我國(guó)檔案數(shù)字化存在的問題與對(duì)策研究

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理逐已經(jīng)全面走入數(shù)字化，然而目前我國(guó)的檔案數(shù)字化建設(shè)還存在一些問題，文章對(duì)檔案數(shù)字化的界定，指導(dǎo)思想，作用以及目前存在的問題進(jìn)行了分析，并對(duì)存在的問題提出了解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；對(duì)策

中圖分類號(hào)：TP311.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2014）9-0058-02

1 檔案數(shù)字化的基本界定

檔案數(shù)字化是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字影像技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等把傳統(tǒng)載體檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字的檔案信息，以數(shù)字的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)資源共享，便于檔案利用的過程。目前，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)與傳統(tǒng)的管理與傳播方式，既實(shí)施手工管理和點(diǎn)到點(diǎn)的傳播，其覆蓋面太小，難以跟上社會(huì)化的進(jìn)程，同時(shí)，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn)，檔案數(shù)字化，對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播都具有十分重要的作用。

2 檔案數(shù)字化的指導(dǎo)思想與作用

檔案數(shù)字化的指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護(hù)館藏檔案原件完好，保證數(shù)字化檔案真實(shí)準(zhǔn)確，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。檔案數(shù)字化的原則是：遵循重要檔案數(shù)字化的價(jià)值性原則，常用檔案數(shù)字化的實(shí)用性原則、開放檔案數(shù)字化的開放性原則、堅(jiān)持檔案數(shù)字化的搶救性的原則，解密檔案數(shù)字化的及時(shí)性原則，目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時(shí)效性原則，檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)、多媒體、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用，信息技術(shù)已經(jīng)逐步滲透到各個(gè)領(lǐng)域，檔案工作也不例外。檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值與作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，無(wú)紙化辦公成為主流趨勢(shì)。由此產(chǎn)生了大量的數(shù)字化檔案，為了提高效率，這就督促我們檔案部門要由傳統(tǒng)的手工管理上升為數(shù)字化管理1。二是開發(fā)和利用檔案信息的基礎(chǔ)。檔案中包含了大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等原始憑據(jù)，是最真實(shí)、最可靠、最具有說服力的歷史記錄，同時(shí)也是國(guó)家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的價(jià)值。參照這些檔案，機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人可以快速、準(zhǔn)確、及時(shí)的作出重大決策。隨著人民群眾對(duì)檔案信息的需求不斷增加，人們也開始關(guān)注檔案信息的時(shí)效性和便捷性。三是提高我國(guó)的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的有力手段2。數(shù)字化管理是在舊檔案管理模式上的創(chuàng)新，是參與競(jìng)爭(zhēng)的有力武器，是我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的具體體現(xiàn)。不但可以提高管理的效率，更包含有多種語(yǔ)言、文字和文化，這些都為我國(guó)在國(guó)際環(huán)境下的發(fā)展，提供了必要的基礎(chǔ)條件。四是還可以加強(qiáng)科學(xué)研究、普及知識(shí)的力度檔案數(shù)字化可以為科學(xué)研究提供更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)和依據(jù)，方便使用者的搜索引用。同時(shí)它也能滿足我國(guó)教育方面的需要，對(duì)提升人民的整體素質(zhì)、對(duì)我國(guó)的科技興國(guó)的戰(zhàn)略方針有重要意義。五是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，提升檔案管理工作的社會(huì)影響力。

檔案的數(shù)字化管理適應(yīng)了信息時(shí)代的檔案利用需求，不再受“孤本”的限制，無(wú)論資源信息怎樣被重復(fù)利用，也不會(huì)產(chǎn)生損壞。時(shí)間也不再是限制，利用者可以隨時(shí)使用自己需要的文件，充分提升了其利用率。還能充實(shí)各個(gè)檔案館的內(nèi)容，解決了信息資源貧乏、，信息加工深度不夠，指引性、實(shí)質(zhì)性信息少等通病，在相當(dāng)大的程度上實(shí)現(xiàn)了資源共享，檔案事業(yè)的飛速發(fā)展也提高了其在社會(huì)活動(dòng)中的地位。

