淺談基層房產檔案信息化建設的實施

[摘 要]：在基層房產的檔案管理過程中，加強檔案管理的信息化建設是非常有必要的，這不僅能夠極大的提升檔案管理的效率，還能夠讓檔案管理更為智能化與多元化。本文將從多方面分別談談基層房產檔案信息化建設的實施。

[關鍵詞]：基層房產 檔案 信息化 建設

一、基層房產檔案需要進行分類整理

基層房產檔案管理的前提是要做好檔案的有效收集與整理，檔案收集及分類整理工作的落實是房產檔案管理的基礎。檔案的有效收集應當注意以下幾點原則：1）對于國家規劃建設以及歷史研究具備良好參考價值，并且對于企業過往的相關活動及基本歷史面貌有良好記錄的檔案是收藏的一個要點；2）對于企業過往以來頒布的各類規章制度，以及企業需要配合上級執行相關任務的文件材料也應當作為收集重點。做好檔案的收集工作后需要進一步落實的就是檔案的分類整理，在檔案整理時應當遵循有效的方式，對于文書類檔案可以參照《歸檔文件整理規則》中的相關規定，對于這類資料要按照其年份、類型及保管期限進行歸檔。在進行分類整理時要嚴格對資料進行編號、分卷，并且要準確填寫內幕、備考表、案卷題目等相關信息，最后再編寫卷脊和封面。對于不同類型的檔案要以不同的方式進行歸納整理，這樣才能讓檔案的整理工作更清晰高效。

二、進行基層房產檔案信息的數據錄入等工作

檔案控制與管理的另一個重點就是檔案信息的數據錄入。信息化體系下的檔案信息的數據錄入通常是針對電子檔案，電子檔案的管理一方面極大的提升了檔案管理的效率，但另一方面，電子檔案管理上也存在相對的弊端。首先，針對數據的錄入過程中會存在一個檔案的原始性問題。傳統的紙質檔案對于檔案的原始性是非常容易分辨的，可以通過紙張、字跡等具有明顯個人特征的特性對于檔案的原始性加以分辨。然而，檔案錄入一旦以電子化的形式展開，這方面特性就不存在了，因此，檔案錄入人員在錄入時應當對于檔案的原始性進行有效甄別，這才能夠保證檔案的真實有效。另一方面，在檔案錄入時要充分考慮到信息的安全。基層房產企業的電子檔案是非常重要也是很機密的文件，里面存有很多很有價值的信息，很多黑客正是基于對于這一點的了解，會惡意的攻擊相關企業的網絡系統來竊取信息，一旦得逞，給企業帶來的損失往往難以估量，因此，在檔案錄入過程中對于信息的安全要有全面的考量與保障。

三、對基層房產檔案信息進行信息化控制和管理

在加強基層房產企業檔案管理信息化建設的過程中，最有效的途徑就是讓檔案管理逐漸朝著數字化的方向革新。隨著檔案管理模式的不斷更新，檔案數字化管理在很多企業中都在不斷深入，這都是檔案管理持續發展的需求的體現。檔案管理是一項專業的且工作量十分龐大的任務，想要準確而高效的讓檔案管理工作得以實施，檔案管理數字化建設是必不可少的。隨著信息化的應用在各個行業的不斷深入，其在檔案管理中能夠發揮的作用也日益凸顯，正是基于其在檔案管理方面的優越性，越來越多的基層房產企業展開了數字檔案館的建設。這不僅是檔案管理模式的一種全方位革新，也是基于知識服務的檔案管理模式的一種探索與體現。

在展開對于基層房產檔案信息進行信息化控制和管理的過程中，首先需要做的就是選取一個適合企業自身特色的信息化檔案管理系統。除了少數企業具備自身開發檔案管理信息系統的能力外，大部分企業在獲取該系統時通常會采取兩種模式：購買商品化軟件或者尋求第三方定制開發系統。對于第一種方式通常適用于業務類型較為簡單或者單一的檔案館，這種方式成本相對較低，后期在系統維護時只用聘請專業的技術人員就可以完成。但在選擇這種方式時需要企業對于購買的軟件有準確的認識及評定，只有確保其符合企業對于檔案管理的需求，并且系統自身具備良好的使用性，這樣的系統才是值得購買的。通常運行情況良好、資金較為充裕的公司都會選擇第二種方式，這種模式會根據企業自身特點以及對于檔案管理的需求為企業量身定制一套最為合適的檔案管理信息系統，這樣的系統往往針對性更強，使用性也更佳。大部分房產企業都會根據自身特點制定一套運行有效的信息化檔案管理系統，這對于推進基層房產檔案信息的信息化管理及控制是有很大幫助的。

四、對信息化基層房產檔案進行及時的修整

對信息化基層房產檔案進行及時的修整是很有必要的，這既保證了檔案信息的完整性及時效性，也能夠讓企業內的檔案信息及時得以更新。展開檔案信息的修整是需要幾個相關前提的：

首先，基層房產企業對于檔案資料的積累要不斷擴大與強化，只有積累更多有效的資源才能夠為檔案的修整更新提供素材。其次，對于檔案知識的組織以及檔案體系的構建要更加完善，這部分工作更多的是對于檔案的梳理與歸檔，只有讓這些工作更好的落實才能夠為后續的檔案管理及檔案修整提供便利。此外，要加強對于檔案知識的評價，這部分活動是對于檔案的甄別篩選，在這個過程中能夠很好的去粗存精，讓更多更有價值的資源得以留存并且發揮其作用，這正是對于檔案資料進行修整的核心任務所在。

此外，在加強檔案的信息化管理以及展開檔案修整工作時也需要從其他方面做出相應配合：首先，企業要加強對于員工的企業文化的培訓，要強化企業內員工對于信息化的檔案管理理念及全員檔案意識。其次，要深化檔案管理的組織制度建設，只有完善而健全的管理制度及管理體系才能夠為基于信息化體系的檔案管理提供更好的土壤。此外，要加強對于檔案管理人員的管理，檔案管理工作有賴于專業人員的良好實踐，只有加強人員專業素養的建設才能夠更好的推進檔案管理及檔案修整工作的展開。

結語

推進基層房產企業檔案管理的信息化建設是很有必要的，具體可以從如下方面展開。首先，應當有效的做好檔案的分類整理，其次，對于檔案信息的錄入工作要更為嚴謹，此外，要加強對于基層房產檔案信息進行信息化的控制和管理，并且應當及時對信息化基層房產檔案進行有效的修整。只有從這些方面共同努力才能夠有效推進基層房產企業檔案管理的信息化建設。

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