像搞生產(chǎn)一樣提高管理活動(dòng)的速度

最常被用來(lái)提升經(jīng)理人產(chǎn)出（即他的“產(chǎn)出除以時(shí)間”）的方法是時(shí)間管理。所有的管理顧問(wèn)都會(huì)告訴你，提高生產(chǎn)力的方法是：一件事不要做兩次，只開(kāi)“站著開(kāi)”的會(huì)（因此不會(huì)開(kāi)太長(zhǎng)），然后把辦公桌挪到背對(duì)門(mén)口的位置（因此減少干擾）。這些時(shí)間管理的技巧，都可以通過(guò)應(yīng)用生產(chǎn)管理原則而更臻完美：

1. 找出限制步驟。有一些活動(dòng)對(duì)經(jīng)理人而言是非做不可的，在日程中一定要排進(jìn)去。對(duì)我而言為培訓(xùn)員工講課便是一項(xiàng)。我知道什么時(shí)間該來(lái)授課，也知道授課前必須有所準(zhǔn)備。這個(gè)時(shí)間沒(méi)什么好商量的，因?yàn)橛?00個(gè)新進(jìn)員工到時(shí)會(huì)坐在那里等我上課。因此，我必須將這次課當(dāng)作限制步驟，并以其為主來(lái)作規(guī)劃。簡(jiǎn)而言之，如果我們能找出哪些事動(dòng)彈不得，再將其他活動(dòng)繞著這些重要性高的事來(lái)規(guī)劃，我們的工作就會(huì)更有效率。

2. 類似工作集中在一起做。所有的制造作業(yè)都需要一定的裝配準(zhǔn)備時(shí)間，同樣，要讓管理工作進(jìn)行順暢且有效率，我們?cè)谶M(jìn)行一堆類似的工作之前，也需要一些準(zhǔn)備時(shí)間。而減少“準(zhǔn)備時(shí)間”的例子，在經(jīng)理人的工作中有很多。比如，一旦我們找好了培訓(xùn)課用的圖表，如果能將其運(yùn)用在其他的課程或是會(huì)議中，很明顯地，我們便提高了生產(chǎn)力。類似的情況，如果有個(gè)經(jīng)理手上有一堆報(bào)告等著他看，或是有一堆業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估等著他審核，他就最好空出一段時(shí)間，心無(wú)旁騖地逐件閱讀，如此，他在“思考活動(dòng)”上的準(zhǔn)備時(shí)間便能減少。

3. 安排好你的日程表。工廠和修理廠的運(yùn)作有何不同之處？后者通常是對(duì)有時(shí)才登門(mén)的顧客提供服務(wù)，一件事情處理完后再處理下一件；而工廠則通常靠預(yù)測(cè)。以我的經(jīng)驗(yàn)，管理工作中的大部分也可以靠預(yù)測(cè)。因此，為了避免現(xiàn)實(shí)生活中管理工作的瑣碎感覺(jué)，將你的計(jì)劃按照你所能預(yù)測(cè)的部分來(lái)擬訂是事半功倍的。這其實(shí)和有效率地運(yùn)作一個(gè)工廠的概念相同。而什么是經(jīng)理人預(yù)測(cè)、借助的媒介？答案非常簡(jiǎn)單——他的日程表。

多數(shù)人只是把日程表當(dāng)成儲(chǔ)存“該做什么事”的倉(cāng)庫(kù)：有人扔過(guò)來(lái)一件事，告訴一位經(jīng)理某日某時(shí)該做什么事、該開(kāi)什么會(huì)，然后這些事情就馬上顯現(xiàn)在他的日程表中。這樣現(xiàn)在是非常被動(dòng)。為了能對(duì)時(shí)間有更好的掌握，經(jīng)理人應(yīng)將日程表當(dāng)成規(guī)劃生產(chǎn)流程的工具。主動(dòng)地找出限制步驟，然后再將其他較不重要的活動(dòng)安插進(jìn)去。

