對地鐵工程檔案管理工作的一些思考

付玲玲 李勇伶

[摘 要] 本文從地鐵工程檔案管理的重要性及特點入手，分析了地鐵工程檔案管理工作中存在的問題，并提出了加強地鐵工程檔案管理的相關措施。

[關鍵詞] 地鐵工程； 檔案； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 04. 060

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）04- 0115- 02

1 前 言

目前，我國已經(jīng)迎來了城市軌道交通建設的新高潮，在全國范圍內(nèi)，軌道交通無論是在建線路里程還是規(guī)劃線路里程，其規(guī)模都是史無前例的。地鐵工程作為軌道交通工程的重要組成部分，具有投資大、風險高、建設周期長、涉及面廣、系統(tǒng)復雜、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關系復雜的特點，是一個龐大的系統(tǒng)工程。

地鐵工程檔案管理工作作為地鐵工程建設中的一部分，是一項系統(tǒng)化的長期工作，在地鐵工程管理中占有重要的地位，在這種形勢下，如何加強對地鐵工程建設項目檔案的管理，應做進一步的思考與研究。

2 地鐵工程檔案的重要性及其特點

地鐵工程檔案如實反映了地鐵工程建設管理的全過程，貫穿工程項目的提出、調研、可行性研究、評估決策、勘測設計、招（投）標、施工、監(jiān)理、到竣工驗收、試運行等各個環(huán)節(jié)，是整個建設活動的真實反映，是地鐵工程全生命周期中各項計劃、決策的重要憑證和依據(jù)，對地鐵工程的安全運行和充分發(fā)揮效益至關重要。它具有以下幾個特點：

（1） 檔案數(shù)量多、載體多樣、保存價值高。

（2） 涉及工作面廣，來源廣泛。它的形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監(jiān)理等參建單位共同完成，而不是建設單位或施工單位單方面的工作，稍有疏忽，就會影響檔案材料的完整性。

（3） 形成時間長。地鐵工程的工期較長，從一條線路開始立項到工程竣工驗收，往往需要3～5年的時間，工序復雜，環(huán)節(jié)較多，因此在建設過程中各種文件材料的形成積累、歸檔的時間也相應較長。

（4） 門類繁多，所涉及的學科和專業(yè)技術面廣。地鐵工程涉及線路、軌道與路基、車站建筑、結構、區(qū)間、車站配線及聯(lián)絡線、車輛段與停車場、控制中心、主變電站以及車輛、供電、通信、信號、通風空調與采暖、給排水及水消防、自動售檢票、屏蔽門、防災與報警、環(huán)境與設備控制、自動扶梯與電梯等不同門類和專業(yè)，地鐵工程檔案是專業(yè)技術人員智慧和勞動的結晶。

3 當前地鐵工程檔案工作存在的主要問題

3.1 檔案意識淡薄，對檔案管理的重視不足

當前，許多參加地鐵工程建設的單位偏重于工程建設，對項目檔案管理工作的重視不夠，推進力度不強，沒有認識到工程檔案是項目建設和管理的重要依據(jù)，減弱了檔案信息化建設對推進全局工作的功能和貢獻。特別是在施工階段，由于施工任務重，參建單位重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，如工程技術資料的收集整理，本應始于工程開工，終于工程竣工，卻未能及時列入工作日程，與工程施工不能同步，待到工程要竣工驗收時，再投入大量的人力、物力，突擊補充檔案資料，以應付竣工驗收。這種“秋后算賬”的工作方式，致使工程檔案的成套性較差，準確性、真實性、完整性得不到保障，這些檔案不能真實地反映現(xiàn)狀和不能發(fā)揮應有的依據(jù)和憑證作用，從而影響到日后該工程檔案的利用。

3.2 檔案管理制度不健全，管理水平普遍較差

有些地鐵工程建設單位的檔案管理機制不完善，沒有形成有效的管理網(wǎng)絡，建設單位與總承包單位及各分包單位之間檔案工作職責不清，缺乏配合與溝通，造成檔案資料運行和管理渠道不暢通，檔案材料的齊全完成得不到保證，直接影響了工程檔案的收集歸檔工作。許多參建單位檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制，在制度執(zhí)行上也存在“軟”的現(xiàn)象。

3.3 檔案工作人員業(yè)務水平不高，缺乏現(xiàn)代化檔案管理技能

檔案工作人員一般是新參加工作的人員，且多為兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，缺乏工程檔案知識，多數(shù)檔案人員整日忙于文件收發(fā)和日常事務的處理，無暇顧及技術檔案管理工作的研究，對工程檔案比較陌生。部分檔案工作人員雖然掌握一定的檔案管理知識，但缺乏現(xiàn)代化檔案管理技能。在辦公自動化普及過程中，開發(fā)了一些專業(yè)應用軟件，但未進行系統(tǒng)地培訓和學習；部分檔案管理人員雖然使用了計算機，但僅限于目錄級檢索，缺乏電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡咨詢服務等方面的專業(yè)知識和操作技能，嚴重影響了地鐵工程檔案的歸檔質量和利用效率。

