關于如何做好辦公室事務工作的探索

熊穎

摘 要：辦公室人員在現代管理中起著參與政務、管理事務的作用。辦事人員必須具備強烈的責任感和使命感，良好的思想文化和職業道德素養，這樣才能真正提高辦事工作的質量和水平。辦公室人員在現代管理中起著參與政務、管理事務的作用，也就是如何辦好事、當好參謀的角色。

關鍵詞：辦事人員；責任 意識

一、辦好領導交辦的事

1.接受工作任務的“三要素”。一是辦什么事。二是什么時間完成。三是注意工作質量等。辦事人員在接受領導交辦任務時，一定要把這“三要素”搞清楚，為辦好事情創造前提條件。

2.優化辦事成果的“三比較”。辦事的目的是為了獲得好的結果，排除或縮小壞的結果，因而辦事的全過程也是興利抑弊的過程。事物有其兩面性，比較地說，一是利，一是弊。優化辦事成果，要進行三個方面的比較，這就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”。

3.把握好辦事的“三形式”。辦事可能出現三種形式：一是單一辦事。在同一時間內完成一項工作任務。二是交叉辦事。同時受領兩項工作任務或者兩位領導分別賦予不同任務，需要在同一時間或交叉時間內完成。三是穿插辦事。三項以上工作任務穿插在同一時間流程中進行。

4.檢驗辦事效率的“三標準”。辦事人員完成領導交辦工作之后，要進行工作效率自我檢驗：一是工作質量是不是達到了領導要求的條件，有沒有潛在的問題和漏洞。二是工作速度有沒有超過工作時限，有沒有浪費拖延時間的情形。三是對社會和群眾的影響，辦事全過程對社會、群眾有沒有不良影響。

5.向領導交差的“三注意”。工作任務全部結束，或告一段落，應向賦予任務的領導交差，匯報完成任務的效果、時間，講明存在和可能出現的問題，以及對后續工作的看法等。交差時要注意三點：一是不失真。二是不吹噓。三是不邀利。

二、辦好請辦的事

做好請辦工作的基本要求是，辦事人員和部門事先搞好情況調查和了解，認真地進行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學的請辦方式和程序，使領導對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現出辦事人員在請辦工作中的參謀助手作用。

辦好請辦的事關鍵注意以下五點：一是精心準備，提出合理建議。二是講究方法，選擇適當形式。三是注重程序，堅持逐級請辦。四是提高藝術，優化請辦效果。五是以緩應急，避免緊張出錯。

三、辦事要強化五種意識

1.自我意識。自我意識是指對自身和所處環境關系的認識和感受，它是辦事人員現代意識的內容之一。雖然工作具有很強的服從性、服務性特點，但辦事人員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體，特別是在改革開放的今天，一方面受開放環境的影響，應該具有較強的主動性和能動性；另一方面，這些辦事人員多半受過較高層次的教育，他們更應有思考的獨立性。如果沒有自我意識，何言“參與政務”？又何言“管理事務”？因此，作為一個辦事人員，應該鍛煉和培養自己的獨立思考和獨當一面的能力，以便在領導決策前為之提供有效的依據，在領導決策后正確領會并執行其意圖。

2.信息意識。當今時代是一個信息時代，增強信息意識是辦事人員提高工作效率的重要保證。辦事人員每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量信息，辦事人員應在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進行嚴格的取舍，把最有用的信息提供給領導。這就要求必須具備敏銳的洞察力，而敏銳洞察力的形成又是以豐富的知識為基礎的。辦事人員豐富的知識不僅指書本上所學的自然科學和社會科學知識，而且包括對單位現狀和前景的深研，對基層工作和民意的了解，這些都有助于辦事人員對信息的發掘和掌握。

3.超前意識。超前意識是辦事人員在領導決策之前的思維活動和心理感受，它受自身素質、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。辦事人員科學、準確的超前意識，可以對領導決策發揮積極的推動作用；反之，則有可能影響領導決策的正確性。而參與意識和效率觀念則是辦事人員樹立超前意識的前提。一是必須具備強烈的責任感和使命感，積極主動地參與領導的工作，不僅僅滿足于為領導服務、對領導負責，而且要時時意識到自己的工作是全局性活動的一部分，從而克服“不在其位，不謀其政”的消極觀念。二是要有強烈的時間觀念和效率觀念，事事走在領導面前，成為領導的馬前卒，這樣才能掌握最新信息，并據此對事物的發展做出正確的判斷、推理和科學的預測、合理的評估，為領導決策提供參考。正確的超前意識一旦為領導者所接受并轉化為領導意識，將在領導決策中發揮重要作用。

4.創新意識。過去對辦事人員的創新意識明顯重視不夠，只承擔大量的收文、發文任務，對報告、請示不提處理的初步意見，一方面，辦事人員無形中變成了領導的通訊員、傳真機和翻譯員，自然起不到“參與政務”作用，影響了工作的積極性；另一方面，領導者事必躬親，陷入煩瑣的事務性工作中，影響了對全局工作的準確把握。在新形勢下，要發揮辦事人員的創造性，就要發揮他們的主觀能動性，大膽地讓他們出點子、想辦法，分擔領導的一些具體工作，做領導名副其實的參謀和助手；領導同志也應該給辦事人員以充分的信任和支持，不要僅在收發文本或文字材料上提要求，而應給他們在其它方面提供鍛煉和創新的機會。

5.責任意識。辦事人員工作態度和工作質量的好壞，在一定程度上直接影響著一個單位的作風建設。只有樹立較強的責任意識，辦事人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽，才能做到工作認真、態度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現出良好的思想文化和職業道德素養，才能真正提高辦事工作的質量和水平。

參考文獻：

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[2]盧現祥著，西方新制度經濟學，中國發展出版社，1996

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