試析人事檔案管理現狀及對策

張建君

摘要：人事檔案管理目前主要存在對重要性認識不足，管理制度不夠健全，管理水平不高，硬件設施投入不足，管理的現代化程度不高和利用水平較低等問題。為使人事檔案的管理更加科學和完善，需要通過提高認識，加強領導，加強制度建設，建設高素質的檔案管理人員隊伍，加大資金投入，采用現代化管理手段，更新服務理念，拓寬編研范圍等措施。

關鍵詞：人事檔案管理；檔案管理制度；檔案管理現代化

人事檔案管理是指將人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業務能力、工作狀況、獎懲等方面情況，在組織部門選人用人、人才流動、職稱評聘、調資、參加社會保險等方面起著依據作用。

隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理存在著諸多問題，亟待加以改善，從而提高人事檔案的利用水平。

一、人事檔案管理中存在的問題

1.對人事檔案管理的重要性認識不足

檔案工作是一項默默無聞的工作，這樣的工作特點就決定了檔案工作者是幕后工作者。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識存在一些誤區，認為人事檔案管理工作就是保管的事務性工作，只要做到檔案材料不丟失、不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此，一部分單位未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。在實際工作中表現為檔案工作沒計劃、檔案管理不正規、檔案人員不專業、檔案經費沒保障等現象，人事檔案管理工作長期處于被動應付的局面，嚴重制約了人事檔案管理事業的發展。

2.人事檔案管理制度不夠健全

盡管國家已出臺一些人事檔案管理的法律、法規、條例，但由于對人事檔案的規范化管理尚處于“初級階段”，更缺乏統一考核標準和上級的檢查、驗收標準，使得人事檔案管理的制度不夠完善，導致檔案管理人員執行不嚴格。檔案工作是一項規范性、保密性較強的工作，沒有一定的制度約束，就使得人事檔案管理工作無章可循、無所適從。出現檔案室日常維護不到位，檔案收集歸檔不及時或收集材料不全面，管檔人員安全意識差等現象，嚴重影響了檔案管理水平的提高。

3.檔案管理人員業務水平不高，管理手段落后

由于沒有對人事檔案管理工作引起足夠重視，再加上檔案管理工作枯燥、乏味，使得從事檔案管理的人員變動頻繁。這些兼職管檔人員對檔案工作精力投入不足，很少參加專業的檔案業務培訓，對檔案的重要性、管檔要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務缺乏了解，檔案收集意識淡薄，難以適應人事檔案管理工作要求，嚴重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，往往表現出管理手段較陳舊，在調閱檔案時依然采用原始的手工操作方式反復調用原件，導致出現紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

4.在檔案硬件設施上投入不足

檔案室應是管理規范、設備先進、環境良好的地方，然而在實際工作中，部分單位寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不愿在檔案室添置新設備，導致大部分檔案室在設備配備上，大多采取“因地制宜”的原則，辦公室、閱檔室、檔案室三合一，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他軟硬件設施，防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。

5.人事檔案管理的現代化、信息化程度不高

在科學技術飛速發展的今天，計算機得到了普遍應用。然而體現在人事檔案管理上，我們就會發現有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在檔案管理中廣泛運用，有的單位只是把檔案目錄和個人簡單信息輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

6.人事檔案利用工作水平較低

對人事檔案管理者來說，無論是收集、整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于人事工作，有效利用才是檔案管理的根本目的。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象。即使是利用，范圍也很有限，查閱的大部分內容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態。這種重管理輕服務的現象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

二、完善人事檔案管理的對策

1.提高認識，加強領導

加大人事檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳媒體，采用多種宣傳手段，廣泛宣傳人事檔案工作的重要性，在全社會營造一種宣傳檔案、關心檔案的良好氛圍。積極爭取各級領導尤其是單位領導對人事檔案工作的重視與支持。單位領導應高度重視人事檔案管理工作，并將其納入到議事日程。建立檔案管理領導小組，由主管檔案的副局長任組長，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推動人事檔案工作的規范化。

