城鎮廉租住房檔案管理辦法探析

[摘 要]：城鎮廉租住房檔案管理工作是非常重要的，做好檔案資料的管理能夠在很多方面有非常實際的用途，讓很多工作能夠得以推進。然而，在現今的廉租住房檔案管理中仍然存在各種問題，這給實際工作的展開構成很多障礙。本文將對城鎮廉租住房檔案管理辦法展開探析，會從提升檔案管理人員的專業素養、建立健全的廉租住房管理檔案制度以及采用現代化信息技術等方面來具體談談如何加強廉租住房的檔案管理工作。

[關鍵詞]：城鎮 廉租住房 檔案管理 辦法

一、提高廉租住房檔案管理工作人員專業素質

檔案管理的工作是專業性較強的，需要檔案員具備良好的專業素養與專業技能，然而，很多廉租住房檔案管理人員在這方面卻十分缺乏。從實際情況中不難看出，大部分廉租住房檔案管理機構招收的檔案員文化水平并不高，也沒有經過專門的職業培訓，很多檔案員工作經驗也很淺，這會使得檔案管理人員的專業素養及專業技能都很缺乏，在實際工作中產生諸多障礙。從這個層面不難看出，人員的專業素養對于檔案管理工作的展開是很重要的，因此，應當讓檔案員在專業技能上不斷得到提升。針對這樣的現狀，一方面很有必要加強對于檔案管理人員的職業培訓，可以通過定期組織相應的學習課程對于他們的專業化水平、專業化素養以及服務態度等展開訓練。另一方面，在后期的檔案管理人員招收及錄用上應當相應的提升門檻。首先，應當盡量選取那些有關相關工作背景或者教育背景的人員，其次，在人員入職前應當給予他們相關的入職培訓，讓他們對于廉租住房檔案管理的特點、工作流程等有一定程度的了解，并且要加強他們的服務意識，這會在后期實際工作的展開中起到很大幫助。

二、建立健全的廉租住房管理檔案制度

廉租住房檔案管理機構應當有針對性的建立一套完善的輔助檔案管理機制，這才能對檔案管理人員有更有效的約束，從而讓他們的專業能力得以提升。長期以來，廉租住房檔案管理機制都存在著這樣或那樣的問題，如人員配置不合理、缺乏流動性，加上職工崗位長期固定單一，很容易讓職工產生倦怠感。因此，在檔案管理制度的構建上首先應當建立合理的用人機制、培養機制、競爭機制、流動機制，讓其更有效確保員工能更好的為用戶群體服務。檔案員的工作本來就單一而枯燥，久了容易產生倦意，這時就需要管理人員對館員給予充分的信賴、尊重及對其日常工作的充分支持。這樣檔案員才能更積極的工作，對于自己的工作也更有責任心。此外，關于整個檔案管理部分的工作流程及工作制度也很有必要進一步完善。檔案管理是一項系統而繁瑣的工作，好的制度應當能夠對于相關人員的工作職責及工作范疇有明確規定，這才能夠讓整個檔案管理部分的工作更為系統的得以推進。

三、信息技術支持下的廉租住房數據檔案統計應用

信息技術支持下的廉租住房數據檔案統計應用將會極大的提升檔案管理效率，也是廉租住房檔案管理革新的一條有效路徑。信息化時代的到來使得很多傳統的工作模式都發生了改變與革新，這在檔案管理工作中也有著很突出的體現。檔案管理信息系統的開發是信息化時代的直接產物，也是伴隨著傳統的檔案管理模式及相應功能不能滿足日益增長的檔案管理需求而產生的。總體而言檔案部門需要建立檔案管理信息系統主要可以歸結為兩方面原因：一方面原因在于傳統的檔案管理模式效率很低下，相應的功能已經逐漸無法滿足檔案管理中對于檔案深層次的搜集、歸納、篩選、分類、索引等需求，信息化時代的到來又為檔案管理的數字化建設提供了良好契機，因此，檔案管理信息系統的建設才會不斷得以深化；另一方面原因在于有些企業已經有了檔案管理信息系統，但是出于各種原因傳統的系統已經難于滿足當下對于檔案管理的功能需求，因此，完善與更新檔案管理信息化系統才會顯示出其迫切性。

檔案管理信息系統是指基于文件檔案一體化管理系統（ERMS集成EDMS的EDRMS），并且有檔案輔助管理功能的系統，電子文件管理系統為其核心系統。信息技術的應用將會給廉租住房檔案管理帶來重大推進與革新，其所能涵蓋的變革可以概括為以下幾個方面：1）對于機構內部各個相關職能部門所產生的電子或紙質文檔及文件能夠實行電子化管理。2）如果機構內部能夠實現對于機構信息管理系統與電子文件管理系統的集成，那么此系統將能夠實現檔案與文件的集成管理。3）能夠很好的保存機構內部的各類業務活動的相關憑證信息，這對于確保電子文件的證據價值是很有幫助的。4）對于機構內部文件管理流程能夠進行有效控制，無論是信息的獲取、分析、鑒定、保存、歸檔以及后期的索引等，該系統均能夠實現對這些操作的有效控制。

四、應用數據存儲設備進行檔案的備份

在檔案管理工作中，檔案的有效備份是非常重要的，這是確保檔案能夠留存下來并且得到有效的保管的前提，也是為后續檔案的查找及應用提供的基礎。數據存儲設備已經越來越多的應用到檔案的備份管理中，很多檔案管理系統也具備智能的檔案存儲備份功能。廉租住房檔案管理機構在選用存儲設備或存儲系統進行檔案備份時對其性能應做如下考察：1）系統應當具備一定的準確性，尤其是在進行系統數據傳遞時吻合程度要高；2）系統應當具備一定的及時性，對于用戶的請求要能夠在規定的時間內及時做出響應；3）系統應當具備一定的可拓展性，系統在具備穩定且靈活的體系構成時也要能夠不斷適應企業逐漸發展的業務需求；4）系統需要具備一定的標準性，必須與國家頒布的相關法律法規及各種標準嚴格保持一致；5）最后系統需要具備一定的友好性，應當時刻體現用戶為中心的原則，即使是對于操作不熟練的用戶也能夠確保用戶在合理的時間內能夠訪問到需要的文件或信息。

結語

想要加強城鎮廉租住房的檔案管理工作，首先，很有必要大力提升檔案管理人員的專業素養，這對于檔案管理工作的有效推進是很有意義的。其次，應當進一步完善檔案管理的相關制度，有據可依才能夠更好的讓廉租住房檔案管理工作得以展開。此外，應當更多的采用現代化信息技術來輔助檔案管理，這將很大程度提升檔案管理工作的實效性。

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