我國檔案業務外包中的問題及對策

張博英

[摘 要] 本文通過分析檔案業務外包的基本內容，以及通過可行性分析研究現階段我國檔案業務外包存在的具體問題，提出了相應的解決策略。

[關鍵詞] 業務外包；檔案中介機構；問題；策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 22. 054

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）22- 0084- 03

1 檔案業務外包概述

1.1 檔案業務外包釋義

業務外包是源于工業企業的一種創新經營管理方法，其內涵是將部分業務委托授權給其他機構或組織來完成，用較低的資本投資獲得較高的收益。檔案業務外包，即檔案發包部門將內部的非核心業務或者需要耗費許多人力、物理、財力的業務通過委托授權分包給檔案中介機構以提高該部門核心業務的工作效率。

1.2 檔案業務外包的原因

（1）檔案館館藏量大及大型企業、政府部門日漸增多的檔案管理耗財耗力。一般企業在非核心業務的處理流程上往往不具有競爭優勢，若自營所有業務將會導致部分非核心業務的生產成本高于外包成本。檔案中介機構可向合作伙伴提供自身的固定資產，人力資源等專用性資產，大大解放了檔案館、企業及政府部門的人力、物力、財力，為經濟的快速發展提供了巨大的支持與幫助；檔案中介機構也有更多的精力和實力去處理越來越巨大的業務量和越來越長的紙質檔案海量。[1]

（2）檔案管理專業人員、物資欠缺。因為檔案部門缺乏熟練掌握現代信息技術的人員，不得不將檔案業務外包。而且保管與修復檔案的器械工具欠缺，如果企業憑自己的水平來管理檔案并不經濟，而選擇將檔案業務外包給更專業的檔案中介機構將會獲得更大的經濟效益并能得到更專業的服務。

1.3 檔案業務外包的作用

檔案業務外包是指利用外部資源來完成傳統上由內部人員和資源完成的業務的一種戰略安排。檔案部門將非核心的業務職能委托給在檔案管理方面更專業的機構，充分利用其最優秀的專業化資源，從而實現降低成本、提高工作效率、增強核心業務市場競爭力的目的。檔案業務外包可以幫助解決很多檔案發包部門處理起來困難的業務。

1.4 檔案業務外包的形式

1.4.1 檔案保護的外包

檔案業務外包的項目包括檔案整理、保管、歸檔、提供利用、修復。檔案的完整性要求我們對檔案的管理要注重保護，在保管過程中難免會有疏漏、破損，因此需要對檔案進行修裱、修復。掌握這種技能的檔案人員所占的比例較少甚至不存在，因此企業需要將這些業務進行外包。

1.4.2 檔案的數字化外包

檔案信息數字化的問題越來越亟待解決。而數字化需要很多專業人士及先進的設備，如果企業靠自身去完成，又會面臨業務完成后，人、設備無法安置的問題。甚至有些小型企業沒有足夠資金購置這些設備、器械。因此，許多企業都會選擇將數字化交由專業機構完成。

1.4.3 檔案管理的現代化建設外包

檔案管理的現代化建設需要專業團隊，大量人力、物力、財力，這對于企業是比不小的投資，選擇把這些自身解決不了的業務交由專業的機構來管理，將會更有助于企業的發展。[2]

1.5 檔案業務外包的可行性分析

1.5.1 有利于強化檔案的競爭意識，提高工作績效

與檔案中介機構相比大多數企業的檔案業務并不是其核心業務，在設備、器械及人員和效率上都存在著缺陷。一些大型企業檔案業務非常繁多，企業往往要耗費大量的人力物力財力來處理檔案業務，檔案中介機構有專業的團隊及新進的技術與設備，工作效率明顯高于各個檔案發包部門。非核心業務外包出去有助于企業提高核心業務的工作績效，獲得更多的利潤，從而提高企業的核心競爭力。

1.5.2 有利于節省成本支出，獲得更大經濟效益

檔案中介機構較企業往往具備很多的優勢，例如，專業的人才、先進的技術與設備、規模化的管理模式，所以合理地進行檔案業務外包可以充分利用外部資源、降低生產成本，實現了企業和檔案中介機構的雙贏。企業將節省下來的資金放在需要的地方，可以達到優化資源配置的目的。

