加強(qiáng)檔案安全保護(hù) 確保檔案科學(xué)管理

呂序翰

檔案是黨和國(guó)家寶貴的科學(xué)文化財(cái)富和重要的信息資源，對(duì)于國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展有著十分重要的作用。因此，確保檔案安全是檔案管理部門的一項(xiàng)重要職責(zé)，檔案管理部門應(yīng)把檔案安全工作作為檔案工作的第一要?jiǎng)?wù)，以加強(qiáng)檔案的保護(hù)工作促進(jìn)檔案的科學(xué)管理。

一、加強(qiáng)檔案保護(hù)對(duì)科學(xué)管理檔案的重要意義

檔案安全保護(hù)，是指為檔案存儲(chǔ)和利用創(chuàng)造適宜的環(huán)境，采用的保護(hù)設(shè)施和采取的保護(hù)措施，是檔案工作最重要的內(nèi)容。檔案作為不可再生資源，一旦損毀，將給黨和國(guó)家造成不可估量的損失，檔案工作也就無(wú)從談起。所以檔案安全保護(hù)工作是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)和條件，做好檔案保護(hù)工作有著極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、不斷完善檔案安全保護(hù)工作的措施

1.進(jìn)一步加強(qiáng)檔案保護(hù)法制建設(shè)，增強(qiáng)全民檔案保護(hù)意識(shí)。檔案保護(hù)法制化，就是要依法規(guī)范檔案保護(hù)工作，使檔案保護(hù)工作制度化和具體化。為全面貫徹中央對(duì)檔案保護(hù)工作提出的明確要求，我們必須加大檔案保護(hù)的法律保障力度，切實(shí)把檔案保護(hù)納入法制化和規(guī)范化軌道。各級(jí)檔案部門要采取多種形式，加大對(duì)檔案法及其實(shí)施辦法的宣傳貫徹力度，進(jìn)一步提高全社會(huì)的檔案保護(hù)意識(shí)。

2.繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)載體檔案的搶救和保護(hù)。檔案給人們提供利用，有利用就要有保護(hù)，利用是以保護(hù)為前提的。一是通過(guò)多種途徑、多種方式，采取多種手段從根本上改善檔案的保護(hù)條件。二是加大力度對(duì)已破損的國(guó)家重點(diǎn)檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)利用頻繁的檔案進(jìn)行縮微和數(shù)字化處理，對(duì)特別重要或特殊載體的檔案制作高標(biāo)準(zhǔn)仿真復(fù)制件。三是針對(duì)檔案種群，開(kāi)發(fā)完善檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。其信息來(lái)源于檔案內(nèi)容又把檔案的主要數(shù)據(jù)貫穿于一條主線，可以在短時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量、規(guī)范化地完成常用材料的自動(dòng)生成，如人事檔案中的干部簡(jiǎn)歷、獲獎(jiǎng)情況等，這樣既減少了重復(fù)查閱，維護(hù)了檔案使用壽命，又使檔案通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)有了高效快捷的利用渠道。四是加大對(duì)流失民間及國(guó)外的珍貴檔案文獻(xiàn)的征集力度，對(duì)檔案數(shù)量大、重點(diǎn)檔案多的檔案部門還可通過(guò)建立特藏室實(shí)現(xiàn)國(guó)家重點(diǎn)檔案的特殊保護(hù)。

