淺談網絡環境下高校資料室的科學管理與信息服務

戈衛山

摘要：闡述了在網絡環境下高校資料室存在的問題，就如何提高高校資料室科學管理與信息服務水平提出了對策，以期更好地發揮資料室的功能，為高校的教學、科研及教育管理服務。

關鍵詞：網絡環境；資料室；科學管理與信息服務

21世紀，隨著社會經濟信息知識的飛速發展和高等教育改革創新的不斷深入，高校資料室管理的傳統模式受到了巨大的挑戰，服務模式已從傳統、單一的形式發展成為現代化、多元的自動化操作；服務形式也從紙質的文獻借還服務、閱覽服務、情報服務過渡到包括基于網絡平臺的文件傳輸、電子閱覽、參考咨詢等多種形式的服務。資料室收藏多樣化、操作計算機化、傳遞網絡化、信息資源共享化已成為一種必然趨勢，在這種新形勢下，資料室要適應時代的變革和社會發展的需要，就要摒棄傳統的信息服務模式，不斷開拓創新，建立一種行之有效的科學管理與信息服務模式，切實地為學校的教學、科研及教育管理服務，推動其向更高層次發展。

一、網絡環境下高校資料室管理面臨的主要問題

1.人員結構不合理

高校資料室在建立之初就確定了其主要功能是為本校的教學、科研及教育管理等活動提供文獻保障和信息服務，要實現資料室的這一功能，除了為其提供必要的硬件設施外，還必須為其配備專業性的足夠數量的工作人員。事實上，各學校并沒有充分認識到資料室的功能以及其在學校的教學、科研及教育管理中的重要作用，因此，在人員配備上未能引起足夠的重視，而是具有較大的隨意性，結果造成資料人員結構極不合理。一是資料人員不足，有的還是兼職，造成他們在承擔了繁重的業務工作之后，難以抽出足夠的時間去開展更深層次的信息服務；其次，表現為人員素質不高，缺乏專業人才，也缺少懂計算機、能熟練操作網絡的人員，根本不能開展有效的信息服務。這種人員結構上的不合理現象極大地削弱了資料室應有的功能。

2.各部門資料室間的聯系較少

高校各部門資料室互相聯系較少，缺乏一個統一的協調機制，難以實現各部門之間的資源共享，這使處于各部門資料室信息服務的功能和作用被大大削弱，沒有實現較為理想的網絡環境下的各部門之間信息服務的合作與共享。

3.信息服務水平低

隨著信息化社會的到來，光盤技術、數據庫技術和數字資料室的飛速發展，信息大量涌現，靜態、單向、單一的傳統手工服務方式已無法滿足人們對信息服務快、準、專、深的要求，因此，在信息服務工作中，以信息技術為代表的自動化服務手段代替傳統的手工服務手段已勢在必行。由于人們仍將資料室界定于傳統借借還還，對資料室的地位和功能認識不足，造成對資料室投入不足、資金短缺，直接影響了資料室自動化進程，信息服務手段只能在原始狀態徘徊，信息服務質量難以得到有效提高。

4.信息技術對資料室職能的沖擊

在網絡時代，文獻信息的服務方式和服務手段都發生了巨大變化，人們對紙質文獻的依賴程度越來越低，任何單位和個人都可以將自己的信息發布到網上，也可以利用網上的信息資源開展信息服務，并與傳統的資料室爭奪信息資源和信息用戶，因此網絡給傳統資料室的地位和作用帶來了挑戰。以計算機為代表的信息技術的飛速發展，已越來越深入到社會生活的各個角落，各種不同類型的電子出版物和數據庫數量的急劇增加，校園網在高校迅速普及，擁有個人計算機已成為普遍的事實。這種現狀使得原本由資料室所承擔的一些文獻保障、信息服務等職能現在讀者自己就可能完成，資料室原本擁有的一些優勢不復存在。但我們應看到信息技術給資料室帶來沖擊的同時，更為其發展創造了新的機遇。資料室在新的形式下為了充分發揮其在學校文獻保障體系中的作用，就必須不斷創新，拓展服務范圍與形式，根據讀者信息需求的變化，充分挖掘自身潛力，進行深層信息開發與服務工作，努力提高信息服務水平與質量，以充分履行其所承擔的職責。

5.現行管理機制使高校資料室自身缺乏發展和提高信息服務的動力

很多高校資料室無償提供服務，重視社會效益，忽略經濟效益，資料室缺少自我發展的動力。當前的高校資料室，很多時候考慮的是經費、設備、藏書量等，卻很少考慮用戶的滿意程度以及資料員工的發展狀況。

6.服務觀念滯后

高校資料室開展信息服務要更加重視服務理念的革新。目前我國高校資料室在信息服務理念上的問題主要有：一是重硬件、輕服務。由于受該觀念的影響，高校資料室一直把設備、藏書量作為重要評價指標，而忽略了信息服務的重要性。在建設數字資料室的過程中，仍然只重視文獻信息資源的建設，以資源導向為主，而不是以服務導向為主。近年來，隨著“以人為本，服務至上”服務理念的提出，資料室越來越重視服務，許多資料室開設了信息咨詢、查新、文獻傳遞等服務，網上也開設了相應的服務。但是由于受到傳統觀念的影響，在實際工作中往往忽視服務的重要性，淡化服務意識從而影響信息服務的質量。二是突出共性、忽視個性網絡環境下，資料室開展信息服務絕不是簡單地把信息推給用戶，而是要深入到用戶、深入到學科中去，了解用戶的信息需求，信息行為的規律和變化，為用戶提供精確的、專一的和針對性強的信息服務內容。而目前我國高校資料室的信息服務處于較低的層次，只注重為師生提供同一層面上的同一標準化的信息產品和信息服務，服務中突出共性的一面而忽視個性的一面，由用戶自己進行信息的簽別和選擇，這種信息服務的觀念和意識嚴重制約了資料室信息服務的開展，影響到信息服務質量的提高。

