信息化環(huán)境下的醫(yī)院物資精細(xì)化管理初探

任林　吳曉東　楊揚　黃進　謝磊

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人類對健康要求的提高，全球在衛(wèi)生領(lǐng)域的投入越來越大，醫(yī)療衛(wèi)生的高投入、高消耗的現(xiàn)狀已成為社會比較突出的問題。如何有效控制醫(yī)療衛(wèi)生支出，降低醫(yī)療費用的增長速度，成為國內(nèi)外衛(wèi)生經(jīng)濟研究者和醫(yī)院管理者研究的焦點，醫(yī)院成本核算也開始成為國內(nèi)外新的研究課題。而耗材成本作為醫(yī)院運營成本的重要組成部分，對其管理的精確性和科學(xué)性提出了更高的要求，加強對醫(yī)院耗材管理直接影響醫(yī)院的經(jīng)濟利益和競爭力。積極適應(yīng)時代發(fā)展和醫(yī)院信息化建設(shè)要求，大力推進醫(yī)院物資精細(xì)化管理已經(jīng)刻不容緩。

1傳統(tǒng)醫(yī)院物流管理存在的問題

1.1 缺乏科學(xué)有效的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計，不知如何提取有效的信息建立數(shù)據(jù)庫進行分析，沒有依靠信息化系統(tǒng)建立一套科學(xué)合理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈镔Y管理流程，諸多倉儲管理作業(yè)操作依靠庫房管理者的經(jīng)驗完成，無法對物資使用情況進行全方位的分析和掌控。

1.2 在制度的執(zhí)行過程中缺乏動態(tài)的制約和相互牽制機制，對制度的落實缺乏整體認(rèn)識。 這使得醫(yī)院物資被盜用、濫用甚至被個人吞沒的現(xiàn)行屢禁不止，醫(yī)院物資每年都有大量浪費，使得醫(yī)院物資賬實不符，賬賬不符。

1.3 配送人力成本的浪費，缺乏精細(xì)化管理的先進理念，沒能科學(xué)的制定配送時間節(jié)點、配送路線，并通過有效措施將高峰時的工作量進行合理分?jǐn)偅瑢?dǎo)致物流配送人員閑時睡大覺、忙時腳不停成了工作常態(tài)。

1.4 管理制度不完善，崗位職責(zé)沒有進一步細(xì)化，出了問題找不到相對應(yīng)的責(zé)任人，問題責(zé)任不能具體落實到個人。工作的規(guī)劃意識薄弱，常常以過得去就行的心態(tài)面對耗材管理問題，沒能深入、細(xì)致化地去管理耗材。

1.5 缺乏成本管控的主人翁意識，在發(fā)現(xiàn)臨床科室有物資領(lǐng)用異常，出現(xiàn)了耗材計費多收、漏收、套收等不良現(xiàn)象時沒有及時上報相關(guān)部門，進行信息反饋和問題追溯，始終抱著臨床科室提申請，我只負(fù)責(zé)發(fā)放的工作心態(tài)，對科室不合理的物資領(lǐng)用未能有效制約。

2我院利用信息系統(tǒng)進行物資精細(xì)化管理的幾點實踐

2.1實現(xiàn)ERP系統(tǒng)、HIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效對接

醫(yī)院耗材成本核算是通過ERP系統(tǒng)出入庫等原始數(shù)據(jù)的采集 ，內(nèi)部核算運行機制的運作，數(shù)據(jù)的歸集與核算算法確定直到報表的生成。而通過醫(yī)院HIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導(dǎo)出與統(tǒng)計，可以準(zhǔn)確地反映出醫(yī)院各臨床科室的耗材收入信息，每個病員住院期間每天的計費明細(xì)。

2.1.1高值耗材精細(xì)化管理

眾所周知，現(xiàn)階段醫(yī)療高值耗材的種類及品項很多，單價較高，在醫(yī)院整個材料費用中占有相當(dāng)重的比例，專業(yè)性強，管理的要求高。如何推行精細(xì)化信息化的管理，使得高值耗材在不占用醫(yī)院較高的流動資金的同時，既能保障醫(yī)院手術(shù)順利開展，又能同時保障醫(yī)院及病人的正當(dāng)利益，使得能夠做到高值耗材賬實相符，不漏記、不多記、不錯記耗材費用。