3.4 檔案質量欠佳，檔案資料移交不及時

目前，多數(shù)地鐵工程建設的工程檔案普遍存在著原始資料歸檔不完整、不及時、歸檔不齊、檔案電子文件、電子信息內(nèi)容缺項、漏項、簽章手續(xù)未到位、隱蔽工程驗收記錄不準確、部分歸檔資料不具備完備的法律手續(xù)、復印件居多等現(xiàn)象，有的甚至把施工圖當作竣工圖，竣工圖編制更改不規(guī)范、不真實、不完整，紙質文件未根據(jù)GB ＼T1182-2000《科技技術檔案案卷構成的一般要求》整理，圖紙未按照GB ＼T10609/3-1989《技術制圖復制圖的折疊方法》的要求統(tǒng)一折疊等，難以達到地鐵工程竣工檔案及時向當?shù)爻墙n案館移交的要求。

4 加強地鐵工程檔案管理工作的措施

4.1 提高認識，加強領導，構建科學適用的地鐵工程檔案管理機制

做好檔案工作就要把檔案工作納入地鐵工程建設的總體格局之中，實行統(tǒng)一領導，專人負責，部門分級配合、協(xié)調的原則。建設單位在地鐵工程建設初期根據(jù)檔案管理的有關法規(guī)、規(guī)定和技術要求，制定本工程的檔案管理辦法、實施細則，對檔案機構及其職責，材料歸檔要求、檔案的案卷質量、利用與管理等做出具體規(guī)定；建立健全涉及建設、設計、施工、監(jiān)理等部門的檔案網(wǎng)絡管理機制，明確“科學收集、分級管理、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序；出臺地鐵工程檔案的考核與獎懲辦法，把檔案管理納入項目建設的年度工作計劃，列入所屬各部門管理目標責任制內(nèi)容內(nèi)進行考核，使檔案管理工作真正做到有章可循，有序進行；在預驗、整改和驗收工作中全程跟蹤，使整套工程檔案在建設全過程都處于受控狀態(tài)，確保資料完整與及時歸檔。

4.2 完善制度、加強地鐵工程檔案的規(guī)范化管理

地鐵工程的主要特征決定了其檔案工作必須實行同步跟蹤管理，完善管理制度。① 要制定與地鐵工程相協(xié)調的檔案管理建設工作計劃，宏觀上要有總體的指導思路。② 要增強綜合檔案室的業(yè)務監(jiān)督、指導職責，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，建立地鐵工程數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔流程等各專業(yè)的檔案歸檔并錄入規(guī)定，實現(xiàn)各門類檔案收集、管理的標準化、規(guī)范化。③ 運用合同條款和檔案管理的有關規(guī)定來提高地鐵工程檔案的編制質量，將檔案的收集整理工作列入合同的有關條款，并將檔案工作質量與經(jīng)濟掛鉤，確保竣工檔案的形成質量。④ 參建單位及時做好工程檔案的審理鑒定工作，完成一項、審理一項，不要等到整個工程全部竣工時“算總賬”。

4.3 加強業(yè)務指導與培訓，提高檔案工作人員的綜合素質

地鐵工程檔案的科學性、服務性和技術性都很強，其管理工作更是一項復雜、細致而瑣碎的工作，這就要求檔案管理工作者具備較高的綜合素質。在地鐵工程建設過程中，針對檔案工作人員業(yè)務水平不高的問題，檔案管理部門應加強對工程資料員的工作指導與培訓，經(jīng)常深入施工現(xiàn)場進行跟蹤指導服務，一方面幫助一線檔案工作人員學習和理解有關標準和規(guī)范，提高其業(yè)務技能和水平；另一方面促使工程項目檔案工作人員相對穩(wěn)定，有助于了解工程動態(tài)，了解資料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。

4.4 推進檔案管理現(xiàn)代化，強化地鐵工程檔案的服務效能

檔案的生命在于利用，地鐵檔案專業(yè)性、技術性強，涉及管理門類廣，只有對地鐵工程檔案開發(fā)利用，才能真正體現(xiàn)它的潛力和價值。應按照新的標準，加強基礎業(yè)務建設，以簡化整理、深化檢索為宗旨，實現(xiàn)科學化、規(guī)范化管理。要充分利用計算機和網(wǎng)絡技術，加大信息資源的存儲、加工量，提高信息的檢索速度和深度，充分做到資源共享，不斷提高地鐵工程檔案的管理和利用水平。建立不同層次的數(shù)據(jù)庫，嚴格限定利用者的使用權限，并實行檔案身份認證和密級雙重控制機制，確保檔案信息網(wǎng)絡傳輸和利用的安全。

5 結 語

在地鐵建設大力發(fā)展的今天，抓好地鐵工程檔案管理工作，不僅需要檔案管理部門認真做好監(jiān)督指導工作，而且還需要各相關單位的密切配合，形成齊抓共管的良好環(huán)境。重視并做好地鐵工程檔案管理工作，一定能為城市現(xiàn)代化建設取得更好的社會效益和經(jīng)濟效益。

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