如何促進預防醫學檔案管理的科學化

馬榮

[摘要]為了促進預防醫學事業的可持續發展，為我國的疾病預控工作成效奠定堅實的基礎，作為新時期背景下的預防醫學檔案管理工作人員，必須致力于預防醫學檔案管理的科學化水平的提升?；诖?，筆者將本文命名為“如何促進預防醫學檔案管理的科學化”。首先對預防醫學檔案的特點進行了概述；其次就預防醫學檔案的作用進行了分析；再次就如何促進預防醫學檔案管理的科學化進行了分析；最后對全文進行了簡單的總結。

[關鍵詞]預防醫學檔案；檔案管理；科學化

[中圖分類號]G275.9[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2014）5-0056-02

1預防醫學檔案特點的概述

1.1點多面廣

就預防醫學檔案的內容來看，點多面廣是其最主要的特點，例如既有疾病的防治和衛生監測檢測以及科教培訓、突發公共衛生事件的處理以及重點業務活動的記載等。而做好這些工作，有的是長期的，有的是階段性的，有的是周期性的或者中斷后反復開展的工作，尤其是其開展的范圍在涉及本系統的同時還涉及其他相關部門或專業，在地區上來看，不僅有本地的，還有相鄰省份、全國和全球性的，由此可見，預防醫學檔案的內容具有點多面廣的特點。

1.2種類繁多

就預防醫學檔案的內容來看，種類繁多是其另外一個特點。這是因為其對社會上出現的各種群體性預防活動進行了真實的記錄，且所制成材料以及存在的形式來看也具有多樣性。例如甲骨文、紙質材料、聲像材料、硬盤、光盤、磁帶以及采集的樣品和珍貴的標本。因此預防醫學檔案的另一個特點就是種類繁多。

1.3形成周期長

人類在同病魔開展斗爭的歷史長河中，使得我們對一些疾病有了一個新的認識，而這個過程十分漫長，尤其是一些對人類健康危害性較大的傳染病，從出現到消滅需要全球人類的共同努力達一個多世紀之久。例如以前最常見的“天花”疾病，雖然目前在我國已經消除，但從出現到消除經歷了170年之久。由此可見，要形成一套完整的檔案必須經過漫長的周期，并非一朝一夕就能完成。

2預防醫學檔案的作用分析

一是有助于對預防醫學發展規律的研究，從而對疾病進行監測和預控，從而為確保人類健康奠定基礎，因而在對預防醫學研究過程中具有不可或缺和不可替代的作用；二是為預防醫學試驗的開展提供科學的依據，在研究預防醫學過程中，其具有繼承性和可傳遞性以及連續性較強的學科，因而必須在預防醫學檔案內容里對預防醫學進行進一步深入的研究；三是為有關衛生法規和標準決策的制定以及預防為主方針貫徹提供有力的依據，這是由于在這些法規制定和方針政策實行過程中必須查閱大量的檔案，才能進一步作出技術性和科學性的決策。

3如何促進預防醫學檔案管理的科學化

3.1常規性措施

3.1.1致力于檔案管理體系的健全和完善

在意識到完善檔案管理體系在檔案管理中的重要性的基礎上，疾控檔案作為疾病預控、突發公共衛生事件的處理以及疫情的處理的重要依據。因而必須致力于檔案管理體系的健全，做到任務分解的同時確保職責得到有效的明確，在疾病預控制度和工作手冊制定過程中，應加強對各檔案室在檔案收集和整理以及歸檔過程中自身職責的所在，并由每個業務科室選派一位檔案員負責對本科室的業務工作檔案的收集，并將其移交綜合檔案室，再由綜合檔案室的檔案管理員對其進行收集和整理以及歸檔，且加強與各科室的檔案管理人員的溝通和交流，并加強業務指導，從而促進管理體系的健全和完善。

3.1.2致力于檔案管理信息化的建設

隨著時代的發展，傳統的檔案管理往往只是采取紙質化的方式進行記錄，而這一記錄方式已經難以適應時代發展的需要，因而在經濟適用的前提下，加強對現代信息技術與設備的應用，例如設置專業的計算機用于檔案的管理，并選用相應的檔案管理系統加強檔案的管理，以最佳的查詢方式，確保各種檔案能在第一時間查詢和利用，并在互聯網平臺下建立局域網，每個業務科室就能與檔案室實現信息資源的共享，從而更好地滿足疾病預控工作的要求。

3.1.3致力于檔案信息反饋及時性的提升

一旦發展重大傳染病，不僅會給廣大人民群眾的健康帶來重大的威脅，還會給社會與經濟的穩定造成難以估量的損失，因而在對其進行處理時形成的文字和光盤以及照片等相關檔案信息，實際就是對這一過程進行真實的記錄，在積累疫情預控經驗的同時為科學決策提供合理和科學的依據，從而為科學研究提供相應的數據資料。因此在發生重大疫情時，作為檔案管理人員必須在整個過程中加強對檔案資料的收集，將收集的數據資料進行及時有效的更新，確保反饋的及時性，為疫情的控制提供科學的決策和依據。

