學校檔案工作的規范化問題探究

崔潔

摘要：學校檔案工作是學校管理的重要組成部分，也是衡量學校一切教學活動的關鍵。在現有的管理體系中需要將檔案管理作為管理的重點，逐漸提升學校的整體管理水平。傳統的檔案管理方式過于形式化，不利于檔案管理的規范化和標準化發展，不適應學校整體管理現狀，因此需要結合學校的實際發展情況，改變檔案管理方式，保證學校檔案管理的規范化。本文將以當前檔案管理存在的問題及檔案工作規范化的特點為研究點，對如何促進學校檔案工作規范化管理進行分析。

關鍵詞：學校檔案管理；規范化

隨著學校教育、教學及科研工作的不斷改革，學校檔案作為管理體系的重要組成部分，能為學校各級檔案使用者提供完整的信息，方便工作人員進行及時查詢，減少工作時間，提升工作效率。由于檔案管理受到多種因素的影響，導致當前學校檔案管理現狀不容樂觀。部分學校采用的傳統式管理方式，存在管理效率低，查找不便，信息量大，容易丟失的情況，給學校的整體管理帶來一定的挑戰。因此需要充分利用現代信息技術做好檔案管理工作，實現管理的現代化。

一、當前學校檔案管理存在的問題

在多種因素的限制下，學校檔案管理現狀不容樂觀，存在管理體系落后，制度規范不嚴謹的情況。以下將對學校檔案管理存在的問題進行系統的分析。

（一）檔案管理意識弱

在學校當前檔案管理中，部分領導人員對檔案工作及相關檔案法規了解不足，沒有認識到檔案信息規范化管理的重要性[1]。部分管理人員僅強調檔案管理的重要性，沒有將相關管理工作落實到實處，在學校的整體規劃建設過程中，沒有將檔案管理納入考慮范圍內，導致學校檔案管理現狀不容樂觀。

（二）管理程序混亂

檔案管理涉及到多個方面，需要對各個方面進行統一的管理。但是在當前管理工作中，存在管理程序混亂的情況，管理制度不完善，存在資料收集不全、歸檔工作沒有落實到位的情況，導致管理程序混亂。同時由于檔案信息比較冗雜，部分資料長久堆積在一起，有的資料流失在各個科組及個人身上，導致珍貴材料收集不全，給檔案歸檔整理工作帶來很多困難。管理程序混亂，不僅增加了工作人員的工作難度，同時增加了不必要的工作量，給后續管理工作帶來一定的挑戰。

（三）管理人員素質低

要想保證檔案管理工作的有序進行，需要管理人員具備良好的專業素質。當前學校檔案管理最大的問題就是管理人員管理素質低，不僅缺乏對專業知識的理解，同時自身責任感低，經常出現檔案信息管理出錯的情況。長期以來，由于學校管理疏忽，對檔案管理人員沒有明確的規定，部分檔案管理人員在工作前沒有經過相關培訓，對信息系統的了解不足，導致自身專業知識老化，信息開發陳舊等問題。在信息化發展背景下，部分學校檔案管理人員的現代化水平低，制約了檔案規范化管理的有序進行[2]。

（四）缺乏必要的管理制度

在規范化的管理體系下，需要相關管理制度的制約，在規范體系的要求下，實現檔案管理的有序進行。在學校當前檔案管理中，沒有確切的管理制度，導致部分檔案管理工作流于形式。沒有完善的管理制度，在管理過程中沒有章法可循，工作人員容易產生懈怠的心理狀態，增加了不必要的管理程序，同時導致相關的管理工作無法落實到實踐中，給工作的有序進行帶來一定的難度。

二、學校檔案規范化管理的必要性

學校檔案管理關系到多個方面，需要應用多種管理方式，將規范化管理模式落實到實踐中。以下將對學校檔案規范化管理的優勢進行分析。

（一）提升工作效率

傳統的檔案管理方式由于管理體系過于落后，和現有的管理程序存在一定的差距，被規范化管理形式取代。規范化管理模式是以信息技術為基礎，需要管理者掌握技術的操作步驟，對檔案進行一體化管理，規范化管理模式提升管理效率，查詢者只要有查詢權限，就可以對檔案進行自動化查詢，避免了繁雜的查詢過程，減少工作時間，提升單位時間內的工作效率[3]。

（二）保證檔案的永久保存

學校檔案管理工作不僅涉及到歷屆學生的個人信息及成績，包括：教職員工的信息及相關行政人員的信息，原有的管理模式由于管理體系不嚴謹，存在信息丟失的情況。規范化管理模式保證檔案的永久保存，不存在信息丟失的情況，提升了信息的安全性和永久性，對管理人員調動資料有積極的影響。

（三）提升檔案的準確性

在規范化管理標準下，對檔案信息進行統一的管理，輸入計算機系統的信息都是經過嚴格的審核，保證信息的準確性。原有的檔案管理由于缺乏必要的人性化管理措施，存在錄入信息錯誤的情況，無法做到管理方式的科學化，相關管理機構工作效率低，限制了檔案信息管理的合理化發展。

