大學生報名費由學校財務管理部門從校園銀行卡劃轉，留存的電子檔案是考試管理部門上報給財務管理部門的報名費表及在學校公告欄網頁發布的繳納報名費通知;社會考生報名費由考試管理部門收齊后存入學校賬戶，上繳給學校財務管理部門的報名費存款憑證和財務管理部門收取報名費存款憑證后開具的收據，均應掃描后形成JPG格式文件留存.上繳給上級考試管理機構的報名費以報名費表的形式留存.因等級考試報名費數額較大，需掃描所有財務來往票據后以電子檔案留存在單列的“報名費用”文件夾內.

2.3 模擬練習

NCRE為使考生考前熟悉考試系統和考試題型，專門安排了上機模擬練習，材料包括:上機考試管理機構下發的模擬上機考試系統;模擬上機報名庫，系考試管理部門根據考生報名數據制作，僅用于模擬上機練習;機房使用表，告知機房系統管理員上機考試時間、地點、場次與監考教師等信息(有兩個校區的，還需分開通知);模擬上機通知，在學校公告欄網頁發布，告知考生模擬上機練習時間、地點.

2.4 考務材料

需要打印并下發的所有考試材料，如下發給考生的準考證;下發給機房的機房使用表、正式上機報名庫;下發給監考教師和考務人員的上機監考安排表;考試管理部門留存的機房使用表、考生信息表、上機簽到表、上機座位表等.

2.5 考試成績

將考試成績分為原始版、正式基礎版與下發版三個版本.原始版是指上級考試管理機構轉發的考點所有考生的原始成績.正式基礎版是指對原始版成績整理后的考生考試成績明細表，可以作為下發各單位的基礎數據.下發版包括錄入成績證明版與導入學生信息系統版，前一張表錄入歷年成績的Access表內，用于向證書遺失考生開具成績證明;后一張表經調整格式后直接上傳到學生的個人信息系統，向考生發布.

2.6 證書下發

一是考試管理部門留存的簽收記錄單.各二級學院及校外社會考生領取考試證書的簽字記錄.如果校外社會人員代為領取證書，還需附上委托書和身份證復印件.二是各二級學院留存的考生領取證書后的簽收表.簽收記錄單和簽收表須有簽收人簽名和簽收時間，防止證書下發過程中的隨意性、避免證書遺失.

2.7 上報數據

考試管理部門按照上級考試管理機構關于報名、考試工作的要求上報的資料，分報名上報數據、考前上報數據和考后上報數據三部分.

2.8 考辦下發

上級考試管理機構下發的報名工作通知、考務會及考務培訓會通知、考試系統軟件培訓稿、考試大綱、上機系統及模擬上機系統等.

2.9 其他資料

以上文件夾未能覆蓋的資料，如考試秩序冊(即工作小組名單).

從管理學角度來看，由以上九個環節銜接起來的考試數據鏈涵蓋了目標管理、流程管理、計劃管理、進度管理等四個方面.九個環節有明確的目標，什么數據放在那個文件夾里面，一清二楚;前后有機銜接，完全契合等級考試周期性和流程化的特征;考試管理的一系列工作都有章可循，按計劃操作，不致盲目和被動;考試工作進展到哪一步，看到了數據鏈哪一環節即可得知.考試數據鏈的建立和運行，使等級考試管理真正納入到精細化、流程化、系統化、規范化、科學化的軌道.

3 管理流程電子化是等級考試管理發展的必然趨勢

3.1 管理流程電子化是推進考試工作的客觀需要

當前，上級考試管理機構下發上機考試系統、組織培訓、招開考務會議、指導工作過程中的文檔資料，絕大部分通過QQ群傳送;上機考場編排、考生準考證生成、報名及考試數據上報等工作均在NCRE考務管理平臺上完成;監考教師監考單制作在Word的郵件合并功能上實現;標準化機房考試全程的錄像資料調取在網上進行.電子檔案已介入考試工作全流程，須重視并用好電子檔案.

3.2管理流程電子化是明確各方責任的重要手段

自2013年下半年以來，NCRE取消筆試、上機相結合的考試方式，轉變為僅上機的考試模式.上機考試一律在裝有攝像探頭的標準化機房內進行，考試結束之后的電子錄像由考點自行留存，一定時間期限之后方可銷毀.電子錄像為保障考生、考試工作人員的合法權益，防范作弊違紀，乃至認定與處理違規作弊行為提供了依據.

3.3 管理流程電子化是提高管理效率的必然要求

等級考試電子檔案有如下功用:考前是工作指南，包含一整套考試流程信息的考試數據鏈在每次考試報名前即可啟用，全流程有章可循，減少管理者時間、精力的投入，促進考試工作的良性循環.考中充當預警方案，考試過程中出現突發事件，電子檔案可以提供解決方法.考后提供查閱憑據，電子檔案記錄了與考試相關的所有信息，包括不適于用紙質檔案留存的信息，為查找管理漏洞、明晰責任提供了線索.等級考試電子檔案的建立有利于減少出錯幾率，減少管理資源浪費，提高考試管理效率和工作質量.

為更好地適應社會飛速發展的需要，各項等級考試項目在超前謀劃和不間斷改革創新中前行.但萬變不離其宗，只要管理主體保持清晰的工作思路，按照規范的管理流程，運行好考試數據鏈，做好電子檔案的收集、整理、保密和備份，高校等級考試管理工作就一定沿著科學、規范的道路前進.

[1]周立柱.十年育人與時俱進[J].中國考試，2004(12).

[2]陳獻.高校等級考試的管理[J].教育評論，2008(1).

[3]高艷紅.加強高校等級考試管理，提高學生綜合素質[J].黑龍江科技信息，2010(14).

[4]黃擁軍，高志強，羅菁，等.論高校等級考試考務網絡化管理——基于湖南農業大學的調查[J].湖南農業大學學報(社會科學版)，2008(3).