如何做好高速公路橋梁工程檔案資料的收集整理工作

劉珍

摘要：本文從高速公路橋梁工程檔案資料的產生、收集、整理到形成工程檔案的過程中存在的問題出發，著重闡述了如何做好項目施工階段檔案資料的收集整理工作。

關鍵詞：技術資料 收集整理 工程檔案

高速公路橋梁工程檔案既為施工管理、竣工驗收、維修改造服務，又為稽查、驗收、審計提供重要依據，更是橋梁運行管理的保障。因此如何做好橋梁工程檔案資料的收集整理工作是實現橋梁工程順利交驗的重要保障。針對自己在桃花峪黃河大橋項目建設中負責竣工檔案整理過程中的一點體會，淺談一下自己對橋梁施工階段檔案資料的收集整理存在問題的認識。

1 工程檔案的定義

1.1 工程檔案的定義 工程檔案是將工程項目在工程建設活動中形成的技術資料和文件材料，按照項目檔案組卷要求，經系統整理排列著錄編目而形成并歸檔的，具有參考價值的文字、圖表、圖紙、聲像等各種載體材料。

1.2 橋梁工程技術資料的定義 橋梁工程技術資料是記載橋梁施工活動全過程的一項重要內容，它是施工單位在橋梁施工過程中形成的，是實物質量的真實寫照，它反映了項目質量、進度、費用和安全質量管理等方面的實際情況，因此它是核定橋梁工程質量等級的重要依據，又是橋梁工程檔案的重要組成部分，更是橋梁工程竣工交付使用的必備文件。

2 工程檔案與技術文件、技術資料的關系

2.1 工程檔案與技術文件的關系 ①完成了文書處理程序的技術文件才能轉化為檔案。② 有日后查考價值的技術文件才能轉化為檔案。③經過人們系統整理的技術文件才能轉化為檔案。

2.2 工程檔案與技術資料的關系 檔案和資料都是項目信息的載體。兩者的區別在于：①材料的形成方式不同。②材料的保存目的不同。③材料之間的關系不同。

3 目前工程檔案收集整理過程中的常見問題

3.1 檔案資料管理執行力度不夠 ①檔案資料管理制度或措施執行不力，不能做到隨時形成，隨時收集，隨時整理。②管理人員責任劃分不明確，造成檔案資料管理無法實現系統化。③檔案資料管理不能實現獨立辦公，造成各種技術資料的混合放置。

3.2 檔案資料不完整 ①現場施工記錄資料不完整，部分表格不規范或表格不統一，表格填寫出現缺項，漏項。②變更文件、方案及申報文件的管理不系統，文件的產生者和歸檔者相互獨立，造成部分文件無法及時完成歸檔。

3.3 技術文件不準確 ①文件內容缺項，文件內容不準確。②無效文件：缺原件、簽字、蓋章手續不完備。

3.4 對其他載體形式文件材料的收集整理力度不夠。

4 如何在施工過程中加強檔案資料的收集整理工作

施工過程中檔案資料的收集整理工作，就是在工程施工的全過程中，對施工現場各分項工程產生的有價值的數據、圖像、視頻進行收集整理匯總的過程。技術資料的整理要做到隨時形成，隨時收集，隨時整理。這也是體現檔案工作“事前介入，事中檢查，事后驗收”原則的一個方面。更是確保工程檔案材料完整、準確、系統的基本要求。此階段的工作要求和預防措施主要分為以下幾個方面：

4.1 建立健全檔案管理制度，明確檔案管理各方職責 ①完善檔案管理機構。每個工程的完成，都是項目部各個部門協同合作的結果。而檔案資料的產生又來源于不同的部門。為保證檔案資料的系統性，就需要項目部設立獨立的部門，來進行檔案資料的管理。并對檔案資料的管理部門制定相應的崗位責任制。這樣，不同資料的產生部門在完成資料的簽認后就可以把資料保存到資料的保管部門進行統一管理。②細化管理人員責任。由于檔案資料的來源廣，管理人員又較多，因此項目部應逐級建立檔案資料收集部門和檔案資料管理部門相關人員的操作流程。對于施工現場的技術資料來說，可以對技術人員的責任進行細化，明確誰負責現場施工的質量控制，誰負責施工過程中施工日志的記錄、各類原始數據的收集整理和技術資料的簽認。檔案的管理人員也可以按照檔案資料的種類進行分工。這樣環環相扣，才能保證檔案資料的管理趨于系統化。