2.加強制度建設，確保檔案管理規范化

嚴格貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《干部檔案工作條例》、《檔案管理違法違紀行為處分規定》等相關檔案法律、法規、條例，制定適合本單位的各項檔案規章制度。嚴格落實檔案收集、鑒別、歸檔、整理、安全、保密、查閱、借閱、轉遞等各項檔案管理制度，保證檔案管理工作依法有據、有章可循；制定下發《人事檔案收集歸檔辦法》，明確各種檔案材料的歸檔時限和要求，嚴把材料入口關，對送達的檔案材料逐一進行甄別、審核，認真審查材料是否齊全完整，手續是否完備，不符合要求的應及時補齊、收全，補完手續后再進行歸檔，從源頭上杜絕不合格材料的產生；建立責任追究制度，對私自涂改檔案的現象，報送虛假材料的，要追究本人及其單位主要負責人的責任，確保檔案工作的真實性和嚴肅性；建立檔案工作獎懲制度，對于在檔案管理工作中表現突出的個人及時給予表彰與獎勵，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化。

3.加強培訓，建設高素質的檔案管理人員隊伍

人事檔案管理工作是一項政策性和業務性較強的工作，人事檔案管理需要各種高素質、高學歷和復合型人才。我們必須建設一支具有較高管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊伍，培養一批具有較強實際操作能力的檔案技術能手，培養一批具備創新能力和全面發展的新型檔案人才。而要做到這些，最基礎的是要定期組織參加業務知識培訓。單位也可以結合采取“請進來、走出去”的方法，邀請檔案管理部門人員來單位指導檔案工作，使檔案管理人員時刻掌握新的知識和先進的管理技術，更深入了解管理檔案的重要性，增強責任心，全面提升檔案管理水平。

4.加大資金投入，改善人事檔案管理的基礎設施

健全和完善人事檔案管理經費保障機制，財政列支檔案管理經費，積極籌措資金，增加經費投入，配套檔案管理相關硬件設施。堅持新建與改造相結合，協調落實專門的檔案管理用房，購置檔案管理必需的檔案密集架、滅火器、空調、除濕器等設備，安裝防盜門、窗，使檔案室達到“六防”要求。努力改善檔案管理條件，配備電腦、復印機、掃描儀等必備設備，為早日實現人事檔案管理的現代化做好硬件準備。

5.采用現代化管理手段，提高檔案管理現代化、信息化水平

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率、延長人事檔案壽命的目的。這就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，不斷開發、應用人事檔案管理系統軟件，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，實現檔案管理的無紙化閱檔。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實現不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，實現檔案管理的現代化、信息化。在做好檔案信息資源共享的同時，要建設檔案信息安全保障體系，確保管理系統和數據的安全、可靠，防止檔案信息的失密、泄密和丟失。

6.更新服務理念，拓寬編研范圍，提高檔案利用水平

更新觀念，樹立全方位、多層次、多角度的服務新理念，變要我服務為我要服務、被動服務為主動服務、等客上門的“守攤式”服務為“開放式”的介紹服務，從過去忽視人事檔案利用，轉變為重視人事檔案信息資源的開發利用，重視研究人事檔案利用的需求。以積極開發、主動服務的方式提供信息資源。向檔案利用者主動介紹被查閱者的基本情況和特征，為利用者提供詳細的第一手材料。經常了解單位人事工作的實際情況，開展“跟蹤服務”，把利用服務工作做到最需要的時刻，力爭最大限度地發揮出人事檔案工作的職能作用，實現人事檔案的最大價值。人事檔案編研工作是人事檔案信息開發利用的一種高級形式，是檔案部門主動、系統、廣泛地提供利用的有效形式。在人事檔案的編研過程中，要做到重點突出，點面結合，不斷拓寬編研范圍，從人事檔案中獲取和挖掘有關人事信息，編制成一定形式的信息資料。為了方便查找利用，可編制必要的檢索工具。如把所管理的人事檔案中的人員情況按年齡、職務、職稱、學歷、專業、任免、工資等來分類編制不同的檢索工具。在當前人事制度改革中，圍繞人員結構調整、配置等中心工作，搞好人員現狀、綜合信息、統計信息等資料的編研工作，提高檔案利用效率。

總之，要做好人事檔案管理工作，就必須立足于現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應人事檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，使人事檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路。

參考文獻：

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[2] 宋冬艷.淺析人事檔案管理中存在的問題和對策[J].檔案天地，2012，（4）：52-53.