三、保證學校檔案工作規范化建設的措施分析

針對當前學校檔案管理工作規范化建設過程中存在的問題，需要管理者從實踐出發，了解檔案管理涉及的方面，從多個方面入手，將規范化管理體系落實到實處，達到保證檔案管理工作有序進行的目的[4]。以下將對促進學校檔案工作規范化建設的措施進行分析。

（一）制定規范的管理制度

由于學校檔案管理涉及到多個方面，包括：日常文書、業務檔案及電子檔案等方面，為了保證檔案的規范化管理，需要建立規范化的管理制度。在《檔案法》中在對檔案信息有嚴格的規定，需要按照學校的實際發展情況，制定切實可行的規范管理制度，從檔案的內容、收集到整理階段需要以制度體系為根本依據，將管理程序具體化，按照程序要求將管理方式落實到實處。在檔案收集過程中，需要完善上級文件和材料，保證操作流程的規范化。有價值的文檔傳閱完畢后，需要將原文件進行保存，及時歸檔，便于日后查詢。檔案管理的每一項內容都需要按照制度體系的要求進行，保證檔案收集及歸檔工作的有序進行。

（二）提升管理人員的素質

針對當前學校檔案管理人員素質差的情況，需要根據實際情況，提升檔案管理管理（刪除）人員的綜合素質。管理人員的綜合素質會直接影響學校檔案規范化管理程序。因此需要針對實際情況，加強檔案隊伍建設，提升檔案管理人員的綜合素質。首先學校需要積極引進高素質管理人才，通過制度改革，建立完善的競爭管理機制，應用優勝劣汰的管理方式，提升工作人員的責任心。其次需要建立健全現有的人事制度，安排不同的管理人員擔任不同的職位，克服工作中存在的問題，保證檔案管理工作的有序進行。在管理人員進入工作崗位之前，需要進行適當的培訓，讓工作人員掌握相關管理要點，在工作中明確管理重點，提升自身工作責任感，增強檔案部門管理工作的縝密性[5]。

（三）明確檔案收集范圍

針對當前學校檔案管理工作中存在的問題，需要從管理實際出發，明確檔案的收集及管理范圍，發揮檔案管理的實踐作用。首先需要按照科學分類的原則，對信息類檔案進行計算機錄入的形式進行收集，對音頻及視頻類檔案需要進行刻錄的形式進行收集整理。文書檔案主要是是指學校行政管理方面的材料，包含的內容比較豐富，涵蓋面廣，因此需要在實踐中明確收集范圍，便于統一進行管理。其次需要注重教學檔案的管理，明確不同科目的教案要求，保證教學檔案的真實性、完整性，由于教學檔案關系到教學活動的有效性和真實性，在教學活動中有重要的影響。科技檔案是指學校基建項目涉及到的教學設備、儀器及科研成果，檔案管理中涉及到錦旗、獎杯、紀念品等物品，需要對其進行歸檔整理。

（四）進行信息化管理

規范化管理是以制度為管理基礎，為了滿足學校檔案管理規范化的發展需求，需要以信息化管理技術為標準。當前檔案信息資源開發與建設受到越來越多人的重視，由于學校檔案內容比較豐富，需要以信息技術為發展依據，實現檔案管理的科學管理。學校需要引進先進的管理技術，對冗雜的檔案資料進行有序管理。在信息技術的帶動下，可自動對所有資料進行歸納整理，使學校的檔案工作跟上辦公自動化水平。檔案管理人員需要對檔案信息進行電子化、數字化的控制，及時準確的提供信息，最大限度的運用信息，為學校教學及科研項目服務[6]。

四、學校檔案工作規范化管理的未來展望

在學校檔案工作管理中，需要對現有的管理體系進行分析，對存在的問題進行分析，保證檔案信息的技術化管理。以下將對學校檔案工作規范化管理的未來展望進行分析。

（一）明確管理重點

基于當前檔案管理工作存在的問題，除了采取恰當的措施解決問題以外，需要學校給予更多的重視，對現有的檔案信息進行歸納總結，保證信息管理方式符合當前管理需要，促進檔案信息管理的有序進行。

（二）加強指導服務

基于當前檔案管理人員素質差、能力水平有限的情況，除了進行適當的培訓以外，需要加強指導，主動提供服務。按照固定的目標考核標準對檔案管理進行有效的評定，其次需要依法管理，嚴格貫徹國家的相關法律體系，開展檔案行政執法檢查，保證學校檔案工作實現標準化和制度化管理[7]。

五、結束語

針對當前學校檔案管理存在的問題，需要從當前管理情況入手，以規范化管理體系為目標。管理人員需要從自身出發，增強自身工作責任感，在思想上有統一的認識，全力配合檔案管理工作的有效進行。學校需要對檔案管理工作給予一定的重視，制定嚴格的制度管理體系，對所有的信息從收集、整理到歸檔整理階段都進行嚴格的審核，保證檔案管理工作朝著規范化、制度化的方向進行。

【參考文獻】

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[6]劉林青.淺談學校檔案工作的規范化、科學化、制度化[J].文科教學，2013（01）：290-294.

[7]許慧珍基于集成的高等學校檔案信息管理與服務研究[D].浙江大學，2013（10）：80-84.