從招聘信息看企業高級秘書的任職資格與工作職責

王永春

（江蘇信息職業技術學院，江蘇 無錫 214153）

一、研究對象

本文主要研究的是企業高級秘書的任職資格與工作職責。

企業高級秘書，主要指輔助企業核心領導層的秘書人員。

本文所指秘書，采用“直接為領導、主管或雇主提供輔助管理、綜合服務，并以腦力勞動為主的工作人員”［1］的定義。企業核心層領導，主要指董事長、總經理、總裁等企業行政首長或副職領導，是企業的權力或行政中樞。本文中，企業高級秘書主要有“董事長秘書、董事長助理、總經理秘書、總經理助理、總裁助理”等，職位名稱雖有差異，但對職位的任職資格與工作職責的要求大體一致。

二、研究方法

本文主要依托兩個影響廣泛的全國性招聘網站（智聯招聘與中華英才網），從其無錫站的“行政/后勤/文秘”與“行政事務類”職位中進行搜索，得到50個上述企業高級秘書職位。50家企業性質上涉及國有、民營、中外合資與外商獨資等，規模上涉及到 100人以下、100-499人、500-1000人、1000人以上等，行業涉及房地產、服裝、電子通信、互聯網、服裝、生物科技、文化傳媒等。因為企業招聘信息投放渠道的多元化，同一企業的同一職位不再重復進行統計分析。

之所以選擇無錫為企業高級秘書的工作所在地，是因為無錫處于長三角地區的區域性中心城市，擁有眾多類型的企業；該地區對秘書類職位有較大量的需求。

筆者先列出50家企業高級秘書職位的關鍵詞，然后進行數量統計，得到關鍵詞出現的頻次，從而找尋企業高級秘書任職資格與工作職責中關鍵要素。

誠然，由于諸多原因，某些統計的誤差也會存在，比如：企業招聘信息的不完整、對秘書一般能力的忽略等。

三、研究目的

當前，大量的《秘書學概論》教材及專業論文都有對秘書人員及秘書工作的介紹與研究。關于秘書人員，主要集中在對秘書人員知識結構、能力結構、職業素質、職業心理、職業形象等方面；秘書工作，主要指秘書工作實務，集中在對工作內容、工作方法、工作藝術等研究。上述研究，比較全面系統地介紹了秘書人員的智能素養（或曰職業資質、個人素質）與工作實務。然而，由于秘書研究與秘書實踐的脫節，并沒有指出秘書人員智能素養與秘書工作實務中的關鍵要素，以及各種要素的重要程度。

本文選取企業高級秘書為研究對象，一方面，企業秘書業已成為秘書職業類型的重要組成部分；另一方面，企業高級秘書可以成為秘書職業發展方向上的重要路向。

通過統計分析，本文力圖找尋到企業認為的高級秘書人員應具備的關鍵的智能素養與工作職責，從而為秘書人員的職業發展規劃及高校秘書專業人才的培養提供有力的支撐。

四、企業高級秘書的任職資格

任職資格主要從智能素養與其他資格兩方面來分析研究。

（一）智能素養

秘書工作的職能與地位決定了對秘書人員的智能素養有著較高的要求。智能是知識、智力與能力的統一，素養指政治、思想、作風、性格與道德品質等。［2］

1.知識結構

20家企業要求文秘、行政管理及相關專業畢業，9家企業要求工商管理、企業管理、行政管理、中文或法律專業畢業，2家企業要求英語專業畢業。

有企業要求秘書知識結構全面，或綜合素質強，或要懂法律與財務知識，或要熟悉政府有關政策及企業管理，或要懂品牌推廣，或要懂人力資源管理工作。

由此，企業在高級秘書的選擇上，比較看重文秘專業背景，同時也需要企業管理、行政管理、法律、商務、財務、人事等多方面的知識。企業高級秘書的“雜家”稱謂，并非胡子眉毛一把抓，更體現在其知識結構的全面性、開放性與多元化。

2.能力結構

能力結構由一般能力與業務技能構成。

（1）一般能力

主要有：溝通能力（24家），協調能力（19家），組織能力（12家），執行力（11家），團結協作(10家)，抗壓力（7家），學習能力（6家），交際能力（6家），公關能力（5家），計劃能力（5家），親和力（5家），洞察力（5家），應變能力（4家），判斷力（4家），創新力（3家），獨立工作的能力（3家），解決問題的能力（3家），應酬能力（3家），領導力（2家），決策力（2家），理解能力（2家），適應能力（2家），社會活動能力（2家）

此外，還有敏感力、表現力、聯絡能力、管理能力、歸納能力、工作推進能力、信息搜集能力等要求。

由此，企業在高級秘書的選擇上，更加看重溝通協調、團結協作、組織執行、公關交際、計劃學習、抗壓適應等一般能力。多種能力的組合與融合，才能使企業高級秘書真正成為企業權力或行政中樞的助手與參謀。

（2）業務技能

主要有：熟練使用辦公軟件與現代辦公設備（28家），書面寫作及表達能力（17家），文筆好、文字功底強（9家），公文寫作能力（6家），語言組織與表達能力（6家），熟知秘書工作程序（5家），普通話標準（2家），英語良好（6家），英語4級以上（3家），英語6級以上（2家），英語專業8級（1家），商務禮儀（4家），駕照（9家）。此外，還有商務談判、營運管理等。

由此，企業在高級秘書的選擇上，更加看重書面寫作及表達（起草文件上，更多是企業管理與營運、規章制度、計劃等方面的綜合類文件）、中英文口語表達、辦公軟件及現代辦公設備的使用、秘書工作程序、駕駛汽車的能力、商務禮儀等業務技能。

