高校圖書館業務外包問題研究

劉 芳

（北京工商大學 圖書館，中國 北京 100048）

業務外包，是指企業把內部業務的一部分承包給外部專門機構。業務外包實際上是一種企業的經營策略，即指企業整合內部業務，重新配置資源，把非核心業務交給專業化的外部企業，而將資源集中于自身的優勢領域，塑造核心業務，提高競爭能力，最終使企業可持續發展。隨著我國經濟的發展，國家對教育和科學研究的投入不斷加大，業務外包也越來越多的出現在了高校圖書館領域。

1 業務外包的背景

實際上，業務外包在歐美高校的圖書館中，已經是一種被普遍應用并且相對成熟的日常管理模式。這實際是由知識經濟時代的到來，社會科技的發展所決定的，業務外包實際是高校圖書館適應高等教育發展的一種現代化經營戰略和管理理念。

1.1 科技發展的結果

信息時代的到來，使得科學技術在國家發展創新中的比重不斷加大，科技是第一生產力已不在只是一句口號，國家正在不斷的加大對于科學技術產業的投資。高校作為優秀人才的培養基地，科學研究的孵化器，也得到了國家更多的重視和更高的投入。高校圖書館作為高校重要的組成部分，對于服務學校的教育和科研工作，起著不可替代的作用。憑借著穩定的國家投入和自身對于人才和技術的不斷積累、互聯網和自動化技術的飛速發展，我國高校圖書館已經逐步完成了自身業務工作的標準化和規范化，圖書館部分業務正在從技術型、腦力型向機械型、體力型工作轉變。這就為外包工作的出現創造了可能。

1.2 業務結構調整的必然

隨著我國高等教育事業的發展，高校圖書館也在不斷調整自身的定位和發展策略。圖書館既是學校培養學生的教室，也是各項科研項目的研究基地，它的各項服務直接影響著學校的教學和科研等工作，高水平的服務正是學校各項工作的保證。同時，高校的發展也在對圖書館的服務提出新的要求，圖書館以前單一的、低效率的文獻資源服務已經難以滿足學校用戶的各種要求。高校圖書館資源使用率降低，服務得不到認可，用戶明顯流失，這些問題不斷困擾著高校圖書館員。只有提高圖書館的整體業務能力，促使高校圖書館的業務重心由原來單純的為教學研究提供文獻和資源保障，向更為細化的輔助教育、輔助研究轉變，逐步適應發展的要求，圖書館才能真正實現自身價值，與高校共同發展。然而，在總體資源增長緩慢的情況下，如果要加大新業務的資源投入，其它業務的投入則必然要被消減。業務外包，將現有的非核心業務交給專業化、效率化的外包公司，則是高校圖書館保證整體服務水平的最佳選擇。

1.3 國家政策影響的結果

業務外包也是圖書館在現有國家政策下的優化選擇。為適應信息時代的發展，國家逐步加大對高等教育的投入扶持。一方面，高校圖書館獲得了逐年增長的科研辦公經費。另一方面，高校作為國家事業單位的一部分，其人才引進、聘任都直接收到國家事業編制的約束。目前國家正在對調整事業單位進行調整，很多高校，尤其是身處北上廣等一線城市的高校，普遍存在人員緊張的現象。高校圖書館受此影響，也面臨人員短缺、成員年齡老化的問題，業務外包就成為高校圖書館在人力資源短缺下的良好補充。

2 業務外包的內容

圖書館業務外包一般是以合約的方式委托專業化的外部服務機構，處理一些非核心的、次要的或輔助性的業務，來克服內部人員不足，降低運營成本，強化核心服務，提高圖書館服務水平。圖書館業務外包從不同角度，可以劃分為多種類型。如，按照業務外包程度，可分為部分外包和整體外包等。結合工作實際和對北京市高校圖書館的調研，我認為圖書館服務主要在三個領域進行外包。

2.1 采編業務

圖書館采編業務外包是指將文獻資源的采訪、編目、加工等業務部分或全部交給相關的專業化服務機構來完成。圖書館既可以選擇將采訪業務整體外包，也可以只外包某些業務，又或者由圖書館提供工作材料如條碼、書標、詞條等，而承包商提供勞動服務等。高校圖書館在開始業務外包管理的早期多選擇熟悉的書商承擔簡單的圖書到館加工工作，如貼磁條、貼書標、打包等工作。然而隨著圖書館人才缺口的擴大，以北京地區高校為例，大部分圖書館已經開始接受文獻編目外包，即由書商或信息公司提供完整的圖書MARC 數據直接作為館藏數據，甚至個別高校已經采取了采編業務整體外包模式。

2.2 信息技術業務

圖書館為配合高等教育事業的發展，滿足廣大師生不斷增長的信息需要，增設或改進了越來越多的信息服務，如學位論文、科研成果等數據庫建設，論文查新，課程導引，圖書館計算機軟硬件服務及網絡服務等。信息服務的增加也必然要求圖書館投入更多的人力物力，更多的計算機、更大的服務器、更快的網絡、更豐富的數據庫以及更專業的信息人才。因此，很多高校圖書館選擇外包信息技術業務，將計算機軟硬件的維護、數據庫基礎管理等工作交給信息服務公司，從而集中自己的人才優勢投入更擅長的學科服務等領域，優化了自身的資源配置。

2.3 非技術性工作

圖書館的日常管理中還有很多低技術含量的事物性或勞務性工作，如保潔綠化、安全安保、書架管理等工作。這類工作必不可少，但為圖書館提供的服務附加值卻相對較低，還要耗去館員大量的時間和精力。將之交給專業化管理團隊是優化高校圖書館管理的一種有力舉措。例如，書庫上書是每個圖書館都有的工作，要占用館員大量的時間。作為勤工助學的一種方式，現在很多圖書館選擇將書架交給學生團隊管理，這也是業務外包的一種形式。這一方面為圖書館減輕了業務負擔，另一方面也可以增加學生對圖書館服務的了解。

3 業務外包管理建議

高校圖書館采取業務外包可以有效的改變資源分配，提高核心服務能力。但是，業務外包也存在很多問題和陷阱，圖書館在采取這種管理模式時，應該注意以下幾點：

3.1 全面核算業務外包效益

圖書館在開展業務外包之前，應該首先進行成本核算和效益評價，確定將業務外包有益于提高圖書館的整體服務水平，才可以進行外包。反之亦然，不應盲目的開展外包，避免出現資源浪費。圖書館應該根據學校和自身的整體發展規劃，結合本館的人力、經費等資源具體分析，劃分出圖書館的核心業務和非核心業務，確定業務外包的范圍，選擇合適的外包形式和外包深度，要盡可能地避免業務外包產生的不良后果，利用現有的資源最大化地為讀者提供信息服務。

3.2 明確財務管理，建立監管體系

從企業財務管理角度上講，業務外包也是圖書館與外部機構的經營性業務往來。其中，涉及到大量資金的流動，稍有不慎，則可能為學校帶來損失，甚至成為滋生腐敗的溫床，圖書館要做好財務監管工作。圖書館要訂立嚴格的財務管理制度明確權責，對于涉及金額較大的外包業務，最好進行公開招標，對于金額較小的外包業務，也要做到現金票據往來齊全，便于監管。

3.3 嚴格業務管理，建立反饋制度

在確定業務外包之后，圖書館也應對外包業務的質量、標準等做出明確規定，并且依照規定準確掌握業務外包的全過程，保證最終取得預期效益。在開展業務外包的過程中也要隨時保持圖書館內部之間、與讀者之間以及與承辦商之間的聯系，發現問題及時反饋，及時解決，避免在服務過程中發生重大失誤。

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