1.5.3 有利于降低投資風險，提高投資效率

隨著技術進步，軟件和設備不斷升級，企業、政府部門、檔案館等已購置的設備和軟件有逐漸被淘汰的風險。因此，通過檔案業務外包，既可節省大筆開支，避免上述風險，還可以得到檔案中介機構不斷升級的高效率服務。

2 國內外研究現狀及研究意義

2.1 國內研究現狀

我國對檔案中介機構的研究內容主要集中在兩方面：①檔案業務外包的可行性研究，如黃力、李圭雄的《企業檔案管理業務外包可行性研究》，探討了外包的風險、防范措施，以及前景展望。②對我國檔案中介機構的研究，研究的主要內容集中在：檔案中介機構的含義和類型、存在的問題及檔案中介機構的發展策略和前景展望；檔案中介機構存在的問題大致歸結為：檔案中介機構的制度規范問題、檔案中介機構發展不成熟、外包從業人員整體水平不高、檔案業務外包范圍難以確定等問題。從研究趨勢來看，關于檔案業務外包研究的文章不多而且也不夠深入，雖總結出的問題比較充分，但提供的解決策略有待考證。

2.2 國外研究現狀

歐美國家的商業文件中心起步較早，行業發展主要依靠市場調節和行業協會的引導與協調，因此國外文件外包服務領域的豐碩理論成果集中于具體的技術和業務層面，涉及機制問題和管理方面的研究較少。與我國的研究成果相比較，國外關于業務外包的研究比較多，文獻也比較多，研究的內容主要是業務外包的形成動因、分類、優勢，對業務外包的實施過程的研究以及對業務外包的決策及風險等的研究。雖然國外對業務外包的研究一直盛行，但涉及到檔案信息數字化業務外包研究的文章少之又少。

2.3 研究的意義

2.3.1 完善檔案業務外包的理論體系

理論界對檔案中介機構研究的角度不同，觀點也多種多樣。本文結合不同學者的觀點，從研究檔案業務存在的問題及尋找對應的解決方法總結出一套較完善的理論體系，希望可以對檔案中介機構的規范有序發展有所幫助。

2.3.2 有利于檔案業務外包的規范發展

由于檔案中介機構起步較晚，很多問題亟待解決。通過研究我國檔案業務外包發展存在的問題及向國外優秀檔案館、檔案室學習和借鑒，制定相關法律條文規范檔案業務外包市場秩序，對我國現有的檔案中介服務行業進行整合、規范，實行優勝劣汰，走規模化發展之路，從而提升檔案中介機構的綜合實力。

2.3.3 對檔案業務外包的問題提供指導

檔案業務外包在發展過程中遇到了很多瓶頸，因而分析檔案中介機構的現狀、遇到的問題，找到相對應的解決辦法，用理論來審視和指導檔案中介機構的發展具有重要意義。

3 目前我國檔案業務外包存在的問題

3.1 檔案中介機構的制度規范問題

在管理上，我國檔案中介機構領域缺少一個正規的管理協會來組織和協調檔案中介機構行業發展的有序進行，沒有統一的制度規范，各個機構基本都處于分散狀態。其次，在立法上，國內尚未形成適用于檔案中介領域的完善的法律體系。

3.2 檔案中介機構發展不成熟

檔案中介機構在我國起步較晚，目前一般小型機構僅能提供文件整理、歸檔、寄存、保管等技術含量較低的服務。與國外起步早的商業文件中心相比，有較大差距，尤其在檔案數據庫系統的建立、檔案管理軟件開發、檔案網站建設等方面。

3.2.1 檔案業務外包的質量不高

①檔案中介服務領域沒有制定統一的質量標準，這樣會導致在檔案業務外包過程中出現整理混亂、編目不統一、無程序可查等質量問題。②從小范圍來說，檔案中介機構對合作伙伴的業務外包需求存在誤解，以及檔案中介機構的不確定風險等也會造成外包質量不高。③由于檔案業務外包行業是一個新興行業，監管缺失也是導致檔案業務外包質量不高的重要原因。