4.2 及時做好技術資料的記錄和收集 技術資料是施工質量情況的真實反映，各種資料必須按照施工的進度及時記錄、整理。這就要求負責現場施工的技術人員要及時完成施工日志的填寫，并將當天的施工內容及時整理成技術資料，這樣才不會造成技術資料的遺漏和滯后。一般橋梁工程施工的時間都比較長、技術人員的變動較大，技術資料的種類多，這就容易造成項目不同階段產生的有關工程技術資料之間的關系不清，應歸檔的材料不全，歸檔材料內容缺項等問題。殘缺不全或不成系統的技術資料不僅會給以后的整理工作造成困難，而且對日后工程檔案的利用也會留下十分嚴重的隱患。因此，要保證技術資料的及時收集，就要求項目部定期組織相關人員對不同時期，不同分項工程的技術資料進行階段性檢查。這樣即使出現漏項缺項情況，也能及時補充完善。

4.3 確保技術資料的真實性和準確性 真實性是技術資料的靈魂，只有真實的資料才具有參考價值，才能反應施工現場的實際情況。所以堅決杜絕對原始記錄采用“閉門造車”的做法，否則，一旦工程出現問題，這些數據不僅不能作為技術資料使用，反而還會造成工程技術資料的混亂。資料的整理必須來源現場，實事求是。

準確性是工程技術資料的核心。項目的單位分部分項要劃分準確，數據填寫計算要準確。對分項工程的質量評定填寫應該規范化，符合工程質量檢驗評定標準的要求。要規范資料用表，相同的分項工程所用的表格要統一，不能五花八門。文字說明部分也要規范用語，不能采用口語，表述要簡潔明了，不產生歧義。有些技術人員知道現場如何規范施工，但是就是不注重文字描述，施工日志的記錄也過于簡單隨意，于是就出現了單純從內業看，施工現場就不符合要求的狀況。因此，我們填寫技術資料的時候一定要抱著嚴謹的工作態度，確保技術資料內容的準確、規范、合理。

4.4 確保工程技術資料的完整性 不完整的技術資料就不能系統地、全面地了解施工項目的質量狀況。不僅資料的內容要填寫完整，而且所涉及到的數據也要有據可循，現場施工和原始資料要完整統一。完整的施工資料不僅要有技術資料，還要有相應的試驗資料、測量資料、質量認可資料和相關檢測報告。所以技術資料收集整理的過程中一定要做到全面，完整，這樣才能保證竣工資料組卷過程的順利進行。endprint

4.5 做好技術資料的整理保管 由于施工現場的分項工程較多，所以技術資料大多分散在不同的技術人員手中，因此需要有專人對技術資料進行統一分類整理。資料要按照單位工程、分部工程和分項工程逐項分類整理。對于橋梁工程的資料來說，我們可以按墩臺號分別整理，可以把一個墩的所有樁基、承臺、墩身資料放在一起。也可以把一個橋的樁基資料全部放在一起，承臺全部放在一起。但是不管以哪種方式進行，都要保證歸檔的資料要與施工現場保持統一。對歸檔的資料建立專門的臺帳，臺帳要求不但能反應工程施工進度和內業資料是否同步，內業資料是否完整，還要方便查閱，最好能實現微機化和信息化管理。這樣在電腦上不僅能發現不同分項工程的資料是否齊全，還能迅速查找到每一份資料的狀態（資料內容是否完整，是否完成簽認等）和存放地點。

5 工程竣工階段檔案收集整理的任務及注意事項

項目竣工階段，主體工程的技術資料已經基本形成，這就需要主動和業主進行溝通，掌握業主對竣工資料的整理要求，按竣工資料的立卷規范和整理要求進行有序的整理。

5.1 對過程中技術資料進行系統核查 每個項目都有若干個分項工程組成，因此產生的技術資料也比較多。單單做好施工資料整理過程中的控制是不夠的，項目后期我們還需要將每個分項工程產生的施工記錄，施工日志，試驗資料，測量資料，檢測報告等再做一次系統的核查。只有確保每個分項工程的資料都完備我們才能保證竣工資料歸檔、組卷、系統排列的順利進行。

5.2 工程檔案中其他資料的準備 工程檔案是一個綜合的概念，并不只是技術資料，它還包括綜合管理文件、合同文件、計量支付文件、控制點測量文件、工程影像文件、竣工圖、竣工圖表等內容，這些內容就需要檔案整理人員提前學習相關文件，與項目的其他相關部門及時做好溝通，確保其他歸檔資料的及時完善。

6 結語

工程檔案是工程建設過程中不同時期或階段產生的各類材料的合理匯總，而技術資料又是工程檔案的重要組成部分。所以我們要在工程建設的不同階段，及時完成需歸檔技術資料的收集整理工作，這樣才能為工程檔案的完整、準確、系統奠定基礎。因此檔案資料的整理工作貫穿在日常工作之中，貫穿在施工生產的全過程是保證工程檔案質量的必要手段，是實現工程檔案順利交驗的有效措施。

參考文獻：

[1]王向明.上海大學圖書情報檔案系.《高效實用的公路建設項目檔案管理》課件.

[2]付志瓊.中鐵大橋局集團檔案科.《建設工程項目檔案管理》課件.

[3]岳冬影.芻議道路橋梁檔案管理[J].吉林農業，2012（12）.endprint