高校二級(jí)學(xué)院辦公室人員素質(zhì)探討

摘 要：高校二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院工作順利開展和進(jìn)行的重要保障，辦公室既是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，又是全院師生的服務(wù)機(jī)構(gòu)，在學(xué)校的整個(gè)運(yùn)作中占據(jù)著關(guān)鍵的地位。提高二級(jí)學(xué)院辦公室人員的素質(zhì)和效率有著重要的作用和意義。本文首先明確了高校二級(jí)學(xué)院辦公室人員的基本職責(zé)，進(jìn)一步闡述了對(duì)辦公室人員的素質(zhì)要求，最后重點(diǎn)提出了提升辦公室人員素質(zhì)的途徑和方法。

關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院； 辦公室； 人員素質(zhì)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-3315（2014）08-143-001

隨著教育改革和科教興國(guó)的深入進(jìn)行，高校的發(fā)展模式也正在經(jīng)歷著翻天覆地的變化。二級(jí)學(xué)院的辦公室作為高校不可缺失的管理機(jī)構(gòu)和綜合性服務(wù)的部門，肩負(fù)著重要的職責(zé)，它是對(duì)外展示校園風(fēng)采的窗口和對(duì)內(nèi)提供服務(wù)的平臺(tái)，是“上傳下達(dá)”的聯(lián)絡(luò)樞紐，承擔(dān)著協(xié)調(diào)溝通的責(zé)任，因此就對(duì)辦公室人員的素質(zhì)提出了更高的要求。本文總結(jié)了高校二級(jí)學(xué)院辦公室人員的職責(zé)和素質(zhì)要求，并對(duì)提升人員素質(zhì)提出了指導(dǎo)性建議。

一、高校二級(jí)學(xué)院辦公室人員的職責(zé)

1.輔助與協(xié)調(diào)的職責(zé)

辦公室工作主要以“輔助”為核心，以“協(xié)調(diào)”為職能。首先，輔助性決定了辦公室工作人員要理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，尊重并且服從工作上的安排，輔助工作包括對(duì)各種資料信息的收集、分析，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供一定的參考。但是，輔助性的工作也需要一定的創(chuàng)造性和主動(dòng)性，這樣才能體現(xiàn)出辦公室工作的價(jià)值。其次，協(xié)調(diào)性包括整個(gè)學(xué)校各個(gè)職能部門之間的關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與教師之間的關(guān)系，以及教師與學(xué)生之間的關(guān)系，工作人員要有較強(qiáng)的溝通能力，只有真正的協(xié)調(diào)好各種職能關(guān)系，才能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，提高教學(xué)的質(zhì)量。

2.服務(wù)與傳達(dá)的職責(zé)

二級(jí)學(xué)院辦公室工作的本質(zhì)是“服務(wù)”，統(tǒng)籌管理學(xué)校教學(xué)、人事、黨務(wù)、科研、行政等各項(xiàng)工作，需要極大的耐心和細(xì)心，辦公室工作人員要明確自己的職責(zé)，將各項(xiàng)工作統(tǒng)籌起來。同時(shí)，二級(jí)學(xué)院辦公室又是信息的轉(zhuǎn)化地，起著上傳下達(dá)的作用，因此說辦公室是展現(xiàn)高校素質(zhì)的另一扇窗口和服務(wù)的一個(gè)綜合平臺(tái)，基于這種工作的特殊性，辦公室人員必須要具有良好的精神風(fēng)貌，這樣才能在傳達(dá)和服務(wù)的過程中，展現(xiàn)高校的風(fēng)采。

二、高校二級(jí)學(xué)院辦公室人員素質(zhì)要求

1.良好的政治素質(zhì)

良好的政治素質(zhì)是首要和必須的條件。政治素質(zhì)能夠保證工作人員在工作中不犯政治錯(cuò)誤。第一，要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的理論知識(shí)，貫徹執(zhí)行好上級(jí)黨組織的各項(xiàng)決定。第二，培養(yǎng)高度的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)。辦公室工作人員處于重要的地位，責(zé)任心是完成各項(xiàng)工作的保障，服務(wù)意識(shí)是做好工作的必要條件。

