使用Word撰寫科技文獻的準備工作

【摘要】科技文獻的撰寫，是Word軟件的重要功能之一。介紹科技文獻的分類，并介紹不同科技文獻的結構。為了撰寫科技文獻，需要完成必要的準備工作。這些工作包括素材的采集，文字的錄入和Word環境的準備等。本文也將詳細介紹這些操作。

【關鍵詞】Word 科技文獻 準備工作

1、科技文獻的分類和結構

一般的科技文獻分為學位論文的期刊論文。其中期刊論文篇幅較小，格式比較簡單，且隨不同期刊有不同要求。學位論文格式相對固定，且比較復雜。

期刊論文一般由標題、作者、摘要、正文、參考文獻等幾部分構成，其中正文一般為四段式，包括介紹、方法與材料、結果與討論、結論。一般的一篇標準的學位論文由如下十一部分構成：封面、扉頁、獨創性聲明和學位論文使用授權說明、中文摘要、英文摘要、目錄、正文、參考文獻、發表論文和參加科研情況說明、附錄、致謝。其中最前面三部分一般由學位授予單位統一印制，然后由論文書寫者、責任者填寫。因此不做討論。

2、論文正文的撰寫的準備工作

期刊論文的基礎是研究過程，包括離異、實驗、結果等。學位論文的基礎是畢業設計，論文中所有的文字、數據均來自于此，因此應該首先根據要求，完成實驗或者設計，認真記錄實驗過程、數據等，為論文的書寫準備好素材。

期刊論文一般在5000字以下，個別綜述可達10000字。學位論文一般的學士學位論文大于20000字，碩士學位論文大于30000字，博士學位論文大于50000字。其中不包括程序代碼等畢業設計的具體內容，如有需要，原則上不應簡單的羅列。一般的，在書寫論文之前要準備好30%以上的文字材料。

2.1、文字輸入

文字輸入是論文撰寫的基本工作。所有字處理軟件都可以輸入文字。除此之外，還可以使用照相與OCR、手機軟件等方式。Windows中提供的漢字輸入軟件有記事本、寫字板、Word、WPS等。在這一部分中我們只關心文字的輸入，不關心格式、圖形、表格等操作，因此使用以上任何軟件可以輸入文字。

Windows系統中常見的字處理軟件按照功能從簡到繁見為：記事本：僅支持txt文件，不包含格式；寫字板：包含以上功能，能處理部分格式包括表格、圖形等。支持txt、rtf，部分doc文件；Word：包含以上功能，支持上面全部文件格式。

一般使用拼音輸入法和字型輸入法，拼音輸入又分為普通拼音（智能ABC、智能全拼等）和快速拼音（谷歌拼音、搜狗拼音等）。字形輸入則有五筆字型、表形碼等。Windows中，絕大多數軟件輸入文字不需要按回車換行，因此“回車”鍵對應的操作就變成了“新建段落”。隨著技術進步目前的拼音輸入法都能滿足日常工作的需要，因此一般不提倡學習其他的輸入法。

OCR即光學字符識別，可以將圖形轉換為文字。這樣，就可以將印刷品經過掃描、照相等方式先存儲為圖片，然后再使用OCR軟件轉換為文字。我們可以使用掃描儀、照相機、手機（因為分辨率低效果往往不好）、大多數科技文獻閱讀器（例如維普瀏覽器、超星電子圖書等）等獲取圖片。

這里以超星數字圖書館為例，講解一般的OCR軟件的使用方法。首先運行超星數字圖書館。打開書籍：確保你的超星閱讀器帶有字符識別按鈕。單擊這個按鈕。拖動鼠標選擇想要識別的文字，超星給出識別結果。

值得注意的是，字符識別是一項高級的人工智能活動，計算機產生的結果不可能完全正確，因此要進一步編輯文字。其他的OCR軟件基本操作與類似，一次OCR一般經過如下三個步驟才能得到文字：1、打開圖片文件；2、OCR；3、編輯文字。

2.2、準備Word軟件

因為在所有字處理軟件中，Word功能最為強大，因此Word從此開始我們使用Word進行文檔操作。一般的將Word軟件分為三代，Office95和之前的Word最為初級。Word97到Word2003是現在最常用的字處理軟件，因為從Word97到Word2003，微軟公司僅僅改變了軟件的外觀，而本質上沒有重大的變換，所以此處Word是不分版本的。如果有事關操作結果的重要的不同之處，則會專門提示。而Word2007因為微軟公司的.net平臺的發布，發生了重大變化。因為Word2007目前還不流行，且同之前的版本兼容性也存在問題，本書將不做介紹。

Office系列軟件一般有9個菜單，其中有固定意義的如下：文件：關于文件整體操作；編輯：文件內容的操作；視圖：改變文件的顯示方式，不改變文檔內容；插入：向文檔中插入難以輸入的內容，例如特殊符號、圖片、聲音等；格式：修改文檔內容的格式，分為文字、段落、節和全文格式等。Office系列軟件的特有功能一般是第7個菜單：Word是表格：用于制作表格；Excel是數據/圖表：用于數據統計、圖表制作；PowerPoint是幻燈片放映：用于進行幻燈放映和相關控制。讀者在學習的時候應該從上面三個菜單中著重學習，而其他內容可以舉一反三。

要開始使用Word編輯文檔，首先要完成如下設置：首先將Word置于頁面方式；顯示完整的工具欄和菜單，最好顯示出常用、格式和繪圖三個工具欄；設置好頁面格式，也就是紙張大小、橫豎等。

①將Word置于頁面方式：使用視圖菜單的頁面命令。頁面視圖是Word最常用的視圖，因為只有這一種視圖是\"所見即所得\"。另外我們在使用Word時，還常用到普通視圖。

②顯示完整的工具欄和菜單：使用工具菜單中的自定義命令，在Word2000和以前版本中，將前兩個復選按鈕清除，2003及以后版本中，選擇前兩個復選按鈕。顯示出常用、格式和繪圖三個工具欄：使用視圖菜單，工具欄子菜單顯示工具欄。

③設置好頁面格式：使用文件菜單的頁面設置對話框。在此主要設置頁邊距和紙型兩個選項卡。一般的論文要求：紙張為A4（210mm*297mm），每行打印字數32-34字每頁打印行數29-31行，其他參數不需要改變。根據論文篇幅，決定單面或者雙面打印。

在準備工作中，最后需要說明的是：Word的格式分為全文格式、節格式、段落格式和文字格式四個層次。頁面設置的操作是全文格式，因此在文件菜單中完成。在開始編輯文檔前，我們只需關心這一類格式。如同真的書寫要先準備好紙，在使用Word編輯文檔前，必須要設置和好頁面格式。