淺談電子檔案管理

曹紅翠

摘要：長期以來，檔案管理工作主要以紙質檔案為對象，而電子檔案在載體，信息存儲形式及處理利用等方面與紙質檔案有著本質的區別。因此，探討電子檔案的特殊性以尋求合適的管理方法，對未來的檔案工作無疑是有益的。從電子檔案的種種特性出發，探討其對檔案利用的影響，并介紹了電子檔案的查詢與利用。

關鍵詞：電子檔案管理;檔案特性;存儲方式

引言

——檔案管理工作是企業管理工作的一部分，對企業的健康發展有較大的作用，有助于提高企業工作質量和效率。電子管理已成為檔案管理工作的重點，它不僅反映了企業設計、生產的全過程，更是衡量企業效益與管理水平的重要尺度。

1、電子檔案與紙質檔案的區別

—?—?電子檔案是以磁盤（帶）、光盤、活動硬盤等磁性材料為實體保管單位的，不同于紙質檔案是以案卷為最小保管單位，因此電子檔案的編號中沒有案卷號，只需有全宗號、盤（帶）號、文件號。盤（帶）號即按內容主題和在庫房中的排列順序為磁盤（帶）、光盤、活動硬盤等編的順序號。這樣，紙質檔案管理工作中有關案卷的工作內容如組卷、卷內文件排列、案卷目錄等在電子檔案工作中都可省去，而由于無案卷號和卷內頁號，使電子檔案的編號也更為簡潔明了。

—?—?磁性載體信息容量大，體積小，便于庫房管理。磁盤（帶）、光盤等與紙質載體相比，最大的優點就是信息存儲量大，體積小。原來排一長架的紙質檔案的內容可能一張光盤就容納了。這樣，管理電子檔案所需庫房面積和排架長度與紙質檔案相比將大幅縮小，從而可以大幅度節省空間，并能節省大量人力和物力，庫房緊張將不再是檔案管理中的主要矛盾。

—?—?磁性介質具有不穩定性，且壽命短。電子檔案的載體雖有許多優點，但較紙質介質脆弱，容易受環境影響，并且壽命一般不會超過20年。這就使電子檔案在保管條件上有特別的要求：電子檔案必須存放在專用庫房中，對室內溫濕度要嚴格控制，還要有防塵、防火，特別是防磁場.

這樣，庫房環境的造價可能要高些，但紙質檔案保管中的裱糊、殺蟲等工作內容則可省去。另外，由于磁性介質壽命極限短，而且經常有意外損壞現象，所以電子檔案必須定期備份，這是不同于紙質檔案的特殊工作內容，而且十分重要。

2、電子檔案的本質特性及對檔案管理工作的深遠影響

—?—?無原件性。電子檔案沒有草稿、手跡，也不象紙質檔案有字跡材料及字跡等方面的特征，可以據此判斷其是否原件。由于沒有這些外在特征，因而電子檔案原始性不易被認定，也在一定程度上削弱了其法律憑證價值。而檔案的最基本內涵就是它的原始憑證價值，因此電子檔案的出現對傳統的檔案理論形成了新的挑戰。但無原件性也使檔案的利用、保護擺脫了原件的束縛，因為只要沒有人為的改動，正本與副本沒有任何差別。

3、電子計算機和數據庫系統對電子檔案信息處理帶來的改變。

——首先，鑒定工作完全變成機上操作，即在機上調閱、審讀檔案，標注保管期限，并用刪除指令刪除需銷毀的檔案，這樣鑒定和銷毀工作變得十分輕松，不用像紙質檔案鑒定那樣大動干戈地去搬動一卷卷的案卷。

——其次，電子檔案可以實現自動編目，?自動檢索，這也是信息處理自動化的重要標志。傳統檔案工作中為達到查找利用目的，必須對檔案層層編目，制作檢索卡，利用手工檢索，但檢索速度慢，且準備工作量大。電子檔案則可實現計算機自動檢索，而且可借助數據庫管理程序，對檔案內容任意整序、分類、排列、索引，甚至可以實現定位查找。這樣，繁瑣的編目工作不再是查找利用的前提，即使需要編目，也比較簡單易行。

4、電子檔案信息的易控性和可共享性對提供利用電子檔案的新要求電子檔案信息具有易控性和可共享性。

——信息的易控性，指電子檔案信息容易被修改、復制、刪除和銷毀，而且不像紙質檔案有跡可查。因此，要充分利用計算機的限讀功能、反刪除、反復制、反銷毀功能，防止檔案泄密，也再一次說明了備份制度的重要性。信息的可共享性，指電子檔案可通過局域網絡多終端、多用戶提供利用。

5、電子檔案的查詢與利用

——隨著辦公自動化及標準化，檔案資料借閱可直接在計算機和網絡上辦理，使檔案工作者從傳統的手工抄寫及人工查詢中解脫出來。目前我公司檔案資料一般用紙質文檔存儲在檔案室各個部門，查找檢索非常古老費時，存儲空間很大，并且維護起來也不容易。

6、結語

——在網絡和信息時代，各企業，設計文件電子化檔案管理必將對提高質量、縮短時間、促進國內外交流、增強市場競爭力起到重要作用。文件電子化檔案管理其應用前景十分廣闊，也是對傳統檔案管理模式的重大改革，對保存檔案的最終目的即查閱利用檔案提供最佳的解決方案。