在把日程表當(dāng)成生產(chǎn)計(jì)劃工具之前，你必須明確兩點(diǎn)：首先，你必須活用日程表。在排定了“一定要在某個(gè)時(shí)間做”的事情后，再讓“很重要但時(shí)間上較有彈性”的事項(xiàng)插進(jìn)空隙。其次，對(duì)于超過(guò)你工作負(fù)荷的事，你必須說(shuō)“不”！在一發(fā)現(xiàn)某事做不了時(shí)就說(shuō)“不”是很重要的。因?yàn)槿绻憬酉铝艘患露胶髞?lái)沒(méi)法交差，其結(jié)果還是與一開(kāi)始就說(shuō)“不”一樣，甚至更糟。

我們甚至可以應(yīng)用“彈性空間”的生產(chǎn)準(zhǔn)則——不要把你的日程表排得太緊湊。高速公路的工程師在設(shè)計(jì)時(shí)，便知道每段道路最大的車(chē)流量是多少。雖然少點(diǎn)車(chē)在路上跑好像沒(méi)有發(fā)揮其最大功效，但是如果這段高速公路因此便按照現(xiàn)今的車(chē)流量設(shè)計(jì)，那么以后這段路一旦繁忙起來(lái)，整條路就會(huì)變成停車(chē)場(chǎng)。現(xiàn)在我們?cè)诟咚俟房诘脑训捞幩吹降男盘?hào)，便是一個(gè)亡羊補(bǔ)牢的方法，以控制高速公路上的車(chē)流量。這種做法同樣能應(yīng)用在管理工作上。

千萬(wàn)記住，你的時(shí)間有限，在接下一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，你同樣也拒絕了另外一件事。

4. 建立指標(biāo)。生產(chǎn)線上的人信賴他們所建立的指標(biāo)，如果生產(chǎn)線已經(jīng)達(dá)到其最大的負(fù)荷量，他們便不會(huì)再輸進(jìn)任何原料。如果他們硬是蠻干，便會(huì)產(chǎn)生問(wèn)題。所以他們一開(kāi)始就會(huì)對(duì)原料的輸入進(jìn)行控制，以免讓整個(gè)系統(tǒng)超載。

辦公室的中層或其他經(jīng)理人可能會(huì)因?yàn)檎也坏截?fù)荷量的指標(biāo)，或是覺(jué)得指標(biāo)的可信度太低，而覺(jué)得這個(gè)原則難以應(yīng)用。但其實(shí)該花多少時(shí)間讀一封信，或是寫(xiě)一篇報(bào)告，或是和同事開(kāi)會(huì)，即使你沒(méi)有精確的答案，心里也總會(huì)有個(gè)底。你應(yīng)該應(yīng)用這方面練就的直覺(jué)來(lái)規(guī)劃你的工作。

5. 存貨法。這里提到的“存貨”的運(yùn)用，幾乎和在生產(chǎn)管理中提到的正相反。一個(gè)經(jīng)理人必須要有一些“項(xiàng)目”的存貨。不要把此存貨和早餐店里的生雞蛋混為一談。因?yàn)閺N房里的蛋放久了會(huì)變臭變壞，而我這里指的項(xiàng)目的存貨，是那些你并不急著完成的項(xiàng)目，像是一些用來(lái)提高部門(mén)長(zhǎng)期生產(chǎn)力的項(xiàng)目。如果沒(méi)有這種項(xiàng)目的存貨，這個(gè)經(jīng)理人可能一有空當(dāng)，就想去干涉下屬的工作。

6. 標(biāo)準(zhǔn)化。如我們所知，生產(chǎn)的流程一旦設(shè)定，或經(jīng)過(guò)以往的試驗(yàn)發(fā)現(xiàn)有效率后，便不會(huì)任意改變。但在經(jīng)理人身上，你總能發(fā)現(xiàn)他們經(jīng)常換招處理同樣的事情。我們應(yīng)該設(shè)法讓處理相同事情的方法更趨一致。當(dāng)然，我們也不要因此而扼殺了思考的空間。在建立標(biāo)準(zhǔn)化的行事程序的同時(shí)，我們應(yīng)該繼續(xù)因時(shí)制宜地想想有沒(méi)有更好的方法。