我院手術(shù)室高值耗材采用寄銷形式在后勤手術(shù)室分庫房進行庫存，均為用后結(jié)賬，實現(xiàn)了另一種形式的“零庫存”。代銷高值耗材的入庫、出庫操作均在ERP系統(tǒng)中代銷功能界面完成，通過建立虛擬系統(tǒng)賬，能夠時刻掌握高值耗材的賬面信息、使用信息，方便ERP系統(tǒng)采購訂單的及時生成。按照規(guī)定的工作流程，分庫房管理人員每天上班處理的第一個工作事項便是登錄醫(yī)院HIS系統(tǒng)，針對病員手術(shù)使用的高、中值耗材明細(xì)信息（在專門的高、中值耗材領(lǐng)用計費憑證上有清楚記錄）與HIS系統(tǒng)中對應(yīng)病員的耗材使用計費信息進行一一核對，一旦發(fā)現(xiàn)計費誤差，第一時間將錯誤信息反饋給HIS系統(tǒng)計費員進行更正。

每月在規(guī)定時間與供應(yīng)商進行高值耗材的對賬，通常情況下我們習(xí)慣從每月25日起與供應(yīng)商進行當(dāng)月高值耗材的送貨、使用、庫存信息進行核實。各種信息核實無誤后，只針對高值耗材當(dāng)月使用數(shù)量進行ERP系統(tǒng)的入庫、出庫操作，比如當(dāng)月某一供應(yīng)商共送了四把EC60A吻合器，但實際使用量為三把，我們就只針對這三把進行入庫、出庫操作。通過這種寄銷形式，使得ERP系統(tǒng)高值耗材的實際賬目始終是零庫存，以最少的運營資金最大保障醫(yī)院的經(jīng)濟利益。

2.1.2為科室成本核算提供數(shù)據(jù)支撐

利用ERP、HIS系統(tǒng)中的統(tǒng)計源數(shù)據(jù)，可以清晰地反映醫(yī)院臨床各科室耗材收支信息，為分析科室的運營情況提供重要依據(jù)。

如下表所示（表中數(shù)據(jù)為虛擬數(shù)據(jù)），各科室耗材的收入信息由醫(yī)院信息中心負(fù)責(zé)從HIS系統(tǒng)中導(dǎo)出進行統(tǒng)計，科室耗材的支出總額由物流中心庫房管理人員通過ERP系統(tǒng)中醫(yī)用耗材出庫金額加上當(dāng)月手術(shù)高值耗材出庫金額兩部分之和構(gòu)成。通過順差（收入—支出）可以清楚地反饋出科室耗材的收益，一旦順差出現(xiàn)負(fù)值，則說明該科室在耗材的收益上是虧本的，很可能出現(xiàn)了以下異常情況：

—可計費耗材費用漏記；

—由于物資領(lǐng)用計劃不當(dāng)導(dǎo)致二級庫房耗材積壓過多嚴(yán)重占用醫(yī)院運營資金；

—由于醫(yī)護人員操作不當(dāng)導(dǎo)致耗材嚴(yán)重浪費；

—總務(wù)對二級庫房耗材管理不善出現(xiàn)內(nèi)部虧空等各種不良情況。

通過兩年時間對各科室收益信息數(shù)據(jù)的精確統(tǒng)計和科學(xué)分析，可以測算出各科室耗材收益的環(huán)比（耗材收入/耗材支出）規(guī)律，該環(huán)比通常是一個區(qū)間比例值。比如骨科當(dāng)月耗材的支出比上月多出了50萬，這50萬按正常的環(huán)比就應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)4～8萬的順差效益，如果順差效益不在這個區(qū)間內(nèi)，則說明該科室當(dāng)月在耗材的使用計費流程上同樣存在異常。