3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保護(hù)。電子檔案信息的安全保護(hù)主要是保證電子檔案的信息集合在其生命周期過(guò)程中不被篡改、丟失和盜竊，也就是保證其真實(shí)性、完整性和有效性等特性。目前，電子檔案在生命周期的各個(gè)運(yùn)動(dòng)環(huán)節(jié)中，有關(guān)信息安全的漏洞主要包括技術(shù)和管理方面的不安全。因此，我們可以采用先進(jìn)的安全防范技術(shù)彌補(bǔ)人們?cè)诎踩Ｃ芊矫娴男傅∈韬觯瑸楸ＷC檔案安全提供必要的技術(shù)支撐。一是保密措施。它是預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒入侵、避免網(wǎng)上黑客攻擊的主要措施，具體包括身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、信息加密、防火墻等。二是防災(zāi)措施。它是一種預(yù)防電子檔案被破壞后的補(bǔ)救措施，在技術(shù)上主要側(cè)重于建立數(shù)據(jù)備份，系統(tǒng)方面，由于電子文件的讀取設(shè)備或軟件先于電子文件消失，因此，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)電子檔案異質(zhì)、異地保存?zhèn)浞荩軌蛱岣唠娮游募９艿陌踩禂?shù)。另外，還要積極引進(jìn)檔案信息化建設(shè)和管理人才，采取各種措施，加強(qiáng)對(duì)在職檔案管理干部的培訓(xùn)，把計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)作為培訓(xùn)的主要內(nèi)容，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。

4.建章立制，完善措施，為做好檔案保護(hù)工作提供保障。進(jìn)一步建立健全檔案館（室）各項(xiàng)制度，樹(shù)立防患于未然的意識(shí)，把保護(hù)檔案工作貫穿于檔案工作全過(guò)程，貫穿于檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。一是制定和完善有關(guān)檔案安全保管制度、檔案信息保密制度、檔案查閱利用制度、檔案信息公開(kāi)審核制度等，并加強(qiáng)檔案安全法規(guī)制度的約束和執(zhí)行力度，使其真正發(fā)揮作用，取得實(shí)效。二是制定《突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》，簽訂安全保密責(zé)任狀，層層落實(shí)安全責(zé)任制。三是加強(qiáng)監(jiān)管工作，保密監(jiān)管人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行保密檢查，形成保密檢查制度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正，確保檔案安全

5.完善審核審批機(jī)制，確保檔案信息安全。隨著檔案資源的開(kāi)發(fā)力度越來(lái)越大，檔案利用頻率也越來(lái)越高，檔案需求的開(kāi)放性越來(lái)越強(qiáng)，使得檔案開(kāi)發(fā)利用中的安全保密工作的重要性日益凸顯。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用方式由于不同的環(huán)境條件而呈現(xiàn)出不同的開(kāi)發(fā)水平、開(kāi)發(fā)層次、開(kāi)發(fā)質(zhì)量和開(kāi)發(fā)效果。一是傳統(tǒng)方式。主要包括檔案閱覽、檔案外借、檔案信息報(bào)道和檔案陳列、檔案展覽等，無(wú)論采用哪種方式，都應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，公布的檔案應(yīng)符合保障全體人民根本利益的要求，確保開(kāi)放的檔案文件對(duì)國(guó)家、集體和個(gè)人的利益不受損害。二是現(xiàn)代技術(shù)方式。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的高新科技已廣泛應(yīng)用于檔案管理工作，但由于技術(shù)及管理的經(jīng)驗(yàn)不足，必定會(huì)存在信息安全隱患。因此，要對(duì)擬在網(wǎng)上公開(kāi)的信息進(jìn)行嚴(yán)格的審核和審批，凡擬在網(wǎng)上公開(kāi)的已開(kāi)放檔案、政府公開(kāi)信息及其他信息，都要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真的審核、審批，確保檔案信息安全，決不能把各種不應(yīng)上網(wǎng)公開(kāi)的信息拿到網(wǎng)上發(fā)布，以免造成各種不良社會(huì)影響。

總之，做好檔案保護(hù)工作是黨和國(guó)家對(duì)檔案工作的根本要求，也是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。在各級(jí)黨委和政府的高度重視和大力支持下，隨著檔案保管環(huán)境的不斷改善，經(jīng)過(guò)檔案部門的共同努力，檔案保護(hù)工作一定會(huì)取得新的進(jìn)展，檔案工作也一定能在社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。