2.深厚的文化修養(yǎng)

辦公室人員面對(duì)的人、事較多而且較雜，在處理事件上需要一定的知識(shí)內(nèi)涵，因此，辦公室人員一定要具備較高的文化修養(yǎng)。文化修養(yǎng)主要體現(xiàn)在等人接物和工作過程中。在與人的溝通中，對(duì)人要誠(chéng)懇謙虛、大方熱情，較好的文字表達(dá)能力和語(yǔ)言能力是必要的；在工作過程中，要堅(jiān)持“服務(wù)”的宗旨，通過認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度展現(xiàn)出獨(dú)特的人格魅力，從而增加工作的主動(dòng)性和積極性。

3.精通的業(yè)務(wù)能力

業(yè)務(wù)能力主要包括輔助能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力、開拓創(chuàng)新的能力，這是由辦公室工作的職責(zé)所決定的。要堅(jiān)決落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的方針政策，并且能夠按照要求提出可行性的方案，溝通的過程中要把握其中的厲害關(guān)系，以高校的利益為主，營(yíng)造良好的工作環(huán)境和氛圍。除此之外，現(xiàn)代化的辦公主要以網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)為主，因此業(yè)務(wù)能力還要求工作人員熟練的掌握辦公設(shè)備和一定的計(jì)算機(jī)技能。

三、高校二級(jí)學(xué)院辦公室人員素質(zhì)培養(yǎng)

1.明確服務(wù)定位，轉(zhuǎn)化員工思想

長(zhǎng)期以來，工作人員在對(duì)辦公室的職責(zé)和任務(wù)上存在一定的偏見和輕視，只將辦公室工作看成了平常的事務(wù)性工作，二級(jí)學(xué)院有必要明確辦公室工作人員的職責(zé)，進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)的意識(shí)，從根本上轉(zhuǎn)化員工對(duì)于辦公室工作的看法，真正的讓員工明白其重要的作用和意義。

2.完善管理制度，實(shí)行激勵(lì)措施

制度化的管理能夠避免很多不必要的問題，結(jié)合學(xué)院的特點(diǎn)和工作人員的實(shí)際情況，制定一套完整的管理制度，例如資料整理原則、內(nèi)部管理體系、財(cái)務(wù)管理制度等，通過制度化的管理，使工作人員有法可依，能夠加強(qiáng)單位的凝聚力。激勵(lì)措施能夠?qū)T工起到一個(gè)引導(dǎo)作用，樹立榜樣的形象，從而使每一個(gè)員工主動(dòng)地爭(zhēng)先爭(zhēng)優(yōu)，凸顯出辦公室團(tuán)結(jié)向上、奮斗努力的氛圍。

3.定期舉行講座，提升工作效率

現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，知識(shí)更新的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們的想象，因此辦公室人員的知識(shí)體系和認(rèn)知能力也有必要進(jìn)行更新。通過定期舉行的知識(shí)講座，提高員工的業(yè)務(wù)能力和工作水平，不定期的送員工參加培訓(xùn)，包括服務(wù)能力培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)等，各種切實(shí)有效的方法能夠真正的帶動(dòng)辦公室工作人員素質(zhì)的提升，從而能夠有效的提高工作的效率。

現(xiàn)代教學(xué)管理理念與傳統(tǒng)的學(xué)校管理發(fā)生了本質(zhì)的變化，而高校二級(jí)學(xué)院作為重要的管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)該具備與時(shí)俱進(jìn)的能力，在時(shí)代的變革中掌握發(fā)展的脈搏，改變服務(wù)態(tài)度，轉(zhuǎn)化正確的服務(wù)理念，樹立現(xiàn)代管理的意識(shí)，重塑自身的品德修行，真正的提高自身的政治素質(zhì)和文化修養(yǎng)，只有這樣，才能保證學(xué)校事業(yè)健康快速的發(fā)展。

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