總之，關(guān)于科室的耗材成本管控必須基于長時間的信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)計學(xué)分析，有了這些數(shù)據(jù)作支撐才能對各臨床科室耗材的使用情況進行全方位掌控，對異常不良情況提出質(zhì)疑，使得臨床科室從觀念上樹立節(jié)約意識，有效杜絕各種耗材虧空行為，保障醫(yī)院的正當(dāng)利益。

2.1.3科學(xué)設(shè)立常規(guī)耗材的庫存基數(shù)

通過調(diào)取一年時間ERP系統(tǒng)的出庫明細(xì)數(shù)據(jù)，并加以分析，可以測算出各種常規(guī)耗材平均每月的出庫量，并結(jié)合以往每天的出庫量波峰值、供應(yīng)商的送貨周期，可以得出該耗材的庫存區(qū)間值。如精密袋式輸液器我院每月平均使用量為80件，通過ERP系統(tǒng)查詢過去一年的出庫記錄，發(fā)現(xiàn)在XX月XX號出現(xiàn)過最大領(lǐng)用量10件。從庫房管理人員下采購訂單，采購人員通知供應(yīng)商，精密輸液器一般的到貨周期通常為1.5天，一般我們就將庫存量的下限值設(shè)為15件，作為安全庫存量。我院習(xí)慣取每月平均使用量的二分之一作為上限量的基準(zhǔn)，一般結(jié)合庫房的實際空間，該耗材每次的習(xí)慣補貨次數(shù)，該耗材占有運營資金量的大小來進行調(diào)整。像精密輸液器的上限基準(zhǔn)為40件，如果該耗材單價偏高，占用空間較大，我們可以將上限量定為略小于基準(zhǔn)如35件。

將庫房所涉及的常規(guī)耗材庫存區(qū)間設(shè)定好，并錄入ERP系統(tǒng)后，ERP系統(tǒng)會根據(jù)耗材的入庫出庫的實時信息，進行庫存的庫存預(yù)警提示（安全庫存預(yù)警、超高限預(yù)警），便于庫房管理人員對耗材的時刻掌控，可以及時科學(xué)地生成ERP采購訂單。這樣既能最大程度避免庫房缺貨的發(fā)生，同時也能科學(xué)的控制庫存量，減少流動資金的積壓。

庫存基數(shù)的設(shè)定是常態(tài)化的工作，庫房管理人員可以根據(jù)醫(yī)院的實時運營情況進行實時調(diào)整，也可以設(shè)定規(guī)定期限進行定期調(diào)整，這些都需要庫房管理人員根據(jù)實際情況進行靈活變通。

2.2努力朝科室物資消耗財務(wù)預(yù)算制發(fā)展

編制醫(yī)院物資消耗財務(wù)預(yù)算制共分為以下幾點：①可以合理利用物資和節(jié)約物資；②它是確定物資需要量和編制物資供應(yīng)分配計劃的基礎(chǔ)；③實行限額發(fā)放物資，對使用物資進行合理監(jiān)督；④開展經(jīng)濟核算，是評定計算成本和物資優(yōu)劣及效益的條件。

實現(xiàn)科室物資消耗財務(wù)預(yù)算制，需基于5～10年時間的ERP系統(tǒng)關(guān)于各科室出庫金額數(shù)據(jù)統(tǒng)計學(xué)分析，找出各科室耗材消耗金額與科室床位數(shù)，病員數(shù)的比例關(guān)系，并結(jié)合該科室未來一年的發(fā)展規(guī)劃，工作安排初步制定出該科室年度物資消耗的財務(wù)預(yù)算。科室年度財務(wù)預(yù)算的最終方案需該科室管理小組成員、醫(yī)院物資管理人員、醫(yī)院運營管理人員共同參與討論，達(dá)成共識后三方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

實行科室物資消耗財務(wù)預(yù)算制后，科室的獎金將與物資的消耗量直接掛鉤，節(jié)約有獎，超支減扣，讓醫(yī)護人員清楚地意識到物資成本管控和自身的切身利益密切相關(guān)，從源頭上杜絕浪費。

2.3將精細(xì)化管理理念貫穿物流配送

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源，降低管理成本和提高管理效益為主要目標(biāo)的管理方式。

