如何保管好電子檔案信息

白艷

摘要：長(zhǎng)期保存的CAD電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴很強(qiáng)，雖然耐久性光盤載體可以保存較長(zhǎng)時(shí)間，但若干年后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子文件載體找不到讀取的設(shè)備，導(dǎo)致文件無法識(shí)讀。因此，CAD電子文件歸檔時(shí)必須注明其形成的軟件和存儲(chǔ)的格式，以防今后隨著軟件的更新?lián)Q代最初的格式無法讀出。為此，對(duì)需要長(zhǎng)久保存的CAD電子文件，除嚴(yán)格按要求接收、存檔外，還必須定期對(duì)其存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止信息損失。有條件的企業(yè)，可隨著計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新，將原文件在新的硬件、軟件中轉(zhuǎn)換格式，以確保CAD電子檔案的長(zhǎng)期可讀。

一、轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)

傳統(tǒng)的科技檔案管理主要是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行驗(yàn)收、歸檔，而新時(shí)期的科技檔案管理必須包含CAD電子文件的歸檔與管理，否則科技檔案的歸檔就不完整，企業(yè)的核心技術(shù)安全也得不到有效的監(jiān)控。CAD電子文件的歸檔管理不同于紙質(zhì)文件的歸檔管理，檔案部門必須具備基本的接收、管理硬件設(shè)施和相應(yīng)的管理平臺(tái)（軟件）。CAD電子文件的歸檔管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)科技檔案信息化管理基礎(chǔ)工作之一。企業(yè)只有實(shí)現(xiàn)了科技檔案信息化管理，才能沖破檔案利用的各種局限，從而實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源科學(xué)管理和高效利用。

二、制定標(biāo)準(zhǔn)，明確要求

CAD電子文件的歸檔管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，企業(yè)檔案部門單靠自身的力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，必須與文件形成部門及信息技術(shù)部門相互合作。因此，企業(yè)必須參照國家及檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定出切實(shí)可行的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，明確規(guī)定CAD電子文件的歸檔范圍、類型和相應(yīng)的文件格式，對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、操作平臺(tái)等要求進(jìn)行必要的說明，確保CAD電子文件歸檔的完整性、準(zhǔn)確性、有效性。一是內(nèi)部文件。以年份、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找。

二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如分類號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

三、及時(shí)歸檔，確保質(zhì)量

雖然企業(yè)各部門平時(shí)都做了一些電子文件的整理或保存工作，但由于設(shè)備老化或頻繁更新，導(dǎo)致很多CAD電子文件在設(shè)備更新過程中丟失。為避免此類情況3的發(fā)生，技術(shù)人員在完成CAD電子文件的最終審定后，必須及時(shí)通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向檔案部門移交，即邏輯歸檔；檔案部門對(duì)歸檔的CAD電子文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、鑒定、編目，并集中下載到可脫機(jī)保存的光盤等載體上，即物理歸檔，以確保科技檔案的完整收集和安全保存。

四、提高技能，適應(yīng)需求

CAD電子文件被檔案部門正式接收后，就成為企業(yè)科技檔案的重要組成部分。在電子環(huán)境中，如果檔案人員不能積極介入CAD電子文件的形成和保管過程，那么就不可能更好地對(duì)其進(jìn)行鑒定、保存、編目或者提供利用。因此，檔案人員必須在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案管理平臺(tái)，科學(xué)有效地接收管理CAD電子文件，以適應(yīng)企業(yè)檔案管理的需求。

五、全程控制，確保質(zhì)量

CAD電子文件在定稿、打印成底圖之后，極易被忽視。它們或遭隨意增、刪、改，或被無意清除，或被新文件覆蓋，致使原有的文件面目全非，失去了歸檔、保管的意義。因此，企業(yè)必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范CAD電子文件的形成、批準(zhǔn)、審批、審定、邏輯歸檔等環(huán)節(jié)要求，使其歸檔準(zhǔn)確、完整、有效。

六、定期核查，及時(shí)整改

CAD電子檔案的收集、歸檔，必須經(jīng)過版本鑒定，僅做簡(jiǎn)單的整理與保存，將可能導(dǎo)致其版本與底圖不一致。因此，必須定期對(duì)邏輯歸檔的CAD電子檔案進(jìn)行核查。重點(diǎn)核查歸檔文件是否完整，檔案形成過程的手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔要求，等等。對(duì)不符合要求的應(yīng)立即退回原移交部門，限期整改，確保CAD電子檔案與圖紙的一致性。

科技電子文件檔案種類較多，可以先按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。

一是工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月的工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附有移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。

二是賬簿。會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。