3.1.4致力于自身專業技術和綜合素質水平的提升

隨著時代的發展，對預防醫學檔案管理人員的專業技術和綜合素質水平的要求也在不斷的提升，因而作為檔案管理人員必須緊密結合時代發展的需要，致力于自身專業技術知識的學習，切實做好在職學習和業務培訓工作，致力于自身業務水平和理論素養等綜合水平的提升，成為懂得檔案管理和預防醫學知識的新型復合人才，并積極參與單位的培訓工作，在強化自身技能的同時做好表率工作，形成良好的檔案管理氛圍。

3.2創新性措施

3.2.1致力于檔案管理意識的創新

良好的檔案管理意識是做好檔案管理的根源。因此，作為領導，首先必須轉變傳統的意識，充分意識到加強檔案管理的重要性，并引導全員加強有關檔案方面的法律法規的學習，促進全員檔案意識的提升，從而形成從上到下共同努力和支持的檔案工作氛圍，與此同時，作為檔案管理人員必須數量良好的信息觀、時效觀、協作觀和競爭觀，致力于自身觀念的提升，充分意識到檔案管理在整個疾病預控工作中的重要性，從傳統的管理型職能轉向服務型職能。從而形成良好的檔案管理意識，以檔案管理意識的創新為檔案管理的科學化的實現注入活力。

3.2.2致力于檔案管理內容的創新

雖然檔案管理內容較多，但隨著時代的發展，其涉及的內容將會更廣，因而為了更好地適應發展的需要和管理的科學化，就必須對檔案管理內容進行創新。一是對管理制度進行創新，做好制度的創新為檔案管理成效提升奠定基礎，有助于衛生疾病的預防和協調，并嚴格按照檔案管理要求致力于制度體系的完善，確保整個檔案管理工作井井有條、有法可依，尤其是疾病預控重心應制定相應的檔案接收到銷毀等一系列程序的執行制度，促進檔案管理科學化和制度化的實現。二是加強對館藏信息資源的分析和研究，結合預防醫學的需要，精心編制檢索目錄，從而為檔案查找的準確性和及時性的提升奠定基礎，尤其是在學術論文撰寫的過程中提供重要的依據，因而必須對檔案館內的資料進行分析，找出價值較高的信息內容，編制開放利用的檔案資料信息，從而更好地為檔案查詢提供便利，最終為檔案管理的科學化的實現注入活力。

3.2.3致力于檔案管理方式的創新

檔案管理的科學化離不開有效的管理方式，因而為了科學化地管理預防醫學檔案，就必須致力于管理方式的創新，尤其是在當前網絡信息時代下，因而對檔案管理方式的創新的重要渠道就在于檔案管理的網絡化，因此在檔案管理過程中作為管理人員應利用現代檔案管理方式，加強網絡信息技術的應用，建立檔案的開發和檢索以及應用的服務系統，在網絡信息技術的支持下創新管理方式和服務理念，從而更好地滿足檔案查閱的需要，最終確保各種疾病得到及時地預防和治理，確保管理的科學化。

3.2.4致力于服務方式的創新

實現檔案管理的科學化的目的就在于利用，因而在做好上述工作的同時，還應加強服務方式及創新。一是要拓寬收集面，防止檔案材料的流失，使檔案更完整、準確地反映出實際情況，為檔案利用打好基礎。二是改變長期以來單一的借閱模式，擴充服務內容，更新服務方式，開展多種形式的檔案信息開發利用工作。改變以往坐等上門的封閉式服務方式，積極主動、熱情為疾病預防控制工作服務，配合研究任務，分工收集、整理有關課題的檔案資料。

3.2.5致力于宣教方式的創新

檔案管理工作是一項專業性很強的工作，應大力開展檔案法律法規知識宣傳，增強全員檔案意識和檔案法制觀念。預防醫學檔案還是普及衛生防疫知識、開展宣傳、培訓專業人才的有力工具。利用檔案可以編寫衛生科普讀物和教材，繪制衛生宣傳圖畫、舉辦各種展覽和講座、編寫衛生年鑒等。在宣傳中，不僅要說明檔案的重要性，而且說明其在實際工作中的作用的典型事例加以宣傳，提高領導及預防醫學專業技術人員對檔案重要性的認識。

4結論

綜上所述，對如何促進預防醫學檔案管理的科學化進行探討具有十分重要的意義。作為新時期背景下的預防醫學檔案管理人員，必須認識到預防醫學檔案科學化實現的重要性，認真分析預防醫學檔案特點和作用，致力于檔案管理體系的健全和完善、檔案管理信息化的建設、檔案信息反饋及時性的提升以及自身專業技術和綜合素質水平的提升，并致力于預防醫學檔案管理意識、管理方式、服務方式、宣教方式的創新，最終實現預防醫學檔案管理的科學化，以促進我國預防醫學事業的可持續發展，為我國的疾病預控工作成效奠定堅實的基礎。

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