二、提高高校資料室科學管理和信息服務水平的對策

1.加強以電子計算機為核心的現代化技術的培訓

隨著網絡技術的運用，資料室的服務方式將發生革命性的變化。傳統手工操作將被現代化新技術所取代，以計算機為核心的現代化技術在資料室工作中起到關鍵作用。這給資料室的業務發展創造了條件，帶來了機遇，同時也對資料員的業務技術能力提出了更高的要求。由于受環境條件的限制，我國高校資料員的計算機網絡教育落后，資料員中受過計算機、網絡信息技術培訓的人很少。要想使一個傳統型的資料員迅速轉變為適應現代化、網絡化、信息化社會需要的新型人才，就必需要對他們進行以電子計算機為核心的現代化技術的普及和提高，使每個工作人員都具備一定計算機基礎知識和基本的操作能力，盡快地更新現有的知識結構，能基本掌握和運用先進的多媒體技術、電子技術、復制技術、網絡信息技術等，搜集、選擇、加工、處理和檢索文獻信息，同時還要具備在網絡上能進行采訪、編目、流通等技能。所以網絡化的資料室對人才的要求是既要“專”，又要“全”，專的要精，全的要通，應當是“全能型”的網絡系統的管理和運作人才。

2.改變高校各部門資料室各自為政的局面，建立一個統一協調機制

參考我國行政管理體制特色的“條條”管理體制，各部門資料室的工作人員由學校圖書館統一配置，接受學校圖書館的統一業務指導，文獻資源統一由學校圖書館登記入網，同時接受本部門師生的監督與評價，重點為本部門師生服務，兼顧為全校師生和社會服務。這樣各資料室之間的資源共享計劃就可以得到很好的實施，各資料室信息服務的功能和作用就可以得到大大的增強，實現理想的網絡環境下信息服務的合作與共享。

3.對高校資料室傳統服務模式的改變

傳統的圖書資料的服務方式以簡單的借書、還書服務為主，一切服務工作都是圍繞館藏圖書而進行的。隨著信息網絡時代的發展，文獻信息存在的形式不單單是看得見、摸得著的實物，很多信息都是通過計算機網絡進行存儲和傳輸的，信息網絡技術、數據庫技術等逐步代替了傳統的文獻管理方式。所以這就要求資料員具有提供準確、快捷的信息能力，開展讀者信息需求的調研，最大限度地滿足讀者的需要。

4.建立相應的機制激發高校資料室自身發展和提高信息服務的動力

當前很多高校資料室無償提供服務，重視社會效益，忽略經濟效益，缺乏合理的資料員職務職稱的晉升機制，導致資料員缺少自我發展的動力。因此，在滿足本部門及全院師生信息需求的前提下，積極開展有償的針對社會的專業性信息服務，既可以解決社會需求，又可以增加資料室硬件建設和維護費用的資金來源，提高員工的福利收入。另外，建立合理的員工職務職稱的晉升機制，通過合理的制度確實使大家信得過、受大家擁戴的人得以升遷晉職，解決資料室員工的升遷晉職難的問題，也是員工工作動力的重要來源。

5.轉變服務觀念，強化服務意識，提升信息服務質量

高校資料室要開展優質的信息服務，首先要樹立“以人為本，用戶至上”的服務觀念，這是資料室信息服務的最基本的保障和可持續發展的基礎。在信息服務工作中，資料工作就是要把方便用戶作為最高的服務信條，樹立一切為了用戶，為用戶節約時間的理念，另外要加強資料室員工信息服務的意識，從根本上轉變資料室服務觀念，實現從重視資源到重視服務的轉變，從以文獻資源為中心到以用戶需求為中心轉變。只有提高了服務意識，才能重視人性化服務。其次要提升信息服務質量，資料室不能為用戶提供滿意的、高質量的服務，必然會失去用戶的信任。在各類信息服務質量問題中，專業信息服務的質量問題尤為突出。目前在網絡上，可以獲得的專業信息也存在著針對性不強、加工深度不夠的問題。特別是學術研究型用戶，他們迫切需要高質量的專業信息服務。高校資料室應該充分利用自身優勢，盡可能為用戶提供質量高、針對性強的專業信息服務。提升信息服務質量的途徑是建立高效的信息反饋機制。服務反饋是進一步提升個性化服務質量的重要基礎，用戶的信息需求是不斷變化的，為了使資料室的個性化信息服務與之相適應，建立有效的信息反饋機制是很重要的一環。有效的信息反饋機制可以對資料室信息服務的質量及效果給予準確、客觀的評價，資料室可以根據用戶反饋的信息有效地進行資料室信息資源的整合、人員的合理配備，更好地為用戶提供高質量信息服務。

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