現(xiàn)階段四川大學(xué)華西醫(yī)院上錦院區(qū)床位數(shù)已從一期的700余張增加至二期的1100余張，并且病員入住率基本飽和，醫(yī)院耗材的用量顯著增加，物流中心作為物資管理部門，承擔(dān)的耗材配送的任務(wù)越來越重，壓力也越來越來大。上錦院區(qū)物流中心共配備物流配送工人4人，在一期700多張床位時工作量都已趨于飽和，并且上級明確要求在不增加物流配送人員人數(shù)的情況下，要多承擔(dān)400張床位的物資配送，任務(wù)難度之大可想而知。引入精細(xì)化管理的理念成為必然趨勢。

2.3.1將配送時間節(jié)點進行精細(xì)化

①每周一上午對醫(yī)院特殊科室（ICU、急診、麻醉等）進行周計劃物資的配送；②每周二、周五上午對全院科室進行供應(yīng)室一次性滅菌耗材的發(fā)放配送；③每月25日～30日進行試驗醫(yī)學(xué)科、病理科等醫(yī)用試劑耗材計劃的配送；④月計劃配送，由以往的每月20日集中配送，改成了以每五天為時間間隔點發(fā)放配送相對應(yīng)科室的計劃，如每月1～5號處理1～5護理單元提交的月計劃物資表單，5～10號處理6～10護理單元提交的月計劃物資表單，以此類推，根據(jù)具體情況與臨床科室負(fù)責(zé)人進行溝通協(xié)商達(dá)成共識，最后形成每月的規(guī)律工作流程。

2.3.2對零星物資領(lǐng)用配送進行管控

每月月初對各科室上月零星物資領(lǐng)用進行統(tǒng)計并上報，護理部根據(jù)領(lǐng)用次數(shù)的多少結(jié)合各科室的實際運營情況進行通報，計劃性強零星領(lǐng)用物資次數(shù)少的科室會被表揚，反之會被通報批評。通過這一有效措施，各科室對月計劃物資表單填寫的重視程度、計劃性越來越強，零星領(lǐng)用次數(shù)與耗材量越來越少，物流零星配送的次數(shù)也隨之減少，無形中也有效降低了物流配送工人的工作量。

2.3.3對配送路線進行了科學(xué)規(guī)劃

相鄰護理單元，同一住院大樓能夠拼裝配送的一律拼裝，并根據(jù)配送量的大小，涉及護理單元的多少，限制時間，并在配送登記本上做記錄，每月到臨床科室進行滿意度調(diào)查，最終形成一套配送工人的考核機制。考核結(jié)果與每月獎金直接掛鉤，臨床滿意度高的，配送次數(shù)多的，工作態(tài)度端正的，在獎金中必有體現(xiàn)，實行績效考核，多勞多得，通過激勵，從思想源頭上提高配送工人的工作積極性。

通過運用這一系列精細(xì)化管理手段，將高峰時段的配送工作量進行了合理的分?jǐn)偅痔岣吡伺渌凸と斯ぷ鞯姆e極性，從而閑時睡大覺，忙時腳不停的工作狀態(tài)從根本上得到了改變，4個物流配送工人的設(shè)置，完全勝任了目前1100余張床位的物資配送任務(wù)。

3 結(jié)束語

醫(yī)院物資管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，是醫(yī)院能夠正常運營的基礎(chǔ)保障，更是醫(yī)院成本管控的核心。如何運用信息化系統(tǒng)對醫(yī)院物資進行精細(xì)化管理是各醫(yī)院未來進行物資管理的必然趨勢和深化方向，運用得當(dāng)可以最大限度降低醫(yī)院的管理所占用的資源，降低醫(yī)院管理成本，提高醫(yī)院管理的效益，同時使得患者的醫(yī)療費用得到一定程度的降低。

總之，推行醫(yī)院物資精細(xì)化管理是必然的選擇，從而提高醫(yī)院的核心競爭力，使醫(yī)院能夠健康可持續(xù)發(fā)展，從容應(yīng)對新醫(yī)改政策的挑戰(zhàn)。

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責(zé)編/劉紅偉