3.基本素質

基本素質由政治素質、職業道德、作風修養、個性心理等方面構成。

（1）職業道德

5家要求具備良好的個人品質與職業道德，4家要求有職業素養與職業操守。職業道德是最基本的職業素質，很多企業并沒有做明確的表述。

（2）作風修養

主要有：責任心（18家），認真仔細（12家），條理性（10家），靈活性（5家），吃苦耐勞（4家），注重工作效率（3家），思維敏捷（3家），積極進取（2家），積極主動（2家），服務意識（2家），原則性（2家），耐心（2家），愛心（2家），保密（2家），忠誠（2家），敬業（2家）。還有主動性、挑戰性、前瞻性、上進心、事業心、勤奮等。

（3）個性心理

主要有：誠實（7家），踏實（6家），開朗（4家），沉穩（4家），品行端著（4家），正直友善（3家），熱情（3家），端莊大方（2家）

由此，企業在高級秘書的選擇上，更加看重秘書人員的責任心、進取心、事業心，條理性、靈活性、原則性，認真仔細、吃苦耐勞、思維敏捷、工作效率，誠實、踏實、開朗、穩重等。

（二）其他資格

1.學歷

本科學歷及以上（23家），大專學歷及以上（9家），碩士研究生以上（1家）

企業高級秘書一般要求具備大學本科及以上的學歷。不過，也有企業說明，擁有相關領域工作經驗，可以放寬至大專學歷。

2.工作經驗

2年以上（12家），1年以上（8家），3年以上（8家），5年以上（2家），3-5年(1家)；擁有相關領域或職位工作經驗的（13家）

企業高級秘書一般應具備豐富的相關領域或秘書職位的工作經驗。

3.年齡

23-35歲之間（18家），25歲以上（11家），35歲以下（5家），30左右（1家）

企業高級秘書一般要求年齡在30歲左右，說明企業比較看重企業高級秘書的成熟心智。

4.性別

女性（6家），男性（1家），女性優先（2家），男性優先（2家），男女不限（2家）

企業高級秘書在性別上主要是根據崗位職責來決定的，一般以女性為主，主要是從女性秘書的認真負責、親和等性別特征來考慮的。

5.形象氣質

有20家企業要求"形象好、氣質佳"，另有6家企業寫明附帶近照，5家企業要求身高160cm以上。

作為企業領導的近身工作人員，企業高級秘書的形象與氣質事關企業組織形象的塑造，為多數企業所看重。

6.婚育狀況

有2家企業要求已婚已育者優先，說明企業更看重企業高級秘書的責任心與穩定性。

7.秘書職業資格

有2家企業說明具備秘書職業資格優先，說明秘書職業資格認證制度的認可度還不夠高，還有待推進與完善。

8.出差

有7家企業要求可以適應經常出差，說明企業高級秘書應該具備環境適應能力，還要做好處理家庭生活的關系。

五、企業高級秘書的工作職責

（一）文書工作

有22家企業要求“協助總經理處理各類信件，起草信函、演講稿、報告、文件等各類綜合性文件”及“做好各部門及各領導上報行文的保存、管理、督辦的工作”。

（二）會務工作

有20家企業要求“協助總經理安排各項高層會議的日程與議程，撰寫和跟進落實高層會議、主題會議等公司會議紀要”。

（三）督辦、協調、落實、跟蹤、反饋工作

有17家企業要求“完成總經理交辦的其他工作的督辦、協調及落實任務”，并跟蹤、反饋。

（四）日常事務及行政事務

有14家企業要求做好日常事務及行政事務工作。

（五）存檔工作

有13家企業要求“對集團公司內各部門上報董事長行文的保存、管理、督辦，對相關文件進行分類和歸檔”。

（六）信息工作

有13家企業要求做好信息的搜集與整理工作，“負責幫助領導了解公司情況，匯總整理報告”，“關注公司內各部門信息溝通情況，及時傳達上級的各項指令”，提供資料支持與信息輔助。

（七）領導日程安排與管理

有12家企業要求“合理安排、提醒總裁的日常工作時間和程序”。

（八）接待工作

有11家企業要求“負責董事長訪客的接待和服務工作，尤其做好公司重要來賓的接待；做好對外公共關系的協調,協助處理相關的商務接待工作”。

（九）接打電話

有5家企業要求“接聽總經理室的電話、妥當應答，并做好電話記錄”。

（十）領導出差準備工作

有5家企業要求做好領導出差的準備工作。

（十一）制定并監督執行規章制度

有5家要求協助領導做好公司規章制度的制定工作。

（十二）其他工作

企業文化與宣傳（3家），財務管理（3家），辦公室環境管理（2家），設備管理（2家），翻譯（2家），申報項目（2家），機要工作（2家），公關工作（2家），對外交際（2家），協助制定企業發展規劃（2家），處理內外部關系（2家），郵件管理（2家），票據管理（2家），組織年會等娛樂活動（1家），商務談判（1家），業務拓展（1家），招聘（1家）

由此，企業高級秘書的工作職責基本上由辦文、辦會、辦事與信息、協調、督查等工作構成，總體上還是體現了“輔助管理”與“綜合服務”的工作特征的，也是與前述高級秘書基本素質相對應的。

總之，當前中國經濟與社會的快速發展，急需大量“知識全、能力強、形象好、素質高”的企業高級秘書人員。企業對高級秘書與中低級秘書的任職資格與工作職責的要求有著明顯的區別，筆者將另行文加以說明。明確了企業高級秘書的任職資格與工作職責中各要素的重要程度，可以為企業秘書的職業發展規劃與秘書專業人才的培養提供可靠的依據。

注釋：

［1］楊樹森.秘書學概論教程［M］.合肥：安徽大學出版社，2008：43.

［3］楊繼昭.秘書學概論［M］.北京：中國人民大學出版社，2009：88.?