創建服務型辦公室的思路與方法

[摘 要]：辦公室是企業和單位中的綜合辦事部門，在系統中處于承上啟下、協調左右、聯系內外的特殊位置，具有輔助決策、處理事務、提供服務以及公關交際的功能，是企業和單位的“窗口”。科學在進步，時代在發展，進入二十一世紀之后，辦公室的職能也隨之發生了顯著變化，地位日益受到嚴峻挑戰。“服務型政府”概念的提出為辦公室工作改革帶來了啟示，作為社會經濟建設基層組織里的小單元，服務型辦公室的創建具有十分重要的現實意義和戰略意義。

[關鍵詞]：服務型辦公室 精細化管理

隨著時代的發展，社會本位、公民本位思想日益深入人心，在科學發展觀理念的指導下，我黨提出轉變政府職能，大力建設服務型政府的英明決策，各機關單位紛紛效仿，積極創建服務型辦公室，以提升自身工作的競爭力，推動企業和單位的精細化管理。本文從服務型辦公室的要求與準則、管理目標，辦公室干部以及辦公室工作的創新等方面展開探討，以期對加快辦公室改革、創建服務型辦公室進程有所裨益。

一、服務型辦公室的要求與準則

服務型辦公室是一種全新的管理路徑，它的提出并非偶然，而是市場經濟規律的必然，是符合社會發展的結果。對于一個部門而言，衡量其價值與地位的，從來不在乎其外在形式，而在于其實際執行力。為了接受市場經濟的挑戰，使自身更好地滿足各方面需求，辦公室一馬當先，不斷調整、完善，努力向服務型辦公室轉變。

服務型辦公室的要求與準則是：①規范化。辦公室工作的規范化既包括操作規范，還包括程序規范、文件規范等，要求一切活動必須嚴格遵守相關管理條例，將規范化管理寓于服務之中，從而為企業和單位的發展創造良好的競爭環境，為各機構、各部門提供完善的公共服務。②信息化。電子辦公室是信息化時代的產物，也是服務型辦公室的一大特色，電子信息數據庫、檔案庫等技術平臺的搭建與使用，大大提高了辦事效率。③透明化。區別于傳統行政辦公室，透明化的提出旨在徹底根除以往辦公室工作流程中的某些“暗箱”操作，使辦公室工作真正發生在員工的監督之下。④創新化。服務型辦公室的創建本身就是一種形式上的創新，但要將其效果落到實處，還必須關注細節，加強機制創新。只有創新，才能真正激發辦公室的活力，才能使之具備現代社會的競爭精神和效率意識。從管理制度層面著手改革，不僅能夠促使辦公室自身獲得重生，借助辦公室地位的特殊性，還能夠帶動整個企業和單位的改革。

二、服務型辦公室需實現的基礎管理目標

（一）運行有序。有序是確保工作質量和工作效率的基本前提，辦公室自上而下都應強化時間觀念、程序意識，從服務角度出發，創造性地將工作內容與現代管理方法有機結合起來，形成交流互動、和諧高效的運行機制。

（二）文件簡明。當今社會是“快餐時代”，一切活動皆講究高效、快捷。文件是辦公室工作的重要載體，從辦公室人員的文風之中，就得以窺見其工作作風。服務型辦公室強調“服務”二字，一切活動以他人的感受和需要為第一位，長篇大論的文章顯然不符合現代企業管理的要求，“用最簡潔的文字，表述最清晰的內容”，應該是每一個辦公室人的自我要求，也是加強自身執行力的有效鍛煉。

（三）服務周到。在系統中，辦公室的工作最為細碎繁瑣，具有極強的服務性。辦公室的服務對象上至集團領導、下至普通員工、基層組織，還包括與企業打交道的其他單位、媒體等，服務周到，要求將辦公室的服務性落實到方方面面、細枝末節，盡可能使各方面都滿意，是服務型辦公室建設的目標。

（四）管理規范。辦公室工作的綜合性、行政性較強，稍有不慎，極易出現工作疏漏的情況，甚至可能帶來嚴重后果。有條不紊、協調運轉的運行機制需要以嚴格的規章制度作為依托，只有將辦公室工作規范條理化、制度化，使之與績效獎金相掛鉤，才能真正實現精細化管理。

（五）信息及時。在企業和單位中，辦公室相當于一個信息交通樞紐，承擔著政策決策上傳下達、信息資料搜集、整合與處理的重要責任。當今社會，信息幾乎以大爆炸式的速度更新換代，信息對于企業的運營、發展起著重要的導向作用。及時掌握信息，迅速對信息作出反應，是服務型辦公室必備的素質。進一步拓寬信息整合渠道，能夠迅速篩選出有價值的信息并且為我所用，促進企業發展。

（六）督辦有效。在大多數單位和企業中，辦公室還分擔著企業宣傳與黨政工作的任務，因此，高效的督辦是服務型辦公室的重要目標。秉著層層負責、實事求是、追求實效、嚴守秘密等原則，按照相關工作程序，建立形成多級監督管理體系，做到“交必辦、辦必果、果必報”。

三、服務型辦公室干部隊伍必須牢固樹立“三種意識”

（一）大局意識。辦公室的特殊性決定了辦公室干部人員必須常懷有大局意識、全局觀念。必須站在單位長遠發展的戰略高度，在主與次、進與退、眼前與長遠之間把握好分寸。這不僅是工作職責的內在要求，也是辦公室干部素質與能力的集中反映。牢固樹立大局意識，要求辦公室干部將“小我”置身于大環境之中，加強工作的主動性、能動性和創造性，利用辦公室資源，廣泛收集資料，研究行業最新動態，只有在充分了解生產第一線、基層組織的工作情況之后，才能為領導決策提供更準確、有力的參考，才能真正發揮自身價值。

（二）學習意識。常言道，“活到老，學到老。”講的就是學習的持續性、重要性。在當今社會，終身學習更是每一個社會成員必須具備的一種能力。辦公室工作雖然看起來具有較大的封閉性，但就其工作內容來看，卻時刻與外界社會發生著聯系，辦公室干部只有緊跟時代步伐，不斷在工作中、工作之余主動學習，更新知識結構、拓寬知識面，開拓自我視野，不斷完善各種技能知識，才能在日新月異的變化面前處變不驚，以不變應萬變。只有辦公室干部自身的思想境界上升了，才能開創辦公室工作新局面。

（三）服務意識。服務型辦公室最大的亮點在于服務，服務是新型辦公室一切工作的出發點和落腳點。這要求辦公室干部能夠將自身放置到與基層組織同等位置，想對方之所想，急對方之所急，將心比心、設身處地為對方考慮。一名優秀的辦公室干部，必須是一個負責內部事務的管理員，是一個上傳下達的信息員，是一個正確處理基層上訪、領導下訪的接待員，是一個會想辦法、想好辦法的參謀員，是一個宣傳單位和企業形象的通訊員。

四、結束語

要創建服務型辦公室，辦公室工作人員必須緊握日常工作的每一個契機，積極主動地學習，不斷完善自身知識結構，總結經驗教訓，創新工作方法。市場經濟條件下，辦公室行政工作面臨諸多挑戰和誘惑，所謂“春風大雅能容物，秋水文章不染塵”，此聯中所描述的這種寧靜淡泊的心境，應該成為新形勢下每一位辦公室工作人員的自我追求。

參考文獻：

[1]鄧紹祥.以十八大精神為指引 建設“三型”辦公室[J].辦公室業務，2013，06：22.

[2]武磊.縣區級地方服務型政府建設研究[D].華東師范大學，2011.