論高職院校教學檔案電子化過程的質量監控

易著梁

教學檔案是高職院校檔案資料最為重要的一部分，是評估高職院校辦學水平的重要依據。隨著計算機的普及，大部分高職院校已實現了教學管理的電子化，從教學計劃的制訂、教學計劃的實施、教學過程監控到教學結果的評價，基本上都可以通過電子教學管理系統來完成相關的處理，教學檔案電子化已是大勢所趨。但由于教學檔案電子化的過程中涉及的人員繁多、環節復雜，其質量監控問題常被忽視，電子教學檔案質量整體不高，研究教學檔案電子化過程的質量監控途徑，對提高高職院校電子教學檔案質量，強化教學管理有著非常重要的意義。

一、高職院校教學檔案電子化的步驟及意義

（一）高職院校教學檔案電子化的步驟

教學檔案電子化是對數字化教學信息資源的一種全新使用和傳播方式，即以計算機和通信技術作為物質基礎，將教學檔案數字化、系統化之后，利用計算機、網絡進行信息處理和傳播，體現了現代高技術的信息傳播過程和高效率的信息利用結果。

1.數字化。高職教學檔案包括教學計劃、教學運行、教學質量與監控、教學建設與教學研究等教學管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料，這些材料要成為電子教學檔案，必然要經過數字化過程，即將教學檔案以數字化的方式表現，并能夠存在于磁盤等介質中，一般是磁盤防陣列或光盤庫，方便用計算機讀取。在龐大的教學檔案數字化過程中，任何從事教學和管理的人員都會有機會以不同方式參與到這個教學檔案數字化工作中，包括文字錄入、圖表掃描、聲像錄制等。

2.系統化。教學檔案數字化存儲在磁盤介質中只是完成電子檔案的存儲問題。若要方便日后查詢和使用，就需要教學電子檔案系統化。各高職院校都已經開發了各種形式的數字管理系統。教學檔案的管理系統通常是利用計算機應用管理系統軟件，通過計算機檔案應用管理系統與光盤庫的組合，可以實現電子教學檔案的保管、存儲、查詢等功能，為教學改革實踐和科研檔案利用提供了一個廣闊的平臺。

3.網絡化。高職院校教學檔案管理電子化的目的是實現教學改革成果、教案、教材、優秀論文、實踐實習、學籍、畢業生名冊、學生就業情況等一系列教學信息資源的電子化管理。教學檔案信息的網絡化目的是實現教學信息資源共享，方便校內外檔案利用者的使用。通常，高職教學檔案涉密范圍很小，教學信息資源的共享部分涉密可能性不大，因此，可以為廣大師生和社會學習者提供一個良好的檔案信息服務園地。教學檔案網絡化后，借助這一信息資源寶庫，師生員工可以及時了解高校教學改革的最新成果和動態，形成一個緊密的教育教學信息網絡體系。

（二）高職院校教學檔案電子化的意義

1.提高教學檔案的利用率。目前大部分高職院校基本完成了校園數字化工程，教學檔案電子化是必經之路。利用校園計算機網絡實現教學檔案電子化管理，不僅可以讓師生員工、合作企業行業的相關人員及時共享大量的教學改革與實踐的成果與經驗，提高教學與科研工作的效率，同時也可以通過網絡系統面向社會提供相應的檔案服務和教育資源。

2.促進教學管理，加強教學過程的監控。目前高職院校教學檔案電子化方面已經取得比較大的進展，具體表現在普遍已經使用教學管理系統、學生網上評教系統、教師人事檔案管理系統等電子化、網絡化的信息管理手段進行教學管理。與此同時，高職院校的上級管理部門也往往通過對教學電子檔案的監控與查閱，結合院校的辦學實際來評估院校的實際辦學水平。教育部2008年開始啟用的《高等職業院校人才培養工作狀態數據采集平臺》，要求所有獨立設置的高職院校每學年須按要求填報數據，這些數據很大一部分其實就是教學檔案內容，填報平臺數據的過程也就是教學檔案電子化的一個過程。從這個角度看，教學檔案電子化加強了教學過程的監控，提高了教學管理的效率，增強了管理部門與各院校及各院校之間的互動，保證了高職院校的辦學水平。

二、高職院校教學檔案電子化過程中存在的問題

（一）教學檔案在電子化過程中的真實性難以保證

在教學檔案數字化的過程中，參與的人員紛繁復雜，所形成的電子教學檔案質量參差不齊。另外，電子文件具有易刪改的特點，且修改后的痕跡不易被發現。擬稿者在使用電腦將教學檔案電子化的過程中，并沒有留下自己的筆跡或個性簽名，各環節的負責人簽發也難以在教學檔案材料磁盤上體現，一是不能保證電子教學檔案在形成過程中不被篡改；二是教學檔案的原始性、真實性和權威性難以確認與保持。篡改一旦發生往往又難以查證、追溯，可能給學校帶來直接或間接的損失。