3 我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題及解決對(duì)策

檔案數(shù)字化工作，不是簡(jiǎn)單的檔案掃描轉(zhuǎn)化問題，而是一項(xiàng)周期長(zhǎng)、任務(wù)量大、操作復(fù)雜的系統(tǒng)工程。由于沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)可借鑒，在實(shí)施過程中，不可避免的遇到一些矛盾和問題。從實(shí)際出發(fā)，需要解決以下問題。

3.1 要科學(xué)確定檔案數(shù)字化的范圍

由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇?cái)力，因此首先要考慮對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的鑒定，沒必要也不可能對(duì)全部館藏檔案都進(jìn)行數(shù)字化處理，因?yàn)轲^藏檔案中真正具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值、且利用率很高的數(shù)量是有限的3。因此，檔案部門要組織力量加大對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的鑒定力度，對(duì)館藏檔案中保管期限為長(zhǎng)期或永久的、并且利用率較高的、利用能產(chǎn)生廣泛的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，而對(duì)那些利用價(jià)值不是很廣泛、利用率不高的檔案暫時(shí)不用考慮，從而保證數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用的效益。其次，不能急于求成，要根據(jù)實(shí)際情況，以點(diǎn)帶面、循序漸進(jìn)的進(jìn)行。

3.2 要增強(qiáng)數(shù)字化檔案信息的組織建設(shè)

面對(duì)如此龐大的數(shù)字化信息資源，單單靠一個(gè)組織或檔案部門的努力是行不通的，也不可能很好的完成這項(xiàng)工作，這就要求相關(guān)的各部門做好組織協(xié)調(diào)、分工合作，對(duì)信息資源進(jìn)行分析、篩選、研究和綜合整理，避免重復(fù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。

3.3 要重視檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化研究，制定出標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)形式是檔案數(shù)字化管理的重要手段。缺少統(tǒng)一的規(guī)范，就會(huì)嚴(yán)重制約數(shù)字化的進(jìn)程，達(dá)不到流通和交換的功能，也實(shí)現(xiàn)不了資源的共享。從目前看，檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還處在簡(jiǎn)單、孤立、單個(gè)的狀態(tài)，還沒有形成完整的體系，在軟件開發(fā)、流程管理、數(shù)據(jù)管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)還很不完善嗎，還需要加強(qiáng)研究。

3.4 要有技術(shù)方面的支持及培養(yǎng)一批專業(yè)的技術(shù)人員

檔案的數(shù)字化建設(shè)對(duì)硬件、軟件都提出了更高的要求。計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件配置低，影響數(shù)字化的質(zhì)量和速度；軟件的功能越強(qiáng)大，操作越簡(jiǎn)便，質(zhì)量就越有保證，效率就會(huì)大大地增加。相應(yīng)的，檔案從業(yè)人員也需要不斷的調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)和掌握檔案數(shù)字化工作崗位應(yīng)該具備的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，這就對(duì)檔案工作者的素質(zhì)水平提出了更高的要求。

3.5 要切實(shí)保證檔案數(shù)字化工作的安全

一方面，有些檔案記載了一些涉及黨和國(guó)家重大政治、軍事、外交、經(jīng)濟(jì)和尖端科學(xué)技術(shù)等方面的信息，具要高度的保密性，數(shù)字化的過程中，要保證不列入數(shù)字化的范圍之內(nèi)，同時(shí)還要采取嚴(yán)格的措施保護(hù)好這些檔案。另一方面，要正確處理好著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)及隱私權(quán)的問題，這樣才能保證檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。要保證檔案原件的安全，不能因?yàn)樵跀?shù)字化過程中，對(duì)原有檔案進(jìn)行拆卷掃描、音像處理，就造成原件的污染、破損以及失竊等無(wú)法挽回的損失。加強(qiáng)數(shù)字化的管理，防止遭到人為的破壞（如黑客）、計(jì)算機(jī)病毒侵害或刪除等操作。避免因軟硬件故障、存儲(chǔ)設(shè)備（載體）損壞或被盜、數(shù)據(jù)遷移等因素造成數(shù)字化檔案信息的丟失。

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