當前學校檔案管理工作存在的問題與對策探析

盧云豐

[摘 要] 隨著教育體制改革的深入和對高校管理工作要求的進一步提高，學校檔案管理工作作為內部管理的基礎性工作，在學校教學、科研、人事管理等方面發揮著重要作用。加強對學校檔案管理工作的重視力度，提高檔案管理工作的質量和效率，是目前學校改革發展中需要重點關注的問題。本文通過對目前高校檔案管理中存在問題進行分析，提出了加強檔案管理工作的策略。

[關鍵詞] 檔案管理； 問題； 對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 066

[中圖分類號] G472.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0114- 01

1 前 言

學校檔案是學校歷史的載體，是開展教育活動、學校管理、教育科研工作和教育督導評估的重要資料，充分反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況，是展示學校形象、提煉學校特色的重要依據。因此，做好學校檔案管理工作不僅是衡量學校教學質量和管理水平的重要準則，而且能夠通過開發利用檔案資料，推進學校的教學科研發展，是新形勢下適應學校發展和加強學校管理的必然舉措。

2 當前學校檔案管理工作存在的問題

2.1 學校對檔案管理工作不夠重視，硬件設施不符合要求

部分學校只將重點放在招生、教學和科研工作上，而對檔案管理這類基礎性工作不夠重視，沒有充分認識到檔案管理工作對于學校建設發展的重要性，在檔案的管理和資金投入上嚴重不足，部分學校沒有專門的檔案儲存室和檔案管理人員，檔案柜等硬件設施嚴重不足或嚴重不達標，檔案資料容易受到火災、盜竊、發霉、鼠患等因素的威脅，造成檔案的破損和丟失。

2.2 檔案管理力量薄弱，管理制度不健全，管理手段落后

部分學校對于檔案管理工作沒有明確的制度規范和責任體系，在管理過程中隨意性較大，全校教職員工對檔案資料不能主動收集和移交，容易出現歸檔不及時、檔案不齊全等現象。同時，部分學校檔案管理手段落后，在檔案管理工作中仍采用傳統手工作業，不僅工作量繁重，效率低下，且容易出現差錯，工作質量不高，信息化建設仍比較薄弱。

2.3 檔案管理人員缺乏，業務素質不高

部分學校沒有設置專職的檔案管理崗位，管理人員大多由辦公室工作人員兼職，且大部分沒有接受過專業培訓，業務素質不高，責任心不強，工作態度不夠認真。同時，由于檔案管理人員較為雜亂，在離崗或工作調動時沒有做好交接工作，容易造成檔案的遺失。

3 提高學校檔案管理工作效率與質量的策略探討

3.1 全面認識到檔案管理工作的重要性，從制度上和硬件設施上加強檔案管理工作

學校領導要高度重視檔案管理工作，一方面要建立健全檔案管理制度，完善檔案管理機制，使檔案管理符合國家要求，同時要實行崗位責任制，建立專門的檔案管理小組，將每一個環節責任都落實到個人，提高檔案管理人員的責任心和工作質量；另一方面，要加大對檔案管理的資金投入，做好檔案管理硬件設施建設，配備專門的檔案管理室和檔案管理柜，做好防火、防盜、防潮、防蛀等工作，防止檔案丟失和損毀。

3.2 加強檔案管理的規范化、標準化，提高檔案管理的信息化建設水平

首先，要做好檔案管理組織工作，以系統論、信息論、控制論等現代科學理論為指導，遵循檔案工作的客觀規律，通過科學化的管理方法、高效化的管理機構、現代化的管理工作和標準化的工作程序來促進檔案管理組織的規范化；其次，要做好檔案管理技術工作，在檔案的記錄、整理、分類、存儲、查找、傳遞過程中充分運用現代化的電子計算機技術、復制技術、印刷技術、縮微技術和聲像技術等，提高檔案管理工作的效率和質量；再次，要做好檔案資源信息管理工作，加強檔案管理的信息化建設水平，將檔案資源和檔案管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡傳輸，實現檔案資源的合理配置和檔案信息資源的社會共享；最后，要做好檔案保護工作，除了用傳統的檔案庫房進行原始檔案資料的保存外，充分利用新型載體如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，運用磁帶、磁盤和光盤等新型手段加強對檔案資料的保護。

3.3 加強對檔案管理人員的選聘與培訓，加強檔案管理隊伍建設

學校應注重對檔案管理人員的選聘與培訓工作，要求檔案管理人員須檔案學、管理學等專業出身，擁有充足的專業知識，檔案管理業務素質過硬。要加強對檔案管理人員的培訓，使其熟練使用現代化管理設備與辦公工具，提高工作效率和工作質量。同時要加強對檔案管理人員的道德教育，使其具備良好的職業道德和責任意識，愛崗敬業，具備良好的服務意識，提高檔案管理水平。

4 結 論

綜上所述，隨著學校教育、教學和科研工作的不斷改革發展，作為記錄和承載學校歷史的檔案，能夠為學校各級檔案使用者提供充足完整的信息和方便快捷的查詢服務，在學校的建設和發展中發揮著十分重要的作用。因此，做好學校檔案管理工作，是適應新時期教育體制改革和學校健康持續發展需要的重要之舉，學校應正視自身在檔案管理工作上的不足，查找原因所在，根據自身實際情況彌補在檔案管理工作中的不足。學校應通過全面認識檔案管理工作的重要性，從制度上和硬件設施上加強檔案管理工作；加強檔案管理的規范化、標準化，提高檔案管理的信息化建設水平；加強對檔案管理人員的選聘與培訓，加強檔案管理隊伍建設等措施，切實做好學校檔案管理工作，從而更好地配合學校教學科研等工作，促進學校更好更快發展。