（二）電子教學檔案的一致性難以保證

研制計算機軟件需要建立在相應的硬件完備的基礎上，計算機軟件常常滯后于硬件。再加教學檔案系統各地區之間、學校之間無法使用統一的軟件，這勢必會影響到全國聯網檔案互相之間的使用。同時，高職院校內部管理各種業務使用的系統不一且不兼容，使得來源于各個系統中的數據無法統一，如某高職院校教學管理使用青果教務管理系統，但是學校人事檔案則使用的是另一個系統，教師業務數據檔案在這兩個系統中都會出現，但往往又很難統一。類似的情況還有不少，在這種情況下要保證教學電子檔案的統一性，需要付出更多的人力進行對比、核實與鑒定。

（三）電子教學檔案的安全與穩定性難以保證

一方面，教學檔案電子化最終必然會走向網絡化，一是通過網絡檢索存放在各種網絡服務器上的電子教學檔案，二是電子教學檔案文件通過網絡進行傳遞。近年來，隨著高職院校校企合作的縱深推進，教學文件檔案中也有不少暫時需要保密的內容或限制提供利用的內容，檔案在網絡上存放和傳輸無疑就會產生一種安全隱患；另一方面，隨著大多高職院校無紙化辦公的實現，院校教學過程中一切情況、信息、決策方式與結果都習慣性存儲在網絡中，師生員工所需查找的信息大多數來自于網絡，簡化了教學檔案的歸檔存儲程序，方便了管理與利用，也突顯了網絡對教學檔案的潛在威脅，系統崩潰、網絡癱瘓、“黑客”襲擊、病毒入侵、硬件損壞，均可能使得電子教學文件消失于瞬間，造成難以彌補的損失。

三、加強高職院校教學檔案電子化過程質量監控的途徑

（一）重視監控強化教學檔案的意識

首先，各高職院校應增強各層領導以及師生員工對教學檔案的正確意識。讓所有教學成員認識到教學檔案是教學過程的憑證，是上級管理機構了解及評估院校辦學水平的最重要渠道之一，同時也是高職院校教學改革的經驗寶庫。因此，各院校應將教學檔案的收集工作作為常規工作來考核，加強教學檔案過程質量監控的意識和力度。其次，在教學檔案管理部門設置質量監控以及技術支持等崗位，對教學檔案電子化過程進行必要的監控，并按教學基層的需要提供技術咨詢與幫助。

（二）建章立制強化檔案法律意識

一是制定科學的電子教學檔案工作管理制度。隨著高職院校規模不斷擴大，教學業務日益增長，電子教學檔案數量急遽增加，建立一套適合高職院校教學特點的、科學規范的電子教學檔案管理制度，用標準和規范將電子教學文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式、查閱方式固定下來，使電子教學檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理，這是高職院校目前首先要解決的問題，也是保證電子教學檔案質量的最基礎的工作。二是規范教學檔案電子化過程的審核程序。通過制度規范教學檔案在電子化過程中的審核程序，從源頭上保證教學檔案的真實性，主要針對教學實踐中形成的原始性教學檔案，在數字化的環節上設置審核環節，比如，可以由骨干教師來審核一般教師上傳的材料，專業帶頭人審核整個教學團隊的教學檔案。經過這兩個環節，教學檔案在數字化這個環節質量就更有保障。教學檔案在進入相應的系統前，應該由管理人員進行嚴格的審核，不符合要求的一律要求整改后方可進入系統。三是從立法角度維護高職院校電子教學檔案的真實性和安全性。鑒于教學檔案電子化過程復雜，相對過硬的信息安全技術恐怕也無法保證其過程不出問題，因此，為維持電子教學檔案的原始性、真實性，保證其安全，建立并完善相關法規和管理制度的意義就顯得十分重要。主要有兩種途徑：一是通過有效文件形式將電子教學檔案管理和利用標準規定下來，促使人們能夠自覺地遵守這些規定；二是通過立法的形式確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，有效保障電子教學檔案的質量。

（三）培訓人員減少過程性失誤

一是要進行精英培養。目前，讓高職院校求賢若渴的是懂檔案業務又精通計算機技術的人才。可通過外引、內培等形式培養電子教學檔案管理應用人才，既會操作計算機還能設計程序，甚至能夠開發軟件，有這樣的人才投身于高職院校教學檔案建設中，才能促進電子教學檔案建設管理。二是進行全員培訓。由于教學檔案電子化過程涉及的人員繁多，特別是教學檔案數字化階段，高職院校的師生員工乃至教學合作的企業、行業方成員，都參與了教學檔案電子化的過程，為了保證電子教學檔案的質量，分層次、分階段對各類人員進行培訓，減少在電子教學檔案的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節的干擾與失誤，這也是質量監控的一個重要途徑與措施。

（四）研發兼容性系統軟件提高管理效率

目前高職院校使用的管理系統五花八門，各個系統的數據來源不一，格式不同，如能夠充分利用高職院校自己的技術資源，根據各自的實際情況，自己組織技術力量，如參照教育部高職院校人才培養工作狀態數據采集平臺的目錄建立教學檔案的索引目錄，綜合開發應用數據格式標準統一、兼容性高的電子教學檔案管理現代化軟件，一來方便本校人員點擊查閱，二來還可以聯網為社會提供服務，提高電子教學檔案利用效率。