3.2.2 檔案業務外包安全欠缺

檔案的安全包括檔案信息內容安全、檔案實體安全和檔案載體安全。首先，應該確保檔案信息內容的安全，許多檔案的信息涉及的秘密等級很高，如果檔案中介機構不注重保護這些檔案，很大程度上會威脅外包檔案的安全，造成嚴重后果。其次，要確保檔案實體安全。檔案業務外包過程中仍存在沒有經過專業培訓的檔案人員忽略對檔案實體保護的問題。最后要確保檔案載體的安全，在檔案中介機構的實際操作過程中也有可能存在安全問題，因此在檔案整理過程中，要保持檔案的完整齊全、美觀適用。

3.2.3 檔案業務外包范圍難以確定

檔案發包部門在外包之前，要確定哪些業務要外包，而適合檔案外包的范圍難以確定。外包的規模要適量，首先，如果企業外包范圍過大那企業需要投資的也會相應增多，但并不是所有的檔案業務都需要外包，有些業務在自己內部就可以進行初步整理。其次，外包范圍過小也會導致經濟浪費。不斷地外包會打亂部門原有的外包范圍，損害進行業務外包部門的經濟利益。檔案業務外包的范圍會影響到檔案業務外包的順利實施。

3.2.4 對檔案部門工作人員的沖擊

檔案業務外包會使檔案部門工作人員的數量有所減少，在招聘時也會忽視檔案專業人才的引進，這樣檔案部門將會面臨檔案工作人員減少甚至消失的可能。另一方面，由于檔案業務外包，很多企業也會忽略對本部門檔案工作者的培訓及教育。結果將嚴重阻礙檔案部門工作人員的進步和檔案隊伍的建設，也不利于檔案工作的有效進行和檔案事業的長遠發展。

4 我國檔案業務外包的發展對策

針對上面提到的具體問題，應當提出有利于檔案中介服務行業高效、快速發展的可行策略和有效措施。通過建立相關法規、加強指導、明確外包范圍、加強安全管理來幫助檔案中介機構降低生產成本，提高生產效率，增強對環境的應變能力，從而專注于自身核心競爭力的塑造。

4.1 建立相關法律法規，規范檔案業務外包市場管理

規范檔案中介機構對其提供高質量的服務和取得長遠發展具有重要的意義。規范檔案中介機構首先要保證其獨立的市場地位，獨立經營、自負盈虧是檔案中介機構迅速發展的必要條件；其次，規范檔案中介機構要加強內部管理，樹立良好的市場形象，檔案中介機構的規范化要從內部做起，建立健全機構內部管理體制，樹立服務意識。

4.2 明確檔案業務外包范圍

檔案業務外包的范圍會影響到檔案業務外包的順利實施。我們可以通過以下標準來劃分業務外包的范圍：①在執行國家標準的基礎上，制定本行業的標準，從而確定外包項目；②判斷哪些業務為企業非核心業務，在不影響企業正常運行的前提下可以將非核心業務外包出去；③考慮技術、資金難度，檔案數字化、信息化等要求高的業務需要先進的技術及專業設備，這就需要消耗大量資源，這個時候就要考慮把這些技術要求較高的業務外包出去。

4.3 加強安全管理，確保檔案安全

檔案業務要進行外包，合作雙方就要簽訂安全保管協議。嚴格規定對檔案載體、實體與信息內容安全的保護。檔案工作人員要規范操作，對檔案要尊重與愛惜，不得損壞檔案原件，不得泄露檔案信息內容，不得隨意破壞檔案載體的完整性。若有違反，檔案部門有權追究檔案中介機構的經濟責任及法律責任。

5 結束語

本文通過對我國檔案業務外包發展現狀的研究，分析出目前我國檔案業務外包存在業務外包環境秩序不規范、法律條文不完善、質量不高、安全欠缺等問題。本文針對面臨的一系列問題，提出相應的對策：建立相關法律法規，規范檔案業務外包市場管理，努力實現檔案中介機構的規范化、規模化和高效化運作。檔案中介機構應當以為社會各界提供優秀的檔案業務服務為己任，成為我國檔案業務外包市場的真正主力。

主要參考文獻

[1]王建珍.檔案工作“包外”與“外包”現象分析與思考[J].檔案管理，2013（3）：36.

[2]劉瑞芬.企業檔案業務外包探析[J].山東檔案，2011（1）：18-19.