檔案信息資源開發的意義

張瑜

在信息知識時代，社會對信息，尤其是經過加工的優質信息的需求，要比物質、能源更為迫切，更為重要。綜合世界各國開發檔案信息資源的目標和意義可以看出：一切檔案信息資源開發活動的目標都是獲取檔案信息資源的價值，提升檔案信息資源的價值。具體來說，檔案信息資源開發的意義與作用可概括為以下幾點：

一、為科學研究服務，促進科技發展

檔案館雖然不直接從事創造發明，但他們在促進社會、生產發展中的作用與從事創造性的科學研究工作一樣，具有重要意義。它可以使人類社會實踐活動中形成的原始記錄——檔案發揮更大的作用，就像交通運輸事業那樣，雖然不直接生產物質，但在某種意義上，其作用更為重要。

科學研究是認識世界、對客觀事物發展規律的探索；技術革新則是改造世界，為發展生產提供更有效的活動方法和手段。二者都具有很強的連續性，在科技發展的過程中，人們都需要借鑒他人，繼承前人的研究成果，要在已有成果的基礎上繼續前進。而要解決借鑒什么、繼承什么以及如何借鑒、繼承的問題，就需要進行一系列深入的調查研究工作。檔案館可以避免科技人員的重復勞動，少走彎路。通過檔案館的工作，科研人員可以從相關的科技檔案中了解這個課題是否已經有人做過，是否還值得進一步研究，從而可以在別人研究的基礎之上繼續研究。

二、實現檔案資源的增值價值

檔案信息資源作為信息資源的一種，與其他物質資源相比，有一種特別的價值，這種價值就是它的效用價值，它需要和其他資源相結合才可以發揮，而且這種價值放大了檔案信息資源本身的價值。換句話說，就是通過檔案館的開發工作，使檔案信息通過利用從而為用戶帶來更大的價值，而在這個過程中，檔案信息資源的價值也得到體現。例如對公共檔案館來講，館藏的一些災情檔案，經檔案館的開發整理，形成系統的災情檔案信息，這些災情檔案信息可幫助國家地震總局等一些職能部門研究自然災害的規律，從而使國家領導在決策時能夠提前實施危機預案，減少損失，實現災情檔案信息的增值作用，倘或這些災情檔案信息未經開發，其蘊含的信息也不過是一些死信息，不具備任何增值功能；一些國際型的大企業來講，其在日常管理活動中形成的市場營銷檔案，經過檔案館的整理開發，再經企業領導及營銷人員的分析利用，能夠從銷售檔案上發現市場差異，從而開拓新興市場，提升企業的利潤水平。

三、促進檔案信息資源價值的及時轉化

根據檔案價值的時效率，檔案對社會的有用性是有時限的，某些檔案在一定時期內對利用者是有價值的，超過了這個時間限制后則降低或喪失了價值。不同類型檔案的時效性有不同的特點，文書檔案的時效性具有不確定性，彈性較大，它取決于人們對其內容的認知和需求程度，其中一些檔案的時效性較長，諸如歷史檔案，它已經成為歷史記憶的一部分，其價值會隨著時間的增加而愈加彰顯；而另一些檔案如一般事務性通知則在其執行價值完結之后即失去效用；對于合同、協議的文書檔案，其效用和檔案的有效期直接相關。科技檔案的時效期因其門類不同，其價值亦不相同，基建檔案效用期相對較長，但一般建筑物形成的檔案會隨著實體的消失而使該基建檔案效用大大降低；但對于天文、地理、氣象等檔案，其效用期很長，它要通過長期的歷史積累才能體現出對象的規律性。

檔案信息資源的時效性非常強，當然檔案信息資源具有時效性并不意味著開發出來的檔案信息資源越早投入利用就越好，這中間沒有必然的因果關系。早投入利用固然可能易于實現其使用價值，但相反的情況亦屢見不鮮。

四、促進用戶有效選擇檔案信息

人類社會發展到今天，我們積累了大量的檔案信息資源，對用戶而言，如何在檔案信息的汪洋大海中找到自己所需要的檔案信息，并充分利用這些信息，將是一個十分困難的工程。用戶不了解檔案館的情況，即使對檔案館有所了解，對檔案館內館藏檔案的分布、內容、特點多數用戶也是所知了了；對于一些歷史檔案，由于其豎排繁體的文字書寫習慣、晦澀的用語、特殊的公文行文格式，造成了檔案十分難于閱讀利用。鑒于以上種種情況，檔案館在幫助用戶有效選擇檔案信息方面具有十分重要的作用，檔案館通過編定全宗介紹、檔案館介紹、檔案館沿革等幫助用戶了解檔案信息；通過編制各種檢索工具、檔案信息數據庫等為用戶提供不同的途徑快速查找利用檔案；檔案館通過自己的研究，按照一些專題編纂公布檔案，既使檔案內容便于閱讀，也方便了用戶全面利用某一專題檔案，大大節約了用戶的搜尋成本，提高了用戶的檔案利用效率。

五、為領導作決策、制定計劃提供科學依據

決策是人類最基本、最普遍的活動。信息在人類決策活動中可以發揮預見性功能，信息是人類認識過去的依據，是通向未來的橋梁，人類的決策活動實際上就是處在不斷利用信息并對未來進行預測之中的。預測不是先知先覺，也不是胡思亂想，而是在周密研究、系統占有信息的基礎上對客觀事物發展規律的認識。而任何社會組織或個人在社會實踐活動中形成的原始記錄――檔案，是該社會組織或個人最真實面貌的反映，如果該社會組織完全不依靠其形成的檔案而隨意決策，那么這樣的決策是無本之木，無水之源，這樣的決策是盲目的，很難實現預期的目標，成功的可能性極小。檔案館通過對檔案信息資源的開發，可以為領導作決策、制定計劃提供科學的依據和參考。領導在決策時，利用檔案機構提供的檔案信息，結合人們的經驗，并運用科學方法，經過推理和邏輯判斷，可以把被決策對象的不確定性極小化，對未來發展的必然趨勢和可能性做出預計、推斷和設想，從而做出科學決策。

六、為人們的生活提供便利，提高社會文化水平

檔案館的一切活動，其最終目的都是為了滿足人們日常生活、娛樂、工作過程中對檔案信息的使用，不管檔案信息資源開發的形式為何，編制檔案檢索工具、舉辦檔案展覽、發行檔案出版物等等，最終的受益者都將是社會公眾。檔案館根據人們對檔案信息的需求，開發各種類型的檔案信息，諸如檔案館實行的政府現行文件公開服務，正是出于滿足公眾日常生活對知情權的渴望，這不僅增加了政府機構工作的透明度，提升了政府的形象，同時也方便了人們的工作和生活。舉辦大型的檔案展覽，通過觀看珍貴的檔案，容易普及社會歷史知識，人們會對該組織歷史的發展有一個清晰的認識，增加人們的自豪感和對組織的認同感，諸如對民國汪偽政權檔案的展覽，可以揭露日本侵華的罪證以及汪偽的賣國行為，激起人們的愛國熱情以及對中華民族的認同感。檔案館通過自己的檔案信息開發活動，促進了檔案信息的利用，提高了社會的檔案意識以及檔案的社會意識，使